Як утримати аванс за договором будівництва

Клієнт сплатив аванс за договором будівництва. Тепер кожен рахунок-фактура має повернути його частину, а останній - закрити повністю. Construction Team, програма для управління будівельними проєктами, сама рахує, скільки утримати, і не пропускає рахунок-фактуру, який порушує правило.

Що означає утримати аванс

Аванс - це сума, яку клієнт сплачує наперед. Рахунок-фактуру на неї вже виставлено, а ПДВ з неї вже задекларовано. Тому кожен наступний рахунок-фактура за тим самим договором віднімає цю суму від своєї бази, тобто від суми без ПДВ. Якщо цього не робити, ПДВ сплачується двічі з одного й того самого авансу.

Приклад від початку до кінця

Договір на 50 000 € без ПДВ, аванс 20%. Клієнт сплачує 10 000 €. Далі йдуть три рахунки-фактури за актами.

Перший акт на 20 000 €. Construction Team пропонує утримати 4 000 €, ті самі 20%, і рахунок-фактура виходить на 16 000 € без ПДВ. Другий акт проходить так само: 20 000 €, утримання 4 000 €, рахунок-фактура 16 000 €. Від авансу залишається 2 000 €.

Третій рахунок-фактура завершальний, за актом на 10 000 €. Він утримує все, що залишилося, тобто 2 000 €, і виходить на 8 000 €. Аванс закрито: 4 000 + 4 000 + 2 000 = 10 000 €.

Суму пропонує програма

Коли ви виставляєте рахунок-фактуру за актом, поле утримання вже заповнене. У ньому відсоток із договору, застосований до вартості акта, але не більше за аванс, що залишився, і не більше за базу рахунку-фактури. Якщо ваш випадок нестандартний, суму змінюєте тут же.

Які рахунки-фактури відхиляються

Рахунок-фактура за договором з авансом або утримує з нього, або містить причину, чому цього не зроблено. Причина - щонайменше 10 символів, вона зберігається в журналі аудиту. Завершальний рахунок-фактура такого варіанта не має: він закриває весь залишок авансу.

Відхиляються також утримання більше за залишок і кредит-нота до рахунку-фактури на аванс на суму більшу за його неутриману частину.

Рахунок-фактуру постачальника повернути не можна, тому Construction Team записує його такий, як він є. Якщо в ньому аванс не утримано, програма попереджає.

Де видно, скільки авансу залишилося

У картці договору, у розділі «Фінансові умови» і «Авансовий платіж», ви знайдете «Отримано», «Використано» і «Залишилося використати». Якщо ви клієнт, другий рядок має назву «Відраховано». Нижче йде рядок «Аванс до відрахування (без ПДВ)». Цифра рахується за виставленими рахунками-фактурами на аванс, навіть якщо клієнт їх ще не сплатив. У прикладі вище, після другого рахунку-фактури, це 2 000 €.

У самому рахунку-фактурі та сама цифра є в блоці «Аванс за договором» і називається «Аванс для утримання».

Що робити, коли рахунок-фактура менший за аванс

Скажімо, завершальний рахунок-фактура лише на 3 000 €, а до утримання залишається 5 200 €. Він не може закрити аванс, тому його не виставлено. Блок показує, який розмір авансу і який розмір бази, і повідомляє, що завершальний рахунок-фактура не може його закрити.

Є два виходи. Перший - кредит-нота до рахунку-фактури на аванс на різницю. Другий - визнати попереднє утримання у старішому рахунку-фактурі, якщо частину авансу там уже утримано, а Construction Team цього не бачить.

Аванс субпідряднику

Залишок ведеться за напрямом договору. Аванс субпідряднику часто є фіксованою сумою, а не відсотком. Тоді утримання залежить від частки вартості договору, яку охоплює акт. Поставка на 15 000 € за договором на 75 000 € - це 20% від нього, тож утримується 20% авансу. З авансом 10 000 € це 2 000 €. Більша поставка несе більше утримання, а менша - менше, завжди від тієї самої бази.

Що буде зі старими рахунками-фактурами

Старий рахунок-фактура, в якому утримання вбудовано в позиції, сам не виправляється. Ви визнаєте утримання дією на рахунку-фактурі. Кредит-нота до рахунку-фактури на аванс його звільняє. Те, що повертається кредит-нотою або скасуванням рахунку-фактури, повертається в залишок. Утримання видно як рядок у рахунку-фактурі, у PDF до ПДВ і в картці договору.

Пов'язані статті

• Програмне забезпечення для актів виконаних робіт у будівництві - акти, за якими виставляються рахунки з вирахуванням авансу
• Собівартість у будівництві - як розрахувати реальну вартість об'єкта
• Контракти FIDIC у будівництві - аванс і його повернення за міжнародними договірними умовами