Від кошторису до акта і рахунку-фактури без повторного введення позицій

Одна позиція кошторису, скажімо бетон для плити перекриття, проходить через п'ять документів, перш ніж клієнт за неї заплатить. Якщо ці документи ведуться в Excel і Word, позицію копіюють чотири рази, і кожна копія - це шанс загубити рядок або залишити стару ціну.

Коли документи пов'язані в одній програмі для кошторисів у будівництві, позицію вводять один раз, і вона доходить від кошторису до рахунку-фактури без повторного введення. У Construction Team кожен вводить лише те, за що відповідає: кошторисник ставить ціну, виконроб вводить виконаний обсяг, відповідальна особа затверджує акт, а бухгалтер виставляє рахунок-фактуру. Якщо ви тільки готуєте свій перший кошторис, є окрема стаття про те, що таке кошторис і як його скласти.

Кошторисник, виконроб і бухгалтер набирають одне й те саме

Коли кошторис в Excel, а договір і акти у Word, кошторисник копіює опис, одиницю виміру і обсяг з кошторису в пропозицію і додає ціну. Коли клієнт погоджується, ті самі рядки потрапляють у додаток до договору. Щомісяця виконроб готує акт і знову переносить опис, одиницю виміру і ціну за одиницю, цього разу з договору. Наостанок бухгалтер переносить суми з акта в рахунок-фактуру.

Помилки виникають саме через копіювання. Ціну змінили в пропозиції, а в договорі залишилася стара. Позиції, доданої пізніше, немає в акті. У рахунку-фактурі стоїть сума за минулий місяць. Те саме число записане в чотирьох місцях, і кожна зміна має дійти до всіх.

Кошторисник складає пропозицію з готового кошторису

Кошторисник створює пропозицію з готового кошторису без копіювання рядків. Описи, одиниці виміру і обсяги переходять разом із позиціями, а ціна за одиницю кожної з них береться з номенклатури компанії. У пропозиції кошторисник може змінити ціну окремої позиції або націнку, не чіпаючи номенклатуру.

Завдяки номенклатурі програма виконує роботу програми для ціноутворення в будівництві: компанія зберігає там свої ціни, і кожна нова пропозиція починається з них.

Коли клієнт приймає пропозицію, з неї створюється договір

Клієнт отримує посилання електронною поштою, відкриває пропозицію в браузері і приймає її. Договір створюється з прийнятої пропозиції, і її позиції переходять у нього з обсягами, цінами і підоб'єктами. Разом з ними переходять і умови пропозиції: строк оплати і гарантія.

У договорі також задається відсоток гарантійного утримання. Потім цей відсоток діє для кожного акта і кожного рахунку-фактури за договором, і нікому не потрібно вводити його знову.

Виконроб вводить лише виконані роботи

Виконроб створює акт з позицій договору. Описи, ціни за одиницю і суми вже там, а виконроб вводить обсяг, виконаний за період. Програма знає, скільки законтрактовано і скільки вже засертифіковано, але скільки бетону залили цього місяця, їй повідомляє людина на об'єкті. За договором із клієнтом акт є актом доходів, а за договором із підрядником - актом витрат. Ми також описали, що містить акт за формою 19.

Для кожної позиції договору ведеться залишок обсягу, тобто скільки ще можна засертифікувати. Якщо виконроб введе більше, програма не прийме обсяг і покаже, скільки залишилося. Від акта до акта виконання за позицією накопичується, а як рахується кумулятивне виконання, пояснено в статті про акти.

Перед підписанням акт затверджує відповідальна особа

Акт має ще два кроки: затвердження і підписання. Відповідальна особа, зазвичай технічний керівник, перевіряє і затверджує його. Підписати акт можна лише після затвердження. Кожен крок фіксується з датою, часом і користувачем. Якщо відповідальна особа знаходить помилку, вона відхиляє акт із коментарем, і акт повертається в чернетку для виправлення.

Бухгалтер створює рахунок-фактуру з підписаного акта

Коли акт доходів підписано, бухгалтер може виставити рахунок-фактуру з підписаного акта. Позиції, суми і ПДВ беруться з акта, строк оплати заповнюється сам, і вручну залишається ввести лише дату і спосіб оплати. Обидва документи залишаються пов'язаними, і з одного можна перейти до іншого.

У рахунку-фактурі за роботи аванс утримується, а гарантійне утримання за договором вираховується окремо. Аванс можна утримувати одразу після виставлення рахунку-фактури на аванс, не чекаючи його оплати. Для кожного рахунку-фактури за договором з авансом програма пропонує суму, а якщо бухгалтер не утримує аванс, він записує причину. Подробиці є в окремій статті про те, як утримується аванс, і в нашому посібнику про гарантійне утримання.

Коли клієнт платить, статус рахунку-фактури змінюється з «неоплачений» через «частково оплачений» на «оплачений». Рахунки-фактури з минулим строком оплати позначаються як прострочені.

Чи виставлено рахунок-фактуру за акт минулого місяця?

Відповідь є в самому акті. Він показує схему ланцюжка документів: договір, попередні акти за ним і рахунки-фактури. Якщо якоїсь ланки бракує, вона позначена, і видно, де зупинився процес, без пошуку по папках.

У прикладі бетон для плити засертифіковано у двох актах

Приклад вигаданий, і його числа не взято з реального об'єкта. Припустимо, у кошторисі є позиція «Бетон C25/30 для плити перекриття» обсягом 120 m³. Пропозицію прийнято, у договорі передбачено аванс 1 800 € і гарантійне утримання 5%, а кожен акт утримує 10% своєї вартості, доки аванс не буде вичерпано. ПДВ залишаємо осторонь, щоб позицію було легко простежити.

Документ	Що показує позиція (у прикладі)	Хто що вводить
Кошторис	Бетон C25/30 для плити перекриття, 120 m³	кошторисник: опис, одиницю виміру і обсяг
Пропозиція	120 m³ по 150 € = 18 000 €	кошторисник: ціну за одиницю, яка береться з номенклатури
Договір	120 m³ по 150 € = 18 000 €, підоб'єкт «Будинок А»	ніхто не вводить повторно: позиція береться з прийнятої пропозиції
Акт 1	виконано 70 m³ = 10 500 €, залишок 50 m³	виконроб: 70 m³
Рахунок-фактура за акт 1	10 500 €, утримано аванс 1 050 €, гарантійне утримання 525 € окремо	бухгалтер: дату і спосіб оплати
Акт 2	виконано 50 m³ = 7 500 €, залишок 0	виконроб: 50 m³
Рахунок-фактура за акт 2	7 500 €, утримано аванс 750 €, гарантійне утримання 375 € окремо	бухгалтер: дату і спосіб оплати

У другому акті виконроб помилково вводить 55 m³. Програма не приймає обсяг і повідомляє, що залишок становить 50 m³. Виконроб виправляє число, відповідальна особа затверджує акт, далі йде підписання, і бухгалтер створює другий рахунок-фактуру. Після нього весь аванс 1 800 € утримано.

Опис і одиницю виміру позиції ввели один раз, у кошторисі, а ціну один раз, у пропозиції. Після цього люди додають лише обсяги, затвердження і дати.

Що відбувається з позиціями після кошторису?

Програма для складання кошторисів позбавляє кошторисника копіювання в пропозицію. Якщо позиції не переходять далі в договір, акт і рахунок-фактуру, виконроб і бухгалтер і далі щомісяця набирають їх вручну, і помилки копіювання залишаються з ними.

Як виглядає сам кошторис і як із нього складається пропозиція, можна побачити на сторінці нашої програми для кошторисів у будівництві. Там же є кнопка для реєстрації.