Kërkesat për informacion drejtuar projektuesit (RFI) - si të mos humbasin pyetjet e objektit

Mbi pllakën e katit të tretë, kallëpxhinjtë ndalojnë në dhjetë të mëngjesit. Në vizatimin arkitektonik hapja për shaftin është 60 me 80, në atë konstruktiv është 60 me 60. Drejtuesi i objektit i telefonon projektuesit, i cili thotë “bëje 60 me 80, do të të dërgoj një detaj”. Detaji nuk vjen kurrë. Pllaka hidhet.

Dy muaj më vonë inxhinieri konstruktor e sheh hapjen dhe pyet kush e ka miratuar.

Objekti pyeti saktë dhe në kohë. Ajo që humbi ishte përgjigjja, sepse erdhi me telefon. Kërkesa drejtuar projektuesit, që pjesa tjetër e botës e quan RFI, ekziston pikërisht për raste të tilla.

Çfarë është një RFI dhe kur ngrihet

Një RFI (Request for Information) është një pyetje e shkruar me numër, datë, adresues dhe afat, për të cilën pritet përgjigje e shkruar. Më shpesh e ngre kontraktori, dhe e përgjigjet projektuesi, ndonjëherë klienti ose mbikëqyrja e ndërtimit.

Shkaqet përsëriten nga objekti në objekt:

• dy vizatime kundërshtojnë njëri-tjetrin;
• mungon një përmasë, nivel ose detaj;
• specifikimi nuk thotë çfarë materiali ose klase kërkohet;
• një gjendje e gjetur në objekt nuk përputhet me projektin (një kabllo e vjetër, tokë tjetër, një aks i zhvendosur);
• materiali i specifikuar nuk mund të sigurohet dhe propozohet një zëvendësues.

Jo çdo pyetje është RFI. Nëse drejtuesi i objektit i kërkon një kolegu ku janë çelësat e barakës, kjo mbetet bisedë. Testi është nëse përgjigjja ndryshon çfarë do të ndërtohet, sa do të kushtojë ose kur do të përfundojë. Nëse ndryshon ndonjërën nga të tria, pyetja shkruhet.

Si të shkruash një pyetje që përgjigjet shpejt

Projektuesi punon në disa objekte njëkohësisht. Një kërkesë që e detyron të hapë katër vizatime dhe të bëjë një telefonatë vetëm për të kuptuar çfarë pyetet do të presë. Një pyetje e mirë përmban katër gjëra.

Ku. Projekti, nën-objekti, kati, aksi, numri i vizatimit dhe rishikimi i tij. “Niveli i pllakës +9.00, mes akseve 3-4 dhe B-C, vizatimi K-07” kursen telefonatën e parë.

Çfarë shihni. Fakti, pa interpretim: “Në vizatimin A-12 hapja është 60/80 cm, në K-07 është 60/60 cm.” Një foto nga vendi dhe një prerje e të dy vizatimeve me përmasën të rrethuar bëjnë më shumë se një paragraf teksti.

Çfarë propozoni. Kontraktori zakonisht ka mendim se çfarë është e ndërtueshme. “Propozojmë 60/80 me armaturë shtesë rreth hapjes sipas detajit standard” e kthen pyetjen në diçka që mund të përgjigjet me “po”. Propozimi nuk është i detyrueshëm, por pothuajse gjithmonë e shkurton pritjen.

Deri kur ju duhet përgjigjja dhe pse. “Kallëpi i pllakës fillon më 14, na duhet përgjigjja deri më 12” është afat që projektuesi mund ta vendosë mes gjithë të tjerave. Të gjithë shkruajnë “urgjent”.

Praktikë e mirë është një pyetje për kërkesë. Pesë pyetje në një letër marrin tri përgjigje, dhe kërkesa mbetet e hapur për shkak të dy të tjerave.

Pse telefonatat dhe biseda nuk mjaftojnë

Me telefon përgjigjja vjen më shpejt, por pas kësaj nuk ka si të provohet. Një telefonatë nuk ka datë dhe tekst, dhe një muaj më vonë të dyja palët e kujtojnë ndryshe.

Biseda duket më mirë sepse lë gjurmë. Por gjurma rri mes fotove të drekës dhe pyetjeve për një dërgesë tullash. Një mesazh nuk ka status, nuk ka afat dhe nuk mund t'i përgjigjet pyetjes “cilat kërkesa te inxhinieri konstruktor presin ende”. Dhe kur personi që drejtonte grupin largohet nga kompania, historia shkon bashkë me telefonin e tij.

Kjo nuk do të thotë që të ndaloni së telefonuari. Telefononi, merruni vesh, dhe pastaj shkruani pyetjen dhe përgjigjen në kërkesë, me emrin e personit që e dha. Kërkon dy minuta, dhe më pas në vend të “më tha” keni “ja çfarë u përgjigj më 12”.

RFI, libri i urdhrave dhe ndryshimet e projektit

Kjo pjesë nuk është këshillë juridike.

Përgjigjja ndaj një kërkese mund të jetë tri gjëra të ndryshme. Ndonjëherë është një sqarim: projekti ishte i saktë, thjesht duhej lexuar një vizatim tjetër. Ndonjëherë është një udhëzim se si saktësisht të kryhet diçka. Dhe ndonjëherë është një ndryshim i projektit.

Për rastin e dytë dhe të tretë Bullgaria ka procedurë. Sipas nenit 5(7) të Rregullores nr. 3 të 31 korrikut 2003 për hartimin e akteve dhe procesverbaleve gjatë ndërtimit, udhëzimet e projektuesit, të lidhura me të drejtat e tij të autorit, për përputhjen e saktë me projektin që ka hartuar, shënohen në librin e urdhrave dhe janë të detyrueshme për pjesëmarrësit e tjerë në ndërtim. Dhe sipas nenit 7(3), pika 4, shkronja “c” të së njëjtës rregullore, libri i urdhrave përmban të gjitha udhëzimet dhe urdhrat që lidhen me kryerjen e punimeve, si dhe ndryshimet jo thelbësore të projekteve të miratuara të përcaktuara me urdhër të projektuesit.

Në praktikë RFI është dokumenti i punës: mban pyetjen, propozimin, korrespondencën dhe përgjigjen. Kur përgjigjja është udhëzim ose ndryshim jo thelbësor, projektuesi e shënon në librin e urdhrave, dhe vetëm atëherë ajo detyron të gjithë në objekt. Zakon i mirë është të vendoset numri i RFI në shënimin e librit të urdhrave, dhe data e shënimit të shënohet në RFI. Kështu secili nga dy dokumentet të çon te tjetri.

Cili ndryshim është jo thelbësor, e gjykon projektuesi dhe mbikëqyrja e ndërtimit, jo kontraktori. Nëse nuk jeni të sigurt në cilin grup bie një përgjigje, pyesni mbikëqyrjen para se ta kryeni.

Një përgjigje që ndryshon sasitë ose materialet ndryshon edhe çmimin. RFI është atëherë dokumenti i parë në zinxhirin që çon te aneksi, prandaj ia vlen të regjistroni shumën e pritur dhe vonesën e pritur në ditën e pyetjes. Në kontratat FIDIC ky zinxhir përshkruhet më në detaje, me procedurë të shprehur për ndryshimet.

Si ndiqet afati i përgjigjes

Një kërkesë pa afat mbetet lehtë pa përgjigje. Afati numërohet prapa: nga dita kur puna në atë vend duhet të fillojë, zbritni ditët për porosi dhe përgatitje. Nëse kontrata cakton kohë përgjigjeje për kërkesat, shkruani atë.

Një afat ka kuptim vetëm nëse dikush e ndjek. Prandaj çdo kërkesë ka një person në kompaninë tuaj që është përgjegjës për të: kujton, telefonon, e mbyll pyetjen kur përgjigjja është kryer. Ky person nuk është adresuesi. Adresuesi e ka borxh përgjigjen, përgjegjësi kujdeset që ajo të merret.

Një herë në javë, më mirë në mbledhjen e objektit, kaloni nëpër kërkesat e hapura: cilat janë vonuar, cilat po mbajnë punën, dhe cilat kanë tashmë përgjigje por askush nuk i ka mbyllur. Një kërkesë e përgjigjur që mbetet e hapur e bën listën të padobishme, sepse nuk tregon më çfarë pret vërtet.

Kur një përgjigje vonon dhe puna ndalon, regjistrojeni këtë edhe në ditarin e objektit për ditën. Kërkesa tregon kur keni pyetur, ditari tregon sa ju ka kushtuar pritja.

RFI në Construction Team

Në Construction Team kërkesat janë në seksionin Terreni, me emrin “RFI”. Secila merr një numër të ndërtuar nga kodi i projektit: për një projekt me kod LOZ ato shkojnë RFILOZ-001, RFILOZ-002 e më tej.

Çfarë plotësohet. Objekti, tema dhe pyetja janë të detyrueshme. Pjesa tjetër është opsionale: nën-objekti, kontrata, prioriteti, përgjegjësi i brendshëm, adresuari i jashtëm dhe afati i përgjigjes. Nuk ka fushë të veçantë për propozim, ai shkruhet në pyetje. Fotot dhe skedarët i bashkëngjiten kërkesës, gjatë krijimit ose më pas.

Vendi në vizatim. Nëse objekti ka vizatime të ngarkuara, kërkesa mund të fiksohet në pikën e saktë të fletës. Një kërkesë mund të qëndrojë në disa vizatime, gjë që vlen pikërisht kur pyetja është për mospërputhje mes dy prej tyre.

Statuset. Janë pesë: “Draft”, “E hapur”, “E përgjigjur”, “E mbyllur” dhe “E anuluar”. Me “Dërgo” drafti bëhet kërkesë e hapur dhe data e dërgimit regjistrohet. Kur vjen një përgjigje, regjistrohet kush e dha dhe kur. Redaktimi është i mundur vetëm në “Draft” dhe “E hapur”. Pas përgjigjes kërkesa kyçet, që askush të mos mund ta rishkruajë pyetjen sipas përgjigjes. Fshihet vetëm drafti, dhe një kërkesë e panevojshme anulohet dhe mbetet në historik.

Përgjegjësi dhe adresuesi. “Përgjegjësi i brendshëm” është kolegu që e çon kërkesën përpara. “Adresuari i jashtëm” është kompania mes partnerëve tuaj për të cilën është pyetja: projektuesi, klienti, mbikëqyrja.

Përgjigje pa llogari. Projektuesi zakonisht nuk ka hyrje në sistemin tuaj. Me “Dërgo” mund t'i dërgoni një ftesë me email me një lidhje te një faqe që nuk kërkon hyrje. Aty ai sheh pyetjen dhe skedarët e bashkëngjitur, shkruan përgjigjen dhe ngarkon skedarët e vet. Një përgjigje e dërguar e ndryshon statusin në “E përgjigjur” dhe përgjegjësi i brendshëm merr njoftim. Lidhja vlen 90 ditë dhe mund të anulohet. Ftesa funksionon nëse në cilësimet e kompanisë është ndezur “Lejo qasjen publike për RFI-të”. Mund ta kapërceni ftesën dhe ta ndiqni kërkesën vetëm brenda kompanisë.

Dy fije të veçanta. “Diskutim” është për kolegët dhe nuk del kurrë jashtë. “Korrespondenca” është me adresuarin e jashtëm, dhe ai shkruan në të nga e njëjta faqe publike. Një përgjigje në korrespondencë nuk është përgjigje zyrtare dhe nuk e ndryshon statusin. Këtu regjistrohet edhe përgjigjja e marrë nga një kanal tjetër: shënoni opsionin për regjistrimin e një përgjigjeje të marrë me telefon ose email dhe futni emrin e personit që e dha. Ky është vendi për telefonatën nga fillimi i këtij artikulli.

Afati. Një kërkesë me statusin “E hapur” dhe afat përgjigjeje të kaluar llogaritet e vonuar. Lista ka një numërues “Të vonuara” dhe një filtër “Vetëm të vonuarat”, dhe dërgohet kujtesë për një afat që po afrohet dhe për një që ka kaluar.

Ndikimi. Dy çelësa: “Ndikimi në kosto” me një shumë të vlerësuar dhe “Ndikimi në grafik” me ditë vonese të vlerësuara. Kur kërkesa ka ndikim në kosto dhe është e lidhur me një kontratë, ajo merr butonin “Krijo urdhër ndryshimi”. Ai hap një urdhër të ri ndryshimi (aneks) me temën e plotësuar, një referencë te numri i kërkesës dhe një zë për shumën e futur. Gjithçka mund të korrigjohet para ruajtjes, dhe më pas kërkesa tregon një lidhje te urdhri i ndryshimit.

Rreziku. Nëse pyetja është simptomë e një problemi më të madh në projekt, “Regjistro si rrezik” e kalon në regjistrin e rreziqeve me temën, përshkrimin dhe ndikimin të plotësuar.

Lista eksportohet në Excel, CSV dhe PDF sipas filtrave aktualë. Skedari ka edhe datat e dërgimit dhe të përgjigjes, kështu që shihni sa ka pritur çdo kërkesë.

Më shumë për modulin ka në faqen për RFI-të.

Deri ku arrin

Sistemi nuk shënon asgjë në librin e urdhrave. Libri është në letër, në objekt, dhe shënimin në të e bën projektuesi. Në kërkesë mund të shënoni që është regjistruar dhe kur, për shembull në diskutim ose si foto e bashkëngjitur e faqes nga libri.

Afatin e përgjigjes e vendosni ju. Sistemi nuk e di çfarë shkruan kontrata juaj.

Dhe asnjë program nuk e detyron projektuesin të përgjigjet. Ai ju jep një listë të qartë se çfarë keni pyetur, kur, kë, dhe sa ditë po prisni.

Nga të fillojmë

Në objektin tuaj të radhës, merruni vesh vetëm për një gjë: çdo pyetje drejtuar projektuesit që ndryshon punën merr një numër. Pas dhjetë kërkesave të para do të keni një listë që kalohet shpejt në mbledhjen e objektit, dhe do të dini cilat pyetje përgjigjen brenda një dite dhe cilat brenda tri javësh.

Artikuj të ngjashëm

• Libri i urdhrave të objektit - kush shkruan në të dhe çfarë
• Ditari i objektit - ku regjistrohen ndalesat gjatë pritjes së një përgjigjeje
• Lista e defekteve në ndërtim - kur detaji i paqartë është ndërtuar tashmë gabim
• Menaxhimi i rreziqeve në ndërtim - RFI si shenjë e hershme e rrezikut të projektit
• Kontratat FIDIC në ndërtim - si arrijnë ndryshimet te çmimi dhe koha