Nga nevoja e objektit deri te malli i dorëzuar dhe i faturuar: kërkesa materiale me miratim, porosi blerjeje të dërguara automatikisht me email në PDF, pranim malli dhe përputhje e trefishtë e sasive të porositura, të dorëzuara dhe të faturuara.
Kërkesa me telefon, porosi në Excel, fatura pa lidhje me dorëzimin - kjo është realiteti pa software të specializuar furnizimi. Zinxhiri kërkesë → porosi → dorëzim → faturë ndryshon rregullat.
Objekti kërkon material me gojë ose me telefon, pa asnjë regjistrim. Kërkesa materiale ruan kush ka kërkuar, kur dhe pse - para se të shpenzoni asgjë.
Një porosi blerjeje dërgohet me email pa miratim dhe pa lidhje me një nevojë reale. Kërkesa me proces miratimi parandalon blerjen "sipas instiktit".
Fatura mbërrin dhe askush nuk e krahason me atë që është porositur dhe dorëzuar. Përputhja e trefishtë krahason sasinë e porositur, të dorëzuar dhe të faturuar për çdo rresht - para pagesës.
Një kërkesë mbulohet me porosi të re blerjeje, edhe pse materiali ndodhet tashmë në depo. Mbulimi automatik rezervon atë që ekziston, para se të propozojë një porosi blerjeje.
Construction Team lidh objektin, depon dhe kontabilitetin në një zinxhir të vetëm.
Përgjegjësi i objektit kërkon zëra dhe sasi - pa çmime. Kërkesa kalon nëpër një proces miratimi opsional dhe tregon mbulimin në kohë reale.
Porosia mban furnitorin, çmimet, monedhën, depon e dorëzimit dhe afatin e dorëzimit. Krijohet nga kërkesat e miratuara - duke ruajtur lidhjen me nevojën - ose direkt me dorë.
Me një klikim gjenerohet PDF-ja e porosisë dhe dërgohet në adresën e regjistruar të furnitorit. Statusi kalon në "E Dërguar" - rihapja nuk dërgon email të dytë.
Sistemi rezervon stokun në dispozicion para se të propozojë një porosi blerjeje për pjesën e mbetur. Mbulimi rillogaritet me çdo ndryshim - rezervim, porosi, dorëzim.
Dorëzimi krijon një lëvizje stoku të para-plotësuar me sasitë dhe çmimet e mbetura nga porosia. Sasitë e pranuara grumbullohen për rresht - disa dorëzime të pjesshme janë të zakonshme.
Lidhja e një fature hyrëse me porosinë e blerjes shpërndan shumat sipas zërit, rrit sasinë e faturuar dhe e kalon porosinë në "E Përfunduar" pas faturimit të plotë - saktësisht një regjistrim kontabël, pa dublikim.
Katër hapa nga nevoja deri te fatura e paguar:
Objekti krijon një kërkesë materiale me zëra dhe sasi. Një miratues e konfirmon - ose miratimi është i çaktivizuar nga cilësimet për firma më të vogla.
Stoku në dispozicion rezervohet automatikisht. Për pjesën e mbetur, krijoni një porosi blerjeje te një furnitor - me çmime, monedhë dhe afat - direkt nga kërkesa e miratuar.
Porosia dërgohet me email me PDF. Kur mallrat mbërrijnë, i pranoni kundrejt porosisë - sasitë e pranuara grumbullohen për rresht.
Lidhni faturën e furnitorit me porosinë e blerjes. Sistemi përputh sasinë e porositur, të dorëzuar dhe të faturuar, duke e kaluar porosinë në "E Përfunduar" kur ka përputhje të plotë.
I përshtatshëm për çdo firmë ndërtimi me blerje aktive:
Kërkon çfarë i duhet objektit, pa u marrë me çmime apo furnitorë. Sheh statusin e kërkesës deri te dorëzimi real.
Punon nga filtri "Në pritje të porosisë" - nevoja të miratuara pa porosi blerjeje ende. Zgjedh furnitorin, çmimin dhe afatin nga nomenklatura.
Përputhja e trefishtë nxjerr në pah dallimet e sasisë dhe çmimit para pagesës. Saktësisht një regjistrim kontabël për dorëzimin dhe faturën - pa dublikim.
Gjurmueshmëri e plotë - cila nevojë çoi te cila porosi dhe cila faturë. Kontroll mbi koston sipas objektit.
Pse software i specializuar zëvendëson kërkesat dhe porositë manuale:
| Veçori | Excel + email | Construction Team |
|---|---|---|
| Kërkesë nga objekti | Thirrje telefonike ose mesazh | Dokument me miratim dhe histori |
| Mbulim nga stoku | Kontroll manual i stokut | Rezervim automatik para porosisë |
| Porosi blerjeje te furnitori | Shabllon Word/Excel, email manual | PDF i gjeneruar dhe dërguar automatikisht |
| Dorëzimi | Shënim në fletore | Pranim malli kundrejt porosisë, për rresht |
| Përputhje me faturën | Krahasim manual | Përputhje e trefishtë e porositur/dorëzuar/faturuar |
| Regjistrimi kontabël | Rrezik regjistrimi të dyfishtë | Saktësisht një regjistrim, pa dublikim |
| Gjurmueshmëri | Pa lidhje mes kërkesës, porosisë dhe faturës | Zinxhir i plotë nga nevoja deri te pagesa |
Po. Një porosi blerjeje mund të krijohet direkt, pa kërkesë - e përshtatshme për blerje të vogla ose urgjente. Lidhja me një kërkesë shërben për gjurmueshmëri, nuk është e detyrueshme.
Kërkesa kalon nga Draft te E Dorëzuar te E Miratuar. Nëse firma çaktivizon miratimin e detyrueshëm nga cilësimet, një kërkesë e dorëzuar miratohet automatikisht.
Mbulimi është shuma e stokut të rezervuar dhe sasisë në porosi blerjeje aktive, e kufizuar deri në sasinë e kërkuar. Nuk do të thotë që materiali ndodhet fizikisht në objekt - dhënia efektive mbetet një operacion depoje.
Për çdo rresht të porosisë së blerjes, sistemi krahason sasinë e porositur, të dorëzuar dhe të faturuar, si dhe çmimin e porosisë kundrejt çmimit të faturës. Dallimet shfaqen si paralajmërime - nuk bllokojnë asgjë, thjesht theksojnë rreshtat për t'u kontrolluar para pagesës.
Tepricat pranohen dhe shënohen si mbi-dorëzim. Mbulimi i kërkesës nuk e kalon kurrë sasinë e kërkuar.
Saktësisht një herë. Nëse fatura mbërrin e para, lëvizja e dorëzimit nuk regjistron asnjë zë. Nëse dorëzimi vjen i pari, zëri i tij anulohet kur lidhet fatura - pa dublikim.
Po, mjafton të jenë për të njëjtin furnitor. Çdo rresht ruan lidhjen me rreshtin përkatës të kërkesës, kështu që dorëzimi përditëson kërkesën e saktë - edhe kur dy kërkesa kërkojnë të njëjtin zë për objekte të ndryshme.