Mbyllni periudhat kontabël me rrjedhë, bilance ditore dhe mujore, vlefshmëri para mbylljes, regjistër auditi i çdo veprimi. Rihapni nëse është e nevojshme me gjurmë auditi.
Pa një cikël të qartë të jetës së periudhave — të dhënat e kaluara mund të ndryshohen, raportet ndahen, auditimi është ferr. Rrjedha mbyll/rihap me audit e zgjidh këtë.
Një punonjës redakton një shpenzim të vjetër, por raporti i muajit të kaluar tashmë është dërguar. Pason konfuzion.
Cilat dokumente janë në periudhën e Marsit? Pa periudha të strukturuara — listë Excel.
Pa vlefshmëri para mbylljes — gabimet përsëriten për muaj.
Kush mbylli periudhën X? Kur? Pse? Pa regjistër auditi — pa përgjigje.
Construction Team organizon periudhat kontabël me një rrjedhë strikte.
Mbyllni një periudhë me një veprim. Rihapeni nëse është e nevojshme — me kontroll lejesh dhe një regjistrim auditi. Kush, kur dhe pse.
Shihni bilancet ditore për çdo periudhë, të agreguara automatikisht nga transaksionet. Bilancet inicohen në konfigurimin fillestar.
Bilancet mujore japin shifrat përfundimtare për raportin tuaj, të rillogaritura automatikisht në çdo ndryshim.
Vlefshmëria kontrollon nëse bilancet përputhen dhe nëse çdo dokument ka korrespondencën e tij. Parandalon mbyllje me gabime.
Regjistri i auditit shfaq të gjitha veprimet e periudhës — mbyllje, rihapje, përditësime bilancesh — me përdorues, vulë kohe dhe arsye.
Kontrolloni nëse një datë bie në një periudhë të hapur apo të mbyllur, kështu që sistemi mund të kufizojë redaktimet përkatësisht.
Katër hapa për mbyllje të qëndrueshme mujore:
Periudhat për muajt e ardhshëm krijohen automatikisht dhe periudha e duhur është gati në përdorimin e parë.
Dokumentet, transaksionet dhe aktet i atribuohen periudhës aktuale. Sistemi zbaton rregullat e hapur/mbyllur sipas datës.
Në fund të muajit — vlefshmëria kontrollon nëse bilancet përputhen dhe nëse të gjitha dokumentet janë plotësuar.
Mbyllni periudhën. Gjenerohen raportet përfundimtare. Dokumentet e kaluara nuk mund të redaktohen pa rihapje.
I përshtatshëm për çdo firmë me mbyllje mujore kontabël:
Mbyllje e pastër çdo muaj me vlefshmëri paraprakisht. Regjistër auditi për kontroll të brendshëm dhe të jashtëm.
Siguri që raportet janë përfundimtare — askush nuk mund të ndryshojë të dhënat e kaluara pa miratim.
Regjistër auditi i të gjitha veprimeve mbyll/rihap. Bilance të para për çdo periudhë.
Siguri që raportet mujore pasqyrojnë realitetin dhe nuk mund të ndryshohen me efekt prapaveprues.
Pse Excel nuk mund të vendosë disiplinë në periudha:
| Veçori | Excel | Construction Team |
|---|---|---|
| Mbyllja e periudhës | Manuale, disiplinë | Mbyllje me audit të plotë |
| Rihapje | Pa dallim | Me leje + regjistër |
| Bilance ditore | Manuale | Automatike nga transaksionet |
| Vlefshmëri | Asnjë | Vlefshmëri para mbylljes |
| Regjistër auditi | Asnjë | Regjistër i plotë |
| Statusi për datë | Kërkim | Status i hapur/mbyllur sipas datës |
| Gjenero të munguarat | Manuale | Periudha të gjeneruara automatikisht |
Mbyllja kërkon lejen për procedurat kontabël. Regjistron përdoruesin, vulën kohore dhe arsyen. Pas mbylljes — dokumentet në periudhë nuk mund të redaktohen.
Po, me lejen për procedurat kontabël. Rihapja regjistron arsyen dhe gjurmën e auditit. Pas rihapjes — redaktimet janë sërish të mundura.
Nuk mund të redaktohen ose fshihen pa rihapje. Statusi i hapur/mbyllur i periudhës kontrollohet para çdo veprimi.
Automatikisht nga transaksionet e asaj dite. Bilancet ditore shfaqen për shqyrtim dhe inicohen në konfigurimin fillestar ose migrim.
Kontrollon nëse bilancet ditore përputhen, nëse bilanci mujor është i saktë dhe nëse çdo dokument ka aktin ose faturën e tij. Parandalon mbyllje me gabime.
Po. Regjistri i auditit shfaq të gjitha veprimet mbyll/rihap me përdorues, vulë kohe, arsye dhe IP. E vlefshme në gjykatë.
Po. Periudhat për muajt aktualë dhe të ardhshëm krijohen automatikisht dhe periudha e duhur është gjithmonë e disponueshme kur nevojitet për herë të parë.