Menaxhimi i depove dhe materialeve në ndërtim - nga kaosi te kontrolli
Materialet e ndërtimit përbëjnë 50-60% të vlerës së çdo projekti. Beton, hekur armimi, tulla, izolim, pajisje elektrike, pjesë hidraulike - lista nuk ka fund, ndërsa shumat janë të mëdha. E megjithatë shumica e firmave të ndërtimit nuk kanë asnjë pamje reale se çfarë mbajnë në depo, ku ndodhet dhe sa u ka mbetur. Materialet humbin midis kantiereve. Vidhen - dhe askush nuk e provon dot sa kishte. Porositen dy herë, sepse dy veta vendosin të njëjtën ditë se diçka po mbaron. Blihen me çmime të fryra në dorëzime urgjente, sepse „duheshin dje". Dhe pas mbylljes së projektit tonelata material i papërdorur rrinë në të hapur dhe ndryshken. Rezultati: mijëra euro humbje që askush nuk i ndjek, sepse „kështu punohet në ndërtim".
Construction Team ka një seksion të veçantë për inventarin me njëmbëdhjetë ekrane, i cili ju jep kontroll nga çasti i dorëzimit deri te vendosja në vepër e elementit të fundit.
Pse është kaq i ndërlikuar menaxhimi i depove në ndërtim?
Menaxhimi i një depoje në një ndërmarrje prodhuese është relativisht i parashikueshëm - keni një depo, staf të përhershëm dhe konsum të qëndrueshëm. Në ndërtim gjithçka është ndryshe.
Shumë kantiere = shumë depo
Çdo firmë ndërtimi punon njëkohësisht në disa kantiere - dhe çdo kantier është de fakto një depo më vete. Materialet mbërrijnë nga furnitorë të ndryshëm, në adresa të ndryshme, me grafikë të ndryshëm. I njëjti material mund të jetë me tepricë në kantierin A dhe të mungojë në kantierin B. Pa një sistem të vetëm është e pamundur ta shihni pamjen e plotë.
Lëvizje e vazhdueshme midis kantiereve
Materialet e ndërtimit nuk rrinë në një vend. Sot keni tepricë hekuri armimi në kantierin „Selita", nesër ju duhet urgjentisht në „Farka". Paletat me pllaka mbërrijnë në depon qendrore, por duhen shpërndarë në tre kantiere. Çdo lëvizje duhet dokumentuar - përndryshe pas një muaji askush nuk e di ku shkoi çfarë.
Kushtet atmosferike dhe ruajtja
Depot e ndërtimit rrallë janë ambiente të mbyllura. Çimentoja e lënë në të hapur ngurtësohet. Druri thith lagështinë. Ngjitësit dhe hidroizolimet kanë afat skadimi. Nëse nuk i ndiqni kushtet e ruajtjes, materialet prishen para se të përdoren.
Vjedhjet janë problem real
Kantieret janë të pambrojtura - sipërfaqe të hapura, pa roje të përhershme, me dhjetëra punëtorë dhe nënkontraktorë. Tubat e bakrit, kabllot elektrike dhe veglat e punës janë objektivat më të shpeshtë. Nëse nuk keni evidencë të saktë se çfarë u dorëzua dhe çfarë u vendos në vepër, vjedhja mbetet e padukshme.
Materialet me shumicë dhe të vështira për t'u matur
Si e matni sa rërë keni? Apo zhavorr? Apo llaç betoni? Materialet me shumicë nuk numërohen copë - ato maten në tonelata ose metra kub, dhe sasia e saktë në depo është gjithnjë e përafërt. Kjo krijon pasiguri të vazhdueshme në planifikimin e dorëzimeve.
Nuk ka staf të dedikuar për depon
Në shumicën e firmave të ndërtimit depoja është detyrë shtesë e drejtuesit teknik. Ai është i zënë me koordinimin e punëtorëve, kontrollin e cilësisë, komunikimin me investitorin - dhe diku mes tyre duhet të mbajë edhe depon. Rezultati është i parashikueshëm: shënimet humbin, dorëzimet nuk dokumentohen, ndërsa revizioni bëhet „nga kujtesa".
Kostoja e një depoje pa kontroll
Mungesa e kontrollit mbi depon nuk është thjesht problem organizimi - është humbje financiare që grumbullohet me çdo projekt. Ja skenarët realë që hasim te klientët tanë:
Porosi në tepricë
Drejtuesi teknik porosit 100 tonelata hekur armimi, sepse „më mirë ta kemi sesa ta presim". Në fund projektit i duhen 80 tonelata. Të tjerat 20 rrinë në kantier, ndryshken dhe pas gjashtë muajsh vlejnë vetëm si skrap. Humbje: 7 500-10 000 €.
Blerje urgjente me çmime të fryra
E premte, ora 16:00. Skuadra njofton se hidroizolimi mbaroi dhe të hënën nuk vazhdon dot pa të. Depoja qendrore është bosh. Blini te tregtari më i afërt - me pakicë, me çmim 30-40% më të lartë se ai i kontraktuar me furnitorin kryesor. Dhe paguani transport „ekspres". Humbje: 1 000-2 500 € për incident.
Vjedhje dhe mungesa
Në kantierin „Kombinat" u dorëzuan 500 metra kabëll elektrik. Në inventarizim del se janë vendosur në vepër 350 metra, ndërsa në depo ka 80. Ku janë 70 metrat e tjerë? Askush nuk e di. Në vit, pa kontroll, firmat humbin 2-5% të vlerës së materialeve nga vjedhjet dhe mungesat e paevidentuara.
Porosi të dyfishta
Drejtuesi teknik i kantierit A porosit 200 m² llamarinë. Të njëjtën ditë menaxheri i zyrës, që nuk di për porosinë, porosit edhe 200 m² - „për çdo rast". Mbërrijnë 400 m². Nevojiten 220. Të tepërtat 180 m² mbeten të papërdorura.
Materiale të papërdorura pas mbylljes së projektit
Projekti mbaroi. Në kantier mbeten paleta me pllaka, thasë me ngjitës, suva, tuba. Askush nuk do të organizojë transportin drejt një kantieri tjetër. Materialet rrinë „përkohësisht" - derisa të hidhen ose të vidhen.
| Problemi | Humbje tipike për projekt | Në vit për firmë me 5 kantiere |
|---|---|---|
| Porosi në tepricë | 7 500-10 000 € | 37 500-50 000 € |
| Blerje urgjente | 2 500-7 500 € | 12 500-37 500 € |
| Vjedhje dhe mungesa | 5 000-15 000 € | 25 000-75 000 € |
| Porosi të dyfishta | 1 500-4 000 € | 7 500-20 000 € |
| Materiale të papërdorura | 2 500-7 500 € | 12 500-37 500 € |
| Totali | 19 000-44 000 € | 95 000-220 000 € |
Këto shifra nuk janë teorike. Janë një vlerësim konservativ mbi bazën e një projekti tipik mesatar ndërtimi (banesë kolektive, 2 000-5 000 m² sipërfaqe e përgjithshme). Në projekte të mëdha infrastrukturore humbjet rriten në përpjesëtim.
Modulet e inventarit në Construction Team
Seksioni „Inventari" ka njëmbëdhjetë ekrane - përmbledhje, depot, stoku, artikuj me numër serik, lotet, lëvizjet, rezervimet, urdhrat e prodhimit, revizionet, ngarkesa dhe cilësimet. Katër prej tyre mbajnë punën e përditshme.
Stoku
Çdo rresht i ekranit Stoku është një artikull në një depo dhe lidhet me nomenklaturën e firmës.
- Bazë e vetme materialesh - çdo artikull ka kod unik, emërtim dhe njësi matëse. Kodi është unik brenda firmës, pra e njëjta gjë nuk hyn dy herë me të njëjtin kod
- Stoku sipas depove - shihni sa ka nga një artikull në secilën depo veç e veç, jo vetëm në total, bashkë me vlerën
- Sasia, e rezervuara, e disponueshmja - tri shifrat qëndrojnë njëra pas tjetrës në çdo rresht. E disponueshmja është diferenca dhe pikërisht ndaj saj sistemi vendos se çfarë mund të ndahet
- Nivele minimale stoku - sasinë minimale e caktoni te artikulli në nomenklaturë. Kur stoku bie nën prag, sistemi dërgon njoftim te përgjegjësi i depos, në aplikacion dhe me email. Kontrolli bëhet një herë në ditë, pra sinjali vjen të nesërmen në mëngjes, jo në çastin e daljes
- Lotet me afat skadimi - për materialet ku afati ka rëndësi: ngjitës, kimikate, aditivë. Sistemi paralajmëron kur afati po afron
- Artikuj me Numër Serik - për pajisjet e shtrenjta ka ekran të veçantë me historikun se nga kush te kush kaloi aparati, garanci deri më një datë me njoftim automatik në skadim, si dhe data shërbimi
Depot
Çdo depo fizike - qendrore, e zyrës ose e kantierit - ka profilin e vet në sistem.
- Depo pa kufi - krijoni depo për çdo kantier, për zyrën qendrore, për çdo shesh. Numri nuk është i kufizuar
- Përgjegjësi - çdo depo ka një përgjegjës të caktuar. Është po ai që merr sinjalet për stok të ulët
- Adresa dhe shënimet - që të jetë e qartë ku ruhet një material konkret kur kantieret janë të shumta
- Lidhja me objektin - depoja shoqërohet me një objekt konkret dhe duket në skedën e tij „Depot". Kujdes: kostoja e projektit varet nga objekti i zgjedhur te vetë lëvizja, jo nga depoja
- Lejo stok negativ - për çdo depo vendosni nëse lejohet dalje nën zero. Si parazgjedhje nuk lejohet, gjë që ndalon nxjerrjen e diçkaje që në letër nuk ekziston
Lëvizjet e Magazinës
Çdo hyrje, dalje ose transferim dokumentohet si lëvizje me gjurmueshmëri të plotë. Llojet janë nëntë: hyrje, dalje, transferim, skrapim, rregullim (+), rregullim (-), kthim te furnitori, dhënie me qira dhe kthim nga qiraja.
- Hyrjet - regjistroni dorëzimin me datë, furnitor, pozicione dhe dokument referimi (numri i fletëdorëzimit). Referimi është fushë teksti, jo skedar i bashkangjitur
- Daljet - materialet e vendosura në vepër. Lëvizjen e lidhni me objektin, dhe sipas nevojës edhe me procesverbal, porosi furnizimi ose dokument kontabël
- Transferimi midis depove - sistemi ul stokun te burimi dhe e rrit te destinacioni
- Kthimet dhe skrapimi - dokumentoni arsyen. Skrapimi si parazgjedhje kërkon miratim para se të dalë nga stoku
- Tri gjendje - lëvizja krijohet si skicë, kalon në miratim dhe përfundohet. Stoku ndryshon vetëm në përfundim, pra skica nuk lëviz asgjë
- Historik i plotë - çdo lëvizje mban datën, kush e krijoi, kush e miratoi, kush e përfundoi, shënimin dhe lidhjet me dokumentet
Rezervimet
Rezervimet zgjidhin një nga problemet më të shpeshta - konfliktin për burime midis kantiereve.
- Ndarje për një projekt konkret - nga një depo ndani sasi për objektin tuaj, me datë të pritur dhe afat vlefshmërie
- Ndalim i fortë i mbirezervimit - sistemi nuk ju lejon të ndani më shumë se e disponueshmja. Kontrolli bëhet me bllokim të rreshtit brenda transaksionit, pra dy drejtues nuk ndajnë dot të njëjtën sasi në të njëjtin çast. Nëse në depo ka 50 tonelata hekur armimi dhe 40 janë të rezervuara, i radhës sheh 10 të lira dhe nuk kërkon dot më shumë
- Vetëm ajo që ndodhet fizikisht - rezervohet ajo që tashmë është në depo. Një dorëzim i ardhshëm nuk ndahet paraprakisht
- Mbyllja me buton - kur materiali niset drejt kantierit, rezervimi përmbushet manualisht nga ekrani i vet. Lëvizja nuk e mbyll vetë - janë dy veprime të ndara dhe të dytin është e lehtë ta harroni. Rezervimi me afat të skaduar lirohet automatikisht
Procesi real: nga dorëzimi deri te vendosja në vepër
Teoria është e rëndësishme, por le të ndjekim një skenar konkret hap pas hapi - kështu do të shihni si punojnë modulet së bashku dhe ku duhet të keni kujdes.
Hapi 1: Dorëzimi mbërrin
Furnitori „Metal Grup" SHPK dorëzon 30 tonelata hekur armimi Ø12 në depon qendrore. Përgjegjësi i depos krijon një lëvizje hyrjeje:
- Zgjedh depon: „Depoja Qendrore - Kashar"
- Zgjedh artikullin: „Hekur armimi Ø12 B500B"
- Fut sasinë: 30 000 kg
- Shënon dokumentin e referimit: fletëdorëzim nr. 4521
- Përfundon lëvizjen - stoku rritet vetëm tani
Nëse dorëzimi është futur tashmë si faturë me depo të përcaktuar, lëvizja e hyrjes krijohet vetë dhe nuk ju duhet ta bëni me dorë.
Hapi 2: Drejtuesi teknik bën rezervim
Drejtuesi teknik i objektit „Rezidenca Dajti" e di se javën tjetër fillon armimi i pllakës së tretë. Sipas preventivit (KSS) i duhen 12 tonelata hekur armimi Ø12. Ai krijon një rezervim:
- Depoja: „Depoja Qendrore - Kashar"
- Artikulli: „Hekur armimi Ø12 B500B"
- Sasia: 12 000 kg
- Për objektin: „Rezidenca Dajti"
- Data e pritur: 14.04.2026
Sistemi tregon: gjithsej në depo 30 000 kg, të rezervuara 12 000 kg, të disponueshme 18 000 kg. Drejtuesi i objektit „Parku Kombinat" sheh se nuk mbështetet dot te të 30 tonelatat - dhe sistemi nuk do t'i lejojë t'i kërkojë.
Hapi 3: Materialet transferohen në kantier
Më 14.04 hekuri ngarkohet dhe niset për në kantierin e „Dajtit". Logjistiku krijon një lëvizje „transferim":
- Nga depoja: „Depoja Qendrore - Kashar"
- Tek depoja: „Dajti - depo kantieri"
- Artikulli dhe sasia: Hekur armimi Ø12 - 12 000 kg
- Dokument referimi: fletëngarkesë nr. 0891
Në përfundim stoku në „Kashar" bie me 12 000 kg, ndërsa në „Dajti" rritet.
Ky është hapi që harrohet më shpesh: rezervimi mbetet i hapur. Dikush duhet ta hapë dhe ta përmbushë. Nëse e bëni zakon, shifra e sasisë së disponueshme mbetet e saktë; nëse e harroni, 12 tonelata rrinë të ndara në një depo nga e cila kanë dalë prej kohësh.
Hapi 4: Materialet vendosen në vepër
Armuesit e vendosin hekurin në pllakë. Drejtuesi teknik krijon një lëvizje dalëse:
- Nga depoja: „Dajti - depo kantieri"
- Artikulli dhe sasia: Hekur armimi Ø12 - 11 800 kg (të vendosura realisht)
- Objekti: „Rezidenca Dajti"
- Shënim: „Vendosur sipas projektit, mbeten 200 kg në kantier"
Stoku i depos së kantierit bie në 200 kg. Në përfundim sistemi harton një regjistrim kontabël për konsumin me objektin e zgjedhur.
Objekti është fushë e vetë lëvizjes dhe nuk trashëgohet nga depoja - nëse e harroni, dalja mbetet pa analitikë projekti.
Hapi 5: Raportimi dhe analiza
Në fund të muajit drejtimi hap ekranin e artikullit dhe sheh:
- Hekur armimi Ø12 i dorëzuar gjithsej: 30 000 kg
- I vendosur në objekte: 11 800 kg (Dajti) + 8 200 kg (Kombinat) = 20 000 kg
- Në depo: 10 000 kg (Kashar) + 200 kg (Dajti)
- I rezervuar: 6 000 kg (për objektin „Farka", javën tjetër)
- I disponueshëm: 4 200 kg
Gjurmueshmëri në gjithë zinxhirin - nga furnitori, përmes depove, deri te objekti. Pa hamendje, pa shënime me dorë, pa „mendoj se kishte diku".
Inventarizimi: si të bëni revizion pa kaos
Inventarizimi periodik është i detyrueshëm - por në ndërtim ai është veçanërisht i dhimbshëm. Materialet ndodhen në kantiere të ndryshme, sasitë me shumicë janë të përafërta, ndërsa njerëzit që duhet të numërojnë kanë edhe dhjetë detyra të tjera.
Planifikimi i revizionit
Krijoni një revizion për një depo konkrete me datë të planifikuar dhe zgjidhni llojin: revizion i plotë, i pjesshëm mbi artikuj të zgjedhur, ciklik ose kontroll i çastit. Grafiku mbetet përgjegjësia juaj - sistemi nuk e gjeneron vetë revizionin e radhës dhe nuk dërgon kujtesë.
Ka megjithatë diçka më të dobishme: numërim i verbër. Nëse e aktivizoni, numëruesi nuk i sheh sasitë e sistemit dhe nuk e „rregullon" dot rezultatin drejt asaj që pritet.
Sasia e pritur kundrejt sasisë reale
Në nisje sistemi gjeneron një listë me sasitë e pritura nga të gjitha lëvizjet e përfunduara dhe regjistron koston e çdo rreshti. Përgjegjësi fut sasitë e numëruara, ndërsa sistemi llogarit diferencën dhe vlerën e saj në çast.
Hetimi i mospërputhjeve
Çdo rresht me mospërputhje ngjyroset si mungesë ose tepricë, ndërsa lart qëndron përmbledhja: sa rreshta përputhen, sa janë mungesa, sa teprica dhe sa është vlera e përgjithshme e diferencës. Shkaqet tipike:
- Humbje natyrore - shpërndarje, thyerje gjatë transportit (normale për materialet me shumicë dhe të brishta)
- Gabim në dokumentim - një dorëzim që nuk u fut, ose një lëvizje që mbeti skicë
- Vjedhje - kur mungojnë sistematikisht materiale të caktuara (kabllo, tuba bakri, vegla pune)
- Dëmtim nga ruajtja - çimento e ngurtësuar nga lagështia; ngjitës me afat të skaduar; hekur i ndryshkur
Për artikujt me numër serik ndjekja është më e rreptë: çdo aparat merr një status - i pritur, i gjetur, i munguar ose i papritur - dhe mospërputhja mbyllet me vendim dhe shënim.
Skrapimi me dokumentacion
Kur materialet janë të papërdorshme, krijohet një lëvizje skrapimi me arsye dhe sasi të përcaktuar. Si parazgjedhje skrapimi kalon nëpër miratim. Kush e krijoi, kush e miratoi dhe kush e përfundoi duket nga historiku i lëvizjes.
Në përfundim sistemi harton regjistrimin kontabël të skrapimit me analitikë objekti. Kini parasysh se analiza buxhetore për objekt nuk i lexon lëvizjet e magazinës - ajo ushqehet nga procesverbalet dhe faturat, pra vlera e skrapuar duket në kontabilitet, jo si rresht në buxhetin e projektit.
Mbyllja e revizionit
Pas numërimit diferencat kthehen në rregullime (+) dhe rregullime (-) - lëvizje të veçanta që barazojnë stokun e sistemit me atë real. Që aty tutje shifrat janë sërish të sakta dhe çdo revizion i radhës niset nga një bazë e pastër.
Integrimi me modulet e tjera
Inventari nuk ekziston për vete - vlera e tij vjen nga lidhjet me modulet e tjera. Është e rëndësishme, megjithatë, të dini cilat lidhje janë automatike dhe cilat kërkojnë veprimin tuaj.
Faturat e furnitorit dhe lëvizjet e magazinës
Kjo lidhje është më e forta dhe punon vetë. Kur futni një faturë nga furnitori dhe përcaktoni depon, sistemi krijon automatikisht një lëvizje hyrjeje, e përfundon atë dhe ngre stokun. Në anulim ose ndryshim të dokumentit krijohet lëvizja e kundërt.
Pra për dorëzimet nuk futni asgjë dy herë - kontabiliteti dhe depoja nisen nga i njëjti regjistrim.
Materialet dhe kostoja për objekt
Në lëvizjen dalëse zgjidhni objektin. Në përfundim sistemi harton një regjistrim kontabël për konsumin me këtë objekt - kjo është rruga përmes së cilës materiali i dalë bëhet kosto.
Objekti, megjithatë, është fushë e lëvizjes, jo e depos. Depoja e lidhur me një objekt duket në skedën e tij „Depot", por nuk e plotëson objektin e lëvizjes në vendin tuaj. Kjo është harresa më e shpeshtë në praktikë.
E planifikuar kundrejt së realizuarës
Analiza buxhetore e objektit jep krahasim sipas pozicionit të preventivit dhe sipas grupit të materialeve: e planifikuar, e kontraktuar, e realizuar dhe kosto e drejtpërdrejtë, me diferencë dhe përqindje.
Jini të qartë nga vijnë shifrat: e realizuara mblidhet nga procesverbalet dhe faturat, jo nga daljet e magazinës. Lëvizja lidhet me objekt, procesverbal ose dokument, por jo me rresht të preventivit. Prandaj 11 800 kg e dala nuk hyjnë vetë në rreshtin e armimit - ato hyjnë kur sasia të certifikohet ose të faturohet.
Grupet e materialeve: plan kundrejt realizimit
Nëse grupet tuaja të nomenklaturës janë emërtuar me kuptim, skeda „Grupet" në analizën buxhetore jep pikërisht këtë pamje:
| Grupi i materialeve | Sipas preventivit | E realizuar | Diferenca |
|---|---|---|---|
| Hekur armimi | 92 000 € | 88 000 € | -4,4% |
| Beton | 48 500 € | 50 300 € | +3,7% |
| Tulla dhe muraturë | 21 500 € | 20 300 € | -5,2% |
| Materiale elektrike | 34 700 € | 37 900 € | +9,1% |
| Totali i materialeve | 196 700 € | 196 500 € | -0,1% |
Kjo pasqyrë ju tregon ku po rrjedhin paratë ndërsa projekti është në ecuri, në vend që ta merrni vesh në mbylljen përfundimtare - kur është tepër vonë për të reaguar.
Artikuj të lidhur
- Kontrolli i kostove në ndërtim - si të mos e tejkaloni buxhetin - si e ndërtojnë procesverbalet dhe faturat pamjen reale të kostove
- Çfarë është Construction Team dhe si i ndihmon firmat e ndërtimit - pamje e plotë e të gjitha moduleve të platformës, përfshirë inventarin
- 10 probleme në menaxhimin e projekteve të ndërtimit - pse mungesa e kontrollit mbi depon është një nga dhjetë problemet më të shpeshta
Construction Team ju jep pamje mbi çdo material - nga furnitori deri te kantieri. Nëse doni të shihni si punojnë modulet e inventarit me të dhëna reale nga biznesi juaj, na kontaktoni për një demonstrim.
Pyetje te shpeshta
Pse është kaq i vështirë menaxhimi i depove në ndërtim?
Firmat e ndërtimit punojnë njëkohësisht në shumë kantiere (secili praktikisht një depo më vete), me lëvizje të vazhdueshme materialesh midis kantiereve, me ruajtje të ekspozuar ndaj motit, me prekshmëri ndaj vjedhjeve, me materiale me shumicë të vështira për t'u numëruar si rëra dhe zhavorri, dhe pa staf të dedikuar depoje - drejtuesit teknikë e trajtojnë inventarin si përgjegjësi anësore mbi koordinimin, kontrollin e cilësisë dhe komunikimin me klientët.
Sa mund t'i kushtojë një firme ndërtimi kontrolli i dobët i depos?
Për një firmë të mesme me 5 kantiere aktive, depot pa kontroll humbin 95 000-220 000 € në vit përmes porosive në tepricë (37 500-50 000 €), blerjeve urgjente me çmime të fryra (12 500-37 500 €), vjedhjeve dhe mungesave (25 000-75 000 €), porosive të dyfishta (7 500-20 000 €) dhe materialeve të papërdorura që mbeten pas mbylljes së projektit (12 500-37 500 €).
Si i parandalon rezervimi i materialeve konfliktet midis kantiereve?
Drejtuesi teknik ndan një sasi nga një depo konkrete për projektin e vet. Të tjerët shohin se ajo është e angazhuar: në çdo rresht qëndrojnë tri shifra - sasia, e rezervuara dhe e disponueshmja. Sistemi nuk lejon rezervim mbi sasinë e disponueshme, ndërsa kontrolli bëhet me bllokim të rreshtit, pra dy veta nuk ndajnë dot të njëjtën sasi njëkohësisht. Rezervohet vetëm ajo që ndodhet fizikisht - një dorëzim i ardhshëm nuk ndahet paraprakisht.
Si gjurmohen lëvizjet e magazinës?
Çdo hyrje, transferim, dalje, kthim, skrapim, rregullim nga revizioni dhe lëvizje qiraje dokumentohet me datë, përdorues, shënim dhe lidhje me objekt, partner, porosi furnizimi, procesverbal ose dokument kontabël. Lëvizja kalon nëpër skicë, miratim dhe përfundim, ndërsa stoku ndryshon vetëm në përfundim. Kështu krijohet një gjurmë auditimi për çdo njësi materiali.
A mund të lidhet konsumi i materialeve me një projekt?
Po, në nivel objekti. Në lëvizjen dalëse zgjidhni objektin dhe në përfundim sistemi harton një regjistrim kontabël me këtë objekt. Lidhje deri te një pozicion konkret i preventivit nuk ka - lëvizja e magazinës lidhet me objekt, procesverbal ose dokument, jo me rresht të preventivit. Prandaj krahasimi e planifikuar kundrejt së realizuarës në analizën buxhetore ushqehet nga procesverbalet dhe faturat, jo nga daljet e magazinës.