Nga lista sasiore te procesverbali dhe fatura, pa i rishkruar zërat

Një zë i listës sasiore, le të themi betoni për soletën, kalon nëpër pesë dokumente para se klienti ta paguajë. Nëse këto dokumente mbahen në Excel dhe Word, zëri kopjohet katër herë, dhe çdo kopje është një rast për të humbur një rresht ose për të mbajtur një çmim të vjetër.

Kur dokumentet janë të lidhura në një program për lista sasiore në ndërtim, zëri futet një herë dhe udhëton nga lista sasiore te fatura pa u rishkruar. Në Construction Team secili fut vetëm atë për të cilin përgjigjet: preventivuesi vendos çmimin, drejtuesi i kantierit fut sasinë e kryer, mbikëqyrësi miraton procesverbalin dhe kontabilisti lëshon faturën. Nëse po përgatitni listën tuaj të parë sasiore, kemi një artikull të veçantë për çfarë është lista sasiore dhe si hartohet.

Preventivuesi, drejtuesi i kantierit dhe kontabilisti shkruajnë të njëjtën gjë

Kur lista sasiore është në Excel, ndërsa kontrata dhe procesverbalet në Word, preventivuesi kopjon përshkrimin, njësinë dhe sasinë nga lista sasiore në ofertë dhe shton çmimin. Pasi klienti e pranon, të njëjtat rreshta shkojnë në shtojcën e kontratës. Çdo muaj drejtuesi i kantierit përgatit një procesverbal dhe sërish bart përshkrimin, njësinë dhe çmimin për njësi, këtë herë nga kontrata. Në fund kontabilisti i kalon shumat nga procesverbali në faturë.

Gabimet vijnë nga vetë kopjimi. Çmimi u ndryshua në ofertë, por kontrata ka ende të vjetrin. Një zë i shtuar më vonë mungon në procesverbal. Fatura mban shumën e muajit të kaluar. I njëjti numër ndodhet në katër vende dhe çdo ndryshim duhet të arrijë në të gjitha.

Preventivuesi e ndërton ofertën nga lista sasiore e përfunduar

Preventivuesi krijon një ofertë nga lista sasiore e përfunduar pa kopjuar rreshta. Përshkrimet, njësitë dhe sasitë vijnë bashkë me zërat, ndërsa çmimi për njësi i secilit vjen nga nomenklatura e kompanisë. Në ofertë preventivuesi mund të ndryshojë çmimin e një zëri të vetëm ose marzhin pa e prekur nomenklaturën.

Me nomenklaturën, programi bën punën e një programi për çmimet në ndërtim: kompania i mban çmimet e saj aty dhe çdo ofertë e re nis prej tyre.

Pasi klienti e pranon ofertën, prej saj krijohet kontrata

Klienti merr një lidhje me email, e hap ofertën në shfletues dhe e pranon. Kontrata krijohet nga oferta e pranuar dhe zërat kalojnë në të me sasitë, çmimet dhe nënobjektet e tyre. Bashkë me to vijnë edhe kushtet e ofertës: afati i pagesës dhe garancia.

Në kontratë vendoset edhe përqindja e mbajtjes së garancisë. Kjo përqindje vlen më pas për çdo procesverbal dhe çdo faturë sipas kontratës, pa e shkruar askush përsëri.

Drejtuesi i kantierit fut vetëm punën e kryer

Drejtuesi i kantierit krijon një procesverbal nga zërat e kontratës. Përshkrimet, çmimet për njësi dhe shumat janë tashmë aty, dhe drejtuesi fut sasinë e kryer gjatë periudhës. Programi e di sa është kontraktuar dhe sa është certifikuar deri tani, por sa beton është hedhur këtë muaj ia thotë personi në kantier. Sipas një kontrate me klientin procesverbali është procesverbal të ardhurash, sipas një kontrate me nënkontraktorin është procesverbal shpenzimesh. Kemi përshkruar edhe çfarë përmban një procesverbal sipas formularit 19.

Për çdo zë të kontratës mbahet sasia e mbetur, pra sa mund të certifikohet ende. Nëse drejtuesi fut më shumë se kaq, programi e refuzon sasinë dhe tregon sa ka mbetur. Nga një procesverbal te tjetri, progresi i zërit grumbullohet, dhe si llogaritet progresi kumulativ shpjegohet në artikullin për procesverbalet.

Para se të nënshkruhet, mbikëqyrësi e miraton procesverbalin

Procesverbali ka edhe dy hapa: miratimin dhe nënshkrimin. Mbikëqyrësi, zakonisht drejtuesi teknik, e shqyrton dhe e miraton. Ai mund të nënshkruhet vetëm pas miratimit. Çdo hap regjistrohet me datën, orën dhe përdoruesin. Nëse mbikëqyrësi gjen një gabim, e refuzon me një koment dhe procesverbali kthehet në draft për korrigjim.

Kontabilisti krijon faturën nga procesverbali i nënshkruar

Pasi nënshkruhet një procesverbal të ardhurash, kontabilisti mund të lëshojë një faturë nga procesverbali i nënshkruar. Zërat, shumat dhe TVSH-ja vijnë nga procesverbali, afati i pagesës plotësohet vetë dhe me dorë mbeten për t'u futur vetëm data dhe mënyra e pagesës. Dy dokumentet mbeten të lidhura dhe mund të kaloni nga njëri te tjetri.

Në faturën për punimet zbritet paradhënia, ndërsa garancia sipas kontratës mbahet veçmas. Paradhënia mund të zbritet menjëherë pasi të lëshohet fatura e paradhënies, pa pritur që ajo të paguhet. Për çdo faturë sipas një kontrate me paradhënie, programi sugjeron një shumë, dhe nëse kontabilisti e lë paradhënien pa e prekur, shënon arsyen. Hollësitë janë në një artikull të veçantë për si zbritet paradhënia dhe në udhëzuesin tonë për garancitë e mbajtura.

Kur klienti paguan, fatura e ndryshon statusin nga "e papaguar" te "e paguar pjesërisht" dhe pastaj te "e paguar". Faturat me afat të kaluar shënohen si të vonuara.

A është faturuar procesverbali i muajit të kaluar?

Përgjigjja është te vetë procesverbali. Ai tregon një diagram të zinxhirit të dokumenteve: kontratën, procesverbalet e mëparshme sipas saj dhe faturat. Nëse mungon një hallkë, ajo shënohet dhe shihni ku ndaloi procesi pa kërkuar nëpër dosje.

Në shembull, betoni i soletës certifikohet në dy procesverbale

Shembulli është i sajuar dhe numrat e tij nuk vijnë nga një kantier i vërtetë. Le të themi se lista sasiore ka zërin "Beton C25/30 për soletë" me 120 m³. Oferta është pranuar, kontrata ka një paradhënie prej 1,800 € dhe mbajtje garancie 5%, dhe çdo procesverbal zbret 10% të vlerës së tij derisa të shterohet paradhënia. TVSH-ja lihet mënjanë që zëri të ndiqet lehtë.

Dokumenti	Çfarë tregon zëri (në shembull)	Kush fut çfarë
Lista sasiore	Beton C25/30 për soletë, 120 m³	hartuesi i listës sasiore: përshkrimin, njësinë dhe sasinë
Oferta	120 m³ me 150 € = 18,000 €	preventivuesi: çmimin për njësi, që vjen nga nomenklatura
Kontrata	120 m³ me 150 € = 18,000 €, nënobjekti "Ndërtesa A"	askush nuk e rishkruan: zëri merret nga oferta e pranuar
Procesverbali 1	kryer 70 m³ = 10,500 €, mbetur 50 m³	drejtuesi i kantierit: 70 m³
Fatura për procesverbalin 1	10,500 €, paradhënie e zbritur 1,050 €, garanci e mbajtur veçmas 525 €	kontabilisti: data dhe mënyra e pagesës
Procesverbali 2	kryer 50 m³ = 7,500 €, mbetur 0	drejtuesi i kantierit: 50 m³
Fatura për procesverbalin 2	7,500 €, paradhënie e zbritur 750 €, garanci e mbajtur veçmas 375 €	kontabilisti: data dhe mënyra e pagesës

Në procesverbalin e dytë drejtuesi i kantierit shkruan gabimisht 55 m³. Programi e refuzon sasinë dhe thotë se sasia e mbetur është 50 m³. Drejtuesi e korrigjon numrin, mbikëqyrësi e miraton procesverbalin, pastaj vjen nënshkrimi dhe kontabilisti krijon faturën e dytë. Pas saj, e gjithë paradhënia prej 1,800 € është zbritur.

Përshkrimi dhe njësia e zërit u futën një herë, në listën sasiore, dhe çmimi një herë, në ofertë. Pas kësaj njerëzit shtojnë vetëm sasi, miratime dhe data.

Çfarë ndodh me zërat pas listës sasiore?

Një program për hartimin e listës sasiore e kursen preventivuesin nga kopjimi në ofertë. Nëse zërat nuk vazhdojnë te kontrata, procesverbali dhe fatura, drejtuesi i kantierit dhe kontabilisti i shkruajnë ende me dorë çdo muaj, dhe gabimet e kopjimit mbeten te ta.

Si duket vetë lista sasiore dhe si bëhet një ofertë prej saj mund ta shihni në faqen e programit tonë për lista sasiore në ndërtim. Nga butoni atje mund të regjistroheni.