Softuer për preventiva - pse Excel nuk mjafton më

Preventivi është themeli i çdo projekti ndërtimi. Çmimimi, ofertat, kontratat, procesverbalet për punët e kryera, certifikatat e pagesës - gjithçka nis nga preventivi. Pa një listë sasiore të saktë dhe të përditësuar nuk ofertoni dot si duhet, nuk gjurmoni dot çfarë është ekzekutuar dhe nuk faturoni dot saktë. E megjithatë, një pjesë e madhe e firmave të ndërtimit vazhdojnë t'i mbajnë preventivat në Excel, me kaos versionesh, me formula që thyhen dhe me zero lidhje me pjesën tjetër të dokumentacionit. Nëse e njihni këtë problem, ka ardhur koha për një ndryshim.

5 probleme me preventivat në Excel

Excel është një mjet i fuqishëm për analizë tabelore. Por preventivi nuk është thjesht një tabelë, ai është një dokument i gjallë që ndryshon dhjetëra herë gjatë projektit dhe duhet të qëndrojë i lidhur me kontratat, procesverbalet dhe pagesat. Ja pesë problemet më kritike që hasni kur preventivin e mbani në Excel.

1. Kaosi i versioneve - "Preventivi_v3_final_FINAL2.xlsx"

E njihni situatën? Në desktop ju rrinë skedarë si Preventivi_Objekti_Durres_v2.xlsx, Preventivi_Objekti_Durres_v3_final.xlsx dhe i pashmangshmi Preventivi_Objekti_Durres_v3_final_FINAL2.xlsx. Tre veta punojnë mbi të njëjtin preventiv, secili me versionin e vet, dhe askush nuk është i sigurt cili është aktual.

Problemi thellohet kur investitori kërkon një ndryshim. Korrigjoni çmimin njësi të armaturës, dërgoni skedarin e ri, por kolegu juaj ka bërë tashmë ndryshime në versionin e vjetër. Bashkimi i të dyve është punë me dorë, që lind gabime.

2. Llogaritje manuale që përhapen si kaskadë

Në Excel formulat janë përgjegjësia juaj. Nëse ndryshoni sasinë e një zëri, duhet të siguroheni që të gjitha formulat e lidhura, nëntotalet, TVSH-ja dhe vlera e përgjithshme, rillogariten saktë. Një rresht i fshirë, një kolonë e zhvendosur, dhe i gjithë preventivi mund të tregojë një vlerë të gabuar.

Statistika është domethënëse: një studim i Universitetit të Havait gjeti se 88% e të gjithë skedarëve Excel përmbajnë të paktën një gabim. Në një preventiv me 200+ zëra, pyetja nuk është "a ka gabim", por "ku është".

3. Zero lidhje me kontratat dhe ofertat

Keni përgatitur një preventiv dhe mbi bazën e tij keni lidhur kontratën. Dy muaj më vonë investitori kërkon ndryshim në çmimin njësi të betonit. Korrigjoni skedarin Excel, por kontrata ende mban çmimin e vjetër. Edhe oferta që dërguat javën e kaluar, po ashtu. Kush mban shënim se cila është aktuale?

Në botën reale preventivi nuk jeton i izoluar. Ai është i lidhur me oferta, kontrata, aneksë dhe lista çmimesh. Kur këto lidhje ekzistojnë vetëm në kokën e vlerësuesit, rreziku i mospërputhjeve është i madh.

4. Gjurmim i pamundur i ekzekutimit

Projekti është në zhvillim. Nënkontraktori pretendon se ka përfunduar 80% të punimeve të armaturës. Ju hapni preventivin në Excel dhe... çfarë bëni? Shtoni një kolonë "E ekzekutuar"? Krijoni një fletë të re? Si e gjurmoni ekzekutimin kumulativ, pra çfarë është kryer deri tani, çfarë është certifikuar dhe çfarë mbetet?

Excel nuk ofron asnjë mekanizëm për gjurmim që grumbullohet sipas zërave. Çdo përpjekje për ta ndërtuar një gjurmim të tillë me dorë çon te formula gjithnjë e më të ndërlikuara dhe të brishta.

5. E pamundur të hartoni një procesverbal pa rishtypje

Kur vjen momenti për të hartuar një procesverbal për punët e kryera, pra certifikatën e ndërmjetme të pagesës, duhet të bartni të dhëna nga preventivi, të nxirrni sasitë e ekzekutuara, të llogaritni vlerat dhe të formatoni dokumentin. Kjo është punë me dorë që merr orë të tëra dhe është tokë pjellore për gabime.

Në një projekt me 10 procesverbale të ndërmjetme, shumëzojini ato orë me 10. Shtoni edhe korrigjimet që vijnë pashmangshëm dhe do të kuptoni pse vlerësuesit kalojnë më shumë kohë në Excel sesa në kantier.

Çfarë mund të bëjë softueri i specializuar?

Softueri i specializuar për preventiva zgjidh secilin nga problemet e mësipërme, sepse e kthen preventivin nga një tabelë statike në një element dinamik dhe të lidhur të menaxhimit të projektit.

Zëra të strukturuar, të lidhur me nomenklaturën

Në vend të tekstit të lirë në qeliza Excel, çdo zë i preventivit lidhet me një nomenklaturë të vetme. Kjo do të thotë se "Beton C25/30" është i njëjti artikull kudo: në preventiv, në kontratë, në procesverbal, në magazinë. Pa dykuptimësi, pa emërtime të dyfishuara, pa "Beton C 25/30" përballë "Beton klasë C25/30".

Llogaritje automatike

Ndryshimi i një sasie ose i një çmimi njësi rillogarit vetvetiu të gjitha vlerat e lidhura, nëntotalet, vlerën e përgjithshme dhe TVSH-në. Nuk keni si të fshini pa dashje një formulë ose të zhvendosni një rresht duke prishur llogaritjet.

Zëra që udhëtojnë nga një dokument te tjetri

Një herë të futur, zëri nuk rishtypet më. Nga preventivi krijoni një ofertë me një veprim të vetëm. Kur lidhet kontrata, sistemi harton listën sasiore të saj. Prej andej procesverbalet marrin po ata zëra. Rishtypja zhduket dhe bashkë me të edhe burimi më i shpeshtë i mospërputhjeve mes dokumenteve.

Gjurmim kumulativ i ekzekutimit

Softueri mban një gjurmim që grumbullohet: për çdo zë të kontratës shihni sa është parashikuar, sa është ekzekutuar deri tani dhe sa mbetet. Ky informacion është i disponueshëm në kohë reale, pa llogaritje me dorë dhe pa një fletë të veçantë në Excel.

Procesverbale me mbetjen para syve

Në vend të bartjes manuale të të dhënave, hartimi i procesverbalit nis nga zërat tashmë të futur. Për secilin prej tyre shihni sa mbetet deri te sasia e plotë sipas kontratës dhe sistemi nuk ju lejon të certifikoni më shumë se aq. Vlerat llogariten vetë.

Import IFC nga modelet BIM

Nëse punoni me BIM, softueri i specializuar mund të importojë të dhëna nga skedarët IFC dhe të krijojë vetvetiu zërat e preventivit. Në vend që sasitë t'i nxirrni me dorë nga modeli 3D, sistemi i njeh elementet dhe i lidh me zërat e nomenklaturës.

Si funksionon moduli i preventivave në Construction Team

Construction Team ofron një modul të plotë për preventiva, i cili mbulon të gjithë ciklin e jetës: nga krijimi, te oferta dhe kontrata, deri te gjurmimi i ekzekutimit.

Një sqarim për termat përpara se të vazhdojmë. Në meny preventivi quhet Listat sasiore, ndërsa procesverbali për punët e kryera, ai që në praktikë njihet si certifikatë progresi, quhet Procesverbalet. Zërat e dokumentit shfaqen si "Pozicionet", kurse Ofertat, Kontratat dhe Nomenklatura i mbajnë emrat e njohur. Më poshtë ekranet i quaj me etiketat e menysë, që ta gjeni menjëherë atë për të cilën flitet.

Krijim nga zeroja ose import

Keni dy mënyra për të nisur një listë sasiore të re:

• Krijim me dorë - shtoni pozicione nga Nomenklatura dhe vendosni sasitë e çmimet njësi. Kur zgjidhni nga Nomenklatura, njësia matëse dhe çmimi njësi plotësohen vetë, ndërsa tabela renditet sipas kolonës që ju zgjidhni.

• Import nga Excel - shkarkoni shabllonin nga dialogu i importit, e plotësoni dhe e ngarkoni njëherësh, në vend që të futni qindra rreshta me dorë.

Importi i preventivave ekzistuese nga Excel

Realiteti është se shumica e firmave kanë dhjetëra preventiva të gatshëm në Excel. Kalimi te një softuer i ri nuk do të thotë t'i rishtypni rresht pas rreshti.

Dialogu i importit ju jep një shabllon të gatshëm: e shkarkoni, i rendisni të dhënat tuaja në kolonat e tij dhe e ngarkoni sërish. Sistemi e lidh çdo pozicion me kodin nga Nomenklatura juaj dhe ju tregon rezultatin përpara se të shkruajë çfarëdo gjëje: cilat rreshta gjetën përputhje, cilat jo dhe çfarë do të hyjë në listën sasiore.

Kjo rrugë është e shpejtë dhe e parashikueshme pikërisht sepse është e drejtpërdrejtë: lidhja bëhet me kod, jo me hamendje. Një pozicion, kodi i të cilit mungon në Nomenklaturë, hyn si i ri dhe ju vendosni se çfarë të bëni me të.

Lista sasiore e gatshme mund të dublohet për një objekt tjetër, të eksportohet në Excel ose PDF dhe të printohet, nga menyja e faqes së saj të detajeve.

Si lëvizin bashkë lista sasiore, oferta dhe kontrata

Pasi lista sasiore është gati, pozicionet e saj shkojnë përpara pa rishtypje:

• Ofertë - nga faqja e detajeve të listës sasiore shtypni "Krijo ofertë" dhe pozicionet barten të gatshme. Prej andej oferta jeton jetën e vet: korrigjoni çmimet brenda saj pa e prekur listën sasiore. Edhe e kundërta funksionon, sepse në formularin e ofertës së re mund të importoni pozicione nga një listë sasiore ekzistuese.

• Kontratë - kur krijoni një kontratë, sistemi harton një listë sasiore për vetë kontratën dhe e mban të përditësuar në çdo redaktim të saj. Është ajo që prej atij çasti bëhet e vlefshme për procesverbalet dhe për gjurmimin e ekzekutimit.

Ndryshimi ndaj Excel-it nuk qëndron te ndonjë sinkronizim magjik i dokumenteve. Ndryshimi është se pozicioni futet një herë dhe prej andej udhëton, në vend që ta rishtypni në tre skedarë dhe të pyesni veten se cili prej tyre është aktual.

Procesverbalet sipas kontratës me gjurmim të mbetjes

Moduli i listave sasiore lidhet me modulin e Procesverbaleve përmes kontratës. Procesi është ky:

1. Hapni kontratën dhe nisni një procesverbal të ri prej saj.
2. Shihni pozicionet me sasitë sipas kontratës dhe me mbetjen deri te ekzekutimi i plotë.
3. Futni të ekzekutuarën për procesverbalin aktual, ndërsa sistemi nuk ju lejon ta tejkaloni mbetjen.
4. Vlerat llogariten vetvetiu dhe ekzekutimi grumbullohet sipas pozicionit.

Në faqen e detajeve të kontratës çdo pozicion tregon ekzekutimin e grumbulluar:

Pozicioni	Sasia sipas kontratës	E ekzekutuar deri tani	Mbetja	Ekzekutimi
Beton C25/30	500 m3	350 m3	150 m3	70%
Armaturë B500B	45.000 kg	30.000 kg	15.000 kg	67%
Kallëp	1.200 m2	900 m2	300 m2	75%

Kjo pamje përditësohet me çdo procesverbal të ri. Pa bartje manuale të dhënash, pa rrezik gabimi në shumat kumulative dhe pa mundësi të certifikoni një sasi që tashmë është shterur.

Nëse procesverbali vjen si dokument nga jashtë, sistemi i verifikon çmimet e tij përballë atyre të kontratës dhe jua tregon mospërputhjet përpara se të ruani çfarëdo gjëje.

Import IFC - nga modeli BIM te lista sasiore

Nëse projekti juaj përfshin një model BIM, Construction Team mund të importojë një skedar IFC dhe të gjenerojë vetvetiu pozicionet e listës sasiore. Procesi kalon nëpër disa hapa:

1. Ngarkimi i skedarit IFC - deri në 300MB.
2. Njohja e elementeve - mure, shtylla, pllaka, trarë, instalime, dyer, dritare.
3. Nxjerrja e sasive - sipërfaqe, vëllime, gjatësi, numra, sipas grupeve standarde buildingSMART.
4. Lidhja me Nomenklaturën - kërkimi vektorial dhe një model gjuhësor i lidhin elementet me pozicionet tuaja. Çdo lidhje ka vlerësimin e vet të sigurisë dhe kandidatë alternativë, ndërsa ato të pasigurta ngjyrosen edhe në pamjen 3D.
5. Gjenerimi i pozicioneve - sistemi i krijon pozicionet me sasi të llogaritura, përfshirë ato të prejardhura si armatura nga vëllimi i betonit.

Ky proces kursen ditë pune manuale në projektet me model BIM. Në vend që të shihni modelin 3D element pas elementi dhe të shënoni sasitë me dorë, sistemi e bën vetë, kurse ju shqyrtoni vetëm atë për të cilën ju ka sinjalizuar.

Nga Excel te Construction Team - një skenar real

Le të shohim një skenar real, që ta bëjë ndryshimin të prekshëm.

Para: firma "Ndërtim Plus" me Excel

Firma "Ndërtim Plus" menaxhon 5 projekte aktive. Ekipi me 3 vlerësues përgatit dhe mban preventivat. Ja si duket një javë tipike e tyre:

• E hënë: Vlerësuesi 1 merr një projekt të ri. Kopjon një shabllon nga një preventiv i vjetër, ndryshon emërtimin dhe nis të fusë zëra. Merr 6 orë.
• E martë: Investitori i projektit 3 kërkon ndryshim në 12 zëra. Vlerësuesi 2 hap preventivin, bën ndryshimet dhe pastaj i rishtyp edhe në ofertë, edhe në kontratë. Merr 3 orë.
• E mërkurë: Duhet përgatitur procesverbali 4 për projektin 2. Vlerësuesi 3 bart të dhënat nga preventivi në shabllonin e procesverbalit dhe llogarit shumat kumulative me dorë. Zbulon një mospërputhje me procesverbalin 3, sepse shuma kumulative nuk përputhet. Merr 5 orë, nga të cilat 2 vetëm për të gjetur gabimin.
• E enjte: Një nënkontraktor dërgon preventivin e vet. Vlerësuesi 1 rishtyp 180 zëra në skedarin e përbashkët të firmës dhe pastaj i verifikon një nga një me çmimet e kontratës. Me dorë, rresht pas rreshti. Merr 4 orë.
• E premte: Drejtuesi kërkon një raport se sa është ekzekutimi i përgjithshëm në të gjitha projektet. Tre vlerësues harxhojnë nga 2 orë duke mbledhur të dhëna nga skedarë të ndryshëm Excel.

Gjithsej: rreth 28 orë në javë, nga të cilat të paktën 40% janë bartje manuale të dhënash dhe kontrolle për gabime.

Pas: firma "Ndërtim Plus" me Construction Team

E njëjta firmë, të njëjtat projekte, por me Construction Team:

• E hënë: Vlerësuesi 1 krijon një listë sasiore të re, zgjedh pozicione nga Nomenklatura dhe fut sasitë. Njësitë matëse dhe çmimet plotësohen vetë. Merr 3 orë në vend të 6.
• E martë: Ndryshim në 12 pozicione. Vlerësuesi 2 redakton listën sasiore dhe krijon ofertën e re prej saj me një veprim, në vend që të rishtypë. Merr 45 minuta në vend të 3 orëve.
• E mërkurë: Procesverbali 4 për projektin 2. Vlerësuesi 3 e nis procesverbalin nga kontrata, sheh mbetjen për çdo pozicion dhe fut vetëm të ekzekutuarën e periudhës. Merr 30 minuta në vend të 5 orëve.
• E enjte: Preventivi i nënkontraktorit hyn përmes shabllonit të importit, pozicionet lidhen me kodin nga Nomenklatura dhe vlerësuesi shqyrton vetëm ato pa përputhje. Merr 30 minuta në vend të 4 orëve.
• E premte: Raporti i ekzekutimit të përgjithshëm. Drejtuesi hap pamjen e portofolit dhe sheh përqindjen për secilin objekt në kohë reale. Merr 5 minuta në vend të 6 orëve.

Gjithsej: rreth 5 orë në javë në vend të 28. Kursehen 23 orë në javë, pothuajse 3 ditë pune.

Sa kohë kurseni?

Ja një tabelë përmbledhëse krahasimi për veprimet tipike me preventiva:

Detyra	Excel	Construction Team	Koha e kursyer
Krijimi i një liste sasiore (100 zëra)	5-6 orë	2-3 orë	~50%
Ndryshimi i 10 çmimeve njësi	1-2 orë	10 minuta	~90%
Kalimi i preventivit në ofertë	1-2 orë	Një veprim	~100%
Hartimi i një procesverbali sipas kontratës	3-5 orë	15-30 minuta	~90%
Raport i ekzekutimit sipas pozicioneve	2-3 orë	Në kohë reale	~100%
Importi i pozicioneve nga shablloni Excel	Rishtypje me dorë	10-15 minuta	~95%
Dublimi i listës sasiore për objekt të ri	1-2 orë	Një veprim	~100%
Ekzekutimi në të gjitha objektet	1-2 ditë	5 minuta	~99%

Këto shifra nuk janë teorike, ato pasqyrojnë përvojën reale të firmave të ndërtimit që kaluan nga Excel te një softuer i specializuar. Sigurisht, vlerat konkrete varen nga ndërlikueshmëria e projekteve dhe nga përvoja e ekipit, por prirja është e qartë: softueri i specializuar kursen midis 60% dhe 90% të kohës të harxhuar në menaxhimin e preventivave.

Përveç kohës, kurseni edhe diçka më të rëndësishme: gabimet. Çdo veprim me dorë në Excel është burim i mundshëm gabimi. Një gabim në çmimin njësi, në sasinë ose në shumën kumulative mund të sjellë humbje financiare. Softueri i heq këto rreziqe, sepse i automatizon llogaritjet dhe ruan qëndrueshmërinë mes dokumenteve të lidhura.

Kur mjafton ende Excel?

Le të jemi të ndershëm, Excel mund të mjaftojë nëse:

• Keni 1-2 projekte të vogla në vit
• Preventivat tuaj kanë nën 30 zëra
• Punon një person i vetëm dhe nuk nevojitet qasje e përbashkët
• Nuk ju duhet gjurmim kumulativ i ekzekutimit
• Nuk hartoni procesverbale sipas kontratave

Por nëse menaxhoni disa projekte, nëse preventivat tuaj janë të ndërlikuar, nëse punoni në ekip, atëherë Excel nuk është mjeti që ju duhet. Ai është ndërtuar për llogaritje tabelore, jo për menaxhim të dokumentacionit të ndërtimit.

Si ta filloni kalimin?

Kalimi nga Excel te një softuer i specializuar nuk duhet të jetë i menjëhershëm. Ja qasja e rekomanduar:

1. Nisni me një projekt - zgjidhni një projekt të ri dhe krijoni listën sasiore në Construction Team. Mos i migroni menjëherë projektet e vjetra.
2. Importoni një preventiv ekzistues - nëse e keni në Excel, rendisni kolonat sipas shabllonit dhe ngarkojeni. Kontrolloni lidhjen me kodin dhe bëni korrigjimet.
3. Krijoni ofertën nga lista sasiore - në vend që ta shkruani nga e para. Ndjeni sa punë bie poshtë.
4. Hartoni procesverbalin e parë nga kontrata - kur të vijë momenti, nisni procesverbalin nga kontrata. Krahasojeni me një procesverbal të përgatitur me dorë dhe do ta shihni ndryshimin.
5. Zgjeroni - pasi ekipi të njihet me modulin, filloni t'i krijoni në sistem të gjitha listat sasiore të reja.

Artikuj të lidhur

Nëse kjo temë ju është e dobishme, ju rekomandojmë të lexoni edhe:

• Kontrolli i kostove në ndërtim - udhëzues i plotë - si ta ndiqni buxhetin e projektit në kohë reale dhe si t'i parandaloni tejkalimet.
• Nxjerrja e të dhënave me AI nga dokumentet e ndërtimit - si e njeh dhe e strukturon vetvetiu teknologjia AI informacionin nga faturat, preventivat dhe procesverbalet.
• Çfarë është softueri për menaxhimin e ndërtimit? - një pamje e plotë e funksioneve që i duhen çdo firme ndërtimi.

---

Doni të shihni si mund ta transformojë Construction Team punën tuaj me preventiva? Na kontaktoni për një demonstrim dhe periudhë prove falas.