Lista e defekteve në objekt ndërtimi: nga regjistrimi deri te pranimi, që të mos ketë debate

Të mërkurën në mbrëmje, në grupin e chat-it dikush shkruan: „epo ajo plasaritja pranë kolonës në katin e katërt, a u rregullua". Që andej e tutje tre veta kthehen mbrapa në bisedë, kërkojnë fotografinë, gjejnë një foto tjetër të një plasaritjeje tjetër, dhe në fund dikush thotë se i duket sikur bojaxhinjtë kanë kaluar aty javën e kaluar.

Dorëzimi është të enjten në mëngjes.

E shtrenjta në këtë histori nuk është vetë plasaritja. Ajo është gjysmë dite punë me material tridhjetë euro. E shtrenjtë është që askush nuk mund të tregojë kur u vu re, kujt iu tha dhe a e pranoi dikush pas riparimit. Kur mungon një shënim i tillë, çështja zgjidhet ndryshe: sipas kujt e ka kujtesën më të mirë dhe zërin më të fortë. Zakonisht paguan pronari i objektit.

Pse lindin debatet

Lista e defekteve dështon rrallë sepse njerëzit nuk e dinë çfarë duhet riparuar. Këtë zakonisht e dinë të gjithë. Problemi është te shënimi.

Më shpesh mungon autori dhe data. „Ia thashë aty për aty" nuk është shënim, dhe dy javë më vonë të dyja palët mbajnë mend ndryshe, secila me ndërgjegje të pastër. Mungon edhe afati, dhe një defekt pa datë deri kur duhet gati është thjesht dëshirë: nuk ka me çfarë të krahasohet për të thënë se është vonuar.

Në fund mungon edhe fotoja. Jo çfarëdo fotoje, por ajo e bërë me telefon në çastin e zbulimit, para se dikush ta ketë prekur. Ajo tregon gjendjen ashtu siç ka qenë, dhe prandaj vlen më shumë se tri faqe përshkrim. Pa të, biseda bëhet fjalë kundër fjale, dhe në fjalë kundër fjale fiton ai që është më kokëfortë.

Që këtu e tutje po tregoj si duket mbajtja e një liste të tillë në Construction Team. Demoja më poshtë kalon nëpër gjithë jetën e një defekti.

Një defekt, nga afër

Çdo defekt është shënim më vete me numrin e vet, dhe numri formohet nga kodi i objektit: për një objekt me kod LOZ defektet shkojnë DEFLOZ-001, DEFLOZ-002 e kështu me radhë. Duket e vogël në pamje të parë, por në terren e bën punën. Numri shkruhet me shkumës pranë vetë plasaritjes dhe pastaj gjendet në listë brenda sekondash.

Në regjistrim të detyrueshme janë vetëm dy gjëra: objekti dhe titulli. Pjesa tjetër plotësohet nëse dihet në atë moment, dhe është mjaft: nënobjekti, kati dhe aksi si tekst i lirë, përgjegjësi i brendshëm, nënkontraktori, afati, kategoria, prioriteti. Vetëm dy fusha të detyrueshme është vendim i marrë me qëllim. Një defekt i regjistruar me nxitim, ndërsa personi ende po sillet nëpër kat, bën më shumë punë se defekti që nuk regjistrohet fare, sepse formulari kërkoi dymbëdhjetë gjëra dhe kontrolli në terren duhej të vazhdonte.

Fotot ngarkohen te serveri pasi shënimi tashmë ekziston. Në një objekt me lidhje të dobët kjo është dallimi midis një kontrolli të përfunduar dhe një kontrolli të mbetur në katin e tretë.

Nëse objekti ka vizatime të ngarkuara, defekti mund të varet edhe si pin drejtpërdrejt mbi fletën. Atëherë vendi nuk përshkruhet me fjalë, por tregohet, dhe teksti i vendndodhjes plotësohet vetë.

Gati nuk do të thotë i pranuar

Statuset janë pesë: i hapur, në proces, gati për kontroll, i mbyllur dhe i refuzuar. Lëvizja mes tyre nuk është e lirë. Nga „gati për kontroll" dilet vetëm në dy drejtime, pranim ose kthim për ripunim.

Arsyeja nuk është dashuria për procedurat. Kontraktori e shënon defektin si gati; mbyllja i mbetet atij që përgjigjet për cilësinë, dhe sistemi regjistron kush e pranoi dhe në cilin moment. Nëse të dyja veprimet mblidhen në të njëjtat duar, defekti mbyllet nga vetë personi që e ka riparuar, dhe shënimi nuk provon më asgjë.

I vonuar është defekti me afat të kaluar që ende nuk është i mbyllur ose i refuzuar. I pranuari pushon të numërohet si i vonuar, edhe pse data mbetet e njëjtë. Çdo mëngjes në orën shtatë niset një kujtesë për afatet që afrohen ose kanë kaluar tashmë, ndërsa sa ditë përpara të shikojë është e konfigurueshme.

Lista për nënkontraktorin

Përveç listës në ekran, ka edhe eksport për një kontraktor konkret: PDF me defektet e tij sipas filtrave aktualë, me fotot dhe me fletët përkatëse të vizatimeve. Ky është dokumenti që i shkon firmës së pllakave, në vend që t'i dërgohen katërmbëdhjetë mesazhe nga katër ditë të ndryshme. Komentet te defektet nuk hyjnë qëllimisht në të, sepse janë çështje e brendshme, ndërsa fleta del jashtë.

Ka edhe fushën Ndikimi në kosto, domethënë sa pritet të kushtojë riparimi. Nuk është e detyrueshme, por nëse plotësohet, biseda për zbritjen nga procesverbali tjetër fillon me një shifër.

Deri ku shkon

Import nga skedar nuk ka. Defektet regjistrohen brenda sistemit; eksport ka, në Excel, CSV ose PDF, por drejtimi i kundërt mungon. Një listë e vjetër në tabelë kalohet me dorë, dhe nëse objekti është drejt fundit e në një skedar rrinë katërqind rreshta, kjo është një ditë punë dhe është mirë të dihet paraprakisht.

Lista nuk e zëvendëson procesverbalin e pranimit. Ajo është mjeti i punës që të çon te procesverbali.

Dhe nuk vendos kush e ka fajin. Regjistron kush çfarë tha dhe kur, kaq. Si do të ndahet përgjegjësia mbetet bisedë mes njerëzve, vetëm se bisedë me data.

Kur ia vlen

Mbajtja e një liste të tillë ia vlen që në momentin kur regjistrimi i një defekti merr më pak kohë se debati që parandalon. Prandaj dy fusha të detyrueshme dhe një numër që formohet vetë bëjnë më shumë punë se një formular i hollësishëm që askush nuk e plotëson kur bie shi dhe telefoni mbahet me një dorë.

Ndërsa pyetjes së të mërkurës në mbrëmje i vjen përgjigje për tridhjetë sekonda: data e regjistrimit, foto e asaj dite dhe emri i personit që e pranoi riparimin.

Artikuj të lidhur

• Menaxhimi i nënkontraktorëve në ndërtim - vërejtjet, ndalesat e garancisë dhe pagesat në një cikël
• Menaxhimi i rreziqeve në ndërtim - si mbahet regjistri i rreziqeve