Solicitări de informații către proiectant (RFI) - cum să nu se piardă întrebările de pe șantier

Pe placa de deasupra etajului trei dulgherii de la cofraje se opresc la zece dimineața. În planșa de arhitectură golul pentru coloana de instalații este de 60 pe 80, în planșa de structură este de 60 pe 60. Șeful de șantier îl sună pe proiectant, care spune „fă-l 60 pe 80, îți trimit un detaliu”. Detaliul nu vine niciodată. Placa se toarnă.

După două luni inginerul de structură vede golul și întreabă cine l-a aprobat.

Șantierul a întrebat corect și la timp. Ce s-a pierdut a fost răspunsul, pentru că a venit la telefon. Solicitarea către proiectant, pe care restul lumii o numește RFI, există tocmai pentru cazuri ca acesta.

Ce este un RFI și când se deschide

Un RFI (Request for Information) este o întrebare scrisă, cu număr, dată, destinatar și termen, la care se așteaptă un răspuns scris. Cel mai des este deschis de antreprenor și primește răspuns de la proiectant, uneori de la client sau de la dirigenția de șantier.

Motivele se repetă de la un șantier la altul:

• două planșe se contrazic;
• lipsește o cotă, un nivel sau un detaliu;
• caietul de sarcini nu spune ce material sau ce clasă se cere;
• o situație găsită pe șantier nu corespunde proiectului (un cablu vechi, alt teren, un ax deplasat);
• materialul prevăzut nu poate fi livrat și se propune un înlocuitor.

Nu orice întrebare este un RFI. Dacă șeful de șantier întreabă un coleg unde sunt cheile de la baraca de șantier, rămâne o conversație. Testul este dacă răspunsul schimbă ce se va construi, cât va costa sau când va fi gata. Dacă schimbă oricare dintre cele trei, întrebarea se scrie.

Cum se scrie o întrebare la care se răspunde repede

Proiectantul lucrează la mai multe șantiere în același timp. O solicitare care îl obligă să deschidă patru planșe și să dea un telefon doar ca să înțeleagă ce se întreabă va aștepta. O întrebare bună conține patru lucruri.

Unde. Proiect, subobiect, etaj, ax, numărul planșei și revizia ei. „Cota plăcii +9.00, între axele 3-4 și B-C, planșa K-07” economisește primul telefon.

Ce vezi. Faptul, fără interpretare: „În planșa A-12 golul este de 60/80 cm, în K-07 este de 60/60 cm.” O fotografie din locație și o decupare din ambele planșe cu cota încercuită fac mai mult decât un paragraf de text.

Ce propui. Antreprenorul are de obicei o părere despre ce se poate executa. „Propunem 60/80 cu armătură suplimentară în jurul golului după detaliul standard” transformă întrebarea în ceva la care se poate răspunde cu „da”. Propunerea nu este obligatorie, dar aproape întotdeauna scurtează așteptarea.

Până când ai nevoie de răspuns și de ce. „Cofrajul plăcii începe pe 14, avem nevoie de răspuns până pe 12” este un termen pe care proiectantul îl poate încadra între toate celelalte. Toată lumea scrie „urgent”.

Este o bună practică să ții o singură întrebare pe solicitare. Cinci întrebări într-o scrisoare primesc trei răspunsuri, iar solicitarea rămâne deschisă din cauza celorlalte două.

De ce telefonul și chatul nu sunt de ajuns

La telefon răspunsul vine cel mai repede, dar după aceea nu mai există cum să-l dovedești. Un apel nu are dată și nu are text, iar peste o lună cele două părți și-l amintesc diferit.

Chatul pare mai bun pentru că lasă o urmă. Dar urma stă între fotografii de la prânz și întrebări despre o livrare de cărămizi. Un mesaj nu are stare, nu are termen și nu poate răspunde la întrebarea „care solicitări către inginerul de structură mai așteaptă”. Iar când cel care a condus grupul pleacă din firmă, istoricul pleacă odată cu telefonul lui.

Asta nu înseamnă să nu mai suni. Sună, convine, apoi scrie întrebarea și răspunsul în solicitare, cu numele celui care l-a dat. Durează două minute, iar după aceea, în loc de „mi-a spus el”, ai „iată ce a răspuns pe 12”.

RFI-ul, cartea de ordine și modificările de proiect

Această parte nu este consiliere juridică.

Răspunsul la o solicitare poate fi trei lucruri diferite. Uneori este o clarificare: proiectul era corect, trebuia doar citită o altă planșă. Alteori este o instrucțiune despre cum să se execute ceva. Și uneori este o modificare a proiectului.

Pentru al doilea și al treilea caz Bulgaria are o procedură. Conform art. 5 alin. (7) din Ordonanța nr. 3 din 31 iulie 2003 privind întocmirea actelor și protocoalelor în timpul construcției, instrucțiunile proiectantului, legate de drepturile sale de autor, pentru respectarea exactă a proiectului întocmit de el se consemnează în cartea de ordine și sunt obligatorii pentru ceilalți participanți la construcție. Iar conform art. 7 alin. (3) pct. 4 lit. „c” din aceeași ordonanță, cartea de ordine conține toate instrucțiunile și ordinele legate de execuția lucrărilor, precum și modificările neesențiale ale proiectelor aprobate, dispuse prin ordin al proiectantului.

În practică RFI-ul este documentul de lucru: conține întrebarea, propunerea, corespondența și răspunsul. Când răspunsul este o instrucțiune sau o modificare neesențială, proiectantul o consemnează în cartea de ordine, și abia atunci îi obligă pe toți de pe șantier. Un obicei bun este să pui numărul RFI-ului în înscrisul din cartea de ordine și să notezi în RFI data înscrisului. Astfel fiecare dintre cele două documente duce la celălalt.

Care modificare este neesențială decid proiectantul și dirigenția, nu antreprenorul. Dacă nu ești sigur în ce grup intră un răspuns, întreabă dirigenția înainte să-l execuți.

Un răspuns care schimbă cantități sau materiale schimbă și prețul. RFI-ul este atunci primul document din lanțul care duce la actul adițional, deci merită să consemnezi suma estimată și întârzierea estimată în ziua întrebării. În contractele FIDIC acest lanț este descris cel mai detaliat, cu o procedură explicită pentru modificări.

Cum se urmărește termenul de răspuns

O solicitare fără termen rămâne ușor fără răspuns. Termenul se numără înapoi: din ziua în care lucrarea din acel loc trebuie să înceapă se scad zilele pentru comandare și pregătire. Dacă contractul fixează un timp de răspuns pentru solicitări, scrie-l pe acela.

Un termen înseamnă ceva doar dacă cineva îl urmărește. De aceea fiecare solicitare are în firma ta o persoană responsabilă: ea face memento-uri, sună, închide întrebarea când răspunsul a fost executat. Această persoană nu este destinatarul. Destinatarul datorează răspunsul, responsabilul se asigură că este primit.

O dată pe săptămână, cel mai bine la ședința de șantier, parcurgeți solicitările deschise: care sunt întârziate, care țin lucrul pe loc și care au deja răspuns, dar nimeni nu le-a închis. O solicitare cu răspuns care rămâne deschisă face lista inutilă, pentru că nu mai arată ce așteaptă cu adevărat.

Când un răspuns întârzie și lucrul se oprește, consemnează asta și în raportul zilnic de șantier pentru ziua respectivă. Solicitarea arată când ai întrebat, raportul arată cât te-a costat așteptarea.

RFI-urile în Construction Team

În Construction Team solicitările sunt în secțiunea Teren, sub numele „RFI-uri”. Fiecare primește un număr format din codul proiectului: pentru un proiect cu codul LOZ ele sunt RFILOZ-001, RFILOZ-002 și mai departe.

Ce se completează. Obiectul, subiectul și întrebarea sunt obligatorii. Restul este opțional: subobiect, contract, prioritate, responsabil intern, destinatar extern și termen de răspuns. Nu există un câmp separat pentru propunere, ea se scrie în întrebare. Fotografiile și fișierele se atașează la solicitare, la creare sau după aceea.

Locul pe planșă. Dacă obiectul are planșe încărcate, solicitarea poate fi fixată în punctul exact de pe foaie. O solicitare poate sta pe mai multe planșe, ceea ce este la îndemână tocmai când întrebarea privește o nepotrivire între două dintre ele.

Stări. Sunt cinci: „Ciornă”, „Deschis”, „Cu răspuns”, „Închis” și „Anulat”. Cu „Trimite” o ciornă devine solicitare deschisă și se înregistrează data trimiterii. Când sosește un răspuns, se înregistrează cine l-a dat și când. Se poate edita doar în „Ciornă” și „Deschis”. După răspuns solicitarea este blocată, ca nimeni să nu rescrie întrebarea ca să se potrivească răspunsului. Doar o ciornă poate fi ștearsă, iar o solicitare nenecesară se anulează și rămâne în istoric.

Responsabil și destinatar. „Responsabil intern” este colegul care duce solicitarea. „Destinatar extern” este firma dintre partenerii tăi căreia îi este adresată întrebarea: proiectant, client, dirigenție.

Răspuns fără cont. Proiectantul de obicei nu are acces în sistemul tău. La „Trimite” îi poți trimite o invitație pe e-mail cu un link către o pagină care nu cere autentificare. Acolo vede întrebarea și fișierele atașate, scrie răspunsul și încarcă propriile fișiere. Un răspuns trimis schimbă starea în „Cu răspuns”, iar responsabilul intern primește o notificare. Linkul este valabil 90 de zile și poate fi revocat. Invitația funcționează dacă opțiunea „Permite accesul public pentru RFI-uri” este activată în setările firmei. Poți și să nu trimiți invitația și să duci solicitarea doar intern.

Două fire separate. „Discuție” este pentru colegi și nu iese niciodată în afară. „Corespondență” este cu destinatarul extern, iar el scrie în ea de pe aceeași pagină publică. Un răspuns în corespondență nu este un răspuns la solicitare și nu schimbă starea. Tot aici se consemnează un răspuns primit pe alt canal: bifezi opțiunea pentru înregistrarea unui răspuns primit telefonic sau pe e-mail și introduci numele celui care l-a dat. Acesta este locul pentru apelul telefonic de la începutul acestui articol.

Termen. O solicitare cu starea „Deschis” și cu termenul de răspuns depășit se consideră întârziată. Lista are un contor „Întârziate” și un filtru „Doar întârziate”, iar pentru un termen care se apropie și pentru unul depășit se trimite un memento.

Impact. Două comutatoare: „Impact asupra costurilor” cu o sumă estimată și „Impact asupra graficului” cu zile estimate de întârziere. Când solicitarea are impact asupra costului și este legată de un contract, pe ea apare butonul „Creează act adițional”. Acesta deschide un act adițional nou cu subiectul completat, o trimitere la numărul solicitării și o poziție pentru suma introdusă. Totul poate fi corectat înainte de salvare, iar după aceea solicitarea arată un link către actul adițional.

Risc. Dacă întrebarea este un simptom al unei probleme mai mari din proiect, „Înregistrează ca risc” o mută în registrul de riscuri cu subiectul, descrierea și impactul completate.

Lista se exportă în Excel, CSV și PDF conform filtrelor curente. Fișierul are și datele de trimitere și de răspuns, deci vezi cât a așteptat fiecare solicitare.

Mai multe despre modul găsești pe pagina despre RFI-uri.

Până unde ajunge

Sistemul nu scrie nimic în cartea de ordine. Cartea este pe hârtie, pe șantier, iar înscrisul în ea îl face proiectantul. În solicitare poți nota că a fost consemnat și când, de exemplu în discuție sau ca fotografie atașată a paginii din carte.

Termenul de răspuns îl stabilești tu. Sistemul nu știe ce scrie în contractul tău.

Și niciun program nu face proiectantul să răspundă. Îți dă o listă clară cu ce ai întrebat, când, pe cine și de câte zile aștepți.

De unde se începe

Pe următorul șantier stabiliți un singur lucru: fiecare întrebare către proiectant care schimbă lucrarea primește un număr. După primele zece solicitări vei avea o listă care se parcurge repede la ședința de șantier și vei ști care întrebări primesc răspuns într-o zi și care în trei săptămâni.

Articole conexe

• Cartea de ordine a șantierului - cine scrie în ea și ce
• Raportul zilnic de șantier - unde se consemnează staționările cât aștepți un răspuns
• Lista de defecte a șantierului - când detaliul neclar a fost deja executat greșit
• Managementul riscurilor în construcții - RFI-ul ca semn timpuriu al riscului de proiect
• Contractele FIDIC în construcții - cum ajung modificările în preț și în timp