Managementul riscurilor în construcții - cum se ține registrul de riscuri
Oricine a condus un șantier cunoaște discuția asta. Ceva a mers prost - livrarea de armătură a întârziat, la săpătură a apărut apă subterană, subantreprenorul n-a venit două săptămâni - și cineva spune: „Știam că se poate întâmpla." Adesea chiar știau. Doar că nimeni nu a notat, nimeni nu a decis ce e de făcut și nimeni nu s-a mai uitat la problemă până când a fost prea târziu.
Managementul riscurilor este încercarea ca această discuție să aibă loc înainte de problemă, nu după ea.
Ce este riscul în construcții
Riscul este ceva care încă nu s-a întâmplat, dar se poate întâmpla și, dacă se întâmplă, vă va costa ceva. Cel mai des costă bani sau timp, uneori calitate, iar în cel mai rău caz sănătatea oamenilor de pe șantier.
E util să separați două lucruri care în discuții se amestecă: de unde vine riscul și ce afectează. Sezonul ploios în timpul lucrărilor la acoperiș vine de la vreme, dar afectează termenul. O clauză neclară din contract vine din contract, dar afectează banii. Dacă ordonați riscurile după sursă, vedeți unde sunt punctele slabe ale firmei. Dacă le priviți după consecință, vedeți ce anume amenință șantierul.
Sursele tipice de risc pe un șantier sunt destul de constante:
- proiectul - erori, omisiuni, modificări în timpul execuției;
- terenul - condiții geologice neașteptate, apă subterană, rețele subterane existente;
- siguranța - lucru la înălțime, săpături, utilaje grele;
- execuția - greșeli tehnologice, materiale necorespunzătoare;
- oamenii și utilajele - lipsa muncitorilor, defecțiuni ale utilajelor;
- aprovizionarea - materiale întârziate sau scumpite;
- subantreprenorii - întârzieri, lipsă de capacitate, faliment;
- banii - plăți întârziate de la beneficiar, salturi de preț;
- contractul - dispute, penalități, modificări de obiect;
- vremea - ploaie, îngheț, vânt, caniculă;
- autorizațiile - avize și racordarea la rețele;
- vecinătatea - vecini, reclamații, trafic, zgomot și praf.
De ce să vă ocupați de asta
Firmele de construcții falimentează rar din cauza unei singure probleme mari. Mai des cauza este acumularea de lucruri mici și previzibile, fiecare mâncând câte puțin din profit. Pe cele mai multe dintre ele cineva de pe șantier le-a simțit din timp.
Registrul de riscuri nu prezice viitorul. Face trei lucruri mai modeste și mai utile. În primul rând, transformă o neliniște vagă într-o înregistrare concretă, cu nume și responsabil. În al doilea rând, vă obligă să reveniți regulat la risc, în loc să vă amintiți de el abia când s-a produs. Și în al treilea rând, lasă o urmă - când pe următorul șantier apare aceeași situație, aveți unde să vedeți ce a funcționat.
Mai există și un motiv mai prozaic. Tot mai mulți beneficiari, mai ales în achizițiile publice și la contractele FIDIC, se așteaptă ca antreprenorul să arate că își gestionează riscurile. Registrul este cea mai simplă dovadă.
Cum se evaluează un risc
Metoda cea mai răspândită, și pe deplin suficientă în practică, folosește două scale de la 1 la 5.
Probabilitatea - cât de probabil este să se întâmple:
| Punctaj | Descriere |
|---|---|
| 1 | Rar - sub 10% |
| 2 | Puțin probabil - între 10% și 30% |
| 3 | Posibil - între 30% și 50% |
| 4 | Probabil - între 50% și 80% |
| 5 | Aproape sigur - 80% și peste |
Impactul - cât de grav ar fi dacă s-ar întâmpla. Aici e important ca scala să fie descrisă cu praguri concrete, altfel fiecare evaluează „după ureche" și evaluările a doi oameni nu se pot compara. Pentru bani, de exemplu, pragurile pot fi raportate la valoarea contractată a lucrării: sub 1% este neglijabil, între 5% și 10% este mare, peste 10% este grav. Pentru siguranță scala merge de la „doar prim ajutor" până la „deces".
Când un risc afectează mai multe lucruri deodată, impactul se evaluează după cel mai grav dintre ele. Dacă întârzierea unei macarale înseamnă și o săptămână de întârziere, și pericol la manipularea manuală a sarcinilor, contează siguranța.
Produsul celor două punctaje dă nivelul riscului, de la 1 la 25:
- 1-4 - scăzut. Se urmărește, dar nu cere acțiuni speciale.
- 5-12 - mediu. Cere măsuri și un responsabil.
- 15-25 - ridicat. Cere atenție acum și revizuire regulată.
Așezate într-un tabel de cinci pe cinci, cu probabilitatea pe o axă și impactul pe cealaltă, riscurile formează matricea riscurilor. Este cel mai rapid mod de a vedea dintr-o privire starea șantierului: câte lucruri stau în colțul roșu și dacă acesta se umple sau se golește.
Ce se face cu un risc
Evaluarea în sine nu schimbă nimic. Ceea ce reduce riscul sunt măsurile: acțiuni concrete, cu executant și termen. „Să fim atenți la săpătură" nu este o măsură. „Topograful să ridice rețelele existente până vineri" este o măsură.
Un risc trece prin mai multe stări. Este înregistrat, apoi evaluat, apoi pe el se derulează măsuri. La final există două ieșiri. Fie pericolul trece și riscul se închide, fie se produce și riscul este materializat. Al doilea caz nu înseamnă eșecul registrului. Tocmai atunci ce s-a notat are cea mai mare valoare, pentru că măsurile sunt deja stabilite și oamenii știu ce au de făcut.
Cel mai important lucru din tot procesul este revizuirea regulată. Un risc evaluat o dată la începutul lucrării și apoi uitat este aproape la fel de inutil ca unul care nici nu a fost notat. Împrejurările se schimbă: săpătura se termină, furnizorul se schimbă, vine iarna. E bine ca un risc să fie privit cu atât mai des cu cât este mai ridicat.
Cum funcționează registrul de riscuri în Construction Team
În Construction Team registrul de riscuri se află în secțiunea „Șantier" și în tabul „Riscuri" al fiecărui obiectiv. Iată cum arată în practică ce am descris mai sus.
ConstructionTeamCăutați documente, contrapărți, contracte...⌘KNou din fișier18ADAdministrator Demo
Registrul de riscuri
Șantier / Riscuri
Rezumat pe obiect
Toate riscurile de pe obiecte, într-un singur loc. Rezumatul de sus vă arată unde să priviți mai întâi: riscurile ridicate active, revizuirile restante și cele încă neevaluate.
Înregistrarea
Cu butonul „Risc nou" completați denumirea („Ce se poate întâmpla?"), obiectivul și categoria. Categoriile sunt cele douăsprezece surse din lista de mai sus plus „Altele", iar lângă fiecare există o scurtă explicație a ceea ce cuprinde. Opțional adăugați o descriere, locul de pe șantier (de exemplu „Secțiunea B, et. 3") și bifați ce afectează riscul: cost, termen, calitate sau siguranță. Fiecare risc primește un număr de forma RSK cu codul obiectivului, astfel încât în ședința operativă se poate discuta despre o înregistrare anume.
Riscurile se nasc rar la birou. De obicei apar din altceva: o solicitare de clarificare către proiectant, un defect, o ședință sau o înregistrare în jurnalul de șantier. De aceea în aceste patru tipuri de înregistrări există butonul „Înregistrează ca risc". El deschide formularul cu câmpurile completate din sursă, iar apoi riscul rămâne legat de înregistrarea din care a pornit. Deschizând defectul, vedeți și riscurile înregistrate din el.
Evaluarea
Butonul „Evaluează" deschide probabilitatea și impactul. Dacă nu ați bifat ce afectează riscul, sistemul nu vă lasă să îl evaluați, pentru că fără asta nu e clar pe ce scală se măsoară impactul. Lângă câmpuri există „Definițiile scalelor", cu pragurile pentru fiecare dimensiune, ca toată lumea să evalueze în același fel.
Nivelul riscului se calculează singur, iar riscul primește o culoare: verde, galben sau roșu, iar cele neevaluate sunt gri. La fiecare evaluare puteți lăsa o notă despre ce s-a discutat.
Responsabilul și măsurile
Fiecare risc poate avea un responsabil de risc - omul care îl urmărește. Acesta primește o notificare când este desemnat.
Măsurile se adaugă una câte una. Fiecare are descriere, termen și executant. Executantul poate fi un coleg sau pur și simplu un nume, de exemplu un subantreprenor care nu are cont în sistem. Când măsurile încep efectiv, riscul se marchează ca „Măsuri în desfășurare". Măsurile depășite se văd imediat.
Revizuirea și memento-urile
Fiecare risc are o dată pentru următoarea revizuire, pe care sistemul o propune singur în funcție de nivel: ridicat după 7 zile, mediu după 14, scăzut după 30. Cele neevaluate se revizuiesc în cel mult o săptămână, ca să nu rămână la nesfârșit fără evaluare. Data se poate schimba manual, dacă știți mai bine.
Când se apropie revizuirea, responsabilul primește un memento. Dacă nu există responsabil sau acesta nu mai este în firmă, memento-ul nu dispare, ci ajunge la altă persoană cu acces la riscuri. La fel e și pentru termenele măsurilor.
Dacă v-ați uitat la risc și nimic nu s-a schimbat, butonul „Revizuit, fără modificări" înregistrează revizuirea și mută data următoare. În listă puteți selecta mai multe riscuri deodată și le puteți confirma împreună, ceea ce economisește timp la ședința operativă săptămânală.
Închiderea și materializarea
Riscul se închide cu o scurtă notă despre motiv, de exemplu „Săpăturile s-au terminat fără alunecări". Măsurile deschise pe el se anulează, iar memento-urile se opresc.
Dacă riscul se produce, îl marcați ca materializat, cu dată și descrierea consecințelor. Revizuirea se oprește, dar măsurile rămân ca acțiuni de răspuns și continuă să trimită memento-uri. Consecințele pot fi completate mai târziu, când costurile și întârzierile reale devin clare. Dacă ați închis un risc prea devreme, îl puteți redeschide.
Fiecare evaluare, fiecare revizuire și fiecare schimbare de stare rămân în istoricul riscului. Astfel, după luni de zile se vede nu doar unde este riscul acum, ci și cum a ajuns acolo.
Imaginea de ansamblu
Lista de riscuri se filtrează după obiectiv, categorie, stare, nivelul riscului, responsabil și revizuire depășită. La nivel de obiectiv există o matrice a riscurilor de cinci pe cinci: faceți clic pe o celulă și vedeți exact ce riscuri stau în ea. Lângă ea este un rezumat cu cele trei cifre care merită atenție - riscuri ridicate active, revizuiri depășite și riscuri neevaluate.
Registrul poate fi descărcat ca PDF sau Excel, cu filtrele și ordonarea alese în listă. În PDF, lângă fiecare risc apar evaluarea inițială și cea curentă, așa că se vede dacă măsurile au funcționat. E util pentru un raport sau pentru o discuție cu beneficiarul.
Ce rămâne în grija dumneavoastră
Sistemul nu știe ce riscuri există pe șantierul dumneavoastră. Nu poate aprecia dacă subantreprenorul se va descurca, nici cât de probabil este ca primăria să întârzie avizarea. Păstrează ce s-a notat, amintește și arată imaginea de ansamblu, dar gândirea rămâne a oamenilor care cunosc șantierul.
Nu vă așteptați nici ca registrul să fie complet din prima zi. Un început bun sunt cinci-șase riscuri pe care echipa oricum le discută la fiecare ședință operativă. Când revizuirea devine obicei, lista crește singură.
De unde să începeți
- Strângeți la aceeași masă șeful de șantier, responsabilul tehnic cu execuția și omul de la aprovizionare.
- Fiecare spune cele trei lucruri care îl îngrijorează cel mai mult pe acest șantier.
- Notați-le ca riscuri, evaluați-le și puneți un responsabil pe fiecare.
- Pentru fiecare risc ridicat notați cel puțin o măsură cu termen.
- Puneți revizuirea riscurilor ca punct permanent în ședința operativă săptămânală.
E suficient. Metodele complicate își au locul la proiectele mari, dar pe cele mai multe șantiere diferența nu o face metoda, ci faptul că cineva chiar revine la listă.
Articole asociate
Întrebări frecvente
Ce este registrul de riscuri în construcții?
Registrul de riscuri este lista lucrurilor care se pot întâmpla pe șantier și care pot costa bani, timp, calitate sau siguranță. Pentru fiecare risc se notează de unde vine, cât de probabil este, cât de greu ar lovi, cine răspunde de el și ce măsuri se iau. Rostul lui este ca riscul să fie vizibil și revizuit regulat, nu ținut minte de un singur om.
Cum se evaluează un risc?
Cel mai răspândit mod este cu două scale de la 1 la 5: probabilitate și impact. Produsul lor dă nivelul riscului, de la 1 la 25. De obicei 1-4 înseamnă risc scăzut, 5-12 mediu, iar 15-25 ridicat. Impactul se evaluează după cea mai gravă consecință - dacă riscul afectează și termenul, și siguranța, contează cea mai gravă dintre ele.
Cât de des trebuie revizuite riscurile?
Cu cât riscul e mai serios, cu atât mai des. O practică rezonabilă este ca riscurile ridicate să fie revizuite în fiecare săptămână, cele medii la două săptămâni, iar cele scăzute o dată pe lună. Riscurile nou înregistrate și încă neevaluate trebuie și ele privite în cel mult o săptămână.
Care este diferența dintre un risc închis și unul materializat?
Un risc închis nu se mai poate produce - de exemplu, săpăturile s-au terminat fără alunecări. Un risc materializat s-a produs și a devenit o problemă: se notează data și consecințele, iar măsurile continuă ca acțiuni de răspuns. Ambele rămân în istoric, pentru că din ele învață următorul șantier.
E nevoie de un software dedicat pentru managementul riscurilor?
Nu neapărat. Un șantier mic poate fi ținut și într-un tabel. Problema tabelului este că nimeni nu îți amintește când e timpul pentru revizuire, măsurile nu au termene și executanți, iar istoricul evaluărilor se pierde la fiecare editare. Software-ul ajută cel mai mult acolo unde riscurile sunt multe și responsabilii sunt oameni diferiți.