De la nevoia de pe șantier până la marfa livrată și facturată: cereri de materiale cu aprobare, comenzi de achiziție trimise automat prin e-mail cu PDF, recepție de marfă și potrivire triplă a cantităților comandate, livrate și facturate.
Cereri prin telefon, comenzi în Excel, facturi fără legătură cu livrarea - asta este realitatea fără software specializat de aprovizionare. Lanțul cerere-comandă-livrare-factură schimbă regulile.
Șantierul cere material verbal sau prin telefon, fără nicio evidență. O cerere de materiale păstrează cine a cerut, când și de ce - înainte să cheltuiți ceva.
O comandă de achiziție pleacă prin e-mail fără aprobare și fără legătură cu o nevoie reală. O cerere cu flux de aprobare previne achizițiile făcute „după ureche”.
Factura sosește și nimeni nu o verifică față de ce a fost comandat și livrat. Potrivirea triplă compară cantitatea comandată, livrată și facturată pentru fiecare linie - înainte de plată.
O cerere este acoperită cu o comandă nouă, deși materialul este deja în stoc. Acoperirea automată rezervă ce există deja, înainte de a propune o comandă.
Construction Team leagă șantierul, depozitul și contabilitatea într-un singur lanț.
Șeful de șantier solicită articole și cantități - fără prețuri. Cererea trece printr-un flux de aprobare opțional și arată acoperirea în timp real.
Comanda conține furnizorul, prețurile, valuta, depozitul de livrare și termenul de livrare. Se creează din cereri aprobate - păstrând legătura cu nevoia - sau direct, manual.
Un singur clic generează un PDF al comenzii și îl trimite pe adresa înregistrată a furnizorului. Statusul trece pe „Trimisă” - redeschiderea nu mai trimite un al doilea e-mail.
Sistemul rezervă stocul disponibil înainte de a propune o comandă pentru rest. Acoperirea se recalculează la fiecare modificare - rezervare, comandă, livrare.
Livrarea creează o mișcare de stoc precompletată cu cantitățile și prețurile rămase din comandă. Cantitățile primite se acumulează pe linie - mai multe livrări parțiale sunt normale.
Asocierea unei facturi de intrare cu comanda repartizează sumele pe articol, crește cantitatea facturată și trece comanda pe „Finalizată” la facturarea completă - exact o singură notă contabilă, fără dublare.
Patru pași de la nevoie la factura plătită:
Șantierul creează o cerere de materiale cu articole și cantități. Un aprobator o validează - sau aprobarea este dezactivată din setări pentru firmele mai mici.
Stocul disponibil se rezervă automat. Pentru rest, creați o comandă către un furnizor - cu prețuri, valută și termen de livrare - direct din cererea aprobată.
Comanda este trimisă prin e-mail cu un PDF. Când marfa ajunge, o recepționați pe baza comenzii - cantitățile primite se acumulează pe linie.
Asociați factura furnizorului cu comanda. Sistemul potrivește cantitățile comandate, livrate și facturate și trece comanda pe „Finalizată” la potrivire completă.
Potrivit pentru orice firmă de construcții cu achiziții active:
Solicită ce are nevoie șantierul, fără să se ocupe de prețuri sau furnizori. Vede statusul cererii până la livrarea efectivă.
Lucrează din filtrul Așteaptă comandă - nevoi aprobate fără comandă încă. Alege furnizorul, prețul și termenul din nomenclator.
Potrivirea triplă scoate la iveală diferențele de cantitate și preț înainte de plată. Exact o singură notă contabilă pentru livrare și factură - fără dublare.
Trasabilitate completă - ce nevoie a dus la ce comandă și ce factură. Control asupra costurilor pe șantier.
De ce software-ul specializat înlocuiește cererile și comenzile manuale:
| Funcționalitate | Excel + e-mail | Construction Team |
|---|---|---|
| Cerere de pe șantier | Apel telefonic sau mesaj | Document cu aprobare și istoric |
| Acoperire din stoc | Verificare manuală a stocului | Rezervare automată înainte de comandă |
| Comandă către furnizor | Șablon Word/Excel, e-mail manual | PDF generat și trimis automat |
| Livrare | Notă într-un caiet | Recepție de marfă pe baza comenzii, pe linie |
| Potrivire cu factura | Comparație manuală | Potrivire triplă comandat/livrat/facturat |
| Notă contabilă | Risc de înregistrare dublă | Exact o singură notă, fără dublare |
| Trasabilitate | Nicio legătură între cerere, comandă și factură | Lanț complet de la nevoie la plată |
Da. O comandă de achiziție se poate crea direct, fără cerere - potrivit pentru achiziții mici sau urgente. Legătura cu o cerere este pentru trasabilitate, nu este obligatorie.
O cerere trece din Ciornă în Trimisă și apoi în Aprobată. Dacă firma dezactivează aprobarea obligatorie din setări, o cerere trimisă este aprobată automat.
Acoperirea este suma stocului rezervat și a cantității din comenzile active, limitată la cantitatea cerută. Nu înseamnă că materialul este fizic pe șantier - eliberarea efectivă rămâne o operațiune de depozit.
Pentru fiecare linie a comenzii, sistemul compară cantitatea comandată, livrată și facturată, plus prețul din comandă față de prețul din factură. Diferențele apar ca avertismente - nu blochează nimic, ci semnalează liniile care merită verificate înainte de plată.
Surplusul este acceptat și marcat drept livrare peste comandă. Acoperirea cererii nu depășește niciodată cantitatea solicitată.
Exact o singură dată. Dacă factura sosește prima, mișcarea de livrare nu înregistrează nicio notă. Dacă livrarea este prima, nota ei se stornează la asocierea facturii - fără dublare.
Da, atât timp cât sunt către același furnizor. Fiecare linie păstrează legătura cu linia sa din cerere, astfel încât livrarea actualizează cererea exactă - chiar și atunci când două cereri solicită același articol pentru șantiere diferite.
Probă gratuită de 14 zile. Fără card de credit.
Înregistrează-te gratuit