Software pentru managementul unei firme de construcții - beneficiile unui sistem conectat

Majoritatea firmelor de construcții nu pornesc cu un singur sistem. Pornesc cu Excel pentru cantități, Word pentru contracte, un program de contabilitate pentru facturi, Viber pentru șantier și un dosar în cloud pentru planșe. Fiecare dintre aceste programe își face treaba. Problema este între ele.

Articolul de față arată ce se schimbă când softwarele de management pentru firme de construcții acoperă toate procesele, de la ofertă la depozit, când merită cu adevărat și la ce să te uiți când alegi programul cu care vei lucra următorii ani.

Unde se pierd banii și nervii

Închipuie-ți o lună obișnuită. Oferta este într-un fișier, iar când o câștigi, cineva o retranscrie într-un contract. Certificatele de plată se fac din contract, facturile din certificate, iar facturile ajung la contabil. La fiecare pas datele se introduc din nou, iar fiecare introducere este o șansă de greșeală.

Greșelile se văd rar pe loc. Prețul unei poziții diferă între ofertă și certificat. Cantitatea din certificat are un zero în plus. Factura a fost emisă pentru o versiune veche a sumei. Afli la sfârșitul lunii, când trebuie să reconciliezi, sau mai rău, când observă primul clientul.

Se pierde și timp de lucru. Cine pregătește raportul lunar petrece două zile adunând cifre din fișiere diferite și lipindu-le într-un singur tabel. Nu mai rămâne nicio oră pentru analiză.

Ce ar trebui să acopere un software pentru o firmă de construcții

Cu cât acoperirea este mai completă, cu atât se reintroduc mai puține date. Pentru o firmă de construcții, asta înseamnă de obicei:

• oferte și licitații, împreună cu situațiile de lucrări atașate lor;
• contracte cu clienți și subcontractanți, inclusiv avansuri și reținerea de garanție;
• certificate de plată legate de contract;
• facturi, cheltuieli, plăți și conturi bancare;
• stocuri, materiale și transferuri între șantiere;
• lucrul pe șantier: rapoarte zilnice, grafice, defecte, planșe;
• rapoarte și analize pe proiect, contract și firmă.

Nu trebuie să începi cu toate. Important este ca programul să le poată conecta când vine rândul lor.

Beneficiile software-ului de construcții all-in-one

Beneficiile nu stau în numărul de module, ci în felul în care sunt conectate. Iată ce se schimbă în practică.

Datele se introduc o singură dată. O poziție din ofertă devine poziție în contract, apoi în certificat și în factură. Nimeni nu o retranscrie, deci nu are de unde să apară o diferență.

Apoi vine ceva aproape imposibil în sistemele risipite: poți răspunde într-un minut la întrebarea „cât a mai rămas pe acest contract”. Știi valoarea contractului, ce a fost certificat, ce a fost facturat și ce a fost plătit. Nu trebuie să suni pe nimeni.

Controlul costurilor devine real. Când costurile de șantier se înregistrează în momentul în care apar, vezi o depășire cât mai poți face ceva. În tabele separate o vezi când e prea târziu, vezi și cum controlezi costurile unui șantier.

Și drepturile de acces sunt în ordine. În Excel oricine are acces la fișier poate schimba orice. Într-un singur sistem contabilul vede facturile, șeful de șantier își vede șantierul, iar subcontractantul vede doar ce îl privește. Fiecare modificare lasă o urmă: cine a schimbat ce și când.

Nu în ultimul rând, munca nu depinde de o singură persoană. Dacă prețurile și cantitățile se află doar în tabelul personal al unui coleg, iar el este în concediu sau bolnav, certificatele lui așteaptă. Când sunt în sistem, altcineva cu drepturile potrivite le finalizează.

Ce nu primești

Este corect să spunem și contrariul. Un singur sistem nu repară un proces neclar. Dacă nimeni din firmă nu știe cine aprobă certificatele, programul doar va face întrebarea mai vizibilă. De aceea introducerea lui este un moment bun pentru a pune în ordine regulile, nu doar pentru a schimba instrumentul.

Un singur sistem, adică ERP pentru construcții sau o platformă specializată pentru construcții, nici nu este necesar tuturor. O firmă cu un singur șantier, două persoane și o ofertă simplă se poate descurca cu un tabel, așa cum arată comparația Construction Team și Excel. Problemele încep cu al doilea și al treilea șantier simultan, cu mai mulți oameni în echipă și cu clienți care vor rapoarte precise.

Când este momentul

Câteva semne că instrumentele risipite te costă deja mai mult decât crezi:

• un raport pentru un proiect înseamnă deschiderea a mai mult de trei fișiere;
• sumele din certificat și din factură diferă și nimeni nu știe care este cea corectă;
• nu poți spune repede cât ai plătit unui subcontractant;
• un coleg nou are nevoie de săptămâni ca să se pună la curent, pentru că totul este „în capul cuiva”;
• la sfârșitul lunii cineva rămâne peste program ca să adune raportul.

Dacă te regăsești în două sau trei dintre ele, merită să te uiți la un singur sistem. Dacă nu te regăsești în niciuna, probabil că încă nu ai nevoie de unul.

Cum alegi software pentru managementul proiectelor de construcții

Aici este cel mai ușor să greșești, pentru că fiecare demonstrație pare convingătoare. Iată ce merită comparat.

În primul rând, legătura dintre documente (oferte, contracte, situații de lucrări, certificate, facturi). Întreabă cum ajungi de la ofertă la certificat și la factură. Dacă răspunsul este „exporți și imporți”, legătura nu este integrată. Vrei să vezi întregul lanț făcut pentru un contract real.

În al doilea rând, logica de construcții. Un program general de facturare nu știe ce este un certificat de plată intermediar, o situație de lucrări sau reținerea de garanție. Dacă trebuie să le simulezi cu documente obișnuite, te vei lupta zilnic cu programul. Verifică dacă documentele sunt cele pe care le folosești de fapt.

În al treilea rând, rolurile și drepturile. Cine vede și schimbă ce, și dacă există un jurnal al modificărilor. Contează mai ales dacă lucrezi cu subcontractanți.

În al patrulea rând, lucrul de pe șantier. Dacă șeful de șantier nu poate deschide datele de pe telefon, va continua să le scrie pe Viber, iar sistemul va rămâne în urma realității.

În al cincilea rând, cum pleci. Poți să-ți exporți datele într-un format comod? O firmă care nu poate pleca este ostatică și prețului, și condițiilor.

În al șaselea rând, cât de repede începi. Sistemele care cer luni de implementare și consultanți costă adesea mai mult la configurare decât un an de folosire. Cere timpul real până la primul document, nu până la „implementarea completă”. Mai multe despre tipurile de sisteme și compromisurile lor găsești în prezentarea software-ului de construcții.

Cum începi fără să oprești lucrul

Cea mai frecventă greșeală este încercarea de a trece totul deodată. Echipa se încarcă prea tare, iar primele dificultăți ucid dorința de schimbare.

Este mai bine să alegi un proces și un șantier nou. Începe acolo unde doare cel mai tare, de obicei situațiile de lucrări și ofertele, sau certificatele și facturile. Lasă echipa să lucreze așa o lună-două, până se obișnuiește și vezi clar beneficiul. Apoi adaugi depozitul, lucrul pe șantier și rapoartele financiare. O imagine mai largă a acestui drum găsești în ghidul pentru digitalizarea unei firme de construcții.

Proiectele vechi nu trebuie mutate. Ele se termină în vechiul mod, iar cele noi rulează în sistem.

Cum alegi software pentru managementul construcțiilor: pe scurt

Un software conectat pentru managementul proiectelor de construcții nu face firma mai mare. O face mai bine organizată: toți știu unde este informația, sumele sunt aceleași peste tot, iar proprietarul vede starea afacerii fără să întrebe. Alege după dacă documentele sunt legate între ele, dacă programul înțelege construcțiile și dacă echipa ta îl va folosi cu adevărat, nu după lungimea listei de funcții.

Dacă vrei să vezi cum arată asta într-o firmă de construcții, Construction Team acoperă procesele de la ofertă la depozit și șantier într-un singur loc. Poți începe cu un cont gratuit și poți încerca un proiect real.