Managementul unui șantier: ce se înregistrează pe teren și cine ține evidența

Pe un șantier obișnuit se întâmplă într-o zi cel puțin șase lucruri pe care cineva va vrea mai târziu să le dovedească: ce s-a lucrat, câți oameni au lucrat, ce s-a stricat, ce i s-a cerut proiectantului, cine a aprobat materialul și ce s-a hotărât la ședința de șantier. De regulă fiecare se află în alt loc: un carnet la șeful de șantier, un tabel la pontator, un chat cu subcontractorii, un e-mail la proiectant. Când discuția ajunge la întârzieri sau la lucrări suplimentare, evidența trebuie adunată din patru locuri, iar o parte din ea lipsește.

În fiecare zi: raportul zilnic și fotografiile

Există un singur raport zilnic pe proiect pe zi, iar sistemul nu permite al doilea pentru aceeași dată. Conține vremea, echipele, materialele, utilajele și lucrările executate, iar la nevoie și staționările cu motivele lor. Raportul trece prin trei stări: ciornă, trimis, aprobat. Un raport aprobat nu mai poate fi modificat, deci o înregistrare din martie nu poate fi corectată în mai.

O linie de utilaj poate fi legată de o mașină din registru. Orele din raport se numără atunci și ca utilizare a mașinii respective, fără a fi introduse de două ori. Ce intră exact în înregistrarea zilnică și de ce se explică în articolul despre raportul zilnic de șantier. Cartea de ordine (zapovedna kniga, registrul oficial de șantier cerut în Bulgaria) este un alt document, cu un articol separat.

Fiecare înregistrare de teren (raport zilnic, defect, RFI, inspecție) are o secțiune „Fotografii”. Fișierele din telefon sunt reduse la o dimensiune rezonabilă înainte de încărcare, iar fotografiile HEIC de pe iPhone sunt convertite în JPEG. Fără semnal, fotografiile așteaptă într-o coadă pe dispozitiv și se încarcă când revine conexiunea și aplicația este deschisă. Coada este doar pentru fotografii: tot restul din înregistrare cere conexiune.

Mai multe despre modul: rapoarte zilnice.

În fiecare săptămână: ore și rapoarte de lucru

Munca se raportează pe săptămâni, de luni până duminică. Fiecare angajat completează orele pe proiect și pe sarcină și trimite săptămâna spre aprobare. Cei cu drept de aprobare primesc o notificare și fie acceptă săptămâna, fie o returnează cu un motiv. O săptămână trimisă și una aprobată sunt blocate, deci orele nu se mai schimbă după aprobare.

Unde munca se plătește în acord, există un tip separat de raport: cantități față de un șablon de activități. Muncitorul vede doar tariful său, nu și prețul de vânzare, iar cel care aprobă vede, înainte de a decide, cât s-a aprobat deja pentru aceeași activitate pe proiect. Din rapoartele aprobate se poate întocmi un proces verbal în ciornă pentru client. Cum se calculează această muncă este explicat în articolul despre urmărirea muncii pe șantier, iar modulul are o pagină despre pontaje.

Când apare o problemă: defecte, RFI și avizări

Defecte. Fiecare defect este o înregistrare cu un număr format din codul proiectului, o locație (scară, etaj, cameră), un responsabil din firmă, un executant dintre subcontractori și un termen. Trece prin „Deschis”, „În lucru”, „Gata de verificare” și „Închis”, iar lucrarea respinsă se întoarce la refacere. Un defect închis poate fi redeschis. Lista dintr-un tur de verificare poate fi importată din Excel, în loc să fie introdusă rând cu rând. Noaptea, sistemul trimite memento-uri pentru defectele al căror termen se apropie sau a trecut. Detaliile sunt în articolul despre lista de defecte și pe pagina modulului.

Solicitări de informații către proiectant (RFI). O întrebare trece prin ciornă, „Deschis”, „Cu răspuns” și „Închis”, iar o solicitare inutilă poate fi anulată. Un RFI poate purta și un impact asupra costului și a termenului. Astfel răspunsul proiectantului nu rămâne în căsuța de e-mail a cuiva. Mai multe sunt în articolul despre RFI și pe pagina modulului.

Avizări. Materialele și mostrele care cer aprobarea proiectantului sau a clientului au propria înregistrare. Decizia este „aprobată”, „aprobată cu observații”, „de revizuit și retrimis” sau „respinsă”. La o retrimitere, revizia primește un sufix numeric „-R1”, „-R2” și așa mai departe, iar versiunea veche rămâne în istoric. Modulul are o pagină despre avizări.

Periodic: inspecții, ședințe, utilaje

Inspecții. Lista de verificare se face o dată ca șablon, iar inspecțiile se creează din ea. O inspecție trece prin „programată”, „în desfășurare”, „finalizată” și „închisă”, dar nu poate fi finalizată cât timp un punct rămâne fără notă. Rezultatul este procentul de puncte trecute, iar pentru fiecare punct picat sistemul creează singur un defect în lista de defecte. Pagina modulului: inspecții.

Ședințe. Se înregistrează ordinea de zi, participanții și procesul-verbal al ședinței. Deciziile din proces-verbal pot fi transformate într-o singură acțiune în sarcini de proiect, ca să nu rămână doar în text. Pagina modulului: ședințe.

Utilaje. Registrul conține mașini și echipamente cu starea „disponibil”, „pe șantier”, „în reparație” sau „scos din uz”. O mașină nu poate fi alocată simultan la două proiecte, iar o mașină aflată pe un proiect nu poate fi ștearsă. Pagina modulului: utilaje.

Planșe

O planșă se încarcă ca PDF sau imagine și pe ea se pun pini: la un defect, o sarcină, un RFI sau o notă. O versiune nouă a planșei nu pierde pinii deja puși. În practică un defect nu este „în apartamentul 12, undeva lângă baie”, ci un punct pe plan, la care se întoarce oricine deschide înregistrarea. Mai mult: planșe.

Cum se leagă totul

Înregistrările se atașează una de alta, deci nimic nu se introduce de două ori. O inspecție picată produce defecte. O decizie dintr-o ședință devine o sarcină. Orele din raportul zilnic intră în utilizarea mașinii. Un defect sau un RFI poate purta un cost și o întârziere, iar managerul de proiect le vede. Fiecare înregistrare este legată de proiect și de subobiect (scară, etaj, apartament) și permite discuții, fotografii și un istoric al modificărilor, care arată cine a schimbat ce și când.

Riscurile se țin separat, într-un registru de riscuri: cum se face este descris în articolul despre managementul riscurilor în construcții.

De unde se începe

Cu raportul zilnic și lista de defecte. Se folosesc în fiecare zi, iar la următoarea dispută există deja ceva de arătat. Pontajele, inspecțiile și RFI-urile se adaugă după ce echipa s-a obișnuit să înregistreze.