Evidența muncii pe șantier - de la foaia de prezență la prețul de cost

La sfârșitul lunii foaia de prezență spune că Georgi a lucrat 22 de zile de câte 8 ore. Este suficient ca să i se calculeze salariul. Nu spune pe care dintre cele trei șantiere a fost și nici dacă a zidit sau a descărcat camioane. Iar aceste două răspunsuri decid dacă șantierul câștigă sau pierde pe muncă.

Mai jos este ce trebuie înregistrat, cine ar trebui să o facă și cum devin înregistrările o cifră care se poate compara cu oferta.

De ce orele pe proiect înseamnă mai mult decât o foaie de salarizare

Munca este singurul cost mare al șantierului care vine fără factură. Materialele sosesc cu un document, la fel utilajele închiriate. Muncitorii proprii sunt plătiți printr-un singur stat de plată pentru toată firma, iar dacă nimeni nu a notat cine unde a fost, costul rămâne nealocat.

O evidență pe proiect și pe tip de lucrare face trei lucruri.

Primul este prețul de cost. Când știi că în proiect au intrat 640 de ore de zidărie, nu „niște oameni două săptămâni”, poți înmulți orele cu costul unei ore și obține costul cu munca pentru lucrarea respectivă. Ce intră în costul complet al muncii și restul calculului sunt explicate în articolul despre prețul de cost în construcții.

Al doilea este compararea cu oferta. Fiecare preț unitar are în el o anumită cantitate de muncă prevăzută. Luăm niște cifre orientative: pentru 400 m2 de zidărie ai prevăzut 1,2 ore pe metru pătrat, în total 480 de ore. Dacă pe șantier au intrat 640, diferența este de 160 de ore. La 12 € pe oră, asta înseamnă 1.920 € numai la acest articol. Fără o evidență pe tip de lucrare ai vedea doar că salariile pe lună sunt „puțin mai mari decât se aștepta”.

Al treilea este raportarea către client. Când lucrezi cu tarif orar sau când clientul contestă lucrări suplimentare, o evidență a cine ce a făcut și când este dovada ta. Oamenii și orele înregistrate pe zile stau și la baza controlului costurilor și a discuției când se prețuiește următoarea ofertă.

Ce se înregistrează

Patru lucruri. Oamenii nu vor completa mai mult de atât.

• Cine. O persoană anume, nu „echipa lui Ion”. Dacă înregistrezi pe echipă, măcar numărul de oameni pe zi să fie exact.
• Unde. Proiectul. Când o persoană a fost dimineața pe un șantier și după-amiaza pe altul, sunt două înregistrări.
• Cât. Orele zilei, cu orele suplimentare ținute separat de cele normale. Unite într-un singur număr, ascund atât costul mai mare al muncii, cât și motivul lui.
• Ce lucrare. Aceasta este partea care lipsește cel mai des. Nu trebuie să cobori până la un articol din deviz. Este suficientă o defalcare care corespunde felului în care prețuiești: cofraje, armături, zidărie, tencuieli, lucrări generale.

Ultimul punct cere puțină pregătire la începutul șantierului: stabilește din timp o listă scurtă de tipuri de lucrări. Dacă dai oamenilor patruzeci de variante, o aleg pe prima.

Cine completează și când

Sunt două căi. În prima, fiecare își completează orele. Evidența este mai exactă, pentru că omul își ține minte ziua, dar toți au nevoie de acces la sistem și de obiceiul de a-l deschide. În a doua, șeful de echipă sau șeful de șantier completează pentru toți. Există o singură evidență și este ordonată, dar depinde de memoria și de timpul unei singure persoane, care are deja destule de făcut.

Pentru amândouă se aplică două condiții: se completează în fiecare zi, nu vineri după-amiază pentru toată săptămâna, și este aprobată de altcineva care cunoaște șantierul și poate spune „miercuri a plouat și nu ai făcut cofraje”.

Ce merge prost cu hârtia

Un formular pe hârtie nu este rău în sine. Problemele vin din drumul lui până la birou.

Ajunge târziu. Foaia stă în baraca de șantier până la sfârșitul săptămânii sau al lunii și ajunge la birou când nu se mai poate corecta nimic. Dacă zidăria depășește cu o treime ce era prevăzut, vrei să afli în a doua săptămână, nu după ultimul stat de plată.

Nu se poate citi. Cineva de la birou retranscrie în Excel un scris făcut pe genunchi, iar fiecare retranscriere adaugă greșeli.

Se completează din ochi. Când formularul se scrie după fapt, fiecare celulă spune 8. Orele ies egale, orele suplimentare dispar, iar tipul de lucrare este ce a fost ultimul.

Și, în sfârșit, nu se adună. Chiar și foile exacte rămân foi separate. Ca să vezi orele pe proiect pe lună, cineva trebuie să le însumeze de mână.

Ce cere legea și ce nu cere

O evidență pe proiect este un instrument de management. Nu înlocuiește documentele pe care angajatorul le ține conform dreptului muncii, și este mai bine să nu le confunzi. Iată ce spun în Bulgaria Codul muncii (CM) și Ordonanța privind timpul de muncă, pauzele și concediile (OTMPC).

• Conform art. 142 alin. (1) CM, timpul de muncă se calculează în zile lucrătoare, zi cu zi. Alineatul 2 permite angajatorului să introducă un calcul sumat în modul stabilit printr-o ordonanță a Consiliului de Miniștri, iar conform alineatului 3 perioada pentru acesta este de la 1 la 4 luni.
• Unde se aplică calculul sumat, angajatorul aprobă grafice nominale de lucru pentru întreaga perioadă și le păstrează cel puțin 3 ani după încheierea ei (art. 9a alin. (1) OTMPC).
• Pentru orele suplimentare se ține un registru special, iar orele suplimentare lucrate în an se raportează inspectoratului de muncă până la 31 ianuarie a anului următor (art. 149 CM).
• La șantier și la locul de muncă, angajatorul ține la dispoziția organelor de control o copie a regulamentului intern de muncă și a documentelor privind repartizarea timpului de muncă, inclusiv ordinele pentru ore suplimentare și, la calcul sumat, graficele nominale (art. 403a alin. (1) CM).

Acest articol nu este consiliere juridică. Cum anume să organizezi timpul de muncă în firma ta este ceva de stabilit cu contabilul sau cu un avocat în dreptul muncii.

De la ore la costul pe proiect

Mai întâi se însumează orele pe proiect și pe tip de lucrare pentru perioadă. Apoi se înmulțesc cu un cost pe oră. Acesta nu este salariul brut împărțit la ore: include și contribuțiile sociale ale angajatorului, concediul și timpul în care persoana este în statul de plată, dar nu este pe șantier. În al treilea rând, numărul obținut se pune lângă munca prevăzută în ofertă pentru aceeași lucrare.

Comparația are sens doar dacă ambele părți sunt defalcate la fel. De aceea tipurile de lucrări din evidență trebuie să urmeze structura ofertei, nu invers.

Cum arată în Construction Team

Modulul Pontaje este în secțiunea Teren și are două părți: ore și rapoarte de lucru.

Orele se introduc într-o grilă săptămânală de luni până duminică, pe pagina Pontajul meu. Fiecare rând este un proiect și, opțional, o sarcină din acel proiect, cu un câmp de descriere. Coloanele sunt zilele. Orele suplimentare se trec într-o celulă separată sub orele normale și se însumează separat. Fiecare utilizator își completează propria săptămână. Cu „Trimite spre aprobare” săptămâna se blochează pentru el, iar cei cu drept de aprobare primesc o notificare. Cel care aprobă vede săptămânile pe angajat și poate aproba sau respinge, cu motiv de respingere obligatoriu. O săptămână respinsă se deblochează pentru corectare.

Pagina Ore pe obiecte adună ce s-a înregistrat: pentru o perioadă aleasă arată orele normale și suplimentare pentru fiecare proiect, cu filtru doar pentru orele aprobate și export în Excel. Raportul este în ore, nu în bani. Înmulțirea cu costul pe oră și compararea cu oferta rămân deocamdată pe seama ta, cu propriul tarif.

Rapoartele de lucru au apărut cu versiunea 1.15 și sunt pentru munca plătită în acord. Șeful de șantier pregătește un șablon cu o listă de activități. Fiecare activitate are o unitate de măsură, un tarif pentru muncitor și un preț de vânzare către client. Muncitorul alege un șablon, un proiect și o dată și introduce cantitățile, de exemplu 18 m2 de cofraje. Șeful de echipă poate trimite un raport pentru lucrul unei echipe întregi.

La aprobare se vede cât s-a aprobat deja pentru aceeași activitate pe proiect, iar cantitățile și tarifele pot fi corectate rând cu rând. Prețurile de vânzare sunt vizibile doar utilizatorilor cu dreptul de a gestiona rapoartele de lucru.

Din rapoartele aprobate rezultă două lucruri. Raportul Remunerații calculează cantitate înmulțită cu tarif pentru fiecare muncitor și avertizează când există și ore aprobate pentru aceleași zile, ca aceeași muncă să nu fie plătită de două ori. Iar din rapoartele aprobate ale unui proiect se creează un proces verbal în ciornă către client (situația bulgară a lucrărilor executate): unde o activitate corespunde fără ambiguitate unui articol din contract, se folosește prețul din contract, iar activitățile fără preț de vânzare rămân interne și nu intră în proces verbal.

Cele două părți răspund la întrebări diferite. Orele spun cât timp a intrat, rapoartele de lucru spun ce s-a făcut. O firmă care plătește cu ziua folosește prima, iar pentru munca în acord funcționează a doua. Mai multe despre modul găsești pe pagina pontaje.

De unde se începe

Nu începe cu toate șantierele deodată. Alege unul pe care abia îl începi. Stabilește cinci sau șase tipuri de lucrări care corespund ofertei. Hotărăște cine completează și cine aprobă. După patru săptămâni pune orele pe tip de lucrare lângă cele prevăzute și vezi unde diverg. Prima comparație arată de obicei și ce trebuie corectat în următoarea ofertă.

Articole conexe

• Raportul zilnic de șantier - oamenii și utilajele de pe șantier, zi cu zi
• Prețul de cost în construcții - ce intră în costul complet al muncii și în prețul de cost al șantierului
• Controlul costurilor în construcții - cum se urmăresc costurile șantierului față de buget
• Lipsa forței de muncă în construcții - de ce timpul oamenilor pe care îi ai valorează tot mai mult
• Construction Team v1.15 - rapoartele de lucru și celelalte noutăți din versiune