Raportul zilnic de șantier: ce se înregistrează în fiecare zi și de ce

În februarie clientul scrie că șantierul are trei săptămâni întârziere și că va reține o penalitate. Antreprenorul răspunde că în noiembrie a plouat unsprezece zile, că armătura a venit târziu și că a așteptat o săptămână un răspuns de la proiectant. Toate acestea pot fi adevărate, dar antreprenorul trebuie să le poată dovedi.

Dacă există un raport zilnic care spune, pentru fiecare din zilele acelea, cum a fost vremea, cine a fost pe șantier și de ce echipa de cofraje a stat, discuția este scurtă. Dacă nu există, rămâne memoria, iar memoria se contestă ușor.

De aceea raportul zilnic se ține în fiecare zi și într-un mod care nu îl încarcă pe cel care îl completează.

Ce intră în evidența zilnică

Pe un șantier mic și pe unul mare se înregistrează aceleași lucruri, diferă doar volumul.

Vremea. Cum a fost, temperatura minimă și maximă, precipitațiile. Contează pentru beton, pentru tencuieli, pentru termoizolație și pentru orice dispută despre dacă se putea lucra. „Ploaie” nu este de ajuns. „Ploaie între 9 și 14, 12 mm, turnarea plăcii amânată” face treaba.

Oamenii. Ce echipe au fost pe șantier, de la ce firmă, câți oameni și câte ore. Așa se vede mai târziu dacă subcontractorul a ținut într-adevăr opt zidari pe șantier, cum susține, sau au venit trei.

Utilajele. Ce mașini au fost pe șantier și cât au lucrat. O macara care stă toată ziua pentru că nu are ce ridica este și ea o înregistrare: cineva plătește timpul de stat.

Lucrări executate. Ce s-a terminat azi și unde. Cu cât locul este mai exact (tronson, etaj, ax), cu atât înregistrarea este mai utilă după luni de zile.

Livrări. Ce a sosit, cât și de la cine. Se vede astfel și ce trebuia să vină și nu a venit.

Vizite. Dirigenția de șantier, controlul clientului, proiectantul, inspectoratul de muncă. Cine a venit, ce a verificat, ce a spus.

Evenimente și opriri. Staționări și cauzele lor, incidente, instructaje de securitate ținute, ordin de oprire a lucrărilor. Aceasta este partea care lipsește cel mai des și este cerută cel mai des.

Fotografii. Câteva cadre ale zilei, făcute pe loc. O fotografie a armăturii înainte de turnare nu se mai poate face a doua zi.

Cine îl ține și cine îl acceptă

Îl ține persoana care este pe șantier de dimineața până seara. Pe cele mai multe șantiere aceasta este șeful de șantier. Nu este treaba biroului: de acolo se vede ce a fost planificat, iar raportul trebuie să spună ce s-a întâmplat.

Este bine ca înregistrarea să treacă printr-o a doua persoană. Managerul de proiect sau directorul general o verifică și o aprobă, după care nu se mai atinge. Un raport care poate fi corectat oricând nu dovedește nimic, pentru că nimeni nu știe când a fost scris.

Pe șantierele cu control din partea clientului mai ajută un lucru: raportul se arată periodic celeilalte părți și, dacă este de acord, se semnează și de ea. O înregistrare pe care clientul a văzut-o în fiecare săptămână și nu a contestat-o este greu de contestat la final.

Ce spun reglementările bulgare

Această parte nu este consiliere juridică.

Ordonanța nr. 3 din 31 iulie 2003 a Bulgariei privind întocmirea actelor și protocoalelor în timpul construcției enumeră în art. 7 alin. 3 actele și protocoalele întocmite pe un șantier. Un formular pentru un raport zilnic general nu se numără printre ele. Registrul obligatoriu este cartea de ordine (art. 7 alin. 3 pct. 4, Anexa 4): cusută, cu pagini numerotate, vizată de persoana care exercită controlul în construcții, iar pentru șantierele de categoria a cincea de către șeful de șantier. Conține instrucțiunile și ordinele persoanelor autorizate și ale organelor de control. Nu este locul pentru notițele de zi cu zi.

Jurnale apar totuși în ordonanță. Formularul actului de recepție a structurii (Anexa 14) enumeră documentele pe care le examinează comisia, iar printre ele sunt „jurnalele lucrărilor executate”, alături de cartea de ordine și de actele și protocoalele întocmite. Cu alte cuvinte, când vine vremea actului din Anexa 14, antreprenorul este așteptat să aibă asemenea evidențe.

În rest, raportul zilnic este cel mai adesea cerut de contract. Înainte de a începe un șantier, citește exact ce spune: cine îl ține, cât de des se prezintă clientului și în ce formă. Dacă contractul tace, ține-l oricum: îți va trebui indiferent dacă l-a cerut cineva.

Cum ajută într-o dispută

Disputele de pe un șantier sunt de două feluri: despre timp și despre bani. Raportul zilnic ajută la amândouă.

La o întârziere, întrebarea este care a fost cauza și a cui este. Vreme rea, o livrare întârziată, lipsa accesului la frontul de lucru, o oprire dispusă de dirigenție, așteptarea unui răspuns de la proiectant: fiecare înseamnă o zi sau o săptămână, iar contractul are de obicei o procedură de prelungire a termenului din asemenea motive. Procedura aceea cere aproape întotdeauna dovezi din ziua respectivă. Raportul zilnic este exact asta, cu condiția să fi fost ținut la timp.

La lucrările suplimentare, întrebarea este ce s-a făcut în afara contractului, de către cine și în cât timp. O înregistrare de felul „4 oameni, 6 ore, spargerea și turnarea din nou a rampei scării la indicația proiectantului, consemnat în cartea de ordine în aceeași dată” este baza unei discuții despre un act adițional. Fără ea rămâne doar afirmația „am lucrat în plus”.

Mai există un beneficiu. Când un subcontractor depune o situație de lucrări executate (formularul din Anexa 19), raportul zilnic arată dacă oamenii lui au fost pe șantier în zilele pentru care cere plata.

Lacune frecvente

Cea mai frecventă este completarea retroactivă. Cinci rapoarte completate vineri după-amiază seamănă între ele ca niște copii, și de obicei se vede.

A doua este înregistrarea generică. „Lucrările decurg conform graficului” nu spune nimic. Dacă o înregistrare nu răspunde la întrebările cine, unde și cât, mai bine să fie scurtă, dar concretă.

A treia este scrierea doar a zilelor bune. O zi în care nu s-a lucrat are nevoie și ea de o înregistrare: tocmai atunci trebuie să spună de ce.

Lipsesc adesea și vizitele. Dirigenția a trecut, a spus ceva cu voce tare și nimeni nu a notat. După două luni, una dintre părți își amintește că a permis, cealaltă că a interzis.

Și, în sfârșit, fotografiile fără legătură cu ziua. O mie de cadre în telefonul șefului de șantier nu sunt o arhivă. O fotografie are valoare când stă lângă înregistrarea din aceeași dată.

Cum arată raportul zilnic în Construction Team

În Construction Team, rapoartele zilnice sunt în secțiunea Teren. Regula este una singură: un raport zilnic pe șantier pe zi. Sistemul nu te lasă să creezi al doilea pentru aceeași dată, așa că nu există niciodată două versiuni ale aceleiași zile.

Formularul este organizat în mai multe secțiuni:

• Condiții meteo - vremea (senin, ploaie, ninsoare, ceață și așa mai departe), temperatura minimă și maximă, precipitațiile în milimetri și observații. Când alegi un șantier și o dată, sistemul încearcă să completeze singur vremea după locația șantierului. Ce ai introdus manual nu se suprascrie.
• Echipe și muncitori - pentru fiecare echipă: subcontractor, meserie, numărul de muncitori și orele lucrate. Numărul total de muncitori și de ore pe zi se calculează automat.
• Materiale livrate - material, cantitate, unitate de măsură și furnizor.
• Utilaje pe șantier - o mașină din registrul de utilaje sau text liber pentru echipamente terțe și ocazionale. Pentru o mașină din registru se introduce utilizarea ei în ore sau în zile.
• Descrierea zilei - câmpuri separate pentru lucrări executate, întârzieri și staționări, securitate și incidente, vizitatori și alte observații.
• Fotografii - încărcate la creare sau mai târziu și păstrate împreună cu raportul din aceeași dată.

Pe majoritatea șantierelor echipele și mașinile de azi sunt aceleași cu cele de ieri. Butonul „Copiază din ziua precedentă” le preia din ultimul raport, iar tu corectezi doar diferențele. Materialele și vremea se introduc din nou, pentru că se schimbă în fiecare zi.

Raportul zilnic are trei stări: Ciornă, Trimis și Aprobat. O ciornă se editează liber. Cu „Trimite” merge la verificare, iar aprobarea cere un drept separat, deci cel care scrie și cel care acceptă pot fi persoane diferite. Un raport aprobat este blocat pentru editare, iar echipa șantierului primește o notificare. Numai o ciornă poate fi ștearsă.

Din pagina de detaliu a raportului descarci un PDF A4 cu antetul firmei: vreme, echipe cu numărul total de muncitori și de ore, materiale livrate, utilaje, descrierea zilei și fotografii. În partea de jos sunt trei câmpuri de semnătură: Întocmit de, Aprobat de și Dirigenție de șantier. Al treilea este lăsat gol intenționat și se semnează pe șantier dacă ați convenit ca clientul să vadă raportul.

Sub înregistrare există „Discuție”, un fir intern pentru clarificări între colegi. Iar când în raport apare ceva care seamănă cu o problemă mai mare (a treia zi de staționare la rând, un incident care se repetă), butonul „Înregistrează ca risc” îl mută în registrul de riscuri cu întârzierile și notele de securitate completate.

Mai multe despre modul găsești pe pagina despre rapoartele zilnice de șantier.

Unde se oprește

Raportul zilnic din sistem nu este cartea de ordine și nu o înlocuiește. Aceea rămâne pe hârtie, cusută și vizată, pe șantier.

Echipele se înregistrează după număr de oameni și ore, nu nominal. Orele unui anumit muncitor se țin în altă parte, în pontaje.

Utilizarea utilajelor din raportul zilnic este o cantitate, fără bani. Se evaluează în analiza bugetară a șantierului, care este în spatele unui drept separat.

Iar sistemul nu știe ce s-a întâmplat pe șantier. Păstrează ce a înregistrat cineva. Dacă câmpul pentru întârzieri este gol, peste trei luni se va dovedi că nu au existat întârzieri.

De unde se începe

Alege un șantier și o persoană. Stabiliți că raportul se completează în fiecare zi înainte de plecare și se aprobă cel târziu până a doua zi dimineață. Prima săptămână va dura mai mult, apoi echipele și mașinile se copiază și rămân de introdus doar diferențele.

După o lună, deschide orice dată și încearcă să spui ce s-a întâmplat atunci. Dacă înregistrarea răspunde, raportul zilnic funcționează.

Articole conexe

• Cartea de ordine a șantierului - cine scrie în ea și ce
• Pontajele pe un șantier - ore pe șantier și pe tip de lucrare
• Lista de defecte a șantierului - cealaltă evidență zilnică de pe șantier
• Managementul riscurilor în construcții - când ce este în raport devine risc
• Managementul subcontractorilor - cum se verifică o situație depusă față de oamenii de pe șantier