Upiti projektantu (RFI) - kako da pitanja sa gradilišta ne propadnu

Na ploči iznad trećeg sprata stolari za oplatu staju u deset ujutru. Na arhitektonskom crtežu otvor za šaht je 60 sa 80, na konstruktivnom je 60 sa 60. Rukovodilac gradilišta zove projektanta, koji kaže „radite 60 sa 80, poslaću vam detalj“. Detalj nikada ne stiže. Ploča se betonira.

Dva meseca kasnije konstruktor vidi otvor i pita ko ga je odobrio.

Gradilište je pitalo ispravno i na vreme. Izgubio se odgovor, jer je stigao telefonom. Zahtev projektantu, koji ostatak sveta zove RFI, postoji upravo za ovakve slučajeve.

Šta je RFI i kada ga podići

RFI (Request for Information) je pisano pitanje sa brojem, datumom, primaocem i rokom, na koje se očekuje pisani odgovor. Najčešće ga podiže izvođač, a odgovara projektant, ponekad klijent ili građevinski nadzor.

Povodi se ponavljaju od gradilišta do gradilišta:

• dva crteža su u protivrečnosti;
• nedostaje dimenzija, kota ili detalj;
• specifikacija ne kaže koji materijal ili klasa se traži;
• stanje zatečeno na gradilištu ne odgovara projektu (stari kabl, drugačije tlo, pomerena osa);
• propisani materijal ne može da se nabavi i predlaže se zamena.

Nije svako pitanje RFI. Ako rukovodilac gradilišta pita kolegu gde su ključevi kontejnera, to ostaje razgovor. Provera je da li odgovor menja šta će se graditi, koliko će koštati ili kada će biti gotovo. Ako menja bilo šta od ta tri, pitanje se zapisuje.

Kako napisati pitanje na koje se brzo odgovara

Projektant radi na više gradilišta istovremeno. Zahtev zbog kog moraju da otvore četiri crteža i da telefoniraju samo da bi razumeli šta se pita, čekaće. Dobro pitanje sadrži četiri stvari.

Gde. Projekat, podobjekat, sprat, osa, broj crteža i njegova revizija. „Kota ploče +9.00, između osa 3-4 i B-C, crtež K-07“ štedi prvi telefonski poziv.

Šta vidite. Činjenica, bez tumačenja: „Na crtežu A-12 otvor je 60/80 cm, na K-07 je 60/60 cm.“ Fotografija sa lokacije i isečak oba crteža sa zaokruženom dimenzijom rade više od pasusa teksta.

Šta predlažete. Izvođač obično ima stav o tome šta je izvodljivo. „Predlažemo 60/80 sa dodatnom armaturom oko otvora po standardnom detalju“ pretvara pitanje u nešto na šta se može odgovoriti sa „da“. Predlog nije obavezan, ali gotovo uvek skraćuje čekanje.

Do kada vam treba odgovor i zašto. „Oplata ploče počinje 14., odgovor nam treba do 12.“ je rok koji projektant može da uklopi među sve ostalo. Svi pišu „hitno“.

Dobra praksa je jedno pitanje po zahtevu. Pet pitanja u jednom pismu dobije tri odgovora, a zahtev ostaje otvoren zbog ostala dva.

Zašto telefonski pozivi i čet nisu dovoljni

Telefonom odgovor stiže najbrže, ali posle toga nema načina da se dokaže. Poziv nema datum ni tekst, a mesec kasnije dve strane ga pamte različito.

Čet izgleda bolje jer ostavlja trag. Ali taj trag stoji između fotografija sa ručka i pitanja o isporuci cigle. Poruka nema status ni rok i ne može da odgovori na pitanje „koji zahtevi konstruktoru još čekaju“. A kada onaj ko je vodio grupu napusti firmu, istorija odlazi sa njegovim telefonom.

To ne znači da treba prestati sa pozivima. Pozovite, dogovorite se, a zatim upišite pitanje i odgovor u zahtev, sa imenom osobe koja ga je dala. Traje dva minuta, a posle umesto „rekao mi je“ imate „evo šta je odgovorio 12.“.

RFI, knjiga naloga i izmene projekta

Ovaj deo nije pravni savet.

Odgovor na zahtev može biti tri različite stvari. Ponekad je pojašnjenje: projekat je bio ispravan, samo je trebalo pročitati drugi crtež. Ponekad je uputstvo kako tačno nešto izvesti. A ponekad je izmena projekta.

Za drugi i treći slučaj u Bugarskoj postoji postupak. Po čl. 5, st. 7 Pravilnika br. 3 od 31. jula 2003. o sastavljanju akata i zapisnika tokom izgradnje, uputstva projektanta, vezana za njegova autorska prava, za tačno poštovanje projekta koji je izradio upisuju se u knjigu naloga i obavezuju ostale učesnike u izgradnji. A po čl. 7, st. 3, tač. 4, slovo „c“ istog pravilnika, knjiga naloga sadrži sva uputstva i naloge vezane za izvođenje radova, kao i nebitne izmene odobrenih projekata propisane nalogom projektanta.

U praksi je RFI radni dokument: sadrži pitanje, predlog, prepisku i odgovor. Kada je odgovor uputstvo ili nebitna izmena, projektant ga upisuje u knjigu naloga i tek tada obavezuje sve na gradilištu. Dobra navika je da se broj RFI stavi u upis u knjigu, a datum upisa zabeleži u RFI. Tako svaki od dva dokumenta vodi do drugog.

Koja je izmena nebitna procenjuju projektant i građevinski nadzor, a ne izvođač. Ako niste sigurni u koju grupu spada odgovor, pitajte nadzor pre nego što ga sprovedete.

Odgovor koji menja količine ili materijale menja i cenu. RFI je tada prvi dokument u lancu koji vodi do aneksa, pa vredi zabeležiti očekivani iznos i očekivano kašnjenje na dan pitanja. U FIDIC ugovorima taj lanac je najdetaljnije opisan, sa izričitim postupkom za izmene.

Kako se prati rok odgovora

Zahtev bez roka lako ostane bez odgovora. Rok se računa unazad: od dana kada rad na tom mestu mora da počne oduzmite dane za porudžbinu i pripremu. Ako ugovor određuje rok odgovora na zahteve, upišite taj.

Rok ima smisla samo ako ga neko prati. Zato svaki zahtev ima osobu u vašoj firmi koja je za njega odgovorna: podseća, zove, zatvara pitanje kada je odgovor sproveden. Ta osoba nije primalac. Primalac duguje odgovor, odgovorni se stara da on bude primljen.

Jednom nedeljno, najbolje na sastanku na gradilištu, prođite kroz otvorene zahteve: koji su istekli, koji zadržavaju rad i na koje već ima odgovor, ali ih niko nije zatvorio. Zahtev sa odgovorom koji ostane otvoren čini spisak beskorisnim, jer više ne pokazuje šta zaista čeka.

Kada odgovor kasni i rad stane, zabeležite to i u građevinskom dnevniku za taj dan. Zahtev pokazuje kada ste pitali, dnevnik pokazuje šta vas je čekanje koštalo.

RFI u Construction Team

U Construction Team zahtevi su u odeljku Teren, pod nazivom „Upiti (RFI)“. Svaki dobija broj sastavljen od šifre projekta: za projekat sa šifrom LOZ idu RFILOZ-001, RFILOZ-002 i dalje.

Šta se popunjava. Objekat, predmet i pitanje su obavezni. Ostalo je opciono: podobjekat, ugovor, prioritet, interni zaduženi, eksterni primalac i rok odgovora. Posebnog polja za predlog nema, upisuje se u pitanje. Fotografije i fajlovi vezuju se za zahtev, pri kreiranju ili kasnije.

Mesto na crtežu. Ako su za objekat otpremljeni crteži, zahtev se može prikačiti na tačno mesto na listu. Jedan zahtev može stajati na više crteža, što je zgodno upravo kada se pitanje odnosi na nepodudaranje dva od njih.

Statusi. Ima ih pet: „Nacrt“, „Otvoren“, „Odgovoren“, „Zatvoren“ i „Poništen“. Dugmetom „Podnesi“ nacrt postaje otvoren zahtev i beleži se datum slanja. Kada stigne odgovor, beleži se ko ga je dao i kada. Uređivanje je moguće samo u „Nacrt“ i „Otvoren“. Posle odgovora zahtev je zaključan, pa niko ne može prepravljati pitanje da odgovara odgovoru. Briše se samo nacrt, a nepotreban zahtev se poništava i ostaje u istoriji.

Zaduženi i primalac. „Interni zaduženi“ je kolega koji vodi zahtev. „Eksterni primalac“ je firma među vašim partnerima kojoj je pitanje upućeno: projektant, klijent, nadzor.

Odgovor bez naloga. Projektant obično nema prijavu u vaš sistem. Pri „Podnesi“ možete mu poslati pozivnicu mejlom sa vezom ka stranici koja ne traži prijavu. Tamo vidi pitanje i priložene fajlove, piše odgovor i otprema sopstvene fajlove. Poslat odgovor menja status u „Odgovoren“, a interni zaduženi dobija obaveštenje. Veza važi 90 dana i može se opozvati. Pozivnica radi ako je u podešavanjima firme uključeno „Dozvoli javni pristup za RFI“. Pozivnicu možete i preskočiti i voditi zahtev samo interno.

Dve odvojene niti. „Diskusija“ je za kolege i nikada ne izlazi napolje. „Prepiska“ je sa eksternim primaocem, a on u njoj piše sa iste javne stranice. Odgovor u prepisci nije odgovor na zahtev i ne menja status. Tu se beleži i odgovor primljen drugim putem: označite opciju za unos odgovora primljenog telefonom ili mejlom i upišite ime osobe koja ga je dala. To je mesto za telefonski poziv s početka ovog članka.

Rok. Zahtev sa statusom „Otvoren“ i isteklim rokom odgovora smatra se zakasnelim. Na spisku postoji brojač „Prekoračen rok“ i filter „Samo sa prekoračenim rokom“, a podsetnik se šalje za približavanje i za istek roka.

Uticaj. Dva prekidača: „Uticaj na troškove“ sa procenjenim iznosom i „Uticaj na rokove“ sa procenjenim danima kašnjenja. Kada zahtev ima uticaj na troškove i vezan je za ugovor, na njemu se pojavljuje dugme „Kreiraj aneks“. Otvara novi aneks sa popunjenim predmetom, upućivanjem na broj zahteva i jednom stavkom na unet iznos. Sve se može ispraviti pre snimanja, a posle toga zahtev prikazuje vezu ka aneksu.

Rizik. Ako je pitanje simptom većeg problema na projektu, „Evidentiraj kao rizik“ ga prebacuje u registar rizika sa popunjenim predmetom, opisom i uticajem.

Spisak se izvozi u Excel, CSV i PDF prema trenutnim filterima. Fajl ima i datume slanja i odgovora, pa se vidi koliko je svaki zahtev čekao.

Više o modulu na stranici o upitima (RFI).

Dokle se ide

Sistem ništa ne upisuje u knjigu naloga. Knjiga je na papiru, na gradilištu, a upis u nju radi projektant. U zahtevu možete zabeležiti da je upisano i kada, na primer u diskusiji ili kao priloženu fotografiju stranice iz knjige.

Rok odgovora postavljate vi. Sistem ne zna šta piše u vašem ugovoru.

I nijedan softver ne tera projektanta da odgovori. Daje vam jasan spisak šta ste pitali, kada, koga i koliko dana čekate.

Odakle početi

Na sledećem gradilištu dogovorite samo jedno: svako pitanje projektantu koje menja rad dobija broj. Posle prvih deset zahteva imaćete spisak koji se brzo prelazi na sastanku na gradilištu i znaćete na koja pitanja se odgovara za dan, a na koja za tri nedelje.

Povezani članci

• Knjiga naloga gradilišta - ko piše u njoj i šta
• Građevinski dnevnik gradilišta - gde beležiti zastoje dok čekate odgovor
• Spisak nedostataka na gradilištu - kada je nejasni detalj već pogrešno izveden
• Upravljanje rizicima u građevinarstvu - RFI kao rani znak rizika na projektu
• FIDIC ugovori u građevinarstvu - kako izmene stižu do cene i vremena