Upravljanje gradilištem: šta se evidentira na terenu i ko to vodi

Na prosečnom gradilištu se u toku jednog dana desi najmanje šest stvari koje će neko kasnije želeti da dokaže: šta je urađeno, koliko je ljudi radilo, šta je oštećeno, šta je projektant pitan, ko je odobrio materijal i šta je odlučeno na sastanku. Obično svaka od njih živi na drugom mestu: sveska kod rukovodioca gradilišta, tabela kod evidentičara, razgovor sa podizvođačima, mejl sa projektantom. Kada priča pređe na kašnjenje ili dodatne radove, zapisi se moraju skupljati sa četiri mesta, a neki nedostaju.

Svakog dana: građevinski dnevnik i fotografije

Postoji jedan građevinski dnevnik po projektu za dan i sistem ne dozvoljava drugi za isti datum. U njemu su vreme, ekipe, materijali, mehanizacija i izvršeni radovi, a po potrebi i zastoji sa razlozima. Dnevnik prolazi kroz tri stanja: nacrt, podnet, odobren. Odobren dnevnik više se ne može menjati, pa se unos iz marta ne može ispraviti u maju.

Red mehanizacije može se povezati sa mašinom iz registra. Sati iz dnevnika tada se računaju i kao iskorišćenost te mašine, bez dvostrukog unosa. Šta tačno ulazi u dnevni unos i zašto, opisano je u članku o građevinskom dnevniku. Knjiga naloga (zapovedna kniga, službena evidencija gradilišta koja se traži u Bugarskoj) je drugi dokument, sa posebnim člankom.

Svaki terenski zapis (građevinski dnevnik, nedostatak, upit, inspekcija) ima odeljak „Fotografije“. Fajlovi sa telefona se pre otpremanja smanjuju na razumnu veličinu, a HEIC fotografije sa iPhone-a pretvaraju se u JPEG. Bez signala fotografije čekaju u redu na uređaju i otpremaju se kada se veza vrati, a aplikacija je otvorena. Red važi samo za fotografije: sve ostalo u zapisu zahteva vezu.

Više o modulu: građevinski dnevnici.

Svake nedelje: sati i izveštaji o učinku

Rad se evidentira po nedelji, od ponedeljka do nedelje. Svaki zaposleni unosi sate po projektu i zadatku i podnosi nedelju na odobrenje. Ljudi sa pravom odobravanja dobijaju obaveštenje i ili prihvataju nedelju ili je vraćaju sa razlogom. Podneta i odobrena nedelja su zaključane, pa se sati posle odobrenja ne menjaju.

Gde se rad plaća po učinku, postoji posebna vrsta izveštaja: količine prema šablonu aktivnosti. Radnik vidi samo svoju cenu, a ne prodajnu cenu, dok onaj ko odobrava pre odluke vidi koliko je već odobreno za istu aktivnost na projektu. Iz odobrenih izveštaja može se sastaviti nacrt zapisnika za klijenta. Kako se obračunava ovaj rad opisano je u članku o evidentiranju rada na gradilištu, a modul ima i stranicu o evidenciji rada.

Kada postoji problem: nedostaci, upiti i saglasnosti

Nedostaci. Svaki nedostatak je zapis sa brojem sastavljenim od šifre projekta, lokacijom (ulaz, sprat, prostorija), odgovornim u firmi, izvođačem iz redova podizvođača i rokom. Prolazi kroz „Otvorena“, „U toku“, „Spremna za pregled“ i „Zatvorena“, a odbijen rad vraća se na doradu. Zatvoreni nedostatak može se ponovo otvoriti. Spisak sa obilaska može se uvesti iz Excela umesto da se unosi red po red. Noću sistem šalje podsetnike za nedostatke čiji se rok približava ili je istekao. Detalji su u članku o spisku nedostataka i na stranici modula.

Upiti projektantu (RFI). Pitanje prolazi kroz nacrt, „Otvoren“, „Odgovoren“ i „Zatvoren“, a nepotreban upit može se poništiti. Upit može nositi i uticaj na troškove i rokove. Tako odgovor projektanta ne ostaje u nečijem sandučetu. Više u članku o upitima i na stranici modula.

Saglasnosti. Materijali i uzorci koji traže odobrenje projektanta ili klijenta imaju sopstveni zapis. Odluka je „odobreno“, „odobreno uz napomene“, „Revidirati i ponovo podneti“ ili „odbijeno“. Pri ponovnom podnošenju revizija dobija sufiks „-R1“, „-R2“ i tako dalje, a stara verzija ostaje u istoriji. Modul ima stranicu o saglasnostima.

Po rasporedu: inspekcije, sastanci, mehanizacija

Inspekcije. Kontrolna lista se napravi jednom kao šablon, a inspekcije se iz nje kreiraju. Inspekcija prolazi kroz „zakazana“, „u toku“, „završena“ i „zatvorena“, ali se ne može završiti dok je neka stavka neocenjena. Rezultat je procenat stavki koje su prošle, a za svaku stavku koja nije prošla sistem sam kreira nedostatak na spisku nedostataka. Stranica modula: inspekcije.

Sastanci. Beleže se dnevni red, prisutni i zapisnik. Odluke iz zapisnika mogu se jednom radnjom pretvoriti u zadatke projekta, pa ne ostaju samo u tekstu. Stranica modula: sastanci.

Mehanizacija. Registar vodi mašine i opremu sa statusom „dostupna“, „na gradilištu“, „na popravci“ ili „van upotrebe“. Mašina ne može istovremeno biti dodeljena dvama projektima, a mašina koja je na projektu ne može se obrisati. Stranica modula: mehanizacija.

Crteži

Crtež se otprema kao PDF ili slika i na njemu se postavljaju oznake: na nedostatak, zadatak, upit ili belešku. Nova verzija crteža ne gubi već postavljene oznake. U praksi nedostatak nije „u stanu 12, negde kod kupatila“, nego tačka na planu kojoj se vraća svako ko otvori zapis. Više: crteži.

Kako je sve povezano

Zapisi se vezuju jedni za druge, pa se ništa ne unosi dvaput. Inspekcija koja ne prođe stvara nedostatke. Odluka sa sastanka postaje zadatak. Sati iz građevinskog dnevnika ulaze u iskorišćenost mašine. Nedostatak ili upit mogu nositi trošak i kašnjenje, a rukovodilac projekta to vidi. Svaki zapis je vezan za projekat i podobjekat (ulaz, sprat, stan) i podržava diskusiju, fotografije i istoriju izmena koja pokazuje ko je šta i kada promenio.

Rizici se vode odvojeno, u registru rizika: kako se to radi opisano je u članku o upravljanju rizicima u građevinarstvu.

Odakle početi

Od građevinskog dnevnika i spiska nedostataka. Koriste se svakog dana, a pri sledećem sporu već ima šta da se pokaže. Evidencija rada, inspekcije i upiti dodaju se kada se tim navikne na evidentiranje.