Lista nedostataka na gradilištu: od zavođenja do prihvatanja, da ne bude spora

U sredu uveče u grupi u čatu piše: „ono, pukotina kod stuba na četvrtom, je l' sređena". Odatle nadalje troje ljudi skroluju nagore, traže sliku, nalaze drugu sliku druge pukotine, i na kraju neko kaže da mu se čini da su moleri prošli tuda prošle nedelje.

Primopredaja je u četvrtak ujutru.

Skupo u ovoj priči nije pukotina. Ona je pola dana posla sa materijalom od trideset evra. Skupo je to što niko ne može da pokaže kada je primećena, kome je rečeno i da li ju je neko prihvatio posle popravke. Ako takvog zapisa nema, pitanje se rešava na drugi način: po tome ko ima bolje pamćenje i tvrđi glas. Obično plaća vlasnik objekta.

Zašto dolazi do spora

Lista nedostataka retko propadne zato što ljudi ne znaju šta treba da se popravi. To obično svi znaju. Problem je u zapisu.

Najčešće nedostaje autor i datum. „Rekao sam mu na licu mesta" nije zapis, a dve nedelje kasnije obe strane pamte drugačije i obe pamte iskreno. Nedostaje i rok, a nedostatak bez datuma do kog treba da bude gotov je samo želja: nema u odnosu na šta da se kaže da kasni.

Na kraju nedostaje i slika. Ne bilo koja, nego ona napravljena telefonom u trenutku otkrivanja, pre nego što je iko dirao. Ona pokazuje stanje kakvo je zaista bilo, i zato vredi više od tri strane opisa. Bez nje je razgovor reč protiv reči, a u tome pobeđuje uporniji.

Odavde nadalje pokazujem kako izgleda vođenje takve liste u Construction Team-u. Demo ispod prolazi kroz ceo život jednog nedostatka.

Jedan nedostatak, izbliza

Svaki nedostatak je poseban zapis sa svojim brojem, a broj se sastavlja od koda objekta: za objekat sa kodom LOZ nedostaci idu DEFLOZ-001, DEFLOZ-002 i tako dalje. Sitnica na prvi pogled, ali na terenu vrši posao. Broj se ispiše kredom pored same pukotine i posle se za sekund nađe u listi.

Pri zavođenju su obavezne samo dve stvari: objekat i naslov. Ostalo se popunjava ako je poznato u tom trenutku, a toga ima dosta: podobjekat, sprat i osa u slobodnom tekstu, interni zaduženi, izvođač, rok, kategorija, prioritet. To što su samo dva polja obavezna je namerna odluka. Nedostatak zaveden u hodu, dok čovek obilazi sprat, vredi više od nedostatka koji uopšte nije zaveden zato što je forma tražila dvanaest stvari, a obilazak je morao da se nastavi.

Slike se šalju na server pošto zapis već postoji. Na objektu sa slabom vezom to je razlika između završenog obilaska i obilaska koji je zapeo na trećem spratu.

Ako objekat ima učitane crteže, nedostatak može da se zakači i kao pin direktno na list. Tada se mesto ne opisuje rečima, nego se pokazuje, i tekst za lokaciju se popuni sam.

Gotovo ne znači prihvaćeno

Statusa ima pet: otvorena, u toku, spremna za pregled, zatvorena i odbijena. Kretanje između njih nije slobodno. Iz „spremna za pregled" se izlazi samo u dva pravca - prihvatanje ili vraćanje na doradu.

Razlog nije ljubav prema procedurama. Izvođač označi nedostatak kao gotov; zatvaranje ostaje za onoga ko odgovara za kvalitet, i sistem beleži ko je prihvatio i u kom trenutku. Ako se te dve radnje nađu u istim rukama, nedostatak zatvara isti čovek koji ga je popravio, i zapis više ništa ne dokazuje.

Sa prekoračenim rokom je nedostatak čiji je rok istekao, a još nije zatvoren ni odbijen. Prihvaćen nedostatak prestaje da se broji kao prekoračen, iako datum ostaje isti. Svako jutro u sedam kreće podsetnik za rokove koji se bliže ili su već prošli, a koliko dana unapred da gleda se podešava.

Spisak za izvođača

Osim liste na ekranu, postoji i izvoz za konkretnog izvođača: PDF sa njegovim nedostacima po trenutnim filterima, sa slikama i odgovarajućim listovima crteža. To je dokument koji ide firmi za pločice, umesto da joj se prosleđuje četrnaest poruka iz četiri različita dana. Komentari uz nedostatke namerno ne ulaze u njega, jer su interna kuhinja, a list ide napolje.

Postoji i polje za uticaj na troškove, odnosno koliko će koštati otklanjanje. Nije obavezno, ali kad se popuni, razgovor o odbitku od sledećeg akta počinje sa brojem.

Dokle ide

Uvoza iz fajla nema. Nedostaci se zavode u sistemu; izvoz postoji, u Excel, CSV ili PDF, ali obrnuti smer ne postoji. Stara lista u tabeli se prenosi ručno, a ako je objekat pri kraju i u jednom fajlu stoji četiri stotine redova, to je dan posla i dobro je znati to unapred.

Lista ne zamenjuje zapisnik o primopredaji. Ona je radni alat koji vodi do zapisnika.

I ne rešava ko je kriv. Beleži ko je šta rekao i kada, toliko. Kako će se raspodeliti odgovornost ostaje razgovor među ljudima, samo što je to razgovor sa datumima.

Kada se isplati

Vođenje ovakve liste se isplati u trenutku kad zavođenje jednog nedostatka oduzme manje vremena od spora koji sprečava. Zato dva obavezna polja i broj koji se sastavlja sam vrede više od detaljnog formulara koji niko ne popunjava dok pada kiša, a telefon se drži jednom rukom.

A pitanje iz srede uveče ima odgovor za trideset sekundi: datum zavođenja, slika od tog dana i ime čoveka koji je prihvatio popravku.

Povezani članci

• Upravljanje podizvođačima u građevinarstvu - primedbe povezane sa oslobađanjem garantnog depozita
• Upravljanje rizicima u građevinarstvu - kako se vodi registar rizika na objektu