Upravljanje rizicima u građevinarstvu - kako se vodi registar rizika
Svako ko je vodio gradilište zna ovaj razgovor. Nešto je krenulo naopako - isporuka armature je kasnila, u iskopu se pojavila podzemna voda, podizvođač se nije pojavio dve nedelje - i neko kaže: "Znali smo da može da se desi." Često su zaista znali. Samo to niko nije zapisao, niko nije odlučio šta da se radi i niko se nije vraćao na to pitanje dok nije postalo kasno.
Upravljanje rizicima je pokušaj da se taj razgovor vodi pre problema, a ne posle njega.
Šta je rizik u građevinarstvu
Rizik je nešto što se još nije desilo, ali može da se desi, i ako se desi, nešto će vas koštati. Najčešće košta novca ili vremena, ponekad kvaliteta, a u najgorem slučaju zdravlja ljudi na gradilištu.
Korisno je razdvojiti dve stvari koje se u razgovoru mešaju: odakle rizik dolazi i šta pogađa. Kišna sezona tokom radova na krovu dolazi od vremenskih uslova, ali pogađa rok. Nejasna odredba u ugovoru dolazi iz ugovora, ali pogađa novac. Ako rizike rasporedite po izvoru, vidite gde su vam slabe tačke kao firme. Ako ih gledate po posledici, vidite šta tačno ugrožava objekat.
Tipični izvori rizika na jednom gradilištu prilično su stalni:
- projekat - greške, propusti, izmene tokom izvođenja;
- tlo - neočekivani geološki uslovi, podzemne vode, zatečene podzemne instalacije;
- bezbednost - rad na visini, iskopi, teška mehanizacija;
- izvođenje - tehnološke greške, nekvalitetni materijali;
- ljudi i mašine - nedostatak radnika, kvarovi mehanizacije;
- isporuke - zakasneli ili poskupeli materijali;
- podizvođači - kašnjenje, nedostatak kapaciteta, stečaj;
- novac - zakasnela plaćanja investitora, skokovi cena;
- ugovor - sporovi, penali, izmene obima;
- vremenski uslovi - kiša, mraz, vetar, vrućina;
- dozvole - saglasnosti i priključenje na mreže;
- okruženje - susedi, žalbe, saobraćaj, buka i prašina.
Zašto se uopšte baviti ovim
Građevinske firme retko propadaju zbog jednog velikog problema. Češće je uzrok gomilanje malih, predvidivih stvari, od kojih je svaka pojela po malo profita. Većinu njih je neko na gradilištu osetio na vreme.
Registar rizika ne predviđa budućnost. On radi tri skromnije i korisnije stvari. Prvo, pretvara nejasnu zabrinutost u konkretan zapis sa imenom i odgovornim licem. Drugo, tera vas da se redovno vraćate riziku, umesto da ga se setite tek kada se desi. I treće, ostavlja trag - kada se na sledećem objektu pojavi ista situacija, ima gde da se vidi šta je upalilo.
Postoji i prozaičniji razlog. Sve više investitora, naročito kod javnih nabavki i po FIDIC ugovorima, očekuje da izvođač pokaže da upravlja svojim rizicima. Registar je najjednostavniji dokaz.
Kako se procenjuje rizik
Najrašireniji metod, i sasvim dovoljan za praksu, koristi dve skale od 1 do 5.
Verovatnoća - koliko je verovatno da se desi:
| Ocena | Opis |
|---|---|
| 1 | Retko - ispod 10% |
| 2 | Malo verovatno - od 10% do 30% |
| 3 | Moguće - od 30% do 50% |
| 4 | Verovatno - od 50% do 80% |
| 5 | Gotovo sigurno - 80% i više |
Uticaj - koliko bi bilo teško ako se desi. Ovde je važno da skala bude opisana konkretnim pragovima, inače svako ocenjuje "po osećaju" i procene dvoje ljudi ne mogu da se uporede. Za novac, na primer, pragovi mogu da se odnose na ugovorenu vrednost objekta: ispod 1% je zanemarljivo, između 5% i 10% je veliko, preko 10% je teško. Za bezbednost skala ide od "samo prva pomoć" do "smrtni slučaj".
Kada jedan rizik pogađa više stvari istovremeno, uticaj se ocenjuje po najtežoj od njih. Ako kašnjenje dizalice znači i nedelju dana zastoja i opasnost pri ručnom prenošenju tereta, merodavna je bezbednost.
Proizvod dve ocene daje nivo rizika od 1 do 25:
- 1-4 - nizak. Prati se, ali ne traži posebne aktivnosti.
- 5-12 - srednji. Traži mere i odgovorno lice.
- 15-25 - visok. Traži pažnju odmah i redovan pregled.
Kada se rasporede u tabelu pet puta pet, sa verovatnoćom na jednoj osi i uticajem na drugoj, rizici čine matricu rizika. To je najbrži način da jednim pogledom vidite stanje objekta: koliko stvari stoji u crvenom uglu i da li se on puni ili prazni.
Šta se radi sa rizikom
Procena sama po sebi ništa ne menja. Rizik smanjuju mere: konkretne aktivnosti sa izvršiocem i rokom. "Da pazimo na iskop" nije mera. "Geodeta da snimi postojeće instalacije do petka" jeste mera.
Rizik prolazi kroz nekoliko stanja. Evidentira se, zatim se procenjuje, a onda se po njemu sprovode mere. Na kraju postoje dva ishoda. Ili opasnost prođe i rizik se zatvara, ili se desi i rizik je nastupio. Drugi slučaj nije neuspeh registra. Upravo tada zapisano ima najveću vrednost, jer su mere već dogovorene i ljudi znaju šta treba da rade.
Najvažnije u celom procesu je redovan pregled. Rizik koji je procenjen jednom na početku radova i zaboravljen gotovo je isto toliko beskoristan kao rizik koji uopšte nije zapisan. Okolnosti se menjaju: iskop se završava, dobavljač se menja, dolazi zima. Dobro je da se rizik pregleda utoliko češće ukoliko je viši.
Kako radi registar rizika u Construction Team
U Construction Team registar rizika se nalazi u odeljku "Gradilište" i na kartici "Rizici" svakog objekta. Evo kako opisano izgleda u praksi.
ConstructionTeamPretraga dokumenata, komitenata, ugovora...⌘KNovo iz datoteke18DADemo administrator
Registar rizika
Gradilište / Rizici
Pregled po objektu
Svi rizici sa svih objekata na jednom mestu. Pregled na vrhu pokazuje gde prvo treba pogledati: aktivni visoki, istekli pregledi i neprocenjeni.
Evidentiranje
Dugmetom "Novi rizik" unosite naziv ("Šta može da se desi?"), objekat i kategoriju. Kategorije su dvanaest izvora sa gornjeg spiska plus "Ostalo", i uz svaku stoji kratko objašnjenje šta obuhvata. Po želji dodajete opis, lokaciju na objektu (na primer "Sekcija B, sprat 3") i označavate šta rizik pogađa: trošak, rok, kvalitet ili bezbednost. Svaki rizik dobija broj oblika RSK sa šifrom objekta, pa se na operativnom sastanku može govoriti o konkretnom zapisu.
Rizici se retko rađaju za stolom. Obično proisteknu iz nečeg drugog: upita projektantu, nedostatka, sastanka ili zapisa u građevinskom dnevniku. Zato u ta četiri zapisa postoji dugme "Evidentiraj kao rizik". Ono otvara formu sa poljima popunjenim iz izvora, a rizik posle ostaje povezan sa zapisom iz kog je nastao. Kada otvorite nedostatak, vidite i rizike evidentirane iz njega.
Procena
Dugme "Proceni" otvara verovatnoću i uticaj. Ako niste označili šta rizik pogađa, sistem vam neće dozvoliti da ga procenite, jer bez toga nije jasno po kojoj skali se meri uticaj. Pored polja se nalaze "Definicije skala" sa pragovima za svaku oblast, kako bi svi ocenjivali na isti način.
Nivo rizika se računa sam i rizik dobija boju: zelenu, žutu ili crvenu, a neprocenjeni su sivi. Pri svakoj proceni možete ostaviti belešku o tome šta je razmatrano.
Odgovorno lice i mere
Svaki rizik može imati odgovorno lice - čoveka koji ga prati. Ono dobija obaveštenje kada bude određeno.
Mere se dodaju jedna po jedna. Svaka ima opis, rok i izvršioca. Izvršilac može biti vaš kolega ili samo ime, na primer podizvođač koji nema nalog u sistemu. Kada mere zaista počnu, rizik se označava kao "Mere u toku". Zakasnele mere se vide odmah.
Pregled i podsetnici
Svaki rizik ima datum sledećeg pregleda, koji sistem sam predlaže prema nivou: visok posle 7 dana, srednji posle 14, nizak posle 30. Neprocenjeni se pregledaju u roku od nedelju dana, da ne bi beskonačno ostali bez procene. Datum može da se promeni ručno ako znate bolje.
Kada se pregled približi, odgovorno lice dobija podsetnik. Ako odgovornog lica nema ili više nije u firmi, podsetnik ne nestaje, već ide drugoj osobi sa pristupom rizicima. Isto važi i za rokove mera.
Ako ste pogledali rizik i ništa se nije promenilo, dugme "Pregledano bez izmene" beleži pregled i pomera sledeći datum. Na spisku možete izabrati više rizika odjednom i potvrditi ih zajedno, što štedi vreme na nedeljnom operativnom sastanku.
Zatvaranje i nastupanje
Rizik se zatvara kratkom beleškom o razlogu, na primer "Iskopi su završeni bez obrušavanja". Otvorene mere po njemu se otkazuju, a podsetnici prestaju.
Ako se rizik desi, označavate ga kao nastupeo, sa datumom i opisom posledica. Pregled se zaustavlja, ali mere ostaju kao odgovorne aktivnosti i i dalje šalju podsetnike. Posledice mogu da se dopune kasnije, kada stvarni troškovi i kašnjenje postanu jasni. Ako ste rizik zatvorili prenagljeno, može ponovo da se otvori.
Svaka procena, svaki pregled i svaka promena statusa ostaju u istoriji rizika. Tako se i posle nekoliko meseci vidi ne samo gde je rizik sada, već i kako je do toga došao.
Ukupna slika
Spisak rizika se filtrira po objektu, kategoriji, statusu, nivou rizika, odgovornom licu i isteklom pregledu. Na objektu postoji matrica rizika pet puta pet: kliknite na polje i vidite tačno koji rizici stoje u njemu. Pored nje je pregled sa tri broja koja zaslužuju pažnju - aktivni visoki rizici, istekli pregledi i neprocenjeni.
Registar može da se preuzme kao PDF ili Excel sa filterima i redosledom koje ste izabrali na spisku. U PDF-u uz svaki rizik stoje početna i trenutna procena, pa se vidi da li su mere dale rezultat. Zgodno je za izveštaj ili za razgovor sa investitorom.
Šta ostaje na vama
Sistem ne zna koji rizici postoje na vašem objektu. Ne može da proceni da li će podizvođač izaći na kraj sa poslom, niti koliko je verovatno da opština odugovlači sa saglasnošću. On čuva zapisano, podseća i prikazuje sliku, ali razmišljanje ostaje na ljudima koji poznaju objekat.
Ne očekujte ni da registar bude pun od prvog dana. Dobar početak je pet-šest rizika o kojima tim ionako razgovara na svakom operativnom sastanku. Kada pregled postane navika, spisak raste sam.
Odakle početi
- Okupite za istim stolom rukovodioca objekta, tehničkog rukovodioca i osobu zaduženu za nabavku.
- Svako navede tri stvari koje ga na ovom objektu najviše brinu.
- Zapišite ih kao rizike, procenite ih i svakom odredite odgovorno lice.
- Za svaki visok rizik zapišite bar jednu meru sa rokom.
- Uvedite pregled rizika kao stalnu tačku nedeljnog operativnog sastanka.
To je dovoljno. Složene metode imaju svoje mesto na velikim projektima, ali na većini objekata razliku ne pravi metod, već to da li se iko uopšte vraća spisku.
Povezani članci
Često postavljana pitanja
Šta je registar rizika u građevinarstvu?
Registar rizika je spisak stvari koje mogu da se dese na objektu i da koštaju novca, vremena, kvaliteta ili bezbednosti. Za svaki rizik se beleži odakle dolazi, koliko je verovatan, koliko teško bi pogodio, ko je za njega odgovoran i koje se mere preduzimaju. Smisao je da rizik bude vidljiv i da se redovno pregleda, a ne da ga pamti jedan čovek.
Kako se procenjuje rizik?
Najrašireniji način je sa dve skale od 1 do 5: verovatnoća i uticaj. Njihov proizvod daje nivo rizika od 1 do 25. Uobičajeno je 1-4 nizak rizik, 5-12 srednji, a 15-25 visok. Uticaj se ocenjuje po najtežoj posledici - ako rizik pogađa i rok i bezbednost, merodavna je teža od te dve.
Koliko često treba pregledati rizike?
Što je rizik ozbiljniji, to češće. Razumna praksa je da se visoki rizici pregledaju svake nedelje, srednji na dve nedelje, a niski jednom mesečno. Novoevidentirane, još neprocenjene rizike takođe treba pogledati u roku od nedelju dana.
Koja je razlika između zatvorenog i nastupelog rizika?
Zatvoreni rizik više ne može da se desi - na primer, iskopi su završeni bez obrušavanja. Nastupeli rizik se desio i sada je problem: beleže se datum i posledice, a mere se nastavljaju kao odgovorne aktivnosti. Oba ostaju u istoriji, jer se iz njih uči za sledeći objekat.
Da li je za upravljanje rizicima potreban poseban softver?
Nije obavezno. Mali objekat može da se vodi i u tabeli. Problem sa tabelom je što niko ne podseća kada je vreme za pregled, mere nemaju rokove ni izvršioce, a istorija procena se gubi pri svakoj izmeni. Softver najviše pomaže tamo gde ima mnogo rizika i gde su odgovorni različiti ljudi.