Softver za upravljanje građevinskom firmom - prednosti jednog povezanog sistema

Većina građevinskih firmi ne počinje sa jednim sistemom. Počinju sa Excelom za količine, Wordom za ugovore, računovodstvenim programom za fakture, Viberom za gradilište i oblakom za crteže. Svaki od tih programa radi svoj posao. Problem je između njih.

Ovaj članak govori o tome šta se menja kada softver za upravljanje građevinskom firmom pokriva sve procese, od ponude do magacina, kada se to zaista isplati i na šta treba obratiti pažnju pri izboru programa sa kojim ćete raditi narednih nekoliko godina.

Gde se gube novac i živci

Zamislite običan mesec. Ponuda je u jednom fajlu, a kad je dobijete, neko je prekucava u ugovor. Privremene situacije prave se iz ugovora, fakture iz situacija, a fakture idu knjigovođi. Na svakom koraku podaci se unose ponovo, a svaki unos je prilika za grešku.

Greške se retko vide odmah. Cena stavke se razlikuje između ponude i situacije. Količina u situaciji ima jednu nulu viška. Faktura je izdata za staru verziju iznosa. Saznate to na kraju meseca kad treba da usaglasite podatke, ili još gore, kad klijent primeti prvi.

Gubi se i radno vreme. Ko sastavlja mesečni izveštaj, provodi dva dana skupljajući brojke iz raznih fajlova i lepeći ih u jednu tabelu. Ne ostaje ni sat za analizu.

Šta treba da pokriva softver za građevinsku firmu

Što je pokrivenost veća, to se manje podataka prekucava. Za građevinsku firmu to obično znači:

• ponude i tenderi, zajedno sa predmerima radova uz njih;
• ugovori sa klijentima i podizvođačima, uključujući avanse i zadržani iznos;
• privremene situacije vezane za ugovor;
• fakture, troškovi, plaćanja i bankovni računi;
• zalihe, materijal i prenosi između gradilišta;
• rad na gradilištu: građevinski dnevnici, rasporedi, nedostaci, crteži;
• izveštaji i analize po projektu, ugovoru i firmi.

Ne morate da krenete sa svim. Važno je da program može da ih poveže kad dođe njihov red.

Prednosti sveobuhvatnog softvera za građevinarstvo

Prednosti nisu u broju modula, već u tome kako su povezani. Evo šta se menja u praksi.

Podaci se unose jednom. Stavka iz ponude postaje stavka u ugovoru, zatim u situaciji i u fakturi. Niko je ne prekucava, pa nema gde da se pojavi razlika.

Zatim dolazi nešto što je u razbacanim sistemima skoro nemoguće: na pitanje „koliko je ostalo po ovom ugovoru“ odgovarate za minut. Znate vrednost ugovora, šta je overeno, šta je fakturisano i šta je plaćeno. Ne morate nikoga da zovete.

Kontrola troškova postaje stvarna. Kad se troškovi gradilišta beleže u trenutku nastanka, prekoračenje vidite dok još možete nešto da uradite. U odvojenim tabelama vidite ga kad je kasno, pogledajte i kako kontrolisati troškove gradilišta.

I prava pristupa su u redu. U Excelu svako ko ima pristup fajlu može sve da promeni. U jednom sistemu knjigovođa vidi fakture, rukovodilac gradilišta svoje gradilište, a podizvođač samo ono što se njega tiče. Svaka promena ostavlja trag: ko je šta promenio i kada.

Na kraju, rad ne zavisi od jedne osobe. Ako cene i količine žive samo u ličnoj tabeli kolege, a on je na odmoru ili bolovanju, njegove situacije čekaju. Kad su u sistemu, neko drugi sa odgovarajućim dozvolama ih završava.

Šta ne dobijate

Pošteno je reći i suprotno. Jedan sistem neće popraviti proces koji nije jasan. Ako niko u firmi ne zna ko odobrava privremene situacije, program će to pitanje samo učiniti vidljivijim. Zato je uvođenje dobar trenutak da se srede pravila, a ne samo da se promeni alat.

Jedan sistem, to jest ERP za građevinarstvo ili specijalizovana građevinska platforma, takođe nije potreban svima. Firma sa jednim gradilištem, dvoje ljudi i jednostavnom ponudom može da se snađe sa tabelom, kao što pokazuje poređenje Construction Team i Excel. Problemi počinju sa drugim i trećim istovremenim gradilištem, sa više ljudi u timu i sa klijentima koji traže precizne izveštaje.

Kada je trenutak

Nekoliko znakova da vas razbacani alati već koštaju više nego što mislite:

• izveštaj za jedan projekat znači otvaranje više od tri fajla;
• iznosi u situaciji i u fakturi se razlikuju i niko ne zna koji je tačan;
• ne možete brzo da kažete koliko ste platili podizvođaču;
• novom kolegi treba nedeljama da se uhoda jer je sve „u nečijoj glavi“;
• na kraju meseca neko ostaje do kasno da sastavi izveštaj.

Ako prepoznajete dva ili tri, vredi pogledati jedan sistem. Ako ne prepoznajete nijedan, verovatno vam još ne treba.

Kako izabrati softver za upravljanje građevinskim projektima

Ovde je najlakše pogrešiti, jer svaka demonstracija izgleda ubedljivo. Evo šta vredi uporediti.

Prvo, veza između dokumenata (ponude, ugovori, predmeri radova, situacije, fakture). Pitajte kako se od ponude stiže do situacije i fakture. Ako je odgovor „izvezete i uvezete“, veza nije ugrađena. Želite da vidite ceo lanac na jednom stvarnom ugovoru.

Drugo, građevinska logika. Opšti program za fakturisanje ne zna šta je privremena situacija, predmer radova ili zadržani iznos. Ako ih morate simulirati običnim dokumentima, svaki dan ćete se boriti sa programom. Proverite da li su dokumenti oni koje zaista koristite.

Treće, uloge i prava. Ko šta vidi i menja i da li postoji dnevnik promena. Ovo je posebno važno ako radite sa podizvođačima.

Četvrto, rad sa gradilišta. Ako rukovodilac gradilišta ne može da otvori podatke sa telefona, nastaviće da ih piše u Viberu, a sistem će zaostajati za stvarnošću.

Peto, kako se izlazi. Možete li da izvezete svoje podatke u zgodnom formatu? Firma koja ne može da ode taoc je i cene i uslova.

Šesto, koliko brzo počinjete. Sistemi kojima su potrebni meseci uvođenja i konsultanti često koštaju više da se postave nego godinu dana korišćenja. Tražite stvarno vreme do prvog dokumenta, a ne do „punog uvođenja“. Više o vrstama sistema i njihovim kompromisima nalazi se u pregledu građevinskog softvera.

Kako početi bez zaustavljanja rada

Najčešća greška je pokušaj da se sve prebaci odjednom. Tim se preoptereti, a prve teškoće ubiju želju za promenom.

Bolje je izabrati jedan proces i jedno novo gradilište. Počnite tamo gde najviše boli, obično predmeri radova i ponude, ili privremene situacije i fakture. Pustite tim da tako radi mesec ili dva, dok se ne navikne i dok jasno ne vidite korist. Zatim dodajete magacin, rad na gradilištu i finansijske izveštaje. Širi pogled na ovaj put daje vodič za digitalizaciju građevinske firme.

Stari projekti ne moraju da se prenose. Završavaju se na stari način, a novi idu kroz sistem.

Kako izabrati softver za upravljanje građevinarstvom: ukratko

Povezan softver za upravljanje građevinskim projektima ne čini firmu većom. Čini je bolje organizovanom: svako zna gde je informacija, iznosi su svuda isti, a vlasnik vidi stanje posla bez pitanja. Birajte prema tome da li su dokumenti povezani međusobno, da li program razume građevinarstvo i da li će ga vaš tim zaista koristiti, a ne prema dužini spiska funkcija.

Ako želite da vidite kako to izgleda u građevinskoj firmi, Construction Team pokriva procese od ponude do magacina i gradilišta na jednom mestu. Možete početi sa besplatnim nalogom i isprobati jedan stvarni projekat.