Evidentiranje rada na gradilištu - od prisustvene liste do cene koštanja

Na kraju meseca prisustvena lista kaže da je Georgi radio 22 dana po 8 sati. To je dovoljno da se obračuna njegova plata. Ne kaže na kom od tri gradilišta je bio, niti da li je zidao ili istovarao kamione. A ta dva odgovora odlučuju da li gradilište na radu zarađuje ili gubi.

U nastavku je šta evidentirati, ko to treba da radi i kako zapisi postaju broj koji se može uporediti sa ponudom.

Zašto su sati po projektu više od platnog spiska

Rad je jedini veliki trošak gradilišta koji dolazi bez računa. Materijal stiže sa dokumentom, a tako i iznajmljena mehanizacija. Sopstveni radnici se plaćaju jednim platnim spiskom za celu firmu, i ako niko nije zabeležio ko je gde bio, trošak ostaje neraspoređen.

Evidencija po projektu i vrsti radova radi tri stvari.

Prvo je cena koštanja. Kada znate da je u projekat otišlo 640 sati zidarskih radova, a ne „nekoliko ljudi dve nedelje“, sate možete pomnožiti troškom jednog sata i dobiti trošak rada za te radove. Šta ulazi u punu cenu rada i ostatak kalkulacije opisano je u članku o ceni koštanja u građevinarstvu.

Drugo je poređenje sa ponudom. U svakoj jediničnoj ceni predviđen je neki rad. Uzmimo primer brojeva: za 400 m2 zidanja predvideli ste 1,2 sata po kvadratnom metru, ukupno 480 sati. Ako je na gradilištu otišlo 640, razlika je 160 sati. Po €12 na sat to je €1.920 samo na ovoj stavci. Bez evidencije po vrsti radova videli biste samo da su plate za mesec „malo veće od očekivanih“.

Treće je izveštavanje klijentu. Kada radite po satnici ili klijent osporava dodatne radove, zapis ko je šta radio i kada vaš je dokaz. Ljudi i sati zabeleženi po danima čine i osnovu za kontrolu troškova i za razgovor kada se cena sledeće ponude računa.

Šta evidentirati

Četiri stvari. Više od toga ljudi neće popunjavati.

• Ko. Konkretna osoba, a ne „Ivanova ekipa“. Ako evidentirate po ekipi, bar broj ljudi za dan neka bude tačan.
• Gde. Projekat. Kada je osoba ujutru bila na jednom gradilištu, a popodne na drugom, to su dva zapisa.
• Koliko. Sati za dan, sa prekovremenim radom odvojenim od redovnih sati. Spojeni u jedan broj, kriju i veći trošak rada i razlog za njega.
• Koji posao. Ovo je deo koji najčešće nedostaje. Ne treba silaziti do stavke predmera. Dovoljna je podela koja odgovara načinu na koji formirate cenu: oplata, armatura, zidanje, malterisanje, opšti radovi.

Poslednje traži malo pripreme na početku gradilišta: unapred se dogovorite o kratkom spisku vrsta radova. Ako ljudima date četrdeset mogućnosti, izabraće prvu.

Ko to unosi i kada

Postoje dva načina. U prvom svako unosi svoje sate. Evidencija je tačnija jer čovek pamti svoj dan, ali svako mora imati pristup sistemu i naviku da ga otvori. U drugom, poslovođa ili rukovodilac gradilišta unosi za sve. Postoji jedan zapis i uredan je, ali zavisi od pamćenja i vremena jednog čoveka koji već ima dovoljno posla.

Dva uslova važe za oba: unosi se svakog dana, a ne u petak popodne za celu nedelju, i odobrava ga neko drugi ko poznaje gradilište i može reći „u sredu je padala kiša, a vi niste radili oplatu“.

Šta ne valja kod papira

Papirni obrazac sam po sebi nije loš. Problemi dolaze od njegovog puta do kancelarije.

Stiže kasno. List stoji u kontejneru na gradilištu do kraja nedelje ili meseca i stiže u kancelariju kada se više ništa ne može ispraviti. Ako zidanje probija predviđeno za trećinu, to želite da znate u drugoj nedelji, a ne posle poslednjeg platnog spiska.

Ne može se pročitati. Neko u kancelariji prekucava u Excel rukopis pisan na kolenu i svako prekucavanje dodaje greške.

Popunjava se od oka. Kada se obrazac piše naknadno, svaka ćelija kaže 8. Sati ispadnu jednaki, prekovremeni rad nestaje, a vrsta posla je ono što je poslednje palo na pamet.

I na kraju, ne sabira se. Čak i tačni listovi ostaju odvojeni listovi. Da bi se videli sati po projektu za mesec, neko ih mora ručno sabrati.

Šta zakon traži, a šta ne

Evidencija po projektu je upravljački alat. Ne zamenjuje dokumente koje poslodavac vodi po radnom pravu i najbolje je ne mešati ta dva. Evo šta u Bugarskoj kažu Zakon o radu (ZR) i Pravilnik o radnom vremenu, odmorima i odsustvima (PRVOO).

• Po čl. 142, st. 1 ZR radno vreme se računa u radnim danima, dan po dan. Stav 2 dozvoljava poslodavcu da uvede sumirani obračun na način koji određuje uredba Saveta ministara, a po stavu 3 period za to je od 1 do 4 meseca.
• Gde se primenjuje sumirani obračun, poslodavac odobrava imenske rasporede rada za ceo period i čuva ih najmanje 3 godine posle njegovog isteka (čl. 9a, st. 1 PRVOO).
• Za prekovremeni rad vodi se posebna evidencija, a prekovremeni rad odrađen u godini prijavljuje se inspekciji rada do 31. januara naredne godine (čl. 149 ZR).
• Na gradilištu i radnom prostoru poslodavac drži na raspolaganju kontrolnim organima primerak internih pravila o radu i dokumenta o raspodeli radnog vremena, uključujući naloge za prekovremeni rad i, kod sumiranog obračuna, imenske rasporede (čl. 403a, st. 1 ZR).

Ovaj članak nije pravni savet. Kako tačno organizovati radno vreme u vašoj firmi, dogovorite sa knjigovođom ili advokatom za radno pravo.

Od sati do troška na projektu

Prvo se sati sabiraju po projektu i vrsti radova za period. Drugo, množe se troškom po satu. To nije bruto plata podeljena satima: uključuje i doprinose poslodavca, odmor i vreme kada je osoba na platnom spisku, ali nije na gradilištu. Treće, dobijeni broj se stavlja pored rada predviđenog u ponudi za iste radove.

Poređenje ima smisla samo ako su obe strane raščlanjene na isti način. Zato vrste radova u evidenciji moraju pratiti strukturu ponude, a ne obrnuto.

Kako to izgleda u Construction Team

Modul Evidencija rada je u odeljku Teren i ima dva dela: sate i izveštaje o učinku.

Sati se unose u nedeljnu mrežu od ponedeljka do nedelje, na stranici Moja evidencija. Svaki red je projekat i, po izboru, zadatak u okviru tog projekta, sa poljem za opis. Kolone su dani. Prekovremeni rad ide u zasebnu ćeliju ispod redovnih sati i sabira se odvojeno. Svaki korisnik popunjava svoju nedelju. Dugmetom „Podnesi na odobrenje“ nedelja se za njega zaključava, a ljudi sa pravom odobravanja dobijaju obaveštenje. Onaj ko odobrava vidi nedelje po zaposlenom i može da odobri ili odbije, uz obavezan razlog odbijanja. Odbijena nedelja se otključava za ispravku.

Stranica Sati po objektu sabira ono što je evidentirano: za izabrani period prikazuje redovne i prekovremene sate za svaki projekat, sa filterom samo za odobrene sate i izvozom u Excel. Izveštaj je u satima, a ne u novcu. Množenje troškom po satu i poređenje sa ponudom za sada radite sami, sa sopstvenom cenom.

Izveštaji o učinku stigli su sa verzijom 1.15 i namenjeni su radu koji se plaća po učinku. Rukovodilac gradilišta priprema šablon sa spiskom aktivnosti. Svaka aktivnost ima jedinicu mere, cenu za radnika i prodajnu cenu za klijenta. Radnik bira šablon, projekat i datum i unosi količine, na primer 18 m2 oplate. Poslovođa može podneti izveštaj za rad cele ekipe.

Pri odobravanju vidi se koliko je već odobreno za istu aktivnost na projektu, a količine i cene mogu se ispravljati red po red. Prodajne cene vide samo korisnici sa pravom upravljanja izveštajima o učinku.

Iz odobrenih izveštaja izlaze dve stvari. Izveštaj o zaradi po učinku (Piecework pay) računa količinu puta cenu za svakog radnika i upozorava kada za iste dane postoje i odobreni sati, da se isti rad ne plati dvaput. A iz odobrenih izveštaja za jedan projekat kreira se nacrt zapisnika za klijenta (bugarski izveštaj o izvršenim radovima): gde aktivnost nedvosmisleno odgovara stavci ugovora, koristi se ugovorna cena, a aktivnosti bez prodajne cene ostaju interne i ne ulaze u zapisnik.

Ta dva dela odgovaraju na različita pitanja. Sati kažu koliko je vremena otišlo, izveštaji o učinku kažu šta je urađeno. Firma koja plaća po danu koristi prvo, a za rad po učinku radi ovo drugo. Više o modulu na stranici evidencija rada.

Odakle početi

Ne počinjite sa svim gradilištima odjednom. Izaberite ono koje tek uvodite. Dogovorite pet ili šest vrsta radova koje odgovaraju ponudi. Odlučite ko unosi, a ko odobrava. Posle četiri nedelje stavite sate po vrsti radova pored predviđenih i vidite gde se razilaze. To prvo poređenje obično pokaže i šta treba ispraviti u sledećoj ponudi.

Povezani članci

• Građevinski dnevnik - ljudi i mehanizacija na gradilištu, dan po dan
• Cena koštanja u građevinarstvu - šta ulazi u punu cenu rada i cenu koštanja gradilišta
• Kontrola troškova u građevinarstvu - kako pratiti troškove gradilišta prema budžetu
• Nedostatak radne snage u građevinarstvu - zašto je vreme ljudi koje imate sve vrednije
• Construction Team v1.15 - izveštaji o učinku i ostale novine u izdanju