Poizvedbe projektantu (RFI): kako preprečiti, da bi se vprašanja z gradbišča izgubila

Na plošči nad tretjo etažo tesarji za opaže ob desetih dopoldne obstanejo. V arhitekturnem načrtu je odprtina za jašek 60 krat 80, v statičnem pa 60 krat 60. Vodja gradbišča pokliče projektanta, ta pa reče: „Naredite 60 krat 80, pošljem vam detajl.“ Detajl nikoli ne pride. Plošča je betonirana.

Dva meseca pozneje statik vidi odprtino in vpraša, kdo jo je odobril.

Gradbišče je vprašalo pravilno in pravočasno. Izgubljen je bil odgovor, ker je prišel po telefonu. Zahteva projektantu, ki ji ostali svet pravi RFI, obstaja prav za take primere.

Kaj je RFI in kdaj ga postaviti

RFI (Request for Information) je pisno vprašanje s številko, datumom, naslovnikom in rokom, na katero se pričakuje pisni odgovor. Najpogosteje ga postavi izvajalec, odgovori pa projektant, včasih naročnik ali gradbeni nadzor.

Povodi se od gradbišča do gradbišča ponavljajo:

• dva načrta si nasprotujeta;
• manjka mera, kota ali detajl;
• specifikacija ne pove, kakšen material ali razred je zahtevan;
• stanje, najdeno na gradbišču, ne ustreza projektu (star kabel, drugačna zemljina, premaknjena os);
• predpisanega materiala ni mogoče dobaviti in predlagana je zamenjava.

Vsako vprašanje ni RFI. Če vodja gradbišča kolega vpraša, kje so ključi gradbiščne barake, ostane to pogovor. Preizkus je, ali odgovor spremeni, kaj se bo gradilo, koliko bo stalo ali kdaj bo narejeno. Če spremeni katero od treh, se vprašanje zapiše.

Kako napisati vprašanje, na katero se hitro odgovori

Projektant dela na več gradbiščih hkrati. Zahteva, zaradi katere mora odpreti štiri načrte in poklicati, samo da razume, kaj se sprašuje, bo čakala. Dobro vprašanje vsebuje štiri stvari.

Kje. Projekt, podobjekt, etaža, os, številka načrta in njegova revizija. „Kota plošče +9,00, med osema 3-4 in B-C, načrt K-07“ prihrani prvi telefonski klic.

Kaj vidite. Dejstvo, brez razlage: „V načrtu A-12 je odprtina 60/80 cm, v K-07 pa 60/60 cm.“ Fotografija z lokacije in izrez obeh načrtov z obkroženo mero naredita več kot odstavek besedila.

Kaj predlagate. Izvajalec ima običajno mnenje o tem, kaj je izvedljivo. „Predlagamo 60/80 z dodatno armaturo okoli odprtine po standardnem detajlu“ spremeni vprašanje v nekaj, na kar je mogoče odgovoriti z „da“. Predlog ni obvezen, a skoraj vedno skrajša čakanje.

Do kdaj potrebujete odgovor in zakaj. „Opaž plošče se začne 14., odgovor potrebujemo do 12.“ je rok, ki ga projektant lahko vključi med vse ostalo. Vsi pišejo „nujno“.

Dobra praksa je eno vprašanje na zahtevo. Pet vprašanj v enem dopisu dobi tri odgovore, zahteva pa ostane odprta zaradi preostalih dveh.

Zakaj telefon in klepet nista dovolj

Po telefonu odgovor pride najhitreje, a potem ga ni mogoče dokazati. Klic nima datuma in besedila, čez mesec dni pa si ga obe strani zapomnita drugače.

Klepet je videti boljši, ker pusti sled. A ta sled leži med fotografijami kosila in vprašanji o dobavi opeke. Sporočilo nima statusa, nima roka in ne more odgovoriti na vprašanje, katere zahteve statiku še čakajo. Ko oseba, ki je vodila skupino, zapusti podjetje, gre zgodovina z njenim telefonom.

To ne pomeni, da morate nehati telefonirati. Pokličite, se dogovorite, nato pa vprašanje in odgovor zapišite v zahtevo, z imenom osebe, ki ga je dala. Vzame dve minuti, potem pa imate namesto „rekel mi je“ „tukaj je, kaj je odgovoril 12.“

RFI, zapovedna knjiga in spremembe projekta

Ta del ni pravni nasvet.

Odgovor na zahtevo je lahko tri različne stvari. Včasih je pojasnilo: projekt je bil pravilen, treba je bilo le prebrati drug načrt. Včasih je navodilo, kako natančno nekaj izvesti. In včasih je sprememba projekta.

Za drugi in tretji primer ima Bolgarija postopek. Po členu 5(7) bolgarske uredbe št. 3 z dne 31. julija 2003 o izdelavi aktov in protokolov med gradnjo se navodila projektanta, povezana z avtorskimi pravicami, za natančno izvedbo projekta, ki ga je izdelal, vpišejo v zapovedno knjigo in zavezujejo druge udeležence gradnje. Po členu 7(3), točka 4, črka „c“ iste uredbe pa zapovedna knjiga vsebuje vsa navodila in naloge, povezane z izvedbo del, ter nebistvene spremembe odobrenih projektov, predpisane z nalogom projektanta.

V praksi je RFI delovni dokument: vsebuje vprašanje, predlog, korespondenco in odgovor. Ko je odgovor navodilo ali nebistvena sprememba, ga projektant vpiše v zapovedno knjigo in šele nato zavezuje vse na gradbišču. Dobra navada je, da se številka RFI vpiše v zapis v zapovedni knjigi, datum vpisa pa se zabeleži v RFI. Tako vodi vsak od obeh dokumentov k drugemu.

Katera sprememba je nebistvena, presojata projektant in gradbeni nadzor, ne izvajalec. Če niste prepričani, v katero skupino spada odgovor, vprašajte nadzor, preden ga izvedete.

Odgovor, ki spremeni količine ali materiale, spremeni tudi ceno. RFI je takrat prvi dokument v verigi, ki vodi do aneksa, zato je vredno zabeležiti pričakovani znesek in pričakovano zamudo na dan vprašanja. V pogodbah FIDIC je ta veriga opisana najpodrobneje, z izrecnim postopkom za spremembe.

Kako se spremlja rok za odgovor

Zahteva brez roka zlahka ostane brez odgovora. Rok se šteje nazaj: od dneva, ko se mora delo na tistem mestu začeti, odštejte dneve za naročilo in pripravo. Če pogodba določa čas odgovora na zahteve, vpišite tega.

Rok nekaj pomeni samo, če ga nekdo spremlja. Zato ima vsaka zahteva v vašem podjetju odgovorno osebo: ta opominja, kliče in zapre vprašanje, ko je bil odgovor izveden. Ta oseba ni naslovnik. Naslovnik je dolžan odgovor, lastnik poskrbi, da je prejet.

Enkrat na teden, najbolje na sestanku na gradbišču, preglejte odprte zahteve: katere so zamudile, katere zadržujejo delo in katere že imajo odgovor, pa jih nihče ni zaprl. Odgovorjena zahteva, ki ostane odprta, naredi seznam neuporaben, ker ne kaže več, kaj res čaka.

Ko je odgovor pozen in delo stoji, to zapišite tudi v gradbeni dnevnik za ta dan. Zahteva kaže, kdaj ste vprašali, dnevnik pa, koliko vas je čakanje stalo.

RFI v Construction Team

V Construction Team so zahteve v razdelku Teren, pod imenom „RFI“. Vsaka dobi številko, sestavljeno iz kode projekta: za projekt s kodo LOZ gredo RFILOZ-001, RFILOZ-002 in naprej.

Kaj se izpolni. Objekt, zadeva in vprašanje so obvezni. Ostalo je neobvezno: podobjekt, pogodba, prioriteta, interna odgovorna oseba, zunanji naslovnik in rok za odgovor. Posebnega polja za predlog ni, zapiše se v vprašanje. Fotografije in datoteke se priložijo zahtevi, ob ustvarjanju ali pozneje.

Mesto na načrtu. Če ima objekt naložene načrte, je mogoče zahtevo pripeti na točno mesto na listu. Ena zahteva je lahko na več načrtih, kar je prav priročno, kadar gre vprašanje za neskladje med dvema od njih.

Statusi. Pet jih je: „Osnutek“, „Odprt“, „Odgovorjen“, „Zaključen“ in „Razveljavljen“. Z „Oddaj“ osnutek postane odprta zahteva in zabeleži se datum pošiljanja. Ko pride odgovor, se zabeleži, kdo ga je dal in kdaj. Urejanje je mogoče samo v „Osnutek“ in „Odprt“. Po odgovoru je zahteva zaklenjena, da nihče ne more prepisati vprašanja, da bi ustrezalo odgovoru. Izbrisati je mogoče samo osnutek, nepotrebna zahteva pa se razveljavi in ostane v zgodovini.

Odgovorna oseba in naslovnik. „Interna odgovorna oseba“ je sodelavec, ki vodi zahtevo. „Zunanji naslovnik“ je podjetje med vašimi partnerji, kateremu je vprašanje namenjeno: projektant, naročnik, nadzor.

Odgovor brez računa. Projektant običajno nima prijave v vaš sistem. Ob „Oddaj“ mu lahko pošljete vabilo po e-pošti s povezavo na stran, ki ne zahteva prijave. Tam vidi vprašanje in priložene datoteke, napiše odgovor in naloži svoje datoteke. Oddan odgovor spremeni status v „Odgovorjen“, interna odgovorna oseba pa prejme obvestilo. Povezava velja 90 dni in jo je mogoče preklicati. Vabilo deluje, če je v nastavitvah podjetja vklopljeno „Dovoli javni dostop za RFI“. Vabilo lahko tudi izpustite in zahtevo vodite samo interno.

Dve ločeni niti. „Razprava“ je za sodelavce in nikoli ne gre ven. „Korespondenca“ je z zunanjim naslovnikom, ki piše vanjo z iste javne strani. Odgovor v korespondenci ni odgovor na zahtevo in ne spremeni statusa. Tu se zabeleži tudi odgovor, prejet po drugem kanalu: označite možnost za beleženje odgovora, prejetega po telefonu ali e-pošti, in vnesete ime osebe, ki ga je dala. To je mesto za telefonski klic z začetka tega članka.

Rok. Zahteva s statusom „Odprt“ in pretečenim rokom za odgovor se šteje za zamujeno. Seznam ima števec „V zamudi“ in filter „Samo v zamudi“, opomnik pa se pošlje za bližajoči se in pretečeni rok.

Vpliv. Dve stikali: „Vpliv na stroške“ z ocenjenim zneskom in „Vpliv na terminski plan“ z ocenjenimi dnevi zamude. Ko ima zahteva vpliv na stroške in je povezana s pogodbo, se na njej pojavi gumb „Ustvari spremembo naročila“. Odpre novo spremembo naročila (aneks) z izpolnjeno zadevo, sklicem na številko zahteve in eno postavko za vneseni znesek. Pred shranjevanjem je vse mogoče popraviti, nato pa zahteva kaže povezavo na spremembo naročila.

Tveganje. Če je vprašanje simptom večje težave v projektu, ga „Zabeleži kot tveganje“ prenese v register tveganj z izpolnjenimi zadevo, opisom in vplivom.

Seznam se izvozi v Excel, CSV in PDF glede na trenutne filtre. Datoteka ima tudi datuma pošiljanja in odgovora, da vidite, kako dolgo je vsaka zahteva čakala.

Več o modulu je na strani o poizvedbah (RFI).

Kako daleč seže

Sistem ničesar ne vpisuje v zapovedno knjigo. Knjiga je na papirju, na gradbišču, vpis vanjo pa naredi projektant. V zahtevi lahko zabeležite, da je bil vpis narejen in kdaj, na primer v razpravi ali kot priloženo fotografijo strani iz knjige.

Rok za odgovor postavite vi. Sistem ne ve, kaj piše v vaši pogodbi.

In nobena programska oprema ne prisili projektanta, da odgovori. Daje vam jasen seznam, kaj ste vprašali, kdaj, koga in koliko dni že čakate.

Kje začeti

Na naslednjem gradbišču se dogovorite samo za eno stvar: vsako vprašanje projektantu, ki spremeni delo, dobi številko. Po prvih desetih zahtevah boste imeli seznam, ki ga je na sestanku na gradbišču hitro pregledati, in vedeli boste, na katera vprašanja se odgovori v enem dnevu in na katera v treh tednih.

Sorodni članki

• Zapovedna knjiga gradbišča - kdo piše vanjo in kaj
• Gradbeni dnevnik - kam zapisati zastoje med čakanjem na odgovor
• Seznam pomanjkljivosti na gradbišču - ko je nejasni detajl že zgrajen narobe
• Obvladovanje tveganj v gradbeništvu - RFI kot zgodnji znak projektnega tveganja
• Pogodbe FIDIC v gradbeništvu - kako spremembe pridejo do cene in časa