Programska oprema za upravljanje gradbenega podjetja - prednosti enega povezanega sistema

Večina gradbenih podjetij ne začne z enim sistemom. Začnejo z Excelom za količine, Wordom za pogodbe, računovodskim programom za račune, Viberjem za gradbišče in mapo v oblaku za načrte. Vsak od teh programov opravlja svoje delo. Težava je med njimi.

Ta članek govori o tem, kaj se spremeni, ko programska oprema za upravljanje gradbenega podjetja pokriva vse procese, od ponudbe do skladišča, kdaj se to resnično splača in na kaj paziti pri izbiri programa, s katerim boste delali naslednjih nekaj let.

Kje se izgubljata denar in živci

Predstavljajte si običajen mesec. Ponudba je v eni datoteki, ko jo dobite, jo nekdo ponovno vtipka v pogodbo. Gradbene situacije nastanejo iz pogodbe, računi iz situacij, računi pa gredo računovodju. Pri vsakem koraku se podatki vnašajo znova in vsak vnos je priložnost za napako.

Napake redko opazite takoj. Cena postavke se razlikuje med ponudbo in gradbeno situacijo. Količina v situaciji ima eno ničlo preveč. Račun je bil izdan za staro različico vsote. Za to izveste ob koncu meseca, ko morate usklajevati, ali še huje, ko to prvi opazi naročnik.

Izgublja se tudi delovni čas. Kdor sestavlja mesečno poročilo, dva dni zbira številke iz različnih datotek in jih lepi v eno tabelo. Za analizo ne ostane niti ura.

Kaj naj pokriva programska oprema gradbenega podjetja

Čim popolnejša je pokritost, tem manj podatkov se ponovno vtipka. Za gradbeno podjetje to običajno pomeni:

• ponudbe in razpisi, skupaj s popisi del, ki so jim priloženi;
• pogodbe z naročniki in podizvajalci, vključno z avansi in zadržanim zneskom;
• gradbene situacije, povezani s pogodbo;
• računi, stroški, plačila in bančni računi;
• zaloge, materiali in prenosi med gradbišči;
• delo na gradbišču: dnevniki, terminski plani, napake, načrti;
• poročila in analize po projektu, pogodbi in podjetju.

Ni vam treba začeti z vsem. Pomembno je, da program lahko poveže vse, ko pride na vrsto.

Prednosti celovite gradbene programske opreme

Prednosti niso v številu modulov, ampak v tem, kako so povezani. Takole se v praksi spremeni delo.

Podatki se vnesejo enkrat. Postavka iz ponudbe postane postavka v pogodbi, nato v situaciji in na računu. Nihče je ne vtipkava ponovno, zato razlika nima kje nastati.

Sledi nekaj, kar je v razpršenih sistemih skoraj nemogoče: na vprašanje „koliko je ostalo na tej pogodbi“ odgovorite v minuti. Veste vrednost pogodbe, kaj je bilo certificirano, kaj fakturirano in kaj plačano. Nikogar vam ni treba klicati.

Nadzor stroškov postane resničen. Ko se stroški gradbišča beležijo v trenutku, ko nastanejo, prekoračitev vidite, dokler še lahko kaj storite. V ločenih preglednicah jo vidite, ko je prepozno, glejte tudi kako nadzorovati stroške gradbišča.

Tudi pravice dostopa so urejene. V Excelu lahko vsak, ki ima dostop do datoteke, spremeni vse. V enem sistemu računovodja vidi račune, vodja gradbišča svoje gradbišče, podizvajalec pa samo to, kar se ga tiče. Vsaka sprememba pusti sled: kdo je kaj spremenil in kdaj.

Nenazadnje delo ni odvisno od ene osebe. Če cene in količine živijo samo v osebni preglednici sodelavca, ta pa je na dopustu ali bolan, njegove situacije čakajo. Ko so v sistemu, jih dokonča nekdo drug z ustreznimi pravicami.

Česa ne dobite

Pošteno je povedati tudi nasprotno. En sistem ne bo popravil nejasnega procesa. Če v podjetju nihče ne ve, kdo potrjuje situacije, bo program to vprašanje le naredil bolj vidno. Zato je uvajanje dobra priložnost za ureditev pravil, ne le za zamenjavo orodja.

En sistem, torej ERP za gradbeništvo ali specializirana gradbena platforma, tudi ni potreben vsakomur. Podjetje z enim gradbiščem, dvema osebama in preprosto ponudbo zmore s preglednico, kot kaže primerjava Construction Team in Excel. Težave se začnejo z drugim in tretjim hkratnim gradbiščem, z večjo ekipo in z naročniki, ki želijo natančna poročila.

Kdaj je pravi trenutek

Nekaj znakov, da vas razpršena orodja že stanejo več, kot mislite:

• poročilo za en projekt pomeni odpiranje več kot treh datotek;
• vsoti v situaciji in na računu se razlikujeta in nihče ne ve, katera je prava;
• ne znate hitro povedati, koliko ste plačali podizvajalcu;
• novemu sodelavcu traja tedne, da se vpelje, ker je vse „v glavah ljudi“;
• ob koncu meseca nekdo ostane dlje, da sestavi poročilo.

Če prepoznate dva ali tri, se splača pogledati en sistem. Če ne prepoznate nobenega, ga verjetno še ne potrebujete.

Kako izbrati programsko opremo za vodenje gradbenih projektov

Tu se je najlažje zmotiti, ker je vsaka predstavitev prepričljiva. Tole se splača primerjati.

Prvič, povezava med dokumenti (ponudbe, pogodbe, popis del, situacije, računi). Vprašajte, kako pridete od ponudbe do situacije in računa. Če je odgovor „izvozite in uvozite“, povezava ni vgrajena. Želite videti celotno verigo na eni resnični pogodbi.

Drugič, gradbena logika. Splošen program za izdajanje računov ne ve, kaj je začasna situacija, popis del ali zadržani znesek. Če jih morate posnemati z navadnimi dokumenti, se boste z s programom borili vsak dan. Preverite, ali so dokumenti tisti, ki jih res uporabljate.

Tretjič, vloge in pravice. Kdo kaj vidi in spreminja ter ali obstaja dnevnik sprememb. To je še posebej pomembno, če delate s podizvajalci.

Četrtič, delo z gradbišča. Če vodja gradbišča ne more odpreti podatkov s telefona, jih bo še naprej pisal v Viber, sistem pa bo zaostajal za resničnostjo.

Petič, kako ga zapustite. Ali lahko podatke izvozite v priročni obliki? Podjetje, ki ne more oditi, je talec cene in pogojev.

Šestič, kako hitro začnete. Sistemi, ki potrebujejo mesece uvajanja in svetovalce, so pogosto dražji za vzpostavitev kot leto uporabe. Vprašajte po resničnem času do prvega dokumenta, ne do „polne uvedbe“. Več o vrstah sistemov in njihovih kompromisih je v pregledu gradbene programske opreme.

Kako začeti, ne da bi ustavili delo

Najpogostejša napaka je poskus, da bi vse preklopili naenkrat. Ekipa se preobremeni, prve težave pa ubijejo željo po spremembi.

Bolje je izbrati en proces in eno novo gradbišče. Začnite tam, kjer najbolj boli, običajno pri popisu del in ponudbah ali pri gradbenih situacijah in računih. Pustite ekipo, da tako dela mesec ali dva, dokler se ne privadi in jasno ne vidite koristi. Nato dodate skladišče, delo na gradbišču in finančna poročila. Širši pogled na to pot je v vodniku o digitalizaciji gradbenega podjetja.

Starih projektov ni treba seliti. Končajo se po starem, novi pa tečejo v sistemu.

Kako izbrati programsko opremo za upravljanje gradbeništva: na kratko

Povezana programska oprema za vodenje gradbenih projektov ne naredi podjetja večjega. Naredi ga bolje organiziranega: vsak ve, kje so informacije, vsote so povsod enake, lastnik pa vidi stanje poslovanja, ne da bi spraševal. Izbirajte po tem, ali so dokumenti med seboj povezani, ali program razume gradbeništvo in ali ga bo vaša ekipa res uporabljala, ne po dolžini seznama funkcij.

Če želite videti, kako to izgleda v gradbenem podjetju, Construction Team pokriva procese od ponudbe do skladišča in gradbišča na enem mestu. Začnete lahko z brezplačnim računom in preizkusite en resničen projekt.