Od potrebe na gradbišču do dobavljenega in fakturiranega blaga: zahtevnice za material z odobritvijo, naročilnice s samodejnim pošiljanjem po e-pošti in PDF, prevzem blaga ter trojno usklajevanje naročenega, dobavljenega in fakturiranega.
Zahtevki po telefonu, naročilnice v Excelu, računi brez povezave z dobavo - to je realnost brez specializirane programske opreme za nabavo. Veriga zahtevnica → naročilo → dobava → račun spremeni pravila igre.
Gradbišče prosi za material ustno ali po telefonu, brez zapisa. Zahtevnica za material shrani, kdo, kdaj in zakaj je zahteval - preden karkoli porabite.
Naročilnica gre dobavitelju po e-pošti brez odobritve in brez povezave z resnično potrebo. Zahtevnica s potekom odobritve prepreči nakup »na pamet«.
Račun prispe, a nihče ga ne preveri glede na to, kaj je bilo naročeno in dobavljeno. Trojno usklajevanje primerja naročeno, dobavljeno in fakturirano količino za vsako postavko - pred plačilom.
Zahtevnica se pokrije z novo naročilnico, čeprav je material že na zalogi. Samodejno pokritje rezervira razpoložljivo zalogo, preden predlaga naročilnico.
Construction Team povezuje gradbišče, skladišče in računovodstvo v eno verigo.
Vodja gradbišča zahteva artikle in količine - brez cen. Zahtevnica gre skozi neobvezen potek odobritve in prikazuje pokritost v realnem času.
Naročilnica nosi dobavitelja, cene, valuto, prevzemno skladišče in dobavni rok. Ustvarite jo iz odobrenih zahtevnic - z ohranjeno povezavo do potrebe - ali neposredno ročno.
En klik ustvari PDF naročilnice in jo pošlje na registrirani e-naslov dobavitelja. Status se spremeni v »Poslana« - ponovno odpiranje nikoli ne pošlje drugega e-sporočila.
Sistem rezervira razpoložljivo zalogo, preden za preostanek predlaga naročilnico. Pokritost se preračuna ob vsaki spremembi - rezervaciji, naročilu, dobavi.
Dobava ustvari premik zaloge, vnaprej izpolnjen s preostalimi količinami in cenami iz naročilnice. Prevzete količine se seštevajo po postavki - več delnih dobav je povsem običajno.
Povezava prejetega računa z naročilnico razporedi zneske po artiklih, poveča fakturirano količino in premakne naročilnico v status »Zaključena«, ko je v celoti fakturirana - natanko en knjigovodski vpis, brez podvajanja.
Štirje koraki od potrebe do plačanega računa:
Gradbišče ustvari zahtevnico za material z artikli in količinami. Odobritelj jo potrdi - ali pa je odobritev v nastavitvah izklopljena za manjša podjetja.
Razpoložljiva zaloga se rezervira samodejno. Za preostanek ustvarite naročilnico dobavitelju - s cenami, valuto in dobavnim rokom - neposredno iz odobrene zahtevnice.
Naročilnica se pošlje po e-pošti s PDF-jem. Ko blago prispe, ga prevzamete glede na naročilnico - prevzete količine se seštevajo po postavki.
Povežete dobaviteljev račun z naročilnico. Sistem uskladi naročeno, dobavljeno in fakturirano ter ob popolnem ujemanju premakne naročilnico v status »Zaključena«.
Primerna za vsako gradbeno podjetje z aktivnimi nabavami:
Zahteva, kar gradbišče potrebuje, brez ukvarjanja s cenami in dobavitelji. Vidi status zahtevnice vse do dejanske dobave.
Dela iz filtra »Čaka na naročilo« - odobrene potrebe brez naročilnice. Izbere dobavitelja, ceno in dobavni rok iz nomenklature.
Trojno usklajevanje razkrije razlike v količini in ceni pred plačilom. Natanko en knjigovodski vpis za dobavo in račun - brez podvajanja.
Popolna sledljivost - katera potreba je vodila do katerega naročila in katerega računa. Nadzor nad stroški po gradbišču.
Zakaj specializirana programska oprema nadomesti ročne zahtevnice in naročilnice:
| Funkcija | Excel + e-pošta | Construction Team |
|---|---|---|
| Zahtevnica z gradbišča | Telefonski klic ali sporočilo | Dokument z odobritvijo in zgodovino |
| Pokritost iz zaloge | Ročno preverjanje zalog | Samodejna rezervacija pred naročilom |
| Naročilnica dobavitelju | Predloga Word/Excel, ročna e-pošta | PDF ustvarjen in poslan samodejno |
| Dobava | Zapis v beležko | Prevzem blaga glede na naročilo, po postavkah |
| Usklajevanje z računom | Ročna primerjava | Trojno usklajevanje naročeno/dobavljeno/fakturirano |
| Knjigovodski vpis | Tveganje dvojnega knjiženja | Natanko en vpis, brez podvajanja |
| Sledljivost | Brez povezave med zahtevnico, naročilom in računom | Celotna veriga od potrebe do plačila |
Da. Naročilnico lahko ustvarite neposredno, brez zahtevnice - primerno za manjše ali nujne nakupe. Povezava z zahtevnico je namenjena sledljivosti in ni obvezna.
Zahtevnica preide iz Osnutka v Oddano in nato v Odobreno. Če podjetje v nastavitvah izklopi obvezno odobritev, se oddana zahtevnica odobri samodejno.
Pokritost je vsota rezervirane zaloge in količine na aktivnih naročilnicah, omejena na zahtevano količino. Ne pomeni, da je material fizično na gradbišču - dejanska izdaja ostaja skladiščna operacija.
Za vsako postavko naročilnice sistem primerja naročeno, dobavljeno in fakturirano količino ter ceno po naročilu proti ceni po računu. Razlike se prikažejo kot opozorila - ničesar ne blokirajo, ampak opozorijo na postavke, ki jih velja preveriti pred plačilom.
Presežek se sprejme in označi kot presežna dobava. Pokritost zahtevnice nikoli ne preseže zahtevane količine.
Natanko enkrat. Če račun prispe prvi, premik ob dobavi ne ustvari vpisa. Če je dobava prva, se njen vpis stornira ob povezavi računa - brez podvajanja.
Da, dokler gre za istega dobavitelja. Vsaka postavka ohrani povezavo s svojo postavko zahtevnice, tako da dobava posodobi natanko pravo zahtevnico - tudi kadar dve zahtevnici zahtevata isti artikel za različni gradbišči.
Brezplačna 14-dnevna preizkusna različica. Brez kreditne kartice.
Registrirajte se brezplačno