Как да свържете Claude или ChatGPT с данните на строителната си фирма

Управителят на строителна фирма често знае какво иска да разбере, но не и през колко екрана ще стигне до него. Колко още дължим на доставчиците по договора за Витоша? Колко от стойността на договора е фактурирана и колко е платена? Имало ли е анекси, които са променили сумата? Всеки от тези отговори стои в Construction Team, но събирането му отнема време.

Има по-кратък път. Свързвате Claude или ChatGPT с данните на фирмата и питате, както бихте попитали счетоводител. Асистентът отваря договорите, фактурите, актовете и плащанията, смята и ви дава справката на български, за секунди. За настройката не е нужен програмист и тя отнема около пет минути.

Какво става, когато ги свържете

Връзката се нарича MCP, но за работата ви е достатъчно да знаете, че е мост между асистента и Construction Team. През него асистентът чете обекти, договори и анекси, оферти, количествени сметки, актове, фактури и плащания, а също контрагенти, номенклатура и ценови листи.

Питате с обикновени думи. „Покажи ми обектите в изпълнение.“ „Кои фактури от доставчици още не са платени по договора за Витоша?“ Асистентът сам решава какво да отвори и как да сметне остатъка.

Най-важното е кой стои зад достъпа. Асистентът работи с вашите права и не може повече от вас. Ако на вас не ви е позволено да виждате плащанията, няма да ги види и той. Данните са само на фирмата, която изберете при свързването.

Какво е нужно, преди да започнете

Трябват две неща. Влизате в Construction Team като потребител на фирмата, и имате акаунт в Claude или в ChatGPT. Личният акаунт върши работа, не е нужно да сте в организация. Връзката е включена във всички планове на Construction Team, ограничение няма.

Адресът, който ще поставите в асистента, е един и същ за всички фирми: https://mcp.constructionteam.app. Копирайте го точно така, без нищо накрая.

Свързване на Claude

Отворете claude.ai и влезте в акаунта си. В менюто Customize намерете Connectors и натиснете Add custom connector. Напишете име, което ще познаете, например Construction Team, и поставете адреса. След като потвърдите, натиснете Connect до новия конектор.

Ако още не сте влезли в Construction Team, системата ще ви подкани да го направите. После се появява екранът „Свързване на приложение“. Спрете се на него за минута, защото там решавате какво получава асистентът.

В полето „Свързвате фирма“ проверете, че е избрана правилната фирма. Работите ли с няколко, всяка се свързва отделно. Под „Приложението иска“ виждате правата, подредени в два реда: четене на данни и запис. Право, което вие самите нямате, е означено и не може да се даде. Ако всичко е наред, натиснете „Разреши“.

Върнете се в Claude и започнете нов разговор. Ако конекторът не е включен, включете го от менюто с инструменти до полето за писане.

Менюто на Claude се казва различно в различните версии. Ако не намирате Customize, потърсете Connectors в настройките на акаунта.

Свързване на ChatGPT

При ChatGPT пътят е малко по-дълъг, защото връзката към външен сървър минава през режима за разработчици. В Settings отворете Connectors (в някои версии се казва Apps), после Advanced settings и включете Developer mode. Натиснете Create, напишете име и поставете същия адрес. Като вид удостоверяване изберете OAuth.

Следва същото влизане и същият екран „Свързване на приложение“. В нов разговор включете конектора от менюто с инструменти.

Има две уговорки. Режимът за разработчици не се предлага във всеки план на ChatGPT, а в работно пространство на фирма първо го включва администраторът. И менюто на ChatGPT се променя често, а описаните стъпки са сверени по ръководства на други доставчици. Ако нещо не съвпада, търсете Connectors или Apps в настройките.

Какво да попитате първо

Започнете с въпроси, на които вече знаете отговора. Така се убеждавате, че връзката работи и че асистентът чете каквото трябва.

Помолете го да покаже обектите на фирмата и статуса на всеки. Попитайте кои договори по конкретен обект имат неплатен остатък и сверете числата с екрана. Поискайте за един договор стойността, фактурираното, платеното и остатъка. Питайте какво са променили анексите му. Намерете контрагент по част от името, например „Бетон“, и какво му дължите.

Посочвайте обекта, договора или периода. Колкото по-точно е въпросът, толкова по-бърз и по-верен е отговорът. Ако асистентът не знае какви данни има, помолете го да опише с какво разполага. Сумите са в евро, а ако някое число не ви звучи вярно, поискайте от асистента да покаже от кои записи го е взел.

Като привикнете, ще стигнете до въпроси, които в екраните отнемат половин час: сравнение на няколко договора, подредба на неплатените фактури по срок или справка колко е актувано срещу колко е платено по всеки обект. Същата идея стои и зад разчитането на документи с изкуствен интелект: машината върши четенето и сметките, а вие решавате.

Четене и запис

По подразбиране смисълът на връзката е четенето. Ако при свързването разрешите и запис, асистентът може да създава и променя записи, например нов обект, контрагент или разходен документ. За справките и анализа това не ви трябва.

Ако сте разрешили само четене, а после поискате например нов обект, асистентът ви връща на нов екран за съгласие и вие давате само това, което искате. Преди да запише нещо, той показва точните стойности и чака потвърждение. Прочетете ги внимателно. Промененото през асистента се презаписва и за него няма бутон за връщане. Контрагенти и артикули не се изтриват, а изтриването на обекти е отделно право, което се дава само при нужда.

Едно правило важи и за четенето, и за записа. Не поставяйте в асистента документи или писма от непознати и не го молете да изпълни каквото пише в тях. Текстът в един документ е данни, а не заповед.

Колко трае връзката и как се спира

Връзката има срок и го виждате в колоната „Изтича“ на страница „Свързани приложения“. Дотогава асистентът подновява достъпа си сам. Когато срокът мине, ще каже, че връзката е прекъсната, и ще поиска нов вход. Тогава махате стария конектор, добавяте го наново и разрешавате. Нищо във фирмата не се губи.

Спирането е по-просто. В Настройки отворете „Свързани приложения“, намерете реда на асистента и натиснете „Отзови“. В колоната „Последна употреба“ личи кога е ползван за последно. Достъпът спира веднага. Администраторът вижда и връзките на колегите си и може да ги отзове. Отзовете връзката и ако друг човек е ползвал акаунта ви в Claude или ChatGPT.

Какво става с прочетените данни

Всичко, което асистентът прочете, влиза в разговора ви с него. От този момент важат условията на вашия акаунт при Claude или ChatGPT. Затова не свързвайте асистента в разговори, които споделяте с външни хора, и не искайте данни, които не ви трябват за работата. Construction Team дава на асистента само онова, което вашите права позволяват.

С какво да започнете

Свържете асистента само за четене и му задайте пет финансови въпроса, чиито отговори знаете. Ако числата съвпадат, добавете въпросите, които наистина ви спестяват време. Записът оставете за по-късно и го разрешавайте само когато имате конкретна задача за него. Повече за ролята на изкуствения интелект в сектора има в статията изкуствен интелект в строителството, а подробните стъпки са и в помощта на системата, в страница „Свързване на AI асистент“.