De la devizul de cantități la procesul verbal și factură, fără a retasta pozițiile

O singură poziție din devizul de cantități, să zicem betonul pentru placă, trece prin cinci documente până când clientul o plătește. Dacă aceste documente stau în Excel și Word, poziția este copiată de patru ori, iar fiecare copiere e o ocazie să se piardă un rând sau să rămână un preț vechi.

Când documentele sunt legate într-un singur program de devize pentru construcții, poziția se introduce o dată și ajunge de la deviz la factură fără să fie retastată. În Construction Team fiecare introduce doar ce ține de el: ofertantul stabilește prețul, șeful de șantier introduce cantitatea executată, aprobatorul aprobă procesul verbal, iar contabilul emite factura. Dacă urmează să pregătiți primul deviz, avem un articol separat despre ce este un deviz de cantități și cum se face.

Ofertantul, șeful de șantier și contabilul tastează același lucru

Când devizul e în Excel, iar contractul și procesele verbale în Word, ofertantul copiază descrierea, unitatea de măsură și cantitatea din deviz în ofertă și adaugă un preț. După ce clientul acceptă, aceleași rânduri ajung în anexa la contract. În fiecare lună șeful de șantier întocmește un proces verbal și preia din nou descrierea, unitatea de măsură și prețul unitar, de data aceasta din contract. La final contabilul mută sumele din procesul verbal în factură.

Greșelile vin chiar din copiere. Prețul a fost schimbat în ofertă, dar în contract a rămas cel vechi. O poziție adăugată ulterior lipsește din procesul verbal. Factura are suma de luna trecută. Același număr stă în patru locuri, iar fiecare modificare trebuie să ajungă în toate.

Ofertantul face oferta din devizul gata întocmit

Ofertantul creează o ofertă din devizul gata întocmit fără să copieze rânduri. Descrierile, unitățile de măsură și cantitățile vin odată cu pozițiile, iar prețul unitar al fiecăreia vine din nomenclatorul firmei. În ofertă ofertantul poate schimba prețul unei singure poziții sau marja, fără să atingă nomenclatorul.

Cu nomenclatorul, programul face treaba unui program de prețuri pentru construcții: firma își ține prețurile acolo și fiecare ofertă nouă pornește de la ele.

După ce clientul acceptă oferta, din ea se creează un contract

Clientul primește un link pe e-mail, deschide oferta în browser și o acceptă. Contractul se creează din oferta acceptată, iar pozițiile ei trec în el cu cantitățile, prețurile și subobiectele lor. Vin și condițiile ofertei: termenul de plată și garanția.

Tot în contract se stabilește procentul reținerii de garanție. Acest procent se aplică apoi fiecărui proces verbal și fiecărei facturi din contract, fără ca cineva să-l mai tasteze.

Șeful de șantier introduce doar lucrările executate

Șeful de șantier creează un proces verbal din pozițiile contractului. Descrierile, prețurile unitare și sumele sunt deja acolo, iar el introduce cantitatea executată în perioada respectivă. Programul știe cât s-a contractat și cât s-a certificat până acum, dar câți metri cubi de beton s-au turnat luna aceasta îi spune omul de pe șantier. La un contract cu un client procesul verbal este de venit, la un contract cu un subcontractant este de cheltuială. Am descris și ce conține un proces verbal după formularul 19.

Pentru fiecare poziție din contract se ține cantitatea rămasă, adică cât se mai poate certifica. Dacă șeful de șantier introduce mai mult, programul refuză cantitatea și arată cât a mai rămas. De la un proces verbal la altul, progresul pe poziție se cumulează, iar cum se calculează progresul cumulat este explicat în articolul despre procesele verbale.

Înainte de semnare, aprobatorul aprobă procesul verbal

Procesul verbal mai are doi pași: aprobarea și semnarea. Aprobatorul, de obicei directorul tehnic, îl verifică și îl aprobă. Poate fi semnat numai după aprobare. Fiecare pas se înregistrează cu data, ora și utilizatorul. Dacă aprobatorul găsește o greșeală, îl respinge cu un comentariu, iar procesul verbal se întoarce în ciornă pentru corectare.

Contabilul creează factura din procesul verbal semnat

După ce procesul verbal de venit este semnat, contabilul poate emite o factură din procesul verbal semnat. Pozițiile, sumele și TVA-ul vin din procesul verbal, scadența se completează singură, iar de mână rămân de introdus doar data și modalitatea de plată. Cele două documente rămân legate și puteți trece de la unul la celălalt.

În factura pentru lucrări se deduce avansul, iar reținerea de garanție din contract se reține separat. Avansul poate fi dedus imediat după emiterea facturii de avans, fără să așteptați plata ei. Pentru fiecare factură dintr-un contract cu avans programul propune o sumă, iar dacă contabilul nu deduce avansul, notează motivul. Detaliile sunt într-un articol separat despre cum se deduce avansul și în ghidul nostru despre reținerile de garanție.

Când clientul plătește, factura își schimbă starea din „neplătită”, prin „plătită parțial”, în „plătită”. Facturile cu scadența depășită sunt marcate ca restante.

A fost facturat procesul verbal de luna trecută?

Răspunsul e chiar în procesul verbal. Acesta arată o schemă a lanțului de documente: contractul, procesele verbale anterioare din el și facturile. Dacă lipsește o verigă, ea este marcată și vedeți unde s-a oprit procesul fără să căutați prin dosare.

În exemplu, betonul pentru placă se certifică în două procese verbale

Exemplul este inventat, iar cifrele lui nu vin de pe un șantier real. Să zicem că devizul are poziția „Beton C25/30 pentru placă” cu 120 m³. Oferta a fost acceptată, contractul are un avans de 1.800 € și o reținere de garanție de 5%, iar fiecare proces verbal deduce 10% din valoarea sa până se epuizează avansul. TVA-ul este lăsat deoparte, ca poziția să fie ușor de urmărit.

Document	Ce arată poziția (în exemplu)	Cine ce introduce
Deviz	Beton C25/30 pentru placă, 120 m³	devizierul: descrierea, unitatea de măsură și cantitatea
Ofertă	120 m³ la 150 € = 18.000 €	ofertantul: prețul unitar, care vine din nomenclator
Contract	120 m³ la 150 € = 18.000 €, subobiect „Clădirea A”	nimeni nu îl retastează: poziția este preluată din oferta acceptată
Proces verbal 1	executat 70 m³ = 10.500 €, rămas 50 m³	șeful de șantier: 70 m³
Factura pentru procesul verbal 1	10.500 €, avans dedus 1.050 €, reținere de garanție 525 € reținută separat	contabilul: data și modalitatea de plată
Proces verbal 2	executat 50 m³ = 7.500 €, rămas 0	șeful de șantier: 50 m³
Factura pentru procesul verbal 2	7.500 €, avans dedus 750 €, reținere de garanție 375 € reținută separat	contabilul: data și modalitatea de plată

În al doilea proces verbal șeful de șantier tastează din greșeală 55 m³. Programul refuză cantitatea și spune că au rămas 50 m³. Șeful de șantier corectează cifra, aprobatorul aprobă procesul verbal, urmează semnarea, iar contabilul creează a doua factură. După ea, tot avansul de 1.800 € a fost dedus.

Descrierea și unitatea de măsură ale poziției au fost introduse o dată, în deviz, iar prețul o dată, în ofertă. După aceea oamenii adaugă doar cantități, aprobări și date.

Ce se întâmplă cu pozițiile după deviz?

Un program pentru întocmirea devizului îl scutește pe ofertant de copierea în ofertă. Dacă pozițiile nu merg mai departe în contract, în procesul verbal și în factură, șeful de șantier și contabilul le tastează în continuare de mână în fiecare lună, iar greșelile de copiere rămân la ei.

Cum arată devizul propriu-zis și cum se face o ofertă din el vedeți pe pagina programului nostru de devize pentru construcții. De acolo vă puteți și înregistra, din butonul de pe pagină.