Şantiye yönetimi: sahada neler kayıt altına alınır ve kayıtları kim tutar

Ortalama bir şantiyede bir günde en az altı şey olur ve biri bunları sonradan kanıtlamak ister: ne yapıldı, kaç kişi çalıştı, neyin zarar gördüğü, projeciden ne sorulduğu, malzemeyi kimin onayladığı ve ilerleme toplantısında ne karara bağlandığı. Bunların her biri genellikle ayrı bir yerde durur: şantiye şefinin defterinde, puantajcının tablosunda, taşeronlarla yazışılan sohbette, projeciye giden e-postada. Konu gecikmeye ya da ilave işe geldiğinde kayıtları dört yerden toplamak gerekir ve bir kısmı eksiktir.

Her gün: şantiye günlüğü ve fotoğraflar

Her proje için günde tek bir günlük rapor vardır ve sistem aynı tarih için ikincisine izin vermez. Raporda hava durumu, ekipler, malzemeler, ekipman ve tamamlanan işler yer alır, gerektiğinde nedenleriyle birlikte duruşlar da yazılır. Rapor üç durumdan geçer: taslak, gönderildi, onaylandı. Onaylanmış rapor artık değiştirilemez, dolayısıyla mart ayına ait bir kayıt mayısta düzeltilemez.

Ekipman satırı, envanterdeki bir makineye bağlanabilir. Raporda yazılan saatler o makinenin kullanımı olarak da sayılır, iki kez girmeye gerek kalmaz. Günlük kayda tam olarak neyin girdiği ve nedeni şantiye günlüğü yazısında anlatılıyor. Emir defteri (zapovedna kniga, Bulgaristan'da zorunlu olan resmi şantiye kaydı) ise farklı bir belgedir ve ayrı bir yazısı var.

Her saha kaydında (günlük rapor, eksik, bilgi talebi, denetim) bir “Fotoğraflar” bölümü bulunur. Telefondaki dosyalar yüklenmeden önce makul bir boyuta küçültülür, iPhone'dan gelen HEIC fotoğraflar JPEG'e çevrilir. Sinyal yokken fotoğraflar cihazda sırada bekler, bağlantı geri geldiğinde ve uygulama açıkken yüklenir. Bu sıra yalnızca fotoğraflar içindir: kaydın geri kalanı için bağlantı gerekir.

Modül hakkında daha fazlası: şantiye günlükleri.

Her hafta: saatler ve iş raporları

Çalışma süresi haftalık bildirilir, pazartesiden pazara. Her çalışan saatlerini proje ve görev bazında girer ve haftayı onaya gönderir. Onay yetkisi olanlara bildirim gider; haftayı ya kabul ederler ya da gerekçesiyle geri gönderirler. Gönderilmiş ve onaylanmış hafta kilitlenir, yani saatler onaydan sonra değişmez.

İşin parça başı (götürü) ödendiği yerlerde ayrı bir rapor türü vardır: faaliyet şablonuna karşı miktarlar. İşçi yalnızca kendi birim fiyatını görür, satış fiyatını görmez; onaylayan ise karar vermeden önce aynı faaliyet için projede o ana kadar ne kadarının onaylandığını görür. Onaylanan raporlardan işverene yönelik bir taslak hakediş hazırlanabilir. Bu emeğin nasıl hesaplandığı şantiyede emek takibi yazısında anlatılıyor; modülün ayrıca bir puantaj sayfası var.

Sorun çıktığında: eksikler, bilgi talepleri ve onaylar

Eksikler. Her eksik, proje kodundan oluşan bir numarası, bir konumu (giriş, kat, oda), firmadan bir sorumlusu, taşeronlar arasından bir yüklenicisi ve bir bitiş tarihi olan bir kayıttır. “Açık”, “Devam ediyor”, “Kontrole hazır” ve “Kapalı” durumlarından geçer; reddedilen iş yeniden yapılmak üzere geri döner. Kapatılmış bir eksik yeniden açılabilir. Saha turundan çıkan liste satır satır girmek yerine Excel'den içe aktarılabilir. Gece boyunca sistem, bitiş tarihi yaklaşan ya da geçmiş eksikler için hatırlatma gönderir. Ayrıntılar eksik listesi yazısında ve modül sayfasında.

Projeciye bilgi talepleri (RFI). Bir soru taslak, “Açık”, “Yanıtlandı” ve “Kapalı” aşamalarından geçer; gereksiz bir talep iptal edilebilir. Bir RFI maliyet ve süre etkisi de taşıyabilir. Böylece projecinin cevabı kimsenin posta kutusunda kalmaz. Daha fazlası bilgi talepleri yazısında ve modül sayfasında.

Onaylar. Projeci ya da işveren onayı gereken malzemelerin ve numunelerin kendi kaydı vardır. Karar “onaylandı”, “şerhli onaylandı”, “revize edip yeniden gönder” ya da “reddedildi” olur. Yeniden sunumda revizyon “-R1”, “-R2” gibi bir sonek numarası alır ve eski sürüm geçmişte kalır. Modülün bir onaylar sayfası var.

Takvimli işler: denetimler, toplantılar, ekipman

Denetimler. Kontrol listesi bir kez şablon olarak hazırlanır, denetimler bu şablondan oluşturulur. Denetim “planlandı”, “devam ediyor”, “tamamlandı” ve “kapalı” aşamalarından geçer, ancak puanlanmamış bir madde varken tamamlanamaz. Sonuç, geçen maddelerin yüzdesidir; başarısız her madde için sistem eksik listesinde kendiliğinden bir eksik oluşturur. Modül sayfası: denetimler.

Toplantılar. Gündem, katılımcılar ve tutanak kaydedilir. Tutanaktaki kararlar tek bir işlemle proje görevlerine dönüştürülebilir, böylece yalnızca metinde kalmaz. Modül sayfası: toplantılar.

Ekipman. Envanterde makineler ve ekipman “müsait”, “sahada”, “onarımda” ya da “hizmet dışı” durumuyla tutulur. Bir makine aynı anda iki projeye atanamaz ve bir projede olan makine silinemez. Modül sayfası: ekipman.

Çizimler

Bir çizim PDF ya da görsel olarak yüklenir ve üzerine işaretler konur: bir eksiğe, bir göreve, bir bilgi talebine ya da bir nota. Çizimin yeni sürümü, önceden konan işaretleri kaybetmez. Pratikte bir eksik “12 numaralı dairede, banyonun bir yerinde” değildir; kaydı açan herkesin dönüp baktığı plan üzerindeki bir noktadır. Daha fazlası: çizimler.

Hepsi birbirine nasıl bağlanır

Kayıtlar birbirine bağlanır, böylece hiçbir şey iki kez girilmez. Başarısız olan bir denetim eksik üretir. Bir toplantı kararı göreve dönüşür. Günlük rapordaki saatler makinenin kullanımına geçer. Bir eksik ya da bir RFI maliyet ve gecikme taşıyabilir, proje yöneticisi bunu görebilir. Her kayıt projeye ve alt projeye (giriş, kat, daire) bağlıdır; tartışma, fotoğraf ve kimin neyi ne zaman değiştirdiğini gösteren bir değişiklik geçmişi içerir.

Riskler ayrı tutulur, bir risk kaydında: nasıl yapıldığı inşaatta risk yönetimi yazısında anlatılıyor.

Nereden başlamalı

Günlük rapor ve eksik listesiyle. İkisi de her gün kullanılır ve bir sonraki anlaşmazlıkta gösterilecek bir şey zaten vardır. Puantaj, denetimler ve bilgi talepleri, ekip kayıt tutmaya alıştıktan sonra eklenir.