Projeciye bilgi talepleri (RFI): şantiyedeki sorular kaybolmasın

Üçüncü kat döşemesinde kalıpçılar sabah saat onda duruyor. Mimari çizimde şaft boşluğu 60'a 80, statik çizimde 60'a 60. Şantiye şefi projeciyi arıyor, projeci “60'a 80 yapın, size bir detay gönderirim” diyor. Detay hiç gelmiyor. Döşeme dökülüyor.

İki ay sonra statik mühendisi boşluğu görüyor ve kimin onayladığını soruyor.

Şantiye doğru ve zamanında sordu. Kaybolan şey yanıttı, çünkü telefonla geldi. Dünyanın geri kalanının RFI dediği, projeciye yazılı talep tam da bu tür durumlar için vardır.

RFI nedir ve ne zaman açılır

RFI (Request for Information), numarası, tarihi, muhatabı ve son yanıt tarihi olan, yazılı yanıt beklenen yazılı bir sorudur. Çoğunlukla yüklenici açar, projeci yanıtlar; bazen işveren veya yapı denetimi yanıtlar.

Tetikleyiciler şantiyeden şantiyeye tekrar eder:

• iki çizim birbiriyle çelişiyor;
• bir ölçü, kot veya detay eksik;
• şartname hangi malzemenin veya sınıfın gerektiğini söylemiyor;
• sahada bulunan durum projeyle uyuşmuyor (eski bir kablo, farklı zemin, kaymış aks);
• belirtilen malzeme temin edilemiyor ve bir muadili öneriliyor.

Her soru RFI değildir. Şantiye şefi bir meslektaşına şantiye konteynerinin anahtarlarının nerede olduğunu soruyorsa bu sohbet olarak kalır. Ölçüt, yanıtın neyin yapılacağını, maliyetini veya ne zaman biteceğini değiştirip değiştirmediğidir. Üçünden birini değiştiriyorsa soru yazıya geçer.

Hızlı yanıt alan bir soru nasıl yazılır

Projeci aynı anda birkaç şantiyede çalışır. Ne sorulduğunu anlamak için dört çizim açıp telefon etmesi gereken bir talep bekler. İyi bir soru dört şey içerir.

Nerede. Proje, alt proje, kat, aks, çizim numarası ve revizyonu. “+9.00 döşeme kotu, 3-4 ve B-C akslarının arası, K-07 çizimi” ilk telefon görüşmesini kurtarır.

Ne görüyorsunuz. Yorumsuz olgu: “A-12 çiziminde boşluk 60/80 cm, K-07'de 60/60 cm.” Yerden bir fotoğraf ve ölçüsü daire içine alınmış iki çizimin kesiti, bir paragraf metinden çok daha fazlasını anlatır.

Ne öneriyorsunuz. Yüklenicinin genellikle neyin yapılabilir olduğuna dair bir görüşü vardır. “Standart detaya göre boşluk çevresine ek donatıyla 60/80 öneriyoruz” soruyu “evet” ile yanıtlanabilir hale getirir. Öneri zorunlu değildir ama beklemeyi hemen her zaman kısaltır.

Yanıtı ne zamana kadar ve neden istiyorsunuz. “Döşeme kalıbı 14'ünde başlıyor, yanıt 12'sine kadar lazım” projecinin diğer işlerinin arasına sığdırabileceği bir süredir. Herkes “acil” yazar.

İyi uygulama, talep başına tek soru sormaktır. Bir yazıdaki beş soru üç yanıt alır, diğer ikisi yüzünden talep açık kalır.

Telefon ve sohbet neden yeterli değil

Telefonla yanıt en hızlı gelir, ama sonradan kanıtlamanın yolu yoktur. Bir görüşmenin tarihi de metni de yoktur ve bir ay sonra iki taraf onu farklı hatırlar.

Sohbet iz bıraktığı için daha iyi görünür. Ama bu iz, öğle yemeği fotoğrafları ile tuğla sevkiyatı soruları arasında durur. Bir mesajın durumu ve son tarihi yoktur, “statik mühendisine hangi talepler hâlâ bekliyor” sorusuna da yanıt veremez. Grubu yöneten kişi şirketten ayrıldığında da geçmiş telefonuyla birlikte gider.

Bu, aramayı bırakmanız gerektiği anlamına gelmez. Arayın, anlaşın, sonra soruyu ve yanıtı, yanıtı veren kişinin adıyla talebe yazın. İki dakika sürer ve sonra “bana şöyle dedi” yerine “12'sinde şunu yanıtladı” diyebilirsiniz.

RFI, emir defteri ve proje değişiklikleri

Bu bölüm hukuki tavsiye değildir.

Bir talebin yanıtı üç farklı şey olabilir. Bazen bir açıklamadır: proje doğruydu, sadece başka bir çizime bakmak gerekiyordu. Bazen bir şeyin tam olarak nasıl yapılacağına dair talimattır. Bazen de projede bir değişikliktir.

İkinci ve üçüncü durum için Bulgaristan'da bir prosedür vardır. İnşaat sırasında tutanak ve protokol düzenlenmesine dair 31 Temmuz 2003 tarihli 3 No'lu Yönetmeliğin 5. maddesinin 7. fıkrası uyarınca, projecinin telif haklarıyla bağlantılı olarak, hazırladığı projeye tam uygunluk için verdiği talimatlar emir defterine (Bulgar hukukundaki “zapovedna kniga”) işlenir ve inşaata katılan diğer tarafları bağlar. Aynı yönetmeliğin 7. maddesinin 3. fıkrasının 4. bendinin “c” harfi uyarınca da emir defteri, işlerin yürütülmesiyle ilgili tüm talimat ve emirleri ve projecinin emriyle öngörülen, onaylı projelerdeki esaslı olmayan değişiklikleri içerir.

Uygulamada RFI çalışma belgesidir: soruyu, öneriyi, yazışmayı ve yanıtı tutar. Yanıt bir talimat veya esaslı olmayan bir değişiklik olduğunda projeci bunu emir defterine işler ve ancak o zaman şantiyedeki herkesi bağlar. İyi bir alışkanlık, RFI numarasını emir defteri kaydına yazmak ve kaydın tarihini RFI'ya not etmektir. Böylece iki belgeden her biri diğerine götürür.

Hangi değişikliğin esaslı olmadığına yüklenici değil, projeci ve yapı denetimi karar verir. Bir yanıtın hangi gruba girdiğinden emin değilseniz, uygulamadan önce denetime sorun.

Miktarları veya malzemeleri değiştiren bir yanıt fiyatı da değiştirir. O zaman RFI, ek sözleşmeye (anekse) giden zincirdeki ilk belgedir; bu yüzden soru gününde beklenen tutarı ve beklenen gecikmeyi kaydetmeye değer. FIDIC sözleşmelerinde bu zincir, değişiklikler için açık bir prosedürle en ayrıntılı biçimde anlatılır.

Yanıt süresi nasıl izlenir

Süresi olmayan bir talep kolayca yanıtsız kalır. Süre geriye doğru sayılır: o yerdeki işin başlaması gereken günden sipariş ve hazırlık günlerini çıkarın. Sözleşme taleplere yanıt süresi belirliyorsa onu yazın.

Süre ancak biri izlerse bir anlam taşır. Bu yüzden her talebin şirketinizde sorumlu bir kişisi vardır: hatırlatır, arar, yanıt uygulandığında soruyu kapatır. Bu kişi muhatap değildir. Muhatap yanıtı borçludur, sorumlu da yanıtın alınmasını sağlar.

Haftada bir, en iyisi şantiye toplantısında, açık talepleri gözden geçirin: hangileri gecikmiş, hangileri işi tutuyor, hangilerinin yanıtı var ama kimse kapatmamış. Yanıtlanmış ama açık kalan bir talep listeyi işe yaramaz kılar, çünkü artık gerçekte neyin beklediğini göstermez.

Yanıt geciktiğinde ve iş durduğunda, bunu o günün şantiye günlüğüne de yazın. Talep ne zaman sorduğunuzu, günlük de beklemenin size neye mal olduğunu gösterir.

Construction Team'de RFI'lar

Construction Team'de talepler Saha bölümünde “Bilgi Talepleri (RFI)” adıyla bulunur. Her birine proje kodundan oluşan bir numara verilir: kodu LOZ olan bir proje için RFILOZ-001, RFILOZ-002 ve devamı.

Neler doldurulur. Proje, konu ve soru zorunludur. Gerisi isteğe bağlıdır: alt proje, sözleşme, öncelik, iç sorumlu, dış muhatap ve yanıt son tarihi. Öneri için ayrı bir alan yoktur, soruya yazılır. Fotoğraf ve dosyalar talebe, oluşturulurken veya sonradan eklenir.

Çizim üzerindeki yer. Projede yüklenmiş çizimler varsa talep paftadaki tam yere iliştirilebilir. Bir talep birkaç çizimde birden durabilir; soru ikisi arasındaki uyumsuzluk hakkında olduğunda bu özellikle işe yarar.

Durumlar. Beş tane vardır: “Taslak”, “Açık”, “Yanıtlandı”, “Kapalı” ve “Geçersiz”. “Gönder” ile taslak açık bir talebe dönüşür ve gönderim tarihi kaydedilir. Yanıt geldiğinde, kimin ne zaman verdiği kaydedilir. Düzenleme yalnızca “Taslak” ve “Açık” durumlarında mümkündür. Yanıttan sonra talep kilitlenir, böylece kimse soruyu yanıta uyacak şekilde yeniden yazamaz. Yalnızca taslak silinebilir; gereksiz bir talep geçersiz sayılır ve geçmişte kalır.

Sorumlu ve muhatap. “İç sorumlu”, talebi yürüten meslektaştır. “Dış muhatap”, sorunun yöneldiği, iş ortaklarınız arasındaki firmadır: projeci, işveren, denetim.

Hesapsız yanıt. Projecinin genellikle sisteminize girişi yoktur. “Gönder” sırasında ona, girişsiz bir sayfaya giden bağlantıyla e-posta daveti gönderebilirsiniz. Orada soruyu ve ekli dosyaları görür, yanıtı yazar ve kendi dosyalarını yükler. Gönderilen yanıt durumu “Yanıtlandı” olarak değiştirir ve iç sorumlu bir bildirim alır. Bağlantı 90 gün geçerlidir ve iptal edilebilir. Davet, şirket ayarlarında “RFI için genel erişime izin ver” açıksa çalışır. Daveti atlayıp talebi yalnızca şirket içinde de yürütebilirsiniz.

İki ayrı akış. “Tartışma” meslektaşlar içindir ve asla dışarı çıkmaz. “Yazışma” dış muhatapla yapılır ve o da aynı genel sayfadan yazar. Yazışmadaki bir yanıt, talebin yanıtı sayılmaz ve durumu değiştirmez. Başka bir kanaldan alınan yanıt da buraya kaydedilir: telefonla veya e-postayla alınan yanıtın kaydedilmesi seçeneğini işaretler ve yanıtı veren kişinin adını girersiniz. Bu makalenin başındaki telefon görüşmesinin yeri burasıdır.

Süre. Durumu “Açık” olan ve yanıt son tarihi geçmiş bir talep gecikmiş sayılır. Listede bir “Gecikmiş” sayacı ve “Yalnızca gecikmiş” filtresi vardır; yaklaşan ve geçen son tarih için hatırlatma gönderilir.

Etki. İki anahtar: tahmini tutarlı “Maliyet etkisi” ve tahmini gecikme günlü “Takvim etkisi”. Talebin maliyet etkisi varsa ve bir sözleşmeye bağlıysa üzerinde “Sözleşme eki oluştur” düğmesi görünür. Bu, konusu doldurulmuş, talep numarasına atıf içeren ve girilen tutar için tek bir pozisyonu olan yeni bir değişiklik emri (ek sözleşme) açar. Kaydetmeden önce her şey düzeltilebilir ve sonrasında talep değişiklik emrine bir bağlantı gösterir.

Risk. Soru projedeki daha büyük bir sorunun belirtisiyse, “Risk olarak kaydet” onu konusu, açıklaması ve etkisi doldurulmuş hâlde risk kayıt defterine taşır.

Liste, geçerli filtrelere göre Excel, CSV ve PDF olarak dışa aktarılır. Dosyada gönderim ve yanıt tarihleri de bulunur, böylece her talebin ne kadar beklediğini görebilirsiniz.

Modül hakkında daha fazlası RFI'lar sayfasındadır.

Nereye kadar gider

Sistem emir defterine hiçbir şey işlemez. Defter kâğıttır, şantiyededir ve içine kaydı projeci yapar. Talepte, bunun işlendiğini ve ne zaman işlendiğini, örneğin tartışmada veya defterden sayfanın ekli bir fotoğrafı olarak not edebilirsiniz.

Yanıt süresini siz belirlersiniz. Sistem sözleşmenizde ne yazdığını bilmez.

Ve hiçbir yazılım projeciyi yanıt vermeye zorlamaz. Size neyi, ne zaman, kime sorduğunuzun ve kaç gündür beklediğinizin net bir listesini verir.

Nereden başlamalı

Bir sonraki şantiyenizde yalnızca bir konuda anlaşın: projeciye giden, işi değiştiren her soru bir numara alır. İlk on talepten sonra şantiye toplantısında hızlıca gözden geçirebileceğiniz bir listeniz olur ve hangi soruların bir günde, hangilerinin üç haftada yanıtlandığını bilirsiniz.

İlgili yazılar

• Şantiyenin emir defteri - kim neyi yazar
• Şantiye günlüğü - yanıt beklerken duruşları nereye kaydedersiniz
• Şantiye eksik listesi - belirsiz detay zaten yanlış yapıldığında
• İnşaatta risk yönetimi - proje riskinin erken işareti olarak RFI
• İnşaatta FIDIC sözleşmeleri - değişiklikler fiyata ve süreye nasıl ulaşır