Şantiye ihtiyacından teslim edilen ve faturalanan mala kadar: onaylı malzeme talepleri, PDF ile otomatik e-posta gönderilen satın alma siparişleri, mal kabul ve sipariş edilen, teslim edilen ve faturalanan miktarların üçlü eşleştirmesi.
Telefonla talepler, Excel'de siparişler, teslimatla bağlantısı olmayan faturalar - özel bir tedarik yazılımı olmadan gerçeklik budur. Talep - sipariş - teslimat - fatura zinciri kuralları değiştirir.
Şantiye malzemeyi sözlü veya telefonla ister, kayıt tutulmaz. Malzeme talebi, kimin ne zaman ve neden istediğini - herhangi bir harcama yapılmadan önce - kaydeder.
Satın alma siparişi, onay olmadan ve gerçek bir ihtiyaçla bağlantısı olmadan e-postayla gönderilir. Onay iş akışlı bir talep, keyfi satın almayı önler.
Fatura gelir ve kimse onu sipariş edilen ve teslim edilenle karşılaştırmaz. Üçlü eşleştirme, ödemeden önce her kalem için sipariş edilen, teslim edilen ve faturalanan miktarı karşılaştırır.
Malzeme depoda zaten mevcutken talep yeni bir satın alma siparişiyle karşılanır. Otomatik karşılama, sipariş önermeden önce eldeki stoku rezerve eder.
Construction Team şantiyeyi, depoyu ve muhasebeyi tek bir zincirde birleştirir.
Şantiye şefi, fiyat belirtmeden kalem ve miktar talep eder. Talep, isteğe bağlı bir onay sürecinden geçer ve karşılamayı gerçek zamanlı gösterir.
Satın alma siparişi tedarikçi, fiyat, para birimi, teslimat deposu ve teslim süresini içerir. Onaylanmış taleplerden - ihtiyaçla bağlantı korunarak - ya da doğrudan elle oluşturulur.
Tek tıklama, satın alma siparişinin PDF'ini oluşturur ve tedarikçinin kayıtlı adresine e-postayla gönderir. Durum 'Gönderildi'ye geçer - siparişi yeniden açmak asla ikinci bir e-posta göndermez.
Sistem, kalan miktar için sipariş önermeden önce mevcut stoku rezerve eder. Karşılama her değişiklikte - rezervasyon, sipariş, teslimat - yeniden hesaplanır.
Teslimat, siparişten kalan miktar ve fiyatlarla önceden doldurulmuş bir stok hareketi oluşturur. Teslim alınan miktarlar kalem bazında birikir - birkaç kısmi teslimat normaldir.
Gelen bir faturayı satın alma siparişiyle ilişkilendirmek, tutarları kalem bazında dağıtır, faturalanan miktarı artırır ve tam faturalama sonrasında siparişi 'Tamamlandı'ya taşır - tam olarak tek bir yevmiye kaydı, mükerrer kayıt yok.
İhtiyaçtan ödenmiş faturaya dört adım:
Şantiye, kalem ve miktarlarla bir malzeme talebi oluşturur. Bir onaylayıcı bunu onaylar - ya da küçük şirketler için ayarlardan onay devre dışı bırakılır.
Mevcut stok otomatik olarak rezerve edilir. Kalan miktar için - fiyat, para birimi ve teslim süresiyle - onaylanmış talepten doğrudan bir tedarikçiye satın alma siparişi oluşturursunuz.
Satın alma siparişi PDF ile e-postayla gönderilir. Mal geldiğinde, siparişe karşı teslim alırsınız - teslim alınan miktarlar kalem bazında birikir.
Tedarikçinin faturasını satın alma siparişiyle ilişkilendirirsiniz. Sistem, sipariş edilen, teslim edilen ve faturalanan miktarları eşleştirir ve tam eşleşmede siparişi 'Tamamlandı'ya taşır.
Aktif satın alması olan her inşaat firması için uygundur:
Fiyat veya tedarikçiyle uğraşmadan şantiyenin ihtiyacını talep eder. Talebin durumunu gerçek teslimata kadar görür.
'Sipariş Bekleyen' filtresinden çalışır - henüz satın alma siparişi olmayan onaylı ihtiyaçlar. Tedarikçiyi, fiyatı ve teslim süresini nomenklatürden seçer.
Üçlü eşleştirme, ödemeden önce miktar ve fiyat farklarını ortaya çıkarır. Teslimat ve fatura için tam olarak tek bir yevmiye kaydı - mükerrer kayıt yok.
Tam izlenebilirlik - hangi ihtiyacın hangi siparişe ve hangi faturaya yol açtığı. Şantiye bazında maliyet kontrolü.
Özel yazılımın manuel talepleri ve siparişleri neden değiştirdiği:
| Özellik | Excel + e-posta | Construction Team |
|---|---|---|
| Şantiyeden talep | Telefon araması veya mesaj | Onay ve geçmişi olan belge |
| Stoktan karşılama | Manuel stok kontrolü | Siparişten önce otomatik rezervasyon |
| Tedarikçiye sipariş | Word/Excel şablonu, manuel e-posta | Otomatik oluşturulan ve gönderilen PDF |
| Teslimat | Defterde not | Siparişe karşı, kalem bazında mal kabul |
| Fatura eşleştirmesi | Manuel karşılaştırma | Sipariş/teslimat/fatura üçlü eşleştirmesi |
| Yevmiye kaydı | Çift kayıt riski | Tam olarak tek kayıt, mükerrer yok |
| İzlenebilirlik | Talep, sipariş ve fatura arasında bağlantı yok | İhtiyaçtan ödemeye tam zincir |
Evet. Bir satın alma siparişi, talep olmadan doğrudan oluşturulabilir - küçük veya acil satın almalar için uygundur. Bir talebe bağlantı izlenebilirlik içindir, zorunlu değildir.
Bir talep Taslak'tan Gönderildi'ye, oradan Onaylandı'ya geçer. Şirket ayarlardan zorunlu onayı devre dışı bırakırsa, gönderilen bir talep otomatik olarak onaylanır.
Karşılama, rezerve edilen stok ile aktif satın alma siparişlerindeki miktarın toplamıdır, talep edilen miktarla sınırlıdır. Malzemenin fiziksel olarak şantiyede olduğu anlamına gelmez - fiili çıkış bir depo işlemi olarak kalır.
Her satın alma siparişi kalemi için sistem, sipariş edilen, teslim edilen ve faturalanan miktarı, ayrıca sipariş fiyatını fatura fiyatıyla karşılaştırır. Farklar uyarı olarak görünür - hiçbir şeyi engellemez, sadece ödemeden önce kontrol edilmeye değer kalemleri işaret eder.
Fazlalık kabul edilir ve fazla teslimat olarak işaretlenir. Talebin karşılanması talep edilen miktarı asla aşmaz.
Tam olarak bir kez. Fatura önce gelirse, teslimat hareketi kayıt oluşturmaz. Teslimat önce gelirse, fatura ilişkilendirildiğinde onun kaydı ters çevrilir - mükerrer kayıt olmaz.
Evet, aynı tedarikçiye ait oldukları sürece. Her kalem kendi talep kalemine bağlantısını korur, böylece teslimat doğru talebi günceller - hatta iki talep farklı şantiyeler için aynı kalemi istediğinde bile.