Şantiye eksik listesi: teslimde tartışma çıkmasın diye nasıl tutulur
Teslim perşembeye ayarlandı. Çarşamba akşamı biri grup sohbetinde "dördüncü kattaki kolonun yanındaki çatlak düzeldi mi" diye soruyor ve oradan sonra yarım saat, onu kimin ne zaman fotoğrafladığı ve alt yükleniciye söylenip söylenmediği aranıyor.
Pahalı olan an budur. Çatlağın kendisi değil - o yarım günlük iş. Pahalı olan, kimsenin onun ne zaman fark edildiğini, kime verildiğini ve kabul edilip edilmediğini kanıtlayamaması. Tartışmada tarihi ve fotoğrafı olan kazanır. Berabere kalındığında parayı projenin sahibi öder.
Asıl nerede kırılıyor
Eksik listesi nadiren birinin neyin düzeltilmesi gerektiğini bilmemesi yüzünden çöker. Üç yerde çöker:
Yazarı ve tarihi yok. "Ona söyledim" bir kayıt değildir. İki hafta sonra iki taraf da farklı hatırlar.
Son tarihi yok. Son tarihi olmayan bir kusur görev değil, dilektir. Kimse geciktiğini söyleyemez.
Kanıtı yok. Yerinde, bulunduğu anda çekilen fotoğraf üç sayfalık açıklamadan daha değerlidir. Yoksa tartışma laf lafa karşıdır.
Buradan sonra böyle bir listenin Construction Team'de nasıl tutulduğunu gösteriyorum. Aşağıdaki demo bir kusurun bütün ömrünü baştan sona geçer ve kendi kendine döner.
Eksik Listeleri
Saha / Eksik Listeleri
Açık
2
Devam ediyor
1
Kontrole hazır
1
Kapalı
2
Gecikmiş
2
Şantiyelerinizdeki tüm kusurlar tek bir yerde: kim neyden sorumlu, hangi tarihe kadar ve hangi termin tarihleri çoktan geçti. Kırmızı renk süs değil - bunlar yukarıdaki kartta sayılan iki gecikmiş kayıt.
Nasıl tutulur
Her kusur, numarası olan ayrı bir kayıttır. Numara projenin kodundan kendiliğinden oluşur - kodu LOZ olan bir projede kayıtlar DEFLOZ-001, DEFLOZ-002 diye gider. Yani numara yerinde, duvarın üstüne tebeşirle yazılabilir ve sonra listede bulunur.
Zorunlu olan yalnızca iki şey var: proje ve başlık. Gerisi - konum, sorumlu, yüklenici, son tarih, kategori - biliniyorsa doldurulur. Koşarken iki alanla açılmış bir kayıt, sahada tam formu doldurmaya vakit olmadığı için hiç açılmamış kayıttan daha faydalıdır.
Fotoğraflar yerinde, telefondan yola çıkar. Kayıt oluşturulduktan sonra sunucuya yüklenirler, yani turu bitirmek için bağlantı beklenmez.
Durumlar beş tanedir ve aralarındaki geçişler sınırlıdır. Açık, Devam ediyor, Kontrole hazır, Kapalı, Reddedildi. Sistem rastgele hareket etmeye izin vermez: "Kontrole hazır" durumundan yalnızca iki çıkış vardır - kabul etmek ya da yeniden işleme iade etmek. Bu, kısıtlama olsun diye konmuş bir kısıtlama değil; kimsenin bakmadığı bir kaydın kapanmaması için bir yol.
Gecikmiş olan, son tarihi geçmiş ve henüz kapanmamış ya da iade edilmemiş kayıttır. Kabul edilen kayıt, tarihi aynı kalsa da gecikmiş sayılmaz. Her sabah yedide, yaklaşan ya da çoktan geçmiş son tarihler için hatırlatma çıkar - kaç gün ileriye bakacağı ayarlanır.
Tartışmayı çözen üç şey
En önemliye indirgemek gerekirse, tutulan liste kağıdın ve sohbetin veremediği üç kaydı verir.
Numara ve açılış tarihi. Sorunun ne zaman fark edildiğini gösterir, birinin onu dile getirmeyi ne zaman akıl ettiğini değil.
O andan bir fotoğraf. Kayda eklenmiş; sohbete atılıp dört yüz mesaj arasında kaybolmuş değil.
Kimin, ne zaman kabul ettiği. Zaman çizelgesi oluşturanı, kontrole hazır ilan edildiği anı, kabul anını ve doğrulayanın adını saklar. Tartışmada sizin yerinize konuşan satır budur; kabul etmenin gidermekten ayrı bir işlem olması da tam bu yüzdendir.
Buna bir de maliyet etkisi eklenir - gidermenin ne kadara mal olduğunun yazıldığı alan. Zorunlu değildir, ama doldurulduğunda alt yükleniciyle kesinti konuşması hislerin değil rakamların konuşması olur.
Neyi yapmaz
Dosyadan içe aktarma yok. Kayıtlar sistemde açılır. Dışa aktarma var - protokol için ya da göndermek için Excel, CSV veya PDF - ama ters yön yok. Tablodaki eski bir liste elle taşınır.
Kabul protokolünün yerini almaz. Liste, protokole götüren çalışma aracıdır; protokolün kendisi değil.
Kimin suçlu olduğunu çözmez. Kimin ne dediğini ve ne zaman dediğini kaydeder. Sorumluluk yine insanlar arasında bir konuşma olarak kalır, sadece tarihli bir konuşma.
Kısaca
Eksik listesi, kayıt açmak önlediği tartışmadan daha az zaman aldığında iyi tutulur. Bu yüzden iki zorunlu alan, kendiliğinden oluşan numara ve telefondan çekilen fotoğraf, sahada kimsenin doldurmadığı ayrıntılı bir formdan daha çok iş görür.
Perşembe sabahı teslimde ise "o çatlak düzeldi mi" sorusunun cevabı tek bir ekran, yarım saatlik kazı değil.
Sıkça sorulan sorular
Ne zaman kayıt açılır, ne zaman ustaya söylemek yeter?
Giderilmesi başka bir kişiye ya da başka bir firmaya bağlıysa kayıt açılır. Sesli söylenenin tarihi yok, yazarı yok ve iki hafta sonra doğrulanmasının yolu yok. Yerinde bir dakikada halledilen ufak şeyler kaydı hak etmez.
Kaydı kapatan, onu gideren kişi mi olmalı?
Hayır. Gidermek ve kabul etmek iki ayrı işlemdir ve zincir tam orada kopar. Yüklenici kaydı kontrole hazır olarak işaretler, kapatmak ise kaliteden sorumlu olana kalır. Zaman çizelgesine kimin kabul ettiği yazılır.
Neden sohbet grubunda değil de sistemde tutayım?
Sohbetin durumu yok, son tarihi yok ve "bu blokta hangi kayıtlar hâlâ açık" sorusuna cevap veremez. Üç ay sonra sohbet geçmişinde aramak, liste tutmaktan daha pahalıdır.
Son tarih geçerse ne olur?
Kayıt kırmızıya boyanır ve gecikmişler sayacına girer. Ayrıca her sabah yaklaşan ya da çoktan geçmiş son tarihler için hatırlatma çıkar, ama yalnızca kapanmamış kayıtlar için.