Metrajdan tutanağa ve faturaya, kalemleri yeniden yazmadan

Metrajdaki bir kalem, örneğin döşeme betonu, işveren onu ödeyene kadar beş belgeden geçer. Bu belgeler Excel ve Word'de duruyorsa kalem dört kez kopyalanır ve her kopya bir satırın kaybolması ya da eski bir fiyatın kalması için bir fırsattır.

Belgeler tek bir inşaat için metraj yazılımında birbirine bağlı olduğunda kalem bir kez girilir ve yeniden yazılmadan metrajdan faturaya kadar gider. Construction Team'de herkes yalnızca sorumlu olduğu bilgiyi girer: teklif hazırlayan fiyatı belirler, şantiye şefi yapılan miktarı girer, onaylayan kişi tutanağı onaylar, muhasebeci de faturayı düzenler. İlk metrajınızı hazırlamak üzereyseniz, metrajın ne olduğu ve nasıl hazırlandığı üzerine ayrı bir yazımız var.

Teklif hazırlayan, şantiye şefi ve muhasebeci aynı şeyi yazıyor

Metraj Excel'de, sözleşme ve tutanaklar Word'de olduğunda, teklif hazırlayan tanımı, birimi ve miktarı metrajdan teklife kopyalar ve fiyat ekler. İşveren kabul edince aynı satırlar sözleşme ekine geçer. Şantiye şefi her ay bir tutanak hazırlar ve tanımı, birimi ve birim fiyatı yine taşır, bu kez sözleşmeden. Son olarak muhasebeci tutarları tutanaktan faturaya aktarır.

Hatalar kopyalamanın kendisinden doğar. Fiyat teklifte değişmiştir ama sözleşmede hâlâ eskisi durur. Sonradan eklenen bir kalem tutanakta yoktur. Faturada geçen ayın tutarı vardır. Aynı rakam dört yerde durur ve her değişikliğin hepsine ulaşması gerekir.

Teklif hazırlayan, teklifi hazır metrajdan oluşturur

Teklif hazırlayan, satır kopyalamadan hazır metrajdan bir teklif oluşturur. Tanımlar, birimler ve miktarlar kalemlerle birlikte gelir, her birinin birim fiyatı da firmanın nomenklatüründen gelir. Teklifte tek bir kalemin fiyatını ya da kâr marjını nomenklatüre dokunmadan değiştirebilir.

Nomenklatür sayesinde yazılım inşaat fiyatlandırma yazılımının işini görür: firma fiyatlarını orada tutar ve her yeni teklif bu fiyatlardan başlar.

İşveren teklifi kabul edince ondan bir sözleşme oluşturulur

İşveren e-postayla bir bağlantı alır, teklifi tarayıcıda açar ve kabul eder. Sözleşme kabul edilen tekliften oluşturulur ve kalemler miktarları, fiyatları ve alt nesneleriyle birlikte sözleşmeye geçer. Teklifin şartları da gelir: ödeme süresi ve garanti.

Teminat kesintisi yüzdesi de sözleşmede belirlenir. Bu yüzde, kimse yeniden yazmadan, sözleşme kapsamındaki her tutanağa ve her faturaya uygulanır.

Şantiye şefi yalnızca yapılan işi girer

Şantiye şefi sözleşme kalemlerinden bir tutanak oluşturur. Tanımlar, birim fiyatlar ve tutarlar zaten oradadır, şef de dönem içinde yapılan miktarı girer. Yazılım ne kadarın sözleşmeye bağlandığını ve şimdiye kadar ne kadarın tutanağa geçtiğini bilir, ama bu ay ne kadar beton döküldüğünü ona şantiyedeki kişi söyler. İşverenle yapılan sözleşmede tutanak gelir tutanağıdır, alt yükleniciyle yapılan sözleşmede ise gider tutanağı. Form 19 tutanağının neleri içerdiğini de ayrıca anlattık.

Her sözleşme kalemi için kalan miktar, yani daha ne kadarının tutanağa geçebileceği tutulur. Şef bundan fazlasını girerse yazılım miktarı kabul etmez ve ne kadar kaldığını gösterir. Tutanaktan tutanağa kalemdeki ilerleme birikir; kümülatif ilerlemenin nasıl hesaplandığı tutanaklarla ilgili yazıda anlatılıyor.

İmzalanmadan önce tutanağı onaylayan kişi onaylar

Tutanağın iki adımı daha vardır: onay ve imza. Onaylayan kişi, genellikle teknik müdür, tutanağı inceler ve onaylar. Tutanak ancak onaydan sonra imzalanabilir. Her adım tarih, saat ve kullanıcıyla kaydedilir. Onaylayan kişi bir hata bulursa tutanağı bir yorumla reddeder ve tutanak düzeltilmek üzere taslağa döner.

Muhasebeci faturayı imzalı tutanaktan oluşturur

Gelir tutanağı imzalandıktan sonra muhasebeci imzalı tutanaktan bir fatura düzenleyebilir. Kalemler, tutarlar ve KDV tutanaktan gelir, vade tarihi kendiliğinden dolar ve elle girilecek yalnızca tarih ile ödeme şekli kalır. İki belge birbirine bağlı kalır ve birinden diğerine geçebilirsiniz.

İşin faturasında avans mahsup edilir, sözleşmedeki teminat kesintisi de ayrıca tutulur. Avans, avans faturası düzenlenir düzenlenmez, ödenmesini beklemeden mahsup edilebilir. Avanslı bir sözleşme kapsamındaki her fatura için yazılım bir tutar önerir; muhasebeci avansa dokunmazsa gerekçesini yazar. Ayrıntılar avansın nasıl mahsup edildiğine dair ayrı yazıda ve teminat kesintisi rehberimizde.

İşveren ödedikçe faturanın durumu "ödenmedi"den "kısmen ödendi"ye, oradan da "ödendi"ye geçer. Vadesi geçen faturalar gecikmiş olarak işaretlenir.

Geçen ayın tutanağı faturalandı mı?

Cevap tutanağın kendisinde. Tutanakta belge zincirinin bir şeması görünür: sözleşme, ona bağlı önceki tutanaklar ve faturalar. Bir halka eksikse işaretlenir ve klasörleri karıştırmadan sürecin nerede durduğunu görürsünüz.

Örnekte döşeme betonu iki tutanakla hakedişe bağlanıyor

Örnek uydurmadır ve rakamları gerçek bir şantiyeden gelmiyor. Metrajda 120 m³ ile "Döşeme için C25/30 beton" diye bir kalem olsun. Teklif kabul edilmiş, sözleşmede 1.800 € avans ve %5 teminat kesintisi var ve her tutanak, avans bitene kadar değerinin %10'unu mahsup ediyor. Kalemi kolay takip etmek için KDV'yi dışarıda bırakıyoruz.

Belge	Kalemde ne görünür (örnekte)	Kim ne girer
Metraj	Döşeme için C25/30 beton, 120 m³	metrajı hazırlayan: tanım, birim ve miktar
Teklif	120 m³ x 150 € = 18.000 €	teklif hazırlayan: nomenklatürden gelen birim fiyat
Sözleşme	120 m³ x 150 € = 18.000 €, alt nesne "A Blok"	kimse yeniden yazmaz: kalem kabul edilen tekliften alınır
Tutanak 1	yapılan 70 m³ = 10.500 €, kalan 50 m³	şantiye şefi: 70 m³
Tutanak 1'in faturası	10.500 €, mahsup edilen avans 1.050 €, ayrıca tutulan teminat 525 €	muhasebeci: tarih ve ödeme şekli
Tutanak 2	yapılan 50 m³ = 7.500 €, kalan 0	şantiye şefi: 50 m³
Tutanak 2'nin faturası	7.500 €, mahsup edilen avans 750 €, ayrıca tutulan teminat 375 €	muhasebeci: tarih ve ödeme şekli

İkinci tutanakta şantiye şefi yanlışlıkla 55 m³ yazar. Yazılım miktarı kabul etmez ve kalan miktarın 50 m³ olduğunu söyler. Şef rakamı düzeltir, onaylayan kişi tutanağı onaylar, ardından imza gelir ve muhasebeci ikinci faturayı oluşturur. Bundan sonra 1.800 € avansın tamamı mahsup edilmiş olur.

Kalemin tanımı ve birimi bir kez, metrajda, fiyatı da bir kez, teklifte girildi. Sonrasında insanlar yalnızca miktar, onay ve tarih ekliyor.

Metrajdan sonra kalemlere ne olur?

Metraj hazırlama yazılımı teklif hazırlayanı teklife kopyalamaktan kurtarır. Kalemler sözleşmeye, tutanağa ve faturaya devam etmiyorsa şantiye şefi ve muhasebeci onları yine her ay elle yazar ve kopyalama hataları onlarda kalır.

Metrajın kendisinin nasıl göründüğünü ve ondan nasıl teklif hazırlandığını inşaat için metraj yazılımımızın sayfasında görebilirsiniz. Oradaki düğmeden kaydolabilirsiniz.