Şantiyede işçilik takibi: puantaj çizelgesinden maliyete

Ay sonunda puantaj çizelgesi, Georgi'nin 22 gün, günde 8 saat çalıştığını söylüyor. Maaşını hesaplamak için bu yeterli. Ama üç şantiyeden hangisinde olduğunu, tuğla mı ördüğünü yoksa kamyon mu boşalttığını söylemiyor. Şantiyenin işçilikte kazanıp kazanmadığını da tam bu iki cevap belirler.

Aşağıda neyin kaydedileceği, bunu kimin yapması gerektiği ve kayıtların teklifle karşılaştırabileceğiniz bir rakama nasıl dönüştüğü anlatılıyor.

Projeye göre saatler neden bir bordro çizelgesinden fazlasıdır

İşçilik, faturasız gelen tek büyük şantiye giderdir. Malzeme belgeyle gelir, kiralanan ekipman da öyle. Kendi işçileriniz tüm şirket için tek bir bordroyla ödenir ve kimin nerede olduğunu kimse kaydetmediyse gider dağıtılmadan kalır.

Proje ve iş kalemi bazında bir kayıt üç iş görür.

Birincisi maliyettir. Projeye “iki hafta boyunca birkaç kişi” yerine 640 saatlik tuğla işçiliği girdiğini bildiğinizde, saatleri bir saatin maliyetiyle çarpıp o işin işçilik maliyetini bulursunuz. Tam işçilik maliyetine nelerin girdiği ve hesabın geri kalanı inşaatta maliyet hesabı yazısında anlatılıyor.

İkincisi teklifle karşılaştırmadır. Her birim fiyatın içinde bir miktar işçilik öngörülmüştür. Örnek rakamlarla gidelim: 400 m2 tuğla işi için metrekare başına 1,2 saat, toplam 480 saat öngördünüz. Şantiyeye 640 saat girdiyse fark 160 saattir. Saati 12 € ise bu yalnızca bu kalemde 1.920 € eder. İş kalemi bazında kayıt olmazsa, yalnızca ayın maaşlarının “beklenenden biraz fazla” olduğunu görürsünüz.

Üçüncüsü işverene raporlamadır. Saatlik ücretle çalıştığınızda ya da işveren ek işleri tartıştığında, kimin ne zaman ne yaptığına dair kayıt sizin kanıtınızdır. Güne göre kaydedilen kişiler ve saatler ayrıca maliyet kontrolünün ve bir sonraki teklif fiyatlandırılırken yapılan görüşmenin de dayanağıdır.

Neler kaydedilmeli

Dört şey. İnsanlar bundan fazlasını doldurmaz.

• Kim. Belirli bir kişi, “İvan'ın ekibi” değil. Ekip bazında kaydediyorsanız, en azından günlük kişi sayısı doğru olsun.
• Nerede. Proje. Bir kişi sabah bir şantiyede, öğleden sonra başka bir şantiyedeyse bu iki kayıttır.
• Ne kadar. Günün saatleri; fazla mesai normal saatlerden ayrı tutulur. Tek rakamda birleştirilirse işçiliğin neden daha pahalı olduğu da, ne kadar pahalı olduğu da gizlenir.
• Hangi iş. En sık eksik kalan kısım budur. Metraj kalemine kadar inmeniz gerekmez. Fiyatlandırma biçiminize uyan bir döküm yeterlidir: kalıp, demir, tuğla, sıva, genel işler.

Sonuncusu için şantiyenin başında biraz hazırlık gerekir: iş kalemlerinin kısa bir listesi önceden kararlaştırılır. İnsanlara kırk seçenek verirseniz ilkini seçerler.

Kim, ne zaman doldurur

İki yol var. Birincisinde herkes kendi saatini doldurur. Kişi kendi gününü hatırladığı için kayıt daha doğru olur, ama herkesin sisteme erişimi ve onu açma alışkanlığı olmalı. İkincisinde ustabaşı ya da şantiye şefi herkes için doldurur. Tek bir kayıt olur ve düzenlidir, ama zaten işi başından aşkın tek bir kişinin hafızasına ve zamanına bağlıdır.

İki yol için de iki koşul geçerlidir: her gün doldurulur, Cuma öğleden sonra bütün hafta için değil; ve şantiyeyi bilen, “Çarşamba yağmur yağdı, kalıp işi yapmadınız” diyebilecek bir başkası onaylar.

Kağıtta neler ters gider

Kağıt form kendi başına kötü değildir. Sorunlar ofise giden yoldan kaynaklanır.

Geç gelir. Çizelge haftanın ya da ayın sonuna kadar şantiye barakasında durur ve ofise artık hiçbir şeyin düzeltilemeyeceği zaman ulaşır. Tuğla işi öngörülenin üçte bir oranında üzerine çıkıyorsa bunu ikinci haftada bilmek istersiniz, son bordrodan sonra değil.

Okunmaz. Ofiste biri diz üstünde yazılmış el yazısını Excel'e yeniden yazar ve her yeniden yazım hata ekler.

Göz kararı doldurulur. Form sonradan yazıldığında her hücrede 8 yazar. Saatler eşit çıkar, fazla mesai kaybolur, iş kalemi de en son akla gelen olur.

Son olarak, toplanmaz. Doğru çizelgeler bile ayrı ayrı kağıtlardır. Ayın proje bazında saatlerini görmek için birinin bunları elle toplaması gerekir.

Kanun ne istiyor, ne istemiyor

Proje bazında kayıt bir yönetim aracıdır. İşverenin iş hukuku gereği tuttuğu belgelerin yerini tutmaz ve ikisini karıştırmamak en iyisidir. Bulgaristan'da İş Kanunu (LC) ile Çalışma Süresi, Dinlenme ve İzin Yönetmeliği (OWTBL) şunları söylüyor.

• İş Kanunu md. 142(1) uyarınca çalışma süresi gün gün, iş günü olarak hesaplanır. 2. fıkra, işverene Bakanlar Kurulu yönetmeliğinde belirlenen usulle toplulaştırılmış hesaplama getirme olanağı tanır; 3. fıkraya göre bunun dönemi 1 ile 4 ay arasındadır.
• Toplulaştırılmış hesaplamanın uygulandığı yerde işveren, tüm dönem için isimli çalışma çizelgelerini onaylar ve dönem bittikten sonra en az 3 yıl saklar (OWTBL md. 9a(1)).
• Fazla mesai için özel bir defter tutulur ve yıl içinde yapılan fazla mesai, izleyen yılın 31 Ocak tarihine kadar iş müfettişliğine bildirilir (İş Kanunu md. 149).
• Şantiyede ve çalışma alanında işveren, denetim makamlarının erişimine, iç çalışma kurallarının bir kopyasını ve fazla mesai emirleri ile toplulaştırılmış hesaplamada isimli çizelgeler dahil, çalışma süresinin dağılımına ilişkin belgeleri hazır tutar (İş Kanunu md. 403a(1)).

Bu yazı hukuki tavsiye değildir. Şirketinizde çalışma süresini tam olarak nasıl düzenleyeceğinizi muhasebecinizle ya da bir iş hukuku avukatıyla netleştirin.

Saatlerden projedeki maliyete

Önce saatler dönem için proje ve iş kalemi bazında toplanır. İkinci olarak saatlik maliyetle çarpılır. Bu, brüt maaşın saatlere bölünmesi değildir: işverenin sosyal güvenlik primlerini, izni ve kişinin bordroda olup şantiyede olmadığı süreyi de içerir. Üçüncü olarak çıkan rakam, aynı iş için teklifte öngörülen işçilikle yan yana konur.

Karşılaştırma ancak iki taraf da aynı biçimde kırılmışsa anlamlıdır. Bu yüzden kayıttaki iş kalemleri teklifin yapısını izlemelidir, tersi değil.

Construction Team'de bu nasıl görünür

Puantaj modülü Saha bölümündedir ve iki parçadan oluşur: saatler ve iş raporları.

Saatler, Puantajım sayfasında Pazartesi'den Pazar'a haftalık bir tabloya girilir. Her satır bir projedir ve isteğe bağlı olarak o projedeki bir görev, bir de açıklama alanı vardır. Sütunlar günlerdir. Fazla mesai, normal saatlerin altındaki ayrı bir hücreye girilir ve ayrıca toplanır. Her kullanıcı kendi haftasını doldurur. Onaya gönder ile hafta kullanıcı için kilitlenir ve onay yetkisi olanlara bildirim gider. Onaylayan haftaları çalışana göre görür, onaylayabilir ya da reddedebilir; reddederken gerekçe zorunludur. Reddedilen haftanın kilidi düzeltme için açılır.

Projeye göre saatler sayfası kaydedilenleri bir araya getirir: seçilen dönem için her projenin normal ve fazla mesai saatlerini gösterir; yalnızca onaylı saatler için bir filtre ve Excel'e aktarma vardır. Rapor saat cinsindendir, para cinsinden değil. Saatlik maliyetle çarpmak ve teklifle karşılaştırmak şimdilik kendi oranınızla sizin yaptığınız bir iştir.

İş raporları 1.15 sürümüyle geldi ve iş miktarına göre ödenen işçilik içindir. Şantiye şefi, faaliyet listesi içeren bir şablon hazırlar. Her faaliyetin bir ölçü birimi, işçi için bir birim ücreti ve işverene bir satış fiyatı vardır. İşçi bir şablon, bir proje ve bir tarih seçer, miktarları girer; örneğin 18 m2 kalıp. Ustabaşı bütün bir ekibin işi için rapor verebilir.

Onay sırasında aynı faaliyet için projede şimdiye kadar ne kadarın onaylandığını görebilirsiniz; miktarlar ve birim ücretler satır satır düzeltilebilir. Satış fiyatları yalnızca iş raporlarını yönetme yetkisi olan kullanıcılara görünür.

Onaylanan raporlardan iki şey çıkar. Parça başı ücret raporu her işçi için miktar çarpı birim ücreti hesaplar ve aynı günler için onaylı saatler de varsa uyarır; böylece aynı iş iki kez ödenmez. Bir projenin onaylı raporlarından da işverene bir tutanak taslağı oluşturulur (Bulgaristan'daki yapılan iş beyanı): bir faaliyet sözleşme kalemiyle açıkça eşleşiyorsa sözleşme fiyatı kullanılır; satış fiyatı olmayan faaliyetler dahili kalır ve tutanağa girmez.

İki parça farklı sorulara cevap verir. Saatler ne kadar zaman harcandığını, iş raporları ne yapıldığını söyler. Gündelikle ödeme yapan bir şirket birincisini kullanır; parça başı işte ikincisi işe yarar. Modül hakkında daha fazlası puantaj sayfasında.

Nereden başlamalı

Tüm şantiyelerle birden başlamayın. Yeni girdiğiniz birini seçin. Teklifle uyumlu beş altı iş kalemi kararlaştırın. Kimin dolduracağına ve kimin onaylayacağına karar verin. Dört hafta sonra iş kalemi bazında saatleri öngörülenlerin yanına koyun ve nerede ayrıştıklarına bakın. Bu ilk karşılaştırma genellikle bir sonraki teklifte neyin düzeltileceğini de gösterir.

İlgili yazılar

• Şantiye Günlüğü - şantiyedeki kişiler ve ekipman, gün gün
• İnşaatta Maliyet Hesabı - tam işçilik maliyetine ve şantiye maliyetine neler girer
• İnşaatta Maliyet Kontrolü - şantiye giderlerini bütçeye karşı nasıl takip edersiniz
• İnşaatta İşçi Sıkıntısı - eldeki insanların zamanı neden giderek daha değerli
• Construction Team v1.15 - iş raporları ve sürümdeki diğer yenilikler