Şantiye emir defteri: kim yazar, neler yazılır

Onaylı emir defteri olmadan bir şantiye başlayamaz ve içine yazılan her talimat, Form 14 tutanağında ve teslimde yeniden aranır. Bu yüzden deftere kimlerin yazabileceğini, tam olarak neyin yazıldığını ve bir emre katılmadığınızda neler yapabileceğinizi bilmeye değer.

Aşağıdakilerin hepsi, Bulgaristan'daki Mekânsal Planlama Kanunu'na ve inşaat sırasında tutanak ve protokol düzenlenmesine dair 31.07.2003 tarihli 3 No'lu Yönetmeliğe dayanır. Bu yazı hukuki danışmanlık değildir. Belirli bir uyuşmazlıkta harekete geçmeden önce metni yürürlükteki sürümle karşılaştırın.

Emir defteri nedir

Emir defteri, 3 No'lu Yönetmeliğin 7. maddesinin 3. fıkrası, bent 4'e ek 4 No'lu form 4'tür. Mekânsal Planlama Kanunu m. 170/3 uyarınca deftere, işlerin yürütülmesiyle ilgili, yetkili kişilerce ve uzman kontrol organlarınca verilen tüm talimatlar kaydedilir. Defter iple bağlanır, sayfaları numaralıdır ve şantiyenin kendisinde tutulur.

Form, birinci ila beşinci kategori işler için zorunludur (yönetmelik m. 2/2, bent 1 ve 2). Altıncı kategori işlerde yalnızca yapı çizgisi ve kotu protokolünün II. bölümü zorunludur, o da yalnızca belirli durumlarda.

Kapağın arka yüzünde işlerin ve katılımcıların bilgileri yer alır: adres ve yapı ruhsatı, işveren, her bölüm için teknik yeterliliğe sahip kişilerle birlikte danışman, şantiye şefi, inşaatçı, tüm bölümlerin tasarımcıları ve statik kısım için teknik kontrolü yürüten kişi. Bunların altında “İnşaat sırasında meydana gelen değişiklikler” alanı vardır.

Kim onaylar ve ne zaman

Defter, ilk ve son sayfasında inşaat denetimini yürüten kişi tarafından onaylanır. Süre, şantiyenin açılması ile yapı çizgisi ve kotunun belirlenmesi protokolünün düzenlenmesinden itibaren üç gündür (Mekânsal Planlama Kanunu m. 158/2). Böyle bir protokolün gerekmediği durumlarda, örneğin iç tadilatta, onay işler başlamadan önce yapılır ve tarihi işlerin başlangıcı sayılır (Mekânsal Planlama Kanunu m. 157/1; yönetmelik m. 7/2).

Üç özel durum vardır:

• İnşaatçılar Odası Kanunu m. 14/2 kapsamındaki işlerde inşaat denetimi yoktur ve defteri şantiye şefi onaylar. 3 No'lu Yönetmelik metni hâlâ “beşinci kategori işler”den söz eder, bu yüzden projenizin hangi duruma girdiğini kontrol edin.
• Yapı ruhsatını bölge valisi veya Bölgesel Kalkınma ve Bayındırlık Bakanı vermişse defteri Ulusal Yapı Kontrol Müdürlüğü (DNSK) onaylar. Yönetmelik, defterin orada 3 gün içinde ayrıca kaydedildiğini de ekler.
• Savunma ve güvenlikle ilgili özel yapılarda onayı ilgili kurumun görevlendirdiği yetkililer yapar.

Onaydan sonra denetçi veya şantiye şefinin belediyeyi, uzman kontrol organlarını ve bölgesel ulusal yapı kontrol müdürlüğünü (RDNSK) yazılı olarak bilgilendirmek için 7 günü vardır.

Deftere kimler yazabilir

Kanun bunu tek bir yerde liste olarak vermez. Yetki farklı maddelerden gelir.

Tasarımcı. Hazırladığı projeye tam uyuma ilişkin, telif haklarına bağlı talimatları emir defterine kaydedilir (Mekânsal Planlama Kanunu m. 162/3; yönetmelik m. 5/7). m. 162/5 uyarınca tasarımcının şantiyeye, inşaat belgelerine ve deftere serbestçe erişim hakkı vardır.

İnşaat denetimi. Defterde kayıtlı talimat ve emirleri Mekânsal Planlama Kanunu m. 168/4 ile düzenlenmiştir. En ağır emri ise başka bir maddededir: ulaşılan proje kotlarının kontrolünde inşaat belgelerinden esaslı sapmalar tespit edilirse denetçi, emir defterine kaydedilen bir emirle inşaatı durdurur ve üç gün içinde bölge müdürlüğüne bir protokol gönderir (Mekânsal Planlama Kanunu m. 159/4).

Uzman kontrol organları. Mekânsal Planlama Kanunu m. 170/3 bunları, “bu iş için yetkilendirilen kişilerin” yanında açıkça sayar.

Şantiye şefi. Burada uygulama ile kanun ayrışır. Şantiye şefi inşaat işlerini yönetir ve inşaatçının yükümlülüklerinin yerine getirilmesini sağlar (Mekânsal Planlama Kanunu m. 163a/4), ancak denetimli bir şantiyede deftere emir veren biri olarak hiçbir yerde anılmaz. İstisna, İnşaatçılar Odası Kanunu m. 14/2 kapsamındaki işlerdir: orada şantiye şefi, m. 168/1 uyarınca denetçinin sorumluluklarını üstlenir ve defteri bizzat onaylar. Diğer tüm şantiyelerde ekiplere vereceği talimatların yeri form 4 değil, şantiye günlüğüdür.

İnşaatçı emir verenler arasında değildir. İnşaatçı talimatların muhatabıdır; defterin tutulmasından ve diğer katılımcılarla kontrol organlarına talep üzerine sunulmasından sorumludur (Mekânsal Planlama Kanunu m. 163/2, bent 5).

Neler yazılır

Yönetmelik m. 7/3, bent 4, “c” harfi uyarınca defterde, işlerin yürütülmesiyle ilgili tüm talimat ve emirler ile tasarımcının emriyle öngörülen, onaylı projelerdeki esaslı olmayan değişiklikler yer alır.

Esaslı olmayan sapmalar, Mekânsal Planlama Kanunu m. 154/2'de sayılanların dışında kalanlardır. Bunlar için tasarımcının defterdeki emri yeterlidir; sonrasında yapılan, as-built dokümantasyona yansıtılır (yönetmelik m. 8). Esaslı sapmalar farklıdır. Taşıyıcı sistemde, yüklerde veya ortak tesisatlarda yapılan değişiklik (m. 154/2, bent 5-8) ancak onaylı bir proje ve yapı ruhsatını değiştiren bir emir temelinde, yalnızca uygulanmadan önce mümkündür (m. 154/5). Bent 1-4 kapsamındaki sapmalara ruhsat verildikten sonra hiç izin verilmez (m. 154/4).

Yönetmelik bir kayıt daha sayar. Temel zemininin kabulünde (form 6) farklı bir proje çözümü gerektiği anlaşılırsa denetçi, emir defterine yaptığı kayıtla inşaatı durdurur ve kaza ile hasara karşı önlemler hakkında bağlayıcı talimat verir (m. 7/3, bent 6).

İyi bir kayıtta tarih, şantiyede belirli bir yer, süre, isim ve imza bulunur. “Donatıyı güçlendirin” işe yaramaz. “+6,20 kotundaki döşeme, 3-4/B-C aksları: ekteki krokiye göre ilave alt donatı, beton dökümünden önce” işe yarar.

Emirler bağlayıcı mıdır ve nasıl itiraz edilir

Bağlayıcıdır. Tasarımcının talimatları inşaatın diğer katılımcılarını bağlar (Mekânsal Planlama Kanunu m. 162/3). Denetçinin talimat ve emirleri inşaatçıyı, yüklenici ile şantiye şefini bağlar (Mekânsal Planlama Kanunu m. 168/4).

Denetçinin talimatına karşı kanun, 3 gün içinde Ulusal Yapı Kontrol Müdürlüğü organlarına itiraz yolunu öngörür. Bedeli yüksektir: karar verilene kadar inşaat durdurulur. İnceleme sonrasında müdürlük bağlayıcı yönlendirmeler verir.

3 No'lu Yönetmelik, tutanak ve protokol düzenlenmesine ilişkin uyuşmazlıklar için yan bir usul tarif eder. Denetçinin kararı inşaatçıyı ve şantiye şefini bağlar; ilgili taraf, bölge müdürlüğüne sunulan bir anlaşmazlık protokolünü imzaladığı günden itibaren 7 gün içinde bir karar, talimat veya emrin kaldırılmasını isteyebilir. Bölge müdürlüğü başkanı 7 gün içinde karar verir (m. 5/8, bent 2). İki süre birbirinden farklıdır, bu yüzden gerçek bir uyuşmazlıkta kısa olana göre hareket edin.

Tasarımcının talimatları için iki metinde de ayrı bir itiraz usulü bulamadık. Orada geriye tasarımcının yazar denetimi sözleşmesi kalır.

Durdurma emrini görmezden gelmek pahalıdır. Defterde kayıtlı bir denetçi emrinden sonra inşaata devam edilir ve yapı sonradan kaçak olarak yıkılırsa zorunlu yıkım da inşaatçının hesabına yazılır (Mekânsal Planlama Kanunu m. 225/6, bent 2 ve m. 225a/5, bent 2).

Teslimde defterin akıbeti

Defter teslimde yeniden incelenir. Form 14 tutanağında katılımcılar onu da gözden geçirir ve yapının onaylı projelere ve tasarımcının emir defterinde öngördüğü değişikliklere göre yapıldığını onaylar. Form 7 ve Form 12 tutanaklarıyla birlikte, tasarımcının defterde öngördüğü işler de kabul edilir (yönetmelik m. 7/3, bent 7 ve 12).

Form 16 protokolüyle kabul edilen işlerde, komisyonun tarif ettiği belge listesinde “onaylı emir defteri” 1.1.6 numaralı kalemdir. Defterde öngörülen esaslı olmayan sapmalar, inşaat belgelerinin ayrılmaz parçası olan as-built dokümantasyonda da görünmelidir (yönetmelik m. 8/4).

3 No'lu Yönetmelikte, kullanıma alındıktan sonra defterin kendisi için bir saklama süresi bulamadık. Yönetmelik süresiz saklamayı yalnızca şantiye, çizgi ve kot protokolünün aslı için öngörür (m. 10/2). İnşaatçının defteri en az garanti süreleri boyunca saklaması mantıklıdır, ancak bu bizim tavsiyemizdir, kanundan alıntı değildir.

Sık yapılan hatalar

1. Onaydan önce çalışmak. Onaylı emir defteri olmadan yapılan işler Ulusal Yapı Kontrol Müdürlüğünün emriyle, dördüncü ila altıncı kategori işlerde ise belediye başkanının emriyle durdurulur (Mekânsal Planlama Kanunu m. 224/1, bent 5 ve m. 224a/1).
2. Sözlü talimatlar. Tasarımcının şantiyede söylediği ya da telefonla ilettiği bir değişiklik, deftere yazılana kadar m. 162/3 anlamında bir talimat değildir. Teslimde yapılan, projeyle ve defterle karşılaştırılır; kimsenin hafızasıyla değil.
3. Esaslı sapmanın yalnızca bir kayıtla geçiştirilmesi. Defter, onaylı projenin ve yapı ruhsatını değiştiren emrin yerini tutamaz.
4. Defter şantiyede değil. Defter şantiyede tutulur (Mekânsal Planlama Kanunu m. 170/3) ve denetimde kontrol organlarına sunulur.
5. Öngörülenler tutanaklara ulaşmıyor. Tasarımcının emriyle yapılan iş Form 7 veya Form 12 tutanağıyla kabul edilir, sonra as-built çizimlere girer. Bu kaçırılırsa Form 14 tutanağında kayıt ile yapılan iş arasındaki bağ eksik kalır.

Tutanakların nasıl toplandığı ve bir taraf gelmediğinde ne olduğu, 3 No'lu Yönetmelik kapsamındaki tutanak ve protokol formları sayfasında anlatılır.

Construction Team nerede yardımcı olur, nerede olmaz

Emir defteri; ipli, sayfaları numaralı ve onaylı, kâğıt bir belgedir. Construction Team onun yerini tutmaz ve elektronik bir form 4'ü yoktur. Sistemimizdeki bir kayıt, Mekânsal Planlama Kanunu m. 170/3 anlamında bir kayıt değildir.

Kayıttan önce ve sonra ne olduğunu görünür kılıyoruz.

Kaydın öncesinde genellikle bir soru vardır. Bilgi Talepleri (RFI) modülünde soruyu fotoğraf ve dosyalar ekleyerek tasarımcıya veya denetçiye iletirsiniz. Dış muhatap bir bağlantı alır ve hesap açmadan yanıtlar; yanıt tarih ve isimle kalır. Bu kaydın yerini tutmaz: yanıt işin yapılış biçimini değiştiriyorsa tasarımcının yine de bunu deftere yazması gerekir. Ama ne zaman sorduğunuzun ve ne kadar beklediğinizin izi elinizde olur. RFI ayrıca sorunun maliyet ve takvimi nasıl etkilediğini de kaydeder; bir sözleşmeye bağlıysa ondan bir ek oluşturulabilir.

Kayıttan sonra, emrin hangi gün verildiği de belli olmalıdır. Şantiye Günlükleri modülü her proje için günde bir günlük tutar ve “Ziyaretçiler” ile “Gecikmeler ve duraksamalar” alanlarının yanı sıra bir “Fotoğraflar ve dosyalar” bölümü içerir. Defterdeki sayfayı fotoğraflayıp o günün raporuna eklersiniz. Onaylanan rapor düzenlemeye kapanır. Böylece kâğıttaki kaydın, kimse şantiyeye gitmeden tarihe göre bulunabilen bir kopyası olur.

Bir talimat bir çizimin revizyonuna yol açtığında, Çizimler modülünde onu aynı paftanın yeni sürümü olarak yüklersiniz. Eski sürümler saklanır ve değişikliğin yerine bir not veya RFI bağlantısı içeren bir pin yerleştirebilirsiniz.

İlgili yazılar

• Tasarımcıya RFI'lar - emirden önce gelen soru
• Şantiye Günlüğü - her gün nelerin kaydedildiği

---

Ücretsiz kaydolun ve RFI'larınızı, günlük raporlarınızı ve çizimlerinizi tek yerde tutun.