İnşaat Şirketi Yönetim Yazılımı: Tek Bağlantılı Sistemin Faydaları

Çoğu inşaat şirketi tek sistemle başlamaz. Miktarlar için Excel, sözleşmeler için Word, faturalar için muhasebe yazılımı, şantiye için Viber ve çizimler için bir bulut klasörüyle başlar. Bu programların her biri işini yapar. Sorun aralarındadır.

Bu yazı, inşaat şirketi yönetim yazılımı tekliften depoya kadar tüm süreçleri kapsadığında nelerin değiştiğini, bunun ne zaman gerçekten değdiğini ve önümüzdeki birkaç yıl çalışacağınız programı seçerken nelere bakmanız gerektiğini anlatıyor.

Para ve sinir nerede kaybolur

Sıradan bir ay düşünün. Teklif bir dosyadadır, onu kazandığınızda biri sözleşmeye yeniden yazar. Hakedişler sözleşmeden, faturalar hakedişlerden hazırlanır ve faturalar muhasebeciye gider. Her adımda veri yeniden girilir ve her giriş bir hata fırsatıdır.

Hatalar nadiren hemen görünür. Bir kalemin fiyatı teklifle hakediş arasında farklıdır. Hakedişteki miktarda fazladan bir sıfır vardır. Fatura toplamın eski bir sürümüne göre kesilmiştir. Bunu ay sonunda mutabakat yaparken, daha kötüsü işveren fark ettiğinde öğrenirsiniz.

Çalışma zamanı da kaybolur. Aylık raporu hazırlayan kişi, farklı dosyalardan rakam toplayıp tek bir tabloya yapıştırmakla iki gün harcar. Analiz için bir saat bile kalmaz.

Bir inşaat şirketi yazılımı neleri kapsamalı

Kapsam ne kadar genişse, o kadar az veri yeniden yazılır. Bir inşaat şirketi için bu genellikle şunlar demektir:

• teklifler ve ihaleler, bunlara bağlı metrajlarla birlikte;
• işveren ve taşeronlarla yapılan sözleşmeler, avanslar ve teminat kesintisi dahil;
• sözleşmeye bağlı hakedişler;
• faturalar, giderler, ödemeler ve banka hesapları;
• stok, malzemeler ve şantiyeler arası transferler;
• şantiyedeki iş: günlük raporlar, programlar, eksikler, çizimler;
• proje, sözleşme ve şirket bazında raporlar ve analiz.

Her şeyle başlamanız gerekmez. Önemli olan, sırası geldiğinde programın bunları birbirine bağlayabilmesidir.

Hepsi bir arada inşaat yazılımının faydaları

Faydalar modül sayısında değil, modüllerin nasıl bağlandığındadır. Pratikte neyin değiştiği şöyle.

Veri bir kez girilir. Tekliften bir kalem sözleşmede, sonra hakedişte ve faturada bir kalem olur. Kimse yeniden yazmaz, dolayısıyla fark çıkacak yer kalmaz.

Sonra dağınık sistemlerde neredeyse imkansız olan bir şey gelir: "bu sözleşmede ne kadar kaldı" sorusuna bir dakikada cevap verebilirsiniz. Sözleşme bedelini, onaylanan tutarı, faturalanan tutarı ve ödenen tutarı bilirsiniz. Kimseyi aramanız gerekmez.

Maliyet kontrolü gerçek olur. Şantiye giderleri oluştuğu anda kaydedildiğinde, aşımı hâlâ bir şey yapabileceğiniz sırada görürsünüz. Ayrı tablolarda ise çok geç görürsünüz; ayrıca bkz. bir şantiyenin maliyetleri nasıl kontrol edilir.

Erişim hakları da düzene girer. Excel'de dosyaya erişimi olan herkes her şeyi değiştirebilir. Tek sistemde muhasebeci faturaları, şantiye şefi kendi şantiyesini, taşeron ise yalnızca kendisini ilgilendirenleri görür. Her değişiklik iz bırakır: kim neyi ne zaman değiştirdi.

Son olarak, iş tek bir kişiye bağlı kalmaz. Fiyatlar ve miktarlar yalnızca bir meslektaşın kişisel tablosunda duruyorsa ve o izinli ya da hastaysa, hakedişleri bekler. Veriler sistemdeyse, yetkisi olan başka biri bunları tamamlar.

Neyi elde edemezsiniz

Tersini de söylemek dürüstlük olur. Tek sistem, belirsiz bir süreci düzeltmez. Şirkette hakedişleri kimin onayladığını kimse bilmiyorsa, program bu soruyu yalnızca daha görünür kılar. Bu yüzden devreye almak, yalnızca aracı değiştirmek için değil, kuralları düzene sokmak için de iyi bir andır.

Tek sisteme, yani inşaat için ERP'ye ya da uzmanlaşmış bir inşaat platformuna da herkesin ihtiyacı yoktur. Tek şantiyesi, iki kişisi ve basit bir teklifi olan şirket, Construction Team ve Excel karşılaştırmasının gösterdiği gibi bir tabloyla idare edebilir. Sorunlar ikinci ve üçüncü eşzamanlı şantiyeyle, ekipteki kişi sayısı arttığında ve kesin rapor isteyen işverenlerle başlar.

Zamanı ne zaman gelir

Dağınık araçların size düşündüğünüzden fazlaya mal olduğunu gösteren birkaç işaret:

• bir proje için rapor almak üçten fazla dosya açmak demektir;
• hakedişteki ve faturadaki toplamlar farklıdır ve hangisinin doğru olduğunu kimse bilmez;
• bir taşerona ne kadar ödediğinizi hızlıca söyleyemezsiniz;
• yeni bir çalışanın işe alışması haftalar sürer, çünkü her şey "birinin kafasındadır";
• ay sonunda biri raporu hazırlamak için geç saate kadar kalır.

Bunlardan ikisini ya da üçünü tanıyorsanız, tek sisteme bakmaya değer. Hiçbirini tanımıyorsanız, büyük olasılıkla henüz ihtiyacınız yok.

İnşaat projelerini yönetmek için yazılım nasıl seçilir

Yanılmanın en kolay olduğu yer burasıdır, çünkü her demo ikna edici görünür. Karşılaştırmaya değer olanlar şunlar.

Birincisi, belgeler arasındaki bağlantı (teklifler, sözleşmeler, metraj, hakedişler, faturalar). Tekliften hakedişe ve faturaya nasıl geçildiğini sorun. Cevap "dışa aktarıp içe aktarırsınız" ise bağlantı yazılımda hazır değildir. Tüm zincirin gerçek bir sözleşme üzerinde yapıldığını görmek istersiniz.

İkincisi, inşaat mantığı. Genel bir faturalama programı hakedişin, metrajın ya da teminat kesintisinin ne olduğunu bilmez. Bunları sıradan belgelerle taklit etmek zorunda kalırsanız, programla her gün uğraşırsınız. Belgelerin gerçekten kullandığınız belgeler olduğunu kontrol edin.

Üçüncüsü, roller ve haklar. Kimin neyi gördüğü ve değiştirdiği, bir değişiklik kaydının olup olmadığı. Bu, özellikle taşeronlarla çalışıyorsanız önemlidir.

Dördüncüsü, şantiyeden çalışma. Şantiye şefi verileri telefonundan açamıyorsa, onları Viber'a yazmaya devam eder ve sistem gerçekliğin gerisinde kalır.

Beşincisi, sistemden nasıl çıkarsınız. Verilerinizi uygun bir biçimde dışa aktarabilir misiniz? Çıkamayan bir şirket hem fiyatın hem de koşulların rehinesidir.

Altıncısı, ne kadar hızlı başlarsınız. Aylarca uygulama ve danışman gerektiren sistemlerin kurulumu çoğu zaman bir yıllık kullanımdan pahalıdır. "Tam uygulamaya" değil, ilk belgeye kadar geçen gerçek süreyi sorun. Sistem türleri ve ödünleşimleri hakkında daha fazlası inşaat yazılımlarına genel bakışta.

İşi durdurmadan nasıl başlanır

En yaygın hata her şeyi bir anda geçirmeye çalışmaktır. Ekip aşırı yüklenir ve ilk zorluklar değişim isteğini öldürür.

Tek bir süreç ve yeni bir şantiye seçmek daha iyidir. En çok canınızın yandığı yerden başlayın; genellikle metraj ve teklifler ya da hakedişler ve faturalar. Ekibin alışması ve faydayı net görmeniz için bir iki ay böyle çalışsın. Sonra depoyu, şantiye işlerini ve mali raporları eklersiniz. Bu yola daha geniş bir bakış bir inşaat şirketinin dijitalleşmesi rehberinde var.

Eski projeleri taşımanıza gerek yok. Onlar eski usulle biter, yeniler sistemde yürür.

İnşaat yönetim yazılımı nasıl seçilir: kısaca

Bağlantılı inşaat proje yönetimi yazılımı bir şirketi büyütmez. Daha düzenli yapar: herkes bilginin nerede olduğunu bilir, toplamlar her yerde aynıdır ve sahibi işin durumunu sormadan görür. Özellik listesinin uzunluğuna göre değil, belgelerin birbirine bağlı olup olmadığına, programın inşaatı anlayıp anlamadığına ve ekibinizin onu gerçekten kullanıp kullanmayacağına göre seçin.

Bunun bir inşaat şirketinde nasıl göründüğünü görmek isterseniz, Construction Team tekliften depoya ve şantiyeye kadar süreçleri tek yerde kapsar. Ücretsiz bir hesapla başlayıp gerçek bir projeyi deneyebilirsiniz.