İnşaatta risk yönetimi - risk kayıt defteri nasıl tutulur
Şantiye yönetmiş herkes bu konuşmayı bilir. Bir şeyler ters gitmiştir: donatı teslimatı gecikmiş, kazıda yeraltı suyu çıkmış, taşeron iki hafta gelmemiştir. Ve biri şöyle der: "Bunun olabileceğini biliyorduk." Çoğu zaman gerçekten biliyorlardır. Sadece kimse bunu yazmamış, kimse ne yapılacağına karar vermemiş ve iş işten geçene kadar kimse konuya dönüp bakmamıştır.
Risk yönetimi, bu konuşmanın sorundan sonra değil, önce yapılmasını sağlama çabasıdır.
İnşaatta risk nedir
Risk, henüz gerçekleşmemiş ama gerçekleşebilecek ve gerçekleşirse size bir bedeli olacak şeydir. Bu bedel çoğunlukla para ya da zamandır, bazen kalitedir, en kötü durumda ise şantiyedeki insanların sağlığıdır.
Konuşurken sık sık birbirine karışan iki şeyi ayırmak faydalıdır: riskin nereden geldiği ve neyi etkilediği. Çatı işleri sırasında gelen yağmur mevsimi havadan kaynaklanır ama takvimi etkiler. Sözleşmedeki belirsiz bir madde sözleşmeden kaynaklanır ama parayı etkiler. Riskleri kaynağa göre sıraladığınızda firma olarak zayıf noktalarınızı görürsünüz. Sonuca göre baktığınızda ise şantiyeyi tam olarak neyin tehdit ettiğini görürsünüz.
Bir inşaat şantiyesindeki tipik risk kaynakları oldukça sabittir:
- proje - hatalar, eksiklikler, uygulama sırasında yapılan değişiklikler;
- zemin - beklenmeyen jeolojik koşullar, yeraltı suyu, mevcut yeraltı tesisatı;
- güvenlik - yüksekte çalışma, kazılar, ağır makineler;
- uygulama - yöntem hataları, kalitesiz malzemeler;
- insanlar ve makineler - işçi eksikliği, ekipman arızaları;
- teslimatlar - geciken ya da pahalanan malzemeler;
- taşeronlar - gecikme, kapasite eksikliği, iflas;
- para - işverenden gelen gecikmiş ödemeler, fiyat sıçramaları;
- sözleşme - uyuşmazlıklar, cezai şartlar, kapsam değişiklikleri;
- hava - yağmur, don, rüzgar, sıcak;
- izinler - onaylar ve altyapı şebekelerine bağlantı;
- çevre - komşular, şikayetler, trafik, gürültü ve toz.
Neden bununla uğraşmalısınız
İnşaat firmaları nadiren tek bir büyük sorun yüzünden batar. Daha sık görülen neden, her biri kârdan biraz yiyen küçük ve öngörülebilir şeylerin birikmesidir. Bunların çoğunu şantiyede biri önceden sezmiştir.
Risk kayıt defteri geleceği tahmin etmez. Daha mütevazı ama daha faydalı üç şey yapar. Birincisi, belirsiz bir endişeyi adı ve sorumlusu olan somut bir kayda dönüştürür. İkincisi, riski ancak gerçekleştiğinde hatırlamak yerine ona düzenli olarak dönmenizi sağlar. Üçüncüsü, iz bırakır: bir sonraki şantiyede aynı durum ortaya çıktığında, neyin işe yaradığını görebileceğiniz bir kaynak olur.
Daha sıradan bir neden de var. Özellikle kamu ihalelerinde ve FIDIC sözleşmelerinde giderek daha fazla işveren, yüklenicinin risklerini yönettiğini göstermesini bekliyor. Kayıt defteri bunun en basit kanıtıdır.
Risk nasıl değerlendirilir
En yaygın ve uygulamada tamamen yeterli yöntem, 1'den 5'e kadar iki ölçek kullanmaktır.
Olasılık - gerçekleşme ihtimali ne kadar:
| Puan | Açıklama |
|---|---|
| 1 | Nadir - %10'un altında |
| 2 | Düşük ihtimal - %10 ile %30 arası |
| 3 | Mümkün - %30 ile %50 arası |
| 4 | Muhtemel - %50 ile %80 arası |
| 5 | Neredeyse kesin - %80 ve üzeri |
Etki - gerçekleşirse ne kadar ağır olur. Burada ölçeğin somut eşiklerle tanımlanması önemlidir; aksi halde herkes "hissine göre" puanlar ve iki kişinin puanları karşılaştırılamaz. Para için eşikler örneğin şantiyenin sözleşme bedeline göre belirlenebilir: %1'in altı önemsiz, %5 ile %10 arası büyük, %10'un üzeri ağırdır. Güvenlik için ölçek "yalnızca ilk yardım" düzeyinden "ölümlü kaza"ya kadar uzanır.
Bir risk aynı anda birkaç şeyi etkilediğinde, etki bunların en ağırına göre puanlanır. Bir vincin gecikmesi hem bir haftalık gecikme hem de yüklerin elle taşınmasında tehlike anlamına geliyorsa, esas alınan güvenliktir.
İki puanın çarpımı 1 ile 25 arasında risk skorunu verir:
- 1-4 - düşük. İzlenir, ama özel bir işlem gerektirmez.
- 5-12 - orta. Önlem ve sorumlu gerektirir.
- 15-25 - yüksek. Hemen ilgi ve düzenli gözden geçirme gerektirir.
Bir eksende olasılık, diğerinde etki olacak şekilde beşe beşlik bir tabloya yerleştirildiğinde riskler bir risk matrisi oluşturur. Şantiyenin durumunu tek bakışta görmenin en hızlı yolu budur: kırmızı köşede kaç şey duruyor ve o köşe doluyor mu, boşalıyor mu.
Bir riskle ne yapılır
Değerlendirme tek başına hiçbir şeyi değiştirmez. Riski azaltan şey önlemlerdir: uygulayıcısı ve süresi olan somut eylemler. "Kazıda dikkatli olalım" bir önlem değildir. "Harita mühendisi mevcut tesisatı cumaya kadar ölçsün" bir önlemdir.
Bir risk birkaç aşamadan geçer. Önce kaydedilir, sonra değerlendirilir, ardından onunla ilgili önlemler yürütülür. Sonunda iki çıkış vardır. Ya tehlike geçer ve risk kapatılır, ya da gerçekleşir ve risk gerçekleşmiş olur. İkinci durum kayıt defterinin başarısızlığı değildir. Tam da o zaman kaydedilenlerin değeri en yüksektir, çünkü önlemler zaten kararlaştırılmıştır ve insanlar ne yapacaklarını bilir.
Tüm sürecin en önemli parçası düzenli gözden geçirmedir. Şantiyenin başında bir kez değerlendirilip unutulan bir risk, hiç kaydedilmemiş bir risk kadar işe yaramaz. Koşullar değişir: kazı biter, tedarikçi değişir, kış gelir. Risk ne kadar yüksekse, ona o kadar sık bakmak iyidir.
Construction Team'de risk kayıt defteri nasıl çalışır
Construction Team'de risk kayıt defteri "Saha" bölümünde ve her nesnenin "Riskler" sekmesinde bulunur. Yukarıda anlatılanların pratikte nasıl göründüğü aşağıda.
ConstructionTeamBelgeleri, karşı tarafları, sözleşmeleri ara...⌘KDosyadan yeni18DYDemo Yönetici
Risk kayıt defteri
Saha / Riskler
Projeye göre özet
Tüm nesnelerinizdeki riskler tek bir yerde. Üstteki özet önce nereye bakmanız gerektiğini söyler: aktif yüksek riskler, gözden geçirme süresi geçmiş olanlar ve henüz değerlendirilmemiş olanlar.
Kayıt
"Yeni risk" düğmesiyle başlığı ("Ne olabilir?"), nesneyi ve kategoriyi girersiniz. Kategoriler, yukarıdaki listedeki on iki kaynak ile "Diğer"dir ve her birinin yanında neyi kapsadığına dair kısa bir açıklama bulunur. İsterseniz bir açıklama, şantiyedeki konumu (örneğin "B Bölümü, 3. kat") ekler ve riskin neyi etkilediğini işaretlersiniz: maliyet, takvim, kalite veya güvenlik. Her risk, nesnenin koduyla birlikte RSK biçiminde bir numara alır; böylece şantiye toplantısında belirli bir kayıttan söz edilebilir.
Riskler nadiren masa başında doğar. Genellikle başka bir şeyden çıkarlar: proje ekibine gönderilen bir bilgi talebi, bir eksik, bir toplantı ya da şantiye günlüğündeki bir kayıt. Bu yüzden bu dört kayıtta "Risk olarak kaydet" düğmesi vardır. Düğme, alanları kaynaktan doldurulmuş formu açar; ardından risk, çıktığı kayda bağlı kalır. Eksiği açtığınızda ondan kaydedilen riskleri de görürsünüz.
Değerlendirme
"Değerlendir" düğmesi olasılık ve etki alanlarını açar. Riskin neyi etkilediğini işaretlemediyseniz sistem değerlendirmenize izin vermez, çünkü bu olmadan etkinin hangi ölçekle ölçüleceği belli değildir. Alanların yanında, herkesin aynı şekilde puanlaması için her boyutun eşiklerini gösteren "Ölçek tanımları" bulunur.
Risk skoru otomatik hesaplanır ve risk bir renk alır: yeşil, sarı ya da kırmızı; değerlendirilmemiş olanlar gridir. Her değerlendirmede neyin konuşulduğuna dair bir not bırakabilirsiniz.
Sorumlu ve önlemler
Her riskin bir risk sorumlusu olabilir: onu takip eden kişi. Bu kişi atandığında bildirim alır.
Önlemler tek tek eklenir. Her birinin açıklaması, süresi ve uygulayıcısı vardır. Uygulayıcı bir iş arkadaşınız ya da yalnızca bir isim olabilir, örneğin sistemde hesabı olmayan bir taşeron. Önlemler fiilen başladığında risk "Önlem uygulanıyor" olarak işaretlenir. Süresi geçmiş önlemler hemen görünür.
Gözden geçirme ve hatırlatmalar
Her riskin bir sonraki gözden geçirme tarihi vardır ve sistem bunu seviyeye göre kendisi önerir: yüksek için 7 gün, orta için 14, düşük için 30 gün sonrası. Değerlendirilmemiş riskler, sonsuza kadar puansız kalmasınlar diye bir hafta içinde gözden geçirilir. Daha iyi biliyorsanız tarihi elle değiştirebilirsiniz.
Gözden geçirme yaklaştığında sorumlu bir hatırlatma alır. Sorumlu yoksa ya da artık firmada değilse, hatırlatma kaybolmaz, risklere erişimi olan başka bir kişiye gider. Aynı şey önlemlerin süreleri için de geçerlidir.
Riske baktıysanız ve hiçbir şey değişmediyse, "Gözden geçirildi, değişiklik yok" düğmesi gözden geçirmeyi kaydeder ve sonraki tarihi ileri alır. Listede birkaç riski birden seçip birlikte onaylayabilirsiniz; bu da haftalık şantiye toplantısında zaman kazandırır.
Kapatma ve gerçekleşme
Risk, nedenini açıklayan kısa bir notla kapatılır, örneğin "Kazı işleri göçük olmadan tamamlandı". Riske bağlı açık önlemler iptal edilir ve hatırlatmalar durur.
Risk gerçekleşirse, tarih ve sonuçların açıklamasıyla birlikte gerçekleşmiş olarak işaretlersiniz. Gözden geçirme durur, ancak önlemler müdahale eylemleri olarak kalır ve hatırlatmaya devam eder. Sonuçlar, gerçek maliyetler ve gecikme netleştiğinde daha sonra tamamlanabilir. Bir riski aceleyle kapattıysanız yeniden açılabilir.
Her değerlendirme, her gözden geçirme ve her durum değişikliği riskin geçmişinde kalır. Böylece aylar sonra riskin yalnızca şu an nerede olduğu değil, oraya nasıl geldiği de görülür.
Genel tablo
Risk listesi nesneye, kategoriye, duruma, risk seviyesine, sorumluya ve süresi geçmiş gözden geçirmeye göre filtrelenebilir. Nesnede beşe beşlik bir risk matrisi vardır: bir hücreye tıkladığınızda içinde tam olarak hangi risklerin durduğunu görürsünüz. Yanında, dikkat edilmesi gereken üç sayıyı içeren bir özet bulunur: aktif yüksek riskler, süresi geçmiş gözden geçirmeler ve değerlendirilmemiş riskler.
Kayıt defteri, listede seçtiğiniz filtreler ve sıralamayla PDF veya Excel olarak indirilebilir. PDF'te her riskin yanında ilk ve güncel değerlendirme yer alır; böylece önlemlerin işe yarayıp yaramadığı görülür. Raporlama ya da işverenle görüşme için kullanışlıdır.
Size kalan ne
Sistem şantiyenizde hangi risklerin olduğunu bilmez. Taşeronun işin üstesinden gelip gelemeyeceğini ya da belediyenin onayı geciktirme ihtimalini değerlendiremez. Kaydedileni saklar, hatırlatır ve tabloyu gösterir; ama düşünmek şantiyeyi tanıyan insanlara kalır.
Kayıt defterinin ilk günden eksiksiz olmasını da beklemeyin. Ekibin zaten her şantiye toplantısında konuştuğu beş altı risk iyi bir başlangıçtır. Gözden geçirme alışkanlık haline geldiğinde liste kendiliğinden büyür.
Nereden başlamalı
- Şantiye şefini, teknik sorumluyu ve satın almadan sorumlu kişiyi aynı masada toplayın.
- Herkes bu şantiyede kendisini en çok endişelendiren üç şeyi söylesin.
- Bunları risk olarak kaydedin, değerlendirin ve her birine bir sorumlu atayın.
- Her yüksek risk için süresi belirli en az bir önlem yazın.
- Risklerin gözden geçirilmesini haftalık şantiye toplantısının sabit bir maddesi yapın.
Bu kadarı yeterli. Karmaşık yöntemlerin büyük projelerde yeri vardır, ama çoğu şantiyede farkı yöntem değil, listeye birinin gerçekten geri dönüp dönmediği yaratır.
İlgili makaleler
Sıkça sorulan sorular
İnşaatta risk kayıt defteri nedir?
Risk kayıt defteri, şantiyede yaşanabilecek ve para, zaman, kalite ya da güvenlik açısından bedeli olabilecek durumların listesidir. Her risk için nereden kaynaklandığı, ne kadar olası olduğu, gerçekleşirse ne kadar ağır sonuç doğuracağı, sorumlusunun kim olduğu ve hangi önlemlerin alındığı kaydedilir. Amacı, riskin tek bir kişinin hafızasında kalması yerine görünür olması ve düzenli olarak gözden geçirilmesidir.
Risk nasıl değerlendirilir?
En yaygın yöntem 1'den 5'e kadar iki ölçek kullanmaktır: olasılık ve etki. İkisinin çarpımı 1 ile 25 arasında bir risk skoru verir. Genellikle 1-4 düşük, 5-12 orta, 15-25 yüksek risktir. Etki, en ağır sonuca göre puanlanır: risk hem takvimi hem de güvenliği etkiliyorsa, ikisinden ağır olanı esas alınır.
Riskler ne sıklıkla gözden geçirilmeli?
Risk ne kadar ciddiyse o kadar sık. Makul bir uygulama, yüksek riskleri her hafta, orta riskleri iki haftada bir, düşük riskleri ayda bir gözden geçirmektir. Yeni kaydedilmiş ve henüz değerlendirilmemiş riskler de bir hafta içinde ele alınmalıdır.
Kapatılmış risk ile gerçekleşmiş risk arasındaki fark nedir?
Kapatılmış risk artık gerçekleşemez; örneğin kazı işleri göçük olmadan tamamlanmıştır. Gerçekleşmiş risk ise yaşanmış ve artık bir sorun olmuştur: tarihi ve sonuçları kaydedilir, önlemler de müdahale eylemleri olarak devam eder. İkisi de geçmişte kalır, çünkü bir sonraki şantiye onlardan öğrenir.
Risk yönetimi için özel bir yazılım gerekli mi?
Zorunlu değil. Küçük bir şantiye bir tabloyla da yönetilebilir. Tablonun sorunu, gözden geçirme zamanının geldiğini kimsenin hatırlatmaması, önlemlerin süresi ve uygulayıcısı olmaması ve değerlendirmelerin geçmişinin her düzenlemede kaybolmasıdır. Yazılım en çok, risklerin fazla ve sorumluların farklı kişiler olduğu yerde işe yarar.