Upiti projektantu (RFI) - kako spriječiti da se pitanja s gradilišta izgube

Na ploči iznad trećeg kata tesari staju u deset ujutro. Na arhitektonskom nacrtu otvor za šaht je 60 sa 80, na statičkom 60 sa 60. Voditelj gradilišta zove projektanta, koji kaže „napravite 60 sa 80, poslat ću vam detalj“. Detalj nikad ne stiže. Ploča se betonira.

Dva mjeseca kasnije statičar vidi otvor i pita tko ga je odobrio.

Gradilište je pitalo ispravno i na vrijeme. Izgubio se odgovor, jer je stigao telefonom. Zahtjev projektantu, koji ostatak svijeta zove RFI, postoji upravo za takve slučajeve.

Što je RFI i kada ga pokrenuti

RFI (Request for Information) je pisano pitanje s brojem, datumom, adresatom i rokom, na koje se očekuje pisani odgovor. Najčešće ga pokreće izvođač, a odgovara projektant, ponekad klijent ili građevinski nadzor.

Povodi se ponavljaju od gradilišta do gradilišta:

• dva nacrta proturječe jedan drugome;
• nedostaje mjera, kota ili detalj;
• specifikacija ne kaže koji se materijal ili razred traži;
• stanje zatečeno na gradilištu ne odgovara projektu (stari kabel, drugačije tlo, pomaknuta os);
• propisani materijal ne može se nabaviti i predlaže se zamjena.

Nije svako pitanje RFI. Ako voditelj gradilišta pita kolegu gdje su ključevi od kontejnera, to ostaje razgovor. Test je mijenja li odgovor što će se graditi, koliko će koštati ili kada će biti gotovo. Ako mijenja bilo što od troje, pitanje se zapisuje.

Kako napisati pitanje na koje se brzo odgovara

Projektant radi na nekoliko gradilišta istodobno. Zahtjev zbog kojeg moraju otvoriti četiri nacrta i nazvati da bi uopće shvatili što se pita, čekat će. Dobro pitanje sadrži četiri stvari.

Gdje. Projekt, podobjekt, kat, os, broj nacrta i njegova revizija. „Kota ploče +9,00, između osi 3-4 i B-C, nacrt K-07“ štedi prvi telefonski poziv.

Što vidite. Činjenica, bez tumačenja: „Na nacrtu A-12 otvor je 60/80 cm, na K-07 je 60/60 cm.“ Fotografija s lokacije i izrez oba nacrta s zaokruženom mjerom učine više od odlomka teksta.

Što predlažete. Izvođač obično ima mišljenje o tome što je izvedivo. „Predlažemo 60/80 s dodatnom armaturom oko otvora prema standardnom detalju“ pretvara pitanje u nešto na što se može odgovoriti s „da“. Prijedlog nije obavezan, ali gotovo uvijek skraćuje čekanje.

Do kada vam treba odgovor i zašto. „Oplata ploče počinje 14., odgovor nam treba do 12.“ je rok koji projektant može smjestiti među sve ostalo. Svi pišu „hitno“.

Dobra je praksa držati jedno pitanje po zahtjevu. Pet pitanja u jednom dopisu dobije tri odgovora, a zahtjev ostaje otvoren zbog preostala dva.

Zašto telefon i chat nisu dovoljni

Telefonom odgovor stiže najbrže, ali poslije ga nema kako dokazati. Poziv nema datum ni tekst, a mjesec kasnije dvije strane pamte ga različito.

Chat izgleda bolje jer ostavlja trag. Ali taj trag stoji među fotografijama ručka i pitanjima o isporuci opeke. Poruka nema status ni rok i ne može odgovoriti na pitanje „koji su zahtjevi statičaru još bez odgovora“. A kad osoba koja je vodila grupu ode iz tvrtke, povijest odlazi s njezinim telefonom.

To ne znači da treba prestati telefonirati. Nazovite, dogovorite se, a zatim upišite pitanje i odgovor u zahtjev, s imenom osobe koja ga je dala. Traje dvije minute, a poslije umjesto „rekao mi je“ imate „evo što je odgovorio 12.“.

RFI, zapovjedna knjiga i izmjene projekta

Ovaj dio nije pravni savjet.

Odgovor na zahtjev može biti tri različite stvari. Ponekad je pojašnjenje: projekt je bio ispravan, trebalo je samo pročitati drugi nacrt. Ponekad je uputa kako točno nešto izvesti. A ponekad je izmjena projekta.

Za drugi i treći slučaj Bugarska ima postupak. Prema čl. 5(7) Pravilnika br. 3 od 31. srpnja 2003. o sastavljanju akata i zapisnika tijekom gradnje, upute projektanta, povezane s njegovim autorskim pravima, za točno pridržavanje projekta koji je izradio upisuju se u zapovjednu knjigu i obvezuju ostale sudionike u gradnji. A prema čl. 7(3), t. 4, slovo „c“ istog pravilnika, zapovjedna knjiga sadrži sve upute i naredbe vezane uz izvođenje radova, kao i nebitne izmjene odobrenih projekata koje je projektant propisao naredbom.

U praksi je RFI radni dokument: sadrži pitanje, prijedlog, korespondenciju i odgovor. Kad je odgovor uputa ili nebitna izmjena, projektant je upisuje u zapovjednu knjigu i tek tada obvezuje sve na gradilištu. Dobra je navika staviti broj RFI-ja u upis u knjizi, a datum upisa zabilježiti u RFI-ju. Tako jedan dokument vodi do drugoga.

Koja je izmjena nebitna, procjenjuju projektant i građevinski nadzor, a ne izvođač. Ako niste sigurni u koju skupinu spada odgovor, pitajte nadzor prije nego što ga provedete.

Odgovor koji mijenja količine ili materijale mijenja i cijenu. RFI je tada prvi dokument u lancu koji vodi do dodatka ugovoru, pa vrijedi zabilježiti očekivani iznos i očekivano kašnjenje na dan pitanja. U FIDIC ugovorima taj je lanac najdetaljnije opisan, s izričitim postupkom za izmjene.

Kako se prati rok odgovora

Zahtjev bez roka lako ostane bez odgovora. Rok se računa unatrag: od dana kad rad na tom mjestu mora početi oduzmite dane za naručivanje i pripremu. Ako ugovor određuje rok odgovora na zahtjeve, upišite taj.

Rok ima smisla samo ako ga netko prati. Zato svaki zahtjev ima osobu u vašoj tvrtki koja je za njega odgovorna: ona podsjeća, zove, zatvara pitanje kad je odgovor proveden. Ta osoba nije adresat. Adresat duguje odgovor, vlasnik pazi da bude primljen.

Jednom tjedno, najbolje na sastanku na gradilištu, prođite otvorene zahtjeve: koji kasne, koji zadržavaju rad i koji već imaju odgovor, ali ih nitko nije zatvorio. Odgovoren zahtjev koji ostane otvoren čini popis beskorisnim, jer više ne pokazuje što se doista čeka.

Kad odgovor kasni i rad stane, zabilježite to i u dnevniku gradilišta za taj dan. Zahtjev pokazuje kada ste pitali, dnevnik pokazuje što vas je čekanje koštalo.

RFI u Construction Teamu

U Construction Teamu zahtjevi su u odjeljku Teren, pod nazivom „Upiti (RFI)“. Svaki dobiva broj sastavljen od šifre projekta: za projekt sa šifrom LOZ idu RFILOZ-001, RFILOZ-002 i dalje.

Što se popunjava. Objekt, predmet i pitanje su obavezni. Ostalo je neobavezno: podobjekt, ugovor, prioritet, interna odgovorna osoba, vanjski primatelj i rok odgovora. Nema zasebnog polja za prijedlog, upisuje se u pitanje. Fotografije i datoteke prilažu se zahtjevu, pri kreiranju ili poslije.

Mjesto na nacrtu. Ako objekt ima učitane nacrte, zahtjev se može prikvačiti na točno mjesto na listu. Jedan zahtjev može biti na više nacrta, što je zgodno upravo kad se pitanje tiče nepodudaranja dvaju nacrta.

Statusi. Ima ih pet: „Nacrt“, „Otvoren“, „Odgovoren“, „Zatvoren“ i „Poništen“. Gumbom „Predaj“ nacrt postaje otvoren zahtjev i bilježi se datum slanja. Kad stigne odgovor, bilježi se tko ga je dao i kada. Uređivanje je moguće samo u „Nacrt“ i „Otvoren“. Nakon odgovora zahtjev je zaključan, pa nitko ne može prepisati pitanje da odgovara odgovoru. Briše se samo nacrt, a nepotreban zahtjev se poništava i ostaje u povijesti.

Izvršitelj i adresat. „Interna odgovorna osoba“ je kolega koji vodi zahtjev. „Vanjski primatelj“ je tvrtka među vašim partnerima kojoj je pitanje upućeno: projektant, klijent, nadzor.

Odgovor bez računa. Projektant obično nema prijavu u vaš sustav. Pri „Predaj“ možete mu poslati poziv e-poštom s vezom na stranicu koja ne traži prijavu. Tamo vidi pitanje i priložene datoteke, piše odgovor i učitava vlastite datoteke. Predan odgovor mijenja status u „Odgovoren“, a interna odgovorna osoba dobiva obavijest. Veza vrijedi 90 dana i može se opozvati. Poziv radi ako je u postavkama tvrtke uključeno „Dopusti javni pristup za RFI“. Poziv možete i preskočiti i voditi zahtjev samo interno.

Dvije odvojene niti. „Rasprava“ je za kolege i nikad ne izlazi van. „Korespondencija“ je s vanjskim adresatom, a on u nju piše s iste javne stranice. Odgovor u korespondenciji nije odgovor na zahtjev i ne mijenja status. Ovdje se bilježi i odgovor primljen drugim kanalom: označite opciju za bilježenje odgovora primljenog telefonom ili e-poštom i unesete ime osobe koja ga je dala. To je mjesto za telefonski poziv s početka ovog članka.

Rok. Zahtjev sa statusom „Otvoren“ i prošlim rokom odgovora računa se kao kasneći. Popis ima brojač „U kašnjenju“ i filtar „Samo u kašnjenju“, a podsjetnik se šalje za rok koji dolazi i za prošli rok.

Utjecaj. Dva prekidača: „Utjecaj na troškove“ s procijenjenim iznosom i „Utjecaj na terminski plan“ s procijenjenim danima kašnjenja. Kad zahtjev ima utjecaj na trošak i povezan je s ugovorom, na njemu se pojavljuje gumb „Izradi aneks“. Otvara novu izmjenu ugovora (aneks) s popunjenim predmetom, pozivom na broj zahtjeva i jednom stavkom za unesen iznos. Sve se može ispraviti prije spremanja, a poslije zahtjev prikazuje vezu na izmjenu ugovora.

Rizik. Ako je pitanje simptom većeg problema u projektu, „Evidentiraj kao rizik“ prebacuje ga u registar rizika s popunjenim predmetom, opisom i utjecajem.

Popis se izvozi u Excel, CSV i PDF prema trenutnim filtrima. Datoteka ima i datume slanja i odgovora, pa se vidi koliko je svaki zahtjev čekao.

Više o modulu je na stranici o RFI-jima.

Dokle seže

Sustav ništa ne upisuje u zapovjednu knjigu. Knjiga je na papiru, na gradilištu, a upis u nju radi projektant. U zahtjevu možete zabilježiti da je upisano i kada, na primjer u raspravi ili kao priloženu fotografiju stranice iz knjige.

Rok odgovora određujete vi. Sustav ne zna što piše u vašem ugovoru.

I nikakav softver ne tjera projektanta da odgovori. Daje vam jasan popis što ste pitali, kada, koga i koliko dana čekate.

Odakle početi

Na sljedećem gradilištu dogovorite samo jedno: svako pitanje projektantu koje mijenja rad dobiva broj. Nakon prvih deset zahtjeva imat ćete popis koji se brzo prolazi na sastanku na gradilištu i znat ćete na koja pitanja se odgovara za dan, a na koja za tri tjedna.

Povezani članci

• Zapovjedna knjiga gradilišta - tko u nju piše i što
• Dnevnik gradilišta - gdje zabilježiti zastoje dok se čeka odgovor
• Popis nedostataka na gradilištu - kad je nejasan detalj već pogrešno izveden
• Upravljanje rizicima u građevinarstvu - RFI kao rani znak rizika projekta
• FIDIC ugovori u građevinarstvu - kako izmjene dolaze do cijene i vremena