Softver za upravljanje građevinskom tvrtkom - prednosti jednog povezanog sustava

Većina građevinskih tvrtki ne počinje s jednim sustavom. Počinju s Excelom za količine, Wordom za ugovore, računovodstvenim programom za račune, Viberom za gradilište i oblakom za nacrte. Svaki od tih programa radi svoj posao. Problem je između njih.

Ovaj članak govori o tome što se mijenja kad softver za upravljanje građevinskom tvrtkom pokriva sve procese, od ponude do skladišta, kada se to stvarno isplati i na što paziti pri odabiru programa s kojim ćete raditi sljedećih nekoliko godina.

Gdje se gube novac i živci

Zamislite običan mjesec. Ponuda je u jednoj datoteci, a kad je dobijete, netko je prepisuje u ugovor. Situacije se rade prema ugovoru, računi prema situacijama, a računi idu računovođi. Na svakom se koraku podaci ponovno unose, a svaki je unos prilika za pogrešku.

Pogreške rijetko odmah vidite. Cijena stavke razlikuje se između ponude i situacije. Količina u situaciji ima jednu nulu viška. Račun je izdan za staru verziju iznosa. Saznate to krajem mjeseca kad treba uskladiti podatke, ili još gore, kad to prvi primijeti klijent.

Gubi se i radno vrijeme. Tko god slaže mjesečno izvješće, dva dana skuplja brojke iz različitih datoteka i lijepi ih u jednu tablicu. Za analizu ne preostaje ni sat.

Što bi softver za građevinsku tvrtku trebao pokrivati

Što je pokrivenost potpunija, to se manje podataka prepisuje. Za građevinsku tvrtku to obično znači:

• ponude i natječaje, zajedno s troškovnicima koji su uz njih priloženi;
• ugovore s klijentima i podizvođačima, uključujući predujmove i zadržane iznose;
• situacije povezane s ugovorom;
• račune, troškove, plaćanja i bankovne račune;
• skladište, materijal i prijenose između gradilišta;
• rad na gradilištu: dnevnike, terminske planove, nedostatke, nacrte;
• izvješća i analize po projektu, ugovoru i tvrtki.

Ne morate početi sa svime. Važno je da program može sve to povezati kad dođe na red.

Prednosti sve-u-jednom softvera za građevinarstvo

Prednosti nisu u broju modula, nego u tome kako su povezani. Evo što se u praksi mijenja.

Podaci se unose jednom. Stavka iz ponude postaje stavka u ugovoru, zatim u situaciji i u računu. Nitko je ne prepisuje, pa nema gdje nastati razlika.

Zatim dolazi nešto što je u raspršenim sustavima gotovo nemoguće: na pitanje „koliko je ostalo na ovom ugovoru“ možete odgovoriti za minutu. Znate vrijednost ugovora, što je ovjereno, što je fakturirano i što je plaćeno. Ne morate nikoga zvati.

Kontrola troškova postaje stvarna. Kad se troškovi gradilišta bilježe u trenutku nastanka, prekoračenje vidite dok još možete nešto poduzeti. U odvojenim tablicama vidite ga kad je prekasno, vidi i kako kontrolirati troškove građevinskog gradilišta.

I prava pristupa su u redu. U Excelu svatko tko ima pristup datoteci može mijenjati sve. U jednom sustavu računovođa vidi račune, voditelj gradilišta svoje gradilište, a podizvođač samo ono što se njega tiče. Svaka promjena ostavlja trag: tko je što promijenio i kada.

Naposljetku, rad ne ovisi o jednoj osobi. Ako cijene i količine žive samo u osobnoj tablici kolege, a on je na godišnjem ili bolovanju, njegove situacije čekaju. Kad su u sustavu, netko drugi s odgovarajućim ovlastima ih dovrši.

Što ne dobivate

Pošteno je reći i suprotno. Jedan sustav neće popraviti nejasan proces. Ako u tvrtki nitko ne zna tko odobrava situacije, program će to pitanje samo učiniti vidljivijim. Zato je uvođenje dobar trenutak da se posloži pravila, a ne samo da se promijeni alat.

Jedan sustav, to jest ERP za građevinarstvo ili specijalizirana građevinska platforma, također ne treba svima. Tvrtka s jednim gradilištem, dvije osobe i jednostavnom ponudom može se snaći s tablicom, što pokazuje usporedba Construction Team i Excel. Problemi počinju s drugim i trećim istodobnim gradilištem, s većim timom i s klijentima koji traže precizna izvješća.

Kada je pravi trenutak

Nekoliko znakova da vas raspršeni alati već koštaju više nego što mislite:

• izvješće za jedan projekt znači otvaranje više od tri datoteke;
• iznosi u situaciji i u računu se razlikuju i nitko ne zna koji je točan;
• ne možete brzo reći koliko ste isplatili podizvođaču;
• novom kolegi trebaju tjedni da se uhoda jer je sve „u nečijoj glavi“;
• krajem mjeseca netko ostaje do kasno da složi izvješće.

Ako se prepoznajete u dva ili tri, vrijedi pogledati jedan sustav. Ako ni u jednom, vjerojatno vam još ne treba.

Kako odabrati softver za upravljanje građevinskim projektima

Tu je najlakše pogriješiti, jer svaka demonstracija izgleda uvjerljivo. Evo što vrijedi usporediti.

Prvo, veza među dokumentima (ponude, ugovori, troškovnik, situacije, računi). Pitajte kako se od ponude dolazi do situacije i računa. Ako je odgovor „izvezete i uvezete“, veza nije ugrađena. Želite vidjeti cijeli lanac proveden na jednom stvarnom ugovoru.

Drugo, građevinska logika. Opći program za fakturiranje ne zna što su privremena situacija, troškovnik ili zadržani iznos. Ako ih morate oponašati običnim dokumentima, svaki ćete se dan boriti s programom. Provjerite jesu li dokumenti upravo oni koje koristite.

Treće, uloge i prava. Tko što vidi i mijenja i postoji li dnevnik promjena. To je posebno važno ako radite s podizvođačima.

Četvrto, rad s gradilišta. Ako voditelj gradilišta ne može otvoriti podatke s mobitela, i dalje će ih pisati na Viberu, a sustav će kasniti za stvarnošću.

Peto, kako se izlazi iz sustava. Možete li izvesti svoje podatke u prikladnom formatu? Tvrtka koja ne može otići talac je i cijene i uvjeta.

Šesto, koliko brzo se kreće. Sustavi koji traže mjesece uvođenja i konzultante često koštaju više za postavljanje nego godina korištenja. Pitajte za stvarno vrijeme do prvog dokumenta, a ne do „potpunog uvođenja“. Više o vrstama sustava i njihovim kompromisima nalazi se u pregledu softvera za građevinarstvo.

Kako započeti bez zaustavljanja rada

Najčešća pogreška je pokušaj da se sve prebaci odjednom. Tim se preoptereti, a prve poteškoće ubiju želju za promjenom.

Bolje je odabrati jedan proces i jedno novo gradilište. Krenite od onoga što najviše boli, obično troškovnika i ponuda ili situacija i računa. Pustite tim da tako radi mjesec ili dva, dok se ne navikne i dok jasno ne vidite korist. Zatim dodajete skladište, rad na gradilištu i financijska izvješća. Širi pogled na taj put daje vodič za digitalizaciju građevinske tvrtke.

Stare projekte ne treba prenositi. Oni se dovršavaju na stari način, a novi idu kroz sustav.

Kako odabrati softver za upravljanje građevinarstvom: ukratko

Povezani softver za upravljanje građevinskim projektima ne čini tvrtku većom. Čini je bolje organiziranom: svi znaju gdje su informacije, iznosi su posvuda isti, a vlasnik vidi stanje poslovanja bez pitanja. Birajte prema tome jesu li dokumenti međusobno povezani, razumije li program građevinarstvo i hoće li ga vaš tim stvarno koristiti, a ne prema duljini popisa funkcija.

Ako želite vidjeti kako to izgleda u građevinskoj tvrtki, Construction Team pokriva procese od ponude do skladišta i gradilišta na jednom mjestu. Možete početi s besplatnim računom i isprobati jedan stvarni projekt.