Od potrebe na gradilištu do isporučene i fakturirane robe: trebovanja materijala s odobrenjem, narudžbenice koje se automatski šalju e-poštom s PDF-om, zaprimanje robe i trostruko usklađivanje naručenih, isporučenih i fakturiranih količina.
Trebovanja telefonom, narudžbenice u Excelu, računi bez veze s isporukom - to je stvarnost bez specijaliziranog softvera za nabavu. Lanac trebovanje → narudžbenica → isporuka → račun mijenja pravila.
Gradilište traži materijal usmeno ili telefonom, bez zapisa. Trebovanje materijala čuva tko je, kada i zašto tražio - prije nego što bilo što potrošite.
Narudžbenica ide dobavljaču e-poštom bez odobrenja i bez veze sa stvarnom potrebom. Trebovanje s radnim tijekom odobrenja sprječava kupnju „na oko“.
Račun stigne, a nitko ga ne provjerava prema naručenom i isporučenom. Trostruko usklađivanje uspoređuje naručenu, isporučenu i fakturiranu količinu za svaku stavku - prije plaćanja.
Trebovanje se pokriva novom narudžbenicom iako materijal već postoji na skladištu. Automatsko pokriće rezervira raspoloživo prije nego predloži narudžbenicu.
Construction Team povezuje gradilište, skladište i računovodstvo u jedan lanac.
Voditelj gradilišta traži artikle i količine - bez cijena. Trebovanje prolazi kroz izborni radni tijek odobrenja i u stvarnom vremenu prikazuje pokriće.
Narudžbenica sadrži dobavljača, cijene, valutu, skladište isporuke i rok isporuke. Kreira se iz odobrenih trebovanja - uz zadržavanje veze s potrebom - ili izravno ručno.
Jedan klik generira PDF narudžbenice i šalje ga na registriranu adresu dobavljača. Status prelazi u „Poslano“ - ponovno otvaranje nikada ne šalje drugu poruku.
Sustav rezervira raspoloživu zalihu prije nego predloži narudžbenicu za ostatak. Pokriće se ponovno izračunava pri svakoj promjeni - rezervaciji, narudžbi, isporuci.
Isporuka kreira skladišno kretanje unaprijed popunjeno preostalim količinama i cijenama iz narudžbenice. Zaprimljene količine se zbrajaju po stavci - nekoliko djelomičnih isporuka je uobičajeno.
Povezivanje ulaznog računa s narudžbenicom raspoređuje iznose po artiklu, povećava fakturiranu količinu i prebacuje narudžbenicu u status „Završeno“ nakon potpunog fakturiranja - točno jedno knjiženje, bez dupliciranja.
Četiri koraka od potrebe do plaćenog računa:
Gradilište kreira trebovanje materijala s artiklima i količinama. Odobravatelj ga potvrđuje - ili je odobrenje isključeno u postavkama za manje tvrtke.
Raspoloživa zaliha rezervira se automatski. Za ostatak kreirate narudžbenicu dobavljaču - s cijenama, valutom i rokom isporuke - izravno iz odobrenog trebovanja.
Narudžbenica se šalje e-poštom s PDF-om. Kad roba stigne, zaprimate je prema narudžbenici - zaprimljene količine se zbrajaju po stavci.
Povezujete račun dobavljača s narudžbenicom. Sustav usklađuje naručenu, isporučenu i fakturiranu količinu i prebacuje narudžbenicu u status „Završeno“ pri potpunom podudaranju.
Prikladan za svaku građevinsku tvrtku s aktivnom nabavom:
Traži ono što gradilištu treba, bez bavljenja cijenama i dobavljačima. Vidi status trebovanja sve do stvarne isporuke.
Radi iz filtra „Čeka narudžbu“ - odobrene potrebe bez narudžbenice. Bira dobavljača, cijenu i rok isporuke iz nomenklature.
Trostruko usklađivanje otkriva razlike u količini i cijeni prije plaćanja. Točno jedno knjiženje za isporuku i račun - bez dupliciranja.
Puna sljedivost - koja je potreba dovela do koje narudžbenice i kojeg računa. Kontrola troškova po gradilištu.
Zašto specijalizirani softver zamjenjuje ručna trebovanja i narudžbenice:
| Značajka | Excel + e-pošta | Construction Team |
|---|---|---|
| Trebovanje s gradilišta | Telefonski poziv ili poruka | Dokument s odobrenjem i poviješću |
| Pokriće iz skladišta | Ručna provjera zaliha | Automatska rezervacija prije narudžbe |
| Narudžbenica dobavljaču | Word/Excel predložak, ručno slanje e-pošte | PDF generiran i poslan automatski |
| Isporuka | Bilješka u bilježnici | Zaprimanje robe prema narudžbenici, po stavci |
| Usklađivanje s računom | Ručna usporedba | Trostruko usklađivanje naručeno/isporučeno/fakturirano |
| Knjiženje | Rizik dvostrukog knjiženja | Točno jedno knjiženje, bez dupliciranja |
| Sljedivost | Nema veze između trebovanja, narudžbenice i računa | Puni lanac od potrebe do plaćanja |
Da. Narudžbenica se može kreirati izravno, bez trebovanja - prikladno za male ili hitne nabave. Veza s trebovanjem služi sljedivosti, nije obavezna.
Trebovanje prelazi iz statusa Nacrt u Podneseno u Odobreno. Ako tvrtka u postavkama isključi obavezno odobrenje, podneseno trebovanje se automatski odobrava.
Pokriće je zbroj rezervirane zalihe i količine na aktivnim narudžbenicama, ograničen na zatraženu količinu. Ne znači da je materijal fizički na gradilištu - stvarno izdavanje ostaje skladišna operacija.
Za svaku stavku narudžbenice sustav uspoređuje naručenu, isporučenu i fakturiranu količinu, kao i cijenu iz narudžbenice s cijenom na računu. Razlike se prikazuju kao upozorenja - ne blokiraju ništa, nego ističu stavke koje vrijedi provjeriti prije plaćanja.
Višak se prihvaća i označava kao prekomjerna isporuka. Pokriće trebovanja nikada ne premašuje zatraženu količinu.
Točno jednom. Ako račun stigne prvi, kretanje isporuke ne knjiži ništa. Ako je isporuka prva, njezino knjiženje se storniranjem poništava kad se poveže račun - bez dupliciranja.
Da, dok god su za istog dobavljača. Svaka stavka zadržava vezu sa svojim retkom trebovanja, pa isporuka ažurira točno trebovanje - čak i kad dva trebovanja traže isti artikl za različita gradilišta.
Besplatno probno razdoblje 14 dana. Bez kreditne kartice.
Registrirajte se besplatno