Upravljanje rizicima u graditeljstvu - kako voditi registar rizika
Svatko tko je vodio gradilište poznaje ovaj razgovor. Nešto je pošlo po zlu - isporuka armature je kasnila, u iskopu se pojavila podzemna voda, podizvođač nije došao dva tjedna - i netko kaže: "Znali smo da se to može dogoditi." Često su doista znali. Samo to nitko nije zapisao, nitko nije odlučio što učiniti i nitko se tim pitanjem nije bavio dok nije bilo prekasno.
Upravljanje rizicima pokušaj je da se taj razgovor vodi prije problema, a ne nakon njega.
Što je rizik u graditeljstvu
Rizik je nešto što se još nije dogodilo, ali se može dogoditi, i ako se dogodi, nešto će vas stajati. Najčešće novac ili vrijeme, ponekad kvalitetu, a u najgorem slučaju zdravlje ljudi na gradilištu.
Korisno je razdvojiti dvije stvari koje se u razgovoru miješaju: odakle rizik dolazi i na što utječe. Kišna sezona tijekom radova na krovu dolazi od vremena, ali utječe na rok. Nejasna odredba u ugovoru dolazi od ugovora, ali utječe na novac. Ako rizike razvrstate po izvoru, vidite gdje su slabe točke vaše tvrtke. Ako ih gledate po posljedici, vidite što točno ugrožava projekt.
Tipični izvori rizika na gradilištu prilično su stalni:
- projekt - greške, propusti, izmjene tijekom izvođenja;
- tlo - neočekivani geološki uvjeti, podzemne vode, zatečene podzemne instalacije;
- sigurnost - rad na visini, iskopi, teška mehanizacija;
- izvođenje - tehnološke greške, nekvalitetni materijali;
- ljudi i strojevi - nedostatak radnika, kvarovi mehanizacije;
- isporuke - zakašnjeli ili poskupjeli materijali;
- podizvođači - kašnjenje, nedostatak kapaciteta, stečaj;
- novac - zakašnjela plaćanja naručitelja, skokovi cijena;
- ugovor - sporovi, penali, izmjene opsega;
- vrijeme - kiša, mraz, vjetar, vrućina;
- dozvole - suglasnosti i priključci na mreže;
- okolina - susjedi, pritužbe, promet, buka i prašina.
Zašto se time uopće baviti
Građevinske tvrtke rijetko propadaju zbog jednog velikog problema. Češći je uzrok gomilanje malih, predvidivih stvari od kojih je svaka pojela dio dobiti. Većinu njih netko je na gradilištu rano osjetio.
Registar rizika ne predviđa budućnost. On čini tri skromnije i korisnije stvari. Prvo, nejasnu zabrinutost pretvara u konkretan zapis s imenom i odgovornom osobom. Drugo, tjera vas da se riziku redovito vraćate, umjesto da ga se sjetite tek kad se dogodi. I treće, ostavlja trag - kad se na sljedećem projektu pojavi ista situacija, ima se gdje vidjeti što je upalilo.
Postoji i prozaičniji razlog. Sve više naručitelja, osobito u javnoj nabavi i kod ugovora FIDIC, očekuje da izvođač pokaže kako upravlja svojim rizicima. Registar je najjednostavniji dokaz.
Kako se procjenjuje rizik
Najrašireniji i za praksu posve dovoljan način su dvije ljestvice od 1 do 5.
Vjerojatnost - koliko je vjerojatno da će se dogoditi:
| Ocjena | Opis |
|---|---|
| 1 | Rijetko - ispod 10% |
| 2 | Malo vjerojatno - od 10% do 30% |
| 3 | Moguće - od 30% do 50% |
| 4 | Vjerojatno - od 50% do 80% |
| 5 | Gotovo sigurno - 80% i više |
Utjecaj - koliko bi bilo teško ako se dogodi. Ovdje je važno da ljestvica bude opisana konkretnim pragovima, inače svatko procjenjuje "od oka" i procjene dvoje ljudi ne mogu se usporediti. Za novac, primjerice, pragovi mogu biti u odnosu na ugovorenu vrijednost projekta: ispod 1% je zanemarivo, između 5% i 10% je veliko, iznad 10% je teško. Za sigurnost ljestvica ide od "samo prva pomoć" do "smrtni slučaj".
Kad jedan rizik istodobno utječe na više stvari, utjecaj se procjenjuje prema najtežoj od njih. Ako kašnjenje dizalice znači i tjedan kašnjenja i opasnost pri ručnom prenošenju tereta, mjerodavna je sigurnost.
Umnožak dviju ocjena daje stupanj rizika od 1 do 25:
- 1-4 - nizak. Prati se, ali ne traži posebne radnje.
- 5-12 - srednji. Traži mjere i odgovornu osobu.
- 15-25 - visok. Traži pažnju odmah i redovit pregled.
Postavljeni u tablicu pet puta pet, s vjerojatnošću na jednoj osi i utjecajem na drugoj, rizici čine matricu rizika. To je najbrži način da jednim pogledom vidite stanje projekta: koliko stvari stoji u crvenom kutu i puni li se on ili prazni.
Što se radi s rizikom
Procjena sama po sebi ne mijenja ništa. Rizik smanjuju mjere: konkretne radnje s izvršiteljem i rokom. "Pazimo na iskop" nije mjera. "Geodet da snimi postojeće instalacije do petka" jest mjera.
Rizik prolazi kroz nekoliko stanja. Evidentira se, zatim procjenjuje, zatim se po njemu provode mjere. Na kraju postoje dva ishoda. Ili opasnost prođe i rizik se zatvara, ili se dogodi i rizik je nastupio. Drugi slučaj nije neuspjeh registra. Upravo tada zapisano ima najveću vrijednost, jer su mjere već dogovorene i ljudi znaju što trebaju raditi.
Najvažnije u cijelom procesu je redovit pregled. Rizik procijenjen jednom na početku projekta i zaboravljen gotovo je jednako beskoristan kao rizik koji uopće nije zapisan. Okolnosti se mijenjaju: iskop završava, dobavljač se mijenja, dolazi zima. Dobro je da se rizik gleda to češće što je viši.
Kako radi registar rizika u Construction Team
U Construction Team registar rizika nalazi se u odjeljku "Teren" i na kartici "Rizici" svakog projekta. Evo kako opisano izgleda u praksi.
ConstructionTeamPretraga dokumenata, kontrahenata, ugovora...⌘KNovo iz datoteke18DADemo administrator
Registar rizika
Teren / Rizici
Pregled po projektu
Svi rizici s vaših gradilišta na jednom mjestu. Pregled na vrhu pokazuje gdje prvo pogledati: aktivni visoki, pregledi u kašnjenju i neprocijenjeni rizici.
Evidentiranje
Gumbom "Novi rizik" unosite naziv ("Što se može dogoditi?"), projekt i kategoriju. Kategorije su dvanaest izvora s gornjeg popisa plus "Ostalo", a uz svaku stoji kratko objašnjenje što obuhvaća. Po želji dodajete opis, lokaciju na gradilištu (npr. "Sekcija B, kat 3") i označavate na što rizik utječe: trošak, rok, kvalitetu ili sigurnost. Svaki rizik dobiva broj oblika RSK s oznakom projekta, pa se na koordinacijskom sastanku može govoriti o konkretnom zapisu.
Rizici se rijetko rađaju za stolom. Obično izniknu iz nečeg drugog: upita projektantu, nedostatka, sastanka ili zapisa u dnevniku gradilišta. Zato u ta četiri zapisa postoji gumb "Evidentiraj kao rizik". On otvara obrazac s poljima popunjenima iz izvora, a rizik poslije ostaje povezan sa zapisom iz kojeg je potekao. Kad otvorite nedostatak, vidite i rizike evidentirane iz njega.
Procjena
Gumb "Procijeni" otvara vjerojatnost i utjecaj. Ako niste označili na što rizik utječe, sustav vam ga neće dopustiti procijeniti, jer bez toga nije jasno po kojoj se ljestvici mjeri utjecaj. Uz polja su "Definicije ljestvica" s pragovima za svako područje, kako bi svi procjenjivali na isti način.
Stupanj rizika izračunava se sam i rizik dobiva boju: zelenu, žutu ili crvenu, a neprocijenjeni su sivi. Uz svaku procjenu možete ostaviti bilješku o tome što je razmatrano.
Odgovorna osoba i mjere
Svaki rizik može imati odgovornu osobu za rizik - čovjeka koji ga prati. Ona dobiva obavijest kad je imenovana.
Mjere se dodaju jedna po jedna. Svaka ima opis, rok i izvršitelja. Izvršitelj može biti vaš kolega ili samo ime, primjerice podizvođač koji nema korisnički račun u sustavu. Kad mjere stvarno krenu, rizik se označava kao "Mjere u provedbi". Mjere kojima je istekao rok vide se odmah.
Pregled i podsjetnici
Svaki rizik ima datum sljedećeg pregleda, koji sustav sam predlaže prema razini: visok nakon 7 dana, srednji nakon 14, nizak nakon 30. Neprocijenjeni se pregledavaju u roku od tjedan dana, kako ne bi beskonačno ostali bez procjene. Datum se može ručno promijeniti ako znate bolje.
Kad se pregled približi, odgovorna osoba dobiva podsjetnik. Ako odgovorne osobe nema ili više nije u tvrtki, podsjetnik ne nestaje, nego odlazi drugoj osobi s pristupom rizicima. Isto vrijedi i za rokove mjera.
Ako ste pogledali rizik i ništa se nije promijenilo, gumb "Pregledano bez promjene" bilježi pregled i pomiče sljedeći datum. Na popisu možete odabrati više rizika odjednom i potvrditi ih zajedno, što štedi vrijeme na tjednom koordinacijskom sastanku.
Zatvaranje i nastupanje
Rizik se zatvara kratkom bilješkom o razlogu, primjerice "Iskopi su završeni bez urušavanja". Otvorene mjere po njemu se otkazuju, a podsjetnici prestaju.
Ako se rizik dogodi, označavate ga kao nastupio, s datumom i opisom posljedica. Pregled se zaustavlja, ali mjere ostaju kao odgovorne radnje i dalje podsjećaju. Posljedice se mogu dopuniti kasnije, kad stvarni troškovi i kašnjenje postanu jasni. Ako ste rizik zatvorili prenaglo, može se ponovno otvoriti.
Svaka procjena, svaki pregled i svaka promjena statusa ostaju u povijesti rizika. Tako se i nakon nekoliko mjeseci vidi ne samo gdje je rizik sada, nego i kako je do toga došlo.
Ukupna slika
Popis rizika filtrira se po projektu, kategoriji, statusu, stupnju rizika, odgovornoj osobi i isteklom pregledu. Na projektu postoji matrica rizika pet puta pet: kliknite na ćeliju i vidite točno koji rizici stoje u njoj. Uz nju je sažetak s tri broja koja zaslužuju pažnju - aktivni visoki rizici, istekli pregledi i neprocijenjeni.
Registar se može preuzeti kao PDF ili Excel s filtrima i redoslijedom koje ste odabrali na popisu. U PDF-u uz svaki rizik stoje početna i trenutna procjena, pa se vidi jesu li mjere djelovale. Praktično je za izvještaj ili za razgovor s naručiteljem.
Što ostaje vama
Sustav ne zna koji rizici postoje na vašem projektu. Ne može procijeniti hoće li podizvođač izvršiti posao, ni koliko je vjerojatno da će općina odgoditi suglasnost. On čuva zapisano, podsjeća i pokazuje sliku, ali razmišljanje ostaje na ljudima koji poznaju projekt.
Ne očekujte ni da će registar biti pun od prvog dana. Dobar početak je pet-šest rizika o kojima tim ionako razgovara na svakom koordinacijskom sastanku. Kad pregled postane navika, popis raste sam.
Odakle početi
- Okupite za istim stolom voditelja projekta, voditelja gradilišta i osobu zaduženu za nabavu.
- Neka svatko navede tri stvari koje ga na tom projektu najviše brinu.
- Zapišite ih kao rizike, procijenite ih i svakome odredite odgovornu osobu.
- Za svaki visoki rizik zapišite barem jednu mjeru s rokom.
- Uvrstite pregled rizika kao stalnu točku tjednog koordinacijskog sastanka.
To je dovoljno. Složene metode imaju svoje mjesto na velikim projektima, ali na većini gradilišta razliku ne čini metoda, nego to vraća li se itko uopće popisu.
Povezani članci
Često postavljana pitanja
Što je registar rizika u graditeljstvu?
Registar rizika je popis stvari koje se na gradilištu mogu dogoditi i koštati novca, vremena, kvalitete ili sigurnosti. Za svaki rizik bilježi se odakle dolazi, koliko je vjerojatan, koliko bi teško pogodio, tko je za njega odgovoran i koje se mjere poduzimaju. Svrha je da rizik bude vidljiv i da se redovito pregledava, a ne da ga pamti jedan čovjek.
Kako se procjenjuje rizik?
Najčešći način su dvije ljestvice od 1 do 5: vjerojatnost i utjecaj. Njihov umnožak daje stupanj rizika od 1 do 25. Uobičajeno je 1-4 nizak rizik, 5-12 srednji, a 15-25 visok. Utjecaj se procjenjuje prema najtežoj posljedici - ako rizik pogađa i rok i sigurnost, mjerodavna je teža od njih dvije.
Koliko često treba pregledavati rizike?
Što je rizik ozbiljniji, to češće. Razumna praksa je visoke rizike pregledavati svaki tjedan, srednje svaka dva tjedna, a niske jednom mjesečno. Novoevidentirane, još neprocijenjene rizike također treba pogledati u roku od tjedan dana.
Koja je razlika između zatvorenog i nastalog rizika?
Zatvoreni rizik više se ne može dogoditi - primjerice, iskopi su završeni bez urušavanja. Nastali rizik se dogodio i sada je problem: bilježe se datum i posljedice, a mjere se nastavljaju kao odgovorne radnje. Oba ostaju u povijesti jer iz njih uči sljedeći projekt.
Je li za upravljanje rizicima potreban poseban softver?
Nije nužno. Mali projekt može se voditi i u tablici. Problem tablice je što nitko ne podsjeća kada je vrijeme za pregled, mjere nemaju rokove ni izvršitelje, a povijest procjena gubi se pri svakoj izmjeni. Softver najviše pomaže tamo gdje je rizika mnogo, a odgovorne osobe su različiti ljudi.