Od popisa del do gradbene situacije in računa, brez ponovnega vnašanja postavk

Ena postavka iz popisa del, recimo beton za ploščo, gre skozi pet dokumentov, preden jo naročnik plača. Če ti dokumenti živijo v Excelu in Wordu, se postavka prepiše štirikrat, in vsako prepisovanje je priložnost, da se izgubi vrstica ali ostane stara cena.

Ko so dokumenti povezani v enem programu za popise del v gradbeništvu, se postavka vnese enkrat in pride od popisa del do računa brez ponovnega vnašanja. V Construction Team vsak vnese samo tisto, za kar je odgovoren: kalkulant določi ceno, vodja gradbišča vnese izvedeno količino, nadzornik odobri gradbeno situacijo, računovodja pa izda račun. Če boste prvič pripravljali popis del, je na voljo poseben članek o tem, kaj je popis del in kako ga pripravite.

Kalkulant, vodja gradbišča in računovodja tipkajo isto

Ko je popis del v Excelu, pogodba in gradbene situacije pa v Wordu, kalkulant iz popisa v ponudbo prepiše opis, enoto in količino ter doda ceno. Ko naročnik ponudbo sprejme, gredo iste vrstice v prilogo pogodbe. Vsak mesec vodja gradbišča pripravi gradbeno situacijo in znova prenese opis, enoto in ceno na enoto, tokrat iz pogodbe. Na koncu računovodja prenese zneske iz gradbene situacije v račun.

Napake nastanejo prav pri prepisovanju. Cena je bila v ponudbi spremenjena, v pogodbi pa je ostala stara. Postavka, dodana pozneje, v gradbeni situaciji manjka. Na računu je znesek iz prejšnjega meseca. Ista številka stoji na štirih mestih in vsaka sprememba mora priti do vseh.

Kalkulant pripravi ponudbo iz dokončanega popisa del

Kalkulant izdela ponudbo iz dokončanega popisa del, ne da bi prepisoval vrstice. Opisi, enote in količine pridejo s postavkami, cena na enoto za vsako pa iz nomenklature podjetja. V ponudbi lahko kalkulant spremeni ceno posamezne postavke ali maržo, ne da bi posegel v nomenklaturo.

Z nomenklaturo program opravi delo programa za kalkulacijo cen v gradbeništvu: podjetje tam hrani svoje cene in vsaka nova ponudba začne iz njih.

Ko naročnik sprejme ponudbo, iz nje nastane pogodba

Naročnik po e-pošti prejme povezavo, ponudbo odpre v brskalniku in jo sprejme. Pogodba nastane iz sprejete ponudbe in vanjo preidejo njene postavke s količinami, cenami in podobjekti. Prenesejo se tudi pogoji iz ponudbe: rok plačila in garancija.

V pogodbi se določi tudi odstotek garancijskega zadržanja. Ta odstotek nato velja za vsako gradbeno situacijo in vsak račun po pogodbi, ne da bi ga kdo znova vpisoval.

Vodja gradbišča vnese samo izvedena dela

Vodja gradbišča izdela gradbeno situacijo iz postavk pogodbe. Opisi, cene na enoto in zneski so že tam, vodja pa vnese količino, izvedeno v obdobju. Program ve, koliko je bilo pogodbeno dogovorjeno in koliko je bilo doslej obračunano, koliko betona je bilo vgrajenega ta mesec, pa mu pove človek na gradbišču. Po pogodbi z naročnikom je gradbena situacija prihodkovna, po pogodbi s podizvajalcem pa stroškovna. Opisali smo tudi, kaj vsebuje gradbena situacija po obrazcu 19.

Za vsako postavko pogodbe se vodi preostala količina, torej koliko je še mogoče obračunati. Če vodja vnese več, program količino zavrne in pokaže, koliko je še ostalo. Od situacije do situacije se napredek pri postavki sešteva, kako se izračuna kumulativni napredek, pa je razloženo v članku o gradbenih situacijah.

Pred podpisom nadzornik gradbeno situacijo odobri

Gradbena situacija ima še dva koraka: odobritev in podpis. Nadzornik, običajno tehnični vodja, jo pregleda in odobri. Podpisati jo je mogoče šele po odobritvi. Vsak korak se zabeleži z datumom, uro in uporabnikom. Če nadzornik najde napako, jo zavrne s komentarjem in gradbena situacija se vrne v osnutek za popravek.

Računovodja izdela račun iz podpisane gradbene situacije

Ko je prihodkovna gradbena situacija podpisana, lahko računovodja izda račun iz podpisane gradbene situacije. Postavke, zneski in DDV pridejo iz gradbene situacije, rok plačila se izpolni sam, ročno pa ostane le vnos datuma in načina plačila. Dokumenta ostaneta povezana in iz enega lahko preidete v drugega.

Na računu za izvedena dela se avans odbije, garancijsko zadržanje po pogodbi pa se zadrži posebej. Avans lahko odbijete takoj po izdaji avansnega računa, ne da bi čakali na njegovo plačilo. Za vsak račun po pogodbi z avansom program predlaga znesek, in če računovodja avansa ne odbije, zapiše razlog. Podrobnosti so v posebnem članku o tem, kako se odbije avans, in v našem vodiču o garancijskih zadržanjih.

Ko naročnik plača, račun spremeni status iz "neplačan" prek "delno plačan" v "plačan". Računi po izteku roka plačila so označeni kot zapadli.

Je bila gradbena situacija iz prejšnjega meseca zaračunana?

Odgovor je v sami gradbeni situaciji. Prikazuje diagram verige dokumentov: pogodbo, prejšnje gradbene situacije po njej in račune. Če kakšen člen manjka, je označen, in vidite, kje se je postopek ustavil, ne da bi brskali po mapah.

V primeru je beton za ploščo obračunan v dveh gradbenih situacijah

Primer je izmišljen in njegove številke ne izhajajo z resničnega gradbišča. Recimo, da ima popis del postavko "Beton C25/30 za ploščo" s 120 m³. Ponudba je sprejeta, pogodba ima avans 1.800 € in garancijsko zadržanje 5 %, vsaka gradbena situacija pa odbije 10 % svoje vrednosti, dokler avans ni porabljen. DDV puščamo ob strani, da je postavko lažje spremljati.

Dokument	Kaj kaže postavka (v primeru)	Kdo vnese kaj
Popis del	Beton C25/30 za ploščo, 120 m³	popisovalec: opis, enoto in količino
Ponudba	120 m³ po 150 € = 18.000 €	kalkulant: ceno na enoto, ki pride iz nomenklature
Pogodba	120 m³ po 150 € = 18.000 €, podobjekt "Stavba A"	nihče je ne prepisuje: postavka se prevzame iz sprejete ponudbe
Gradbena situacija 1	izvedeno 70 m³ = 10.500 €, ostane 50 m³	vodja gradbišča: 70 m³
Račun za situacijo 1	10.500 €, odbit avans 1.050 €, zadržanje 525 € zadržano posebej	računovodja: datum in način plačila
Gradbena situacija 2	izvedeno 50 m³ = 7.500 €, ostane 0	vodja gradbišča: 50 m³
Račun za situacijo 2	7.500 €, odbit avans 750 €, zadržanje 375 € zadržano posebej	računovodja: datum in način plačila

V drugi gradbeni situaciji vodja gradbišča po pomoti vpiše 55 m³. Program količino zavrne in sporoči, da preostala količina znaša 50 m³. Vodja popravi številko, nadzornik odobri gradbeno situacijo, sledi podpis in računovodja izdela drugi račun. Po njem je odbit celoten avans 1.800 €.

Opis in enota postavke sta bila vnesena enkrat, v popisu del, cena pa enkrat, v ponudbi. Potem ljudje dodajajo samo količine, odobritve in datume.

Kaj se zgodi s postavkami po popisu del?

Program za pripravo popisa del kalkulantu prihrani prepisovanje v ponudbo. Če postavke ne gredo naprej v pogodbo, gradbeno situacijo in račun, jih vodja gradbišča in računovodja še vedno vsak mesec tipkata ročno, napake pri prepisovanju pa ostanejo pri njiju.

Kako je videti sam popis del in kako iz njega nastane ponudba, si lahko ogledate na strani našega programa za popise del v gradbeništvu. Tam se lahko prijavite z gumbom.