Softver za građevinarstvo - šta tražiti i kako izabrati pravi proizvod

Većina firmi bira softver za građevinarstvo tek kada nešto pođe naopako: loš predmer radova, sertifikat koji ne odgovara fakturi ili gradilište na kojem niko ne zna koliko je novca ostalo. Izbor se tada pravi u žurbi, a pogrešan izbor se plaća mesecima.

Ovaj tekst govori o pitanjima koja vredi postaviti pre nego što se to desi. Neću vam reći koji je proizvod najbolji. Pokazaću vam na šta da gledate da biste i sami mogli da procenite.

Prvo: kakav softver vam zapravo treba

„Softver za građevinarstvo“ različitim ljudima znači različite stvari. Dve firme mogu da traže istu stvar, a da im treba nešto potpuno drugačije.

Softver za predmere. Pravi samo predmere radova. Odgovara vam ako je vaš jedini problem nadmetanje na tenderima i ne treba vam ništa drugo.

Softver za upravljanje građevinskim projektima. Vodi gradilište od tendera do poslednje fakture: ugovore, sertifikate, plaćanja, planiranje, zalihe. U ovoj kategoriji završava većina građevinskih firmi kada imaju više od jednog gradilišta.

ERP sistem sa građevinskim modulom. Velik i opšte namene. Radi za velike firme koje imaju odeljenje za uvođenje, ali za srednjeg izvođača je često pretežak.

Softver za projektovanje i statiku. Računa nosivost, crta, gradi modele. To je drugi posao i druga vrsta softvera. Traže ga projektanti, a ne oni koji grade na terenu.

Pre nego što počnete da poredite proizvode, odlučite u kojoj od ove četiri grupe ste. Samo to odbacuje pola ponuda.

Šta dobar softver treba da radi

Građevinski posao ima svoj redosled, a softver treba da ga prati. Ukratko:

1. Tenderi i predmeri radova. Pozicije, količine, jedinične cene, cenovnici.
2. Ugovori. Sa klijentima i podizvođačima, sa aneksima i garancijama.
3. Sertifikati i plaćanja. Zapisnici o izvedenim radovima, sertifikati za plaćanje, avansi, zadržavanje.
4. Fakture i troškovi. Prihodi i troškovi vezani za gradilište i ugovor.
5. Planiranje i zadaci. Rokovi i napredak, a ne samo tabela datuma. Svaki zadatak ima odgovornu osobu i rok, a veze među zadacima pokazuju šta koči gradilište. Korisno je ako se plan gradi iz pozicija koje već postoje u predmeru, umesto da se unosi iznova.
6. Zalihe i isporuke. Materijal, kretanja, dobavljači, mehanizacija.
7. Rad na terenu. Građevinski dnevnici, nedostaci, fotografije.
8. Izveštaji i pokazatelji. Koliko zarađujete po gradilištu, gde ste preko budžeta i kako se izvođenje poredi sa planom. Dobar softver prikazuje glavne građevinske pokazatelje, kao što su budžet naspram stvarnog napretka i odstupanje u vremenu i troškovima, bez ručnog računanja.
9. Tenderi i prikupljanje ponuda. Ako prikupljate ponude od podizvođača i dobavljača, korisno je imati pozive, ponude i pitanja na jednom mestu, a ne u mejlovima.
10. Revizija. Ko je šta i kada promenio. Zvuči kao sitnica dok neko ne promeni cenu u ugovoru, a niko ne zna kada.

Ne koristi svaka firma sve. Firmi koja ne radi sa zadržavanjem taj modul ne treba. Važno je da nikada ne morate da vraćate deo posla u Excel zato što ga softver ne pokriva.

Na šta obratiti pažnju

Jesu li podaci povezani

Ovo je najvažnije pitanje i ono koje se najčešće propušta. Pitajte direktno: kad napravim sertifikat, čuva li se veza sa ugovorom? Kad izdam fakturu, zna li softver kojem sertifikatu pripada? Ako je odgovor „sve se unosi posebno“, samo ste preselili Excel u novi prozor.

Radi li sa gradilišta

Poslovođe i rukovodioci gradilišta ne sede za kancelarijskim računarom. Ako je softver dostupan samo sa jedne kancelarijske mašine ili traži instalaciju, pola tima ga neće koristiti. Proverite kako izgleda na telefonu.

Jezik i uputstva

U jednom timu retko svi govore isti jezik. Poslovođa, rukovodilac gradilišta i knjigovođa možda preferiraju različite jezike, a sa stranim podizvođačima i klijentima razlika je još veća. Proverite koje jezike interfejs podržava i da li je preveden u potpunosti, a ne samo meniji. Polovičan prevod je gori od nikakvog, jer se ljudi izgube baš tamo gde se iznenada pojavi engleski tekst.

Uputstva su podjednako važna. Dobar softver vas ne ostavlja samog pred praznim ekranom: svaka stranica ima pomoć koja objašnjava čemu služi, a složenija polja imaju kratku napomenu šta treba uneti. Tako novi čovek ne zove dobavljača zbog svake sitnice i ne unosi podatke napamet. Zatražite da vam pokažu kako pomoć izgleda na ekranu koji ćete najviše koristiti.

Šta zaista košta

Mesečna pretplata je samo deo računa. Pitajte za uvođenje, obuku, dodatne module, cenu po korisniku i naknadu za podršku. Izračunajte trošak prve godine za svoj stvarni tim, a ne po reklamiranom cenovniku.

Šta je sa planiranjem i zadacima

Tabela datuma nije plan. Proverite mogu li se zadaci dodeliti određenoj osobi ili podizvođaču, vidi li se ko kasni i utiču li veze među aktivnostima na krajnji datum. Pitajte i može li se plan izgraditi iz predmera koji već imate, jer je ručno prepisivanje stotina pozicija razlog zbog kog mnoge firme odustanu posle druge nedelje.

Prati li se ko šta radi

Kada u softveru radi više ljudi, pre ili kasnije treba da saznate ko je promenio cenu, obrisao dokument ili odobrio sertifikat. Pitajte postoji li evidencija promena, po kojim filterima se može pretraživati i mogu li se obrisane stavke vratiti. Ako je odgovor „ne“, u prvom sporu oslanjaćete se na pamćenje ljudi.

Pokazuje li prave brojeve za gradilište

Izveštaj „koliko smo fakturisali“ nije dovoljan. Tražite pokazatelje koji porede plan sa stvarnošću: koliko je budžeta potrošeno, koliko je posla urađeno i gde postoji odstupanje u vremenu ili troškovima. Zatražite da vam pokažu kako ovo ispada na jednom gradilištu i odakle dolaze brojevi. Ako za svaki izveštaj morate ručno da vučete podatke u Excel, softver ne radi svoj posao.

Šta se dešava sa vašim podacima

Ako jednog dana odlučite da promenite softver, hoćete li moći da izvezete svoje podatke? U kom formatu? Neki sistemi to otežavaju i tako vas drže zarobljenim. Pitajte pre kupovine, a ne posle.

Ko će ga koristiti

Najskuplji softver je onaj koji ljudi zaobilaze. Ako ga knjigovođa, rukovodilac gradilišta i poslovođa ne razumeju, nastaviće da rade u tabelama, a on će ostati prazan. Pitajte koliko je teško obučiti ljude i koliko ih iz tima mora da učestvuje u uvođenju.

Veštačka inteligencija u softveru za građevinarstvo

Gotovo svaki proizvod danas tvrdi da ima „veštačku inteligenciju“. Često je to samo prozor za ćaskanje koji odgovara na opšta pitanja i ne zna ništa o vašem gradilištu. Prava korist je drugačija: veštačka inteligencija treba da radi dosadan posao koji se inače radi ručno.

Evo gde ima pravog smisla:

• Čitanje dokumenata. Otpremite fakturu kao PDF ili fotografiju, a softver sam izdvaja dobavljača, datum, PDV i pojedinačne pozicije. Vi samo potvrđujete.
• Predmeri radova iz crteža i modela. Ako radite sa BIM-om, softver može da preuzme količine iz modela umesto da ih neko računa sa crteža.
• Pretraga po značenju. Tražite „termička izolacija fasade“, a softver pronalazi i poziciju unetu kao „postavljanje EPS-a na spoljne zidove“. Tražite „iskop temelja“ i vidite i „kopanje rovova“. Obična pretraga po ključnim rečima to ne može, jer reči nemaju ništa zajedničko.
• Asistent koji poznaje vaše podatke. Pitate, na primer, koliko je potrošeno na određeni ugovor i dobijate odgovor iz svojih brojeva, a ne opšti izveštaj.
• Nacrt plana. Softver predlaže redosled aktivnosti iz predmera, a vi ga ispravljate.

Najčešća greška je kupovina softvera zbog „veštačke inteligencije“ kao obećanja. Isprobajte je na tri svoja dokumenta i vidite koliko vremena stvarno uštedi.

Najčešće greške pri izboru

Kupovina na osnovu demoa. Demo prikazuje najbolji slučaj. Tokom probnog perioda unesite pravo gradilište sa svojim pozicijama i sertifikatima i vidite gde puca.

Poređenje samo po ceni. Jeftiniji proizvod često ispadne skuplji kada morate da platite integracije, obuku ili dodatne module.

Traženje „sve u jednom“ bez pitanja o dubini. Softver sa dvadeset modula, od kojih je pet plitkih, gori je od onog sa manje modula koji su dobro izrađeni.

Neupitan tim. Odluku donosi rukovodilac, ali sa softverom rade drugi ljudi. Neka ga prvo oni isprobaju.

Žurba. Tri nedelje testiranja jeftinije su od tri meseca sa pogrešnim softverom.

Excel ili softver

Excel radi posao dok postoji jedno ili dva gradilišta i sve je u rukama jedne osobe. Problemi dolaze postepeno: pojavi se nekoliko verzija jednog fajla, niko ne zna koji je sertifikat poslednji potpisan, a jedna pogrešna ćelija u predmeru ispadne skupa.

Ako se prepoznajete, pročitajte detaljnije poređenje Excela i softvera za građevinarstvo. A ako prvi put birate, vodič za izbor softvera za građevinarstvo detaljnije razmatra tri vrste rešenja.

Kratka kontrolna lista pre odluke

Ako želite brzo da proverite proizvod, postavite ova pitanja:

• Jesu li ugovor, sertifikat i faktura povezani?
• Mogu li da ga otvorim sa telefona na gradilištu?
• Radi li sa dokumentima i jediničnim cenama koje koristim?
• Šta tačno ulazi u cenu, a šta se doplaćuje?
• Mogu li se zadaci dodeliti ljudima i može li se plan izgraditi iz predmera radova?
• Jesu li interfejs i pomoć na našem jeziku, u potpunosti?
• Radi li veštačka inteligencija pravi posao sa mojim dokumentima?
• Postoji li evidencija ko je šta promenio?
• Prikazuje li budžet naspram stvarnog napretka po gradilištu?
• Mogu li da izvezem svoje podatke?
• Koliko ljudi iz mog tima mora da učestvuje u uvođenju?
• Mogu li da ga isprobam sa pravim gradilištem?

Ako na više od dva pitanja nema jasnog odgovora, tražite dalje.

Ako želite da vidite kako mi to rešavamo

Construction Team je softver za građevinarstvo u oblaku sa više od 40 modula: od tendera i predmera preko ugovora, sertifikata i faktura do zaliha i izveštaja. Podaci teku duž lanca bez ponovnog unosa, a probni period vam omogućava da unesete pravo gradilište i sve proverite sami. Za više detalja, kontaktirajte nas.