Od predmera do zapisnika i fakture, bez ponovnog prekucavanja pozicija

Jedna pozicija iz predmera, recimo beton za ploču, prođe kroz pet dokumenata pre nego što je klijent plati. Ako ti dokumenti žive u Excelu i Wordu, pozicija se kopira četiri puta, a svaka kopija je prilika da se izgubi red ili ostane stara cena.

Kada su dokumenti povezani u jednom programu za predmer i predračun u građevinarstvu, pozicija se unosi jednom i ide od predmera do fakture bez prekucavanja. U Construction Team svako unosi samo ono za šta je zadužen: kalkulant određuje cenu, šef gradilišta unosi izvedenu količinu, nadzor odobrava zapisnik, a knjigovođa izdaje fakturu. Ako tek treba da napravite svoj prvi predmer, postoji poseban članak o tome šta je predmer i kako se pravi.

Kalkulant, šef gradilišta i knjigovođa kucaju isto

Kada je predmer u Excelu, a ugovor i zapisnici u Wordu, kalkulant prepisuje opis, jedinicu mere i količinu iz predmera u ponudu i dodaje cenu. Kada klijent prihvati, isti redovi idu u prilog ugovora. Svakog meseca šef gradilišta priprema zapisnik i ponovo prenosi opis, jedinicu mere i jediničnu cenu, ovog puta iz ugovora. Na kraju knjigovođa prenosi iznose iz zapisnika u fakturu.

Greške nastaju upravo zbog prepisivanja. Cena je promenjena u ponudi, ali u ugovoru je ostala stara. Pozicija dodata kasnije nedostaje u zapisniku. Faktura nosi iznos od prošlog meseca. Isti broj stoji na četiri mesta, i svaka izmena mora da stigne do svih njih.

Kalkulant pravi ponudu iz gotovog predmera

Kalkulant pravi ponudu iz gotovog predmera bez kopiranja redova. Opisi, jedinice mere i količine dolaze sa pozicijama, a jedinična cena svake od njih dolazi iz nomenklature firme. U ponudi kalkulant može da promeni cenu pojedinačne pozicije ili maržu, a da ne dira nomenklaturu.

Uz nomenklaturu program radi posao programa za cene u građevinarstvu: firma tu drži svoje cene i svaka nova ponuda polazi od njih.

Kada klijent prihvati ponudu, iz nje nastaje ugovor

Klijent dobija link mejlom, otvara ponudu u pregledaču i prihvata je. Ugovor nastaje iz prihvaćene ponude, a njene pozicije prelaze u njega sa količinama, cenama i podobjektima. Prelaze i uslovi iz ponude: rok plaćanja i garancija.

U ugovoru se određuje i procenat zadržavanja. Taj procenat se zatim primenjuje na svaki zapisnik i svaku fakturu po ugovoru, a da ga niko ne kuca ponovo.

Šef gradilišta unosi samo izvedene radove

Šef gradilišta pravi zapisnik iz pozicija ugovora. Opisi, jedinične cene i iznosi su već tu, a šef unosi količinu izvedenu u tom periodu. Program zna koliko je ugovoreno i koliko je do sada obuhvaćeno zapisnicima, ali koliko je betona ugrađeno ovog meseca kaže mu čovek sa gradilišta. Po ugovoru sa klijentom zapisnik je na strani prihoda, a po ugovoru sa podizvođačem na strani troškova. Opisali smo i šta sadrži zapisnik po obrascu 19.

Za svaku poziciju ugovora vodi se preostala količina, odnosno koliko još može da se obuhvati zapisnikom. Ako šef unese više od toga, program odbija količinu i prikazuje koliko je preostalo. Od zapisnika do zapisnika izvršenje pozicije se sabira, a kako se računa kumulativ objašnjeno je u članku o zapisnicima.

Pre potpisivanja nadzor odobrava zapisnik

Zapisnik ima još dva koraka: odobrenje i potpis. Nadzor, obično tehnički rukovodilac, pregleda ga i odobrava. Potpisati se može tek posle odobrenja. Svaki korak se beleži sa datumom, vremenom i korisnikom. Ako nadzor nađe grešku, odbija zapisnik sa komentarom i on se vraća u nacrt na ispravku.

Knjigovođa pravi fakturu iz potpisanog zapisnika

Kada je zapisnik na strani prihoda potpisan, knjigovođa može da izda fakturu iz potpisanog zapisnika. Pozicije, iznosi i PDV dolaze iz zapisnika, rok plaćanja se popunjava sam, a ručno ostaje da se unesu samo datum i način plaćanja. Dva dokumenta ostaju povezana i iz jednog se može preći u drugi.

U fakturi za izvedene radove avans se odbija, a zadržavanje po ugovoru se zadržava posebno. Avans može da se odbija odmah posle izdavanja avansne fakture, bez čekanja da bude plaćena. Za svaku fakturu po ugovoru sa avansom program predlaže iznos, a ako knjigovođa ne dira avans, upisuje razlog. Detalji su u posebnom članku o tome kako se odbija avans i u našem vodiču o zadržavanju.

Kada klijent plati, faktura menja status od "neplaćena" preko "delimično plaćena" do "plaćena". Fakture kojima je prošao rok plaćanja označene su kao dospele.

Da li je zapisnik od prošlog meseca fakturisan?

Odgovor je u samom zapisniku. On prikazuje dijagram lanca dokumenata: ugovor, prethodne zapisnike po njemu i fakture. Ako neka karika nedostaje, označena je, i vidite gde je proces stao bez pretraživanja fascikli.

U primeru se beton za ploču obuhvata u dva zapisnika

Primer je izmišljen i njegovi brojevi nisu sa stvarnog gradilišta. Recimo da predmer ima poziciju "Beton C25/30 za ploču" od 120 m³. Ponuda je prihvaćena, ugovor ima avans od 1.800 € i zadržavanje od 5%, a svaki zapisnik odbija 10% svoje vrednosti dok se avans ne potroši. PDV ostavljamo po strani da bi se pozicija lako pratila.

U drugom zapisniku šef gradilišta greškom ukuca 55 m³. Program odbija količinu i javlja da je preostalo 50 m³. Šef ispravlja broj, nadzor odobrava zapisnik, sledi potpis i knjigovođa pravi drugu fakturu. Posle nje je odbijen ceo avans od 1.800 €.

Opis i jedinica mere pozicije uneseni su jednom, u predmeru, a cena jednom, u ponudi. Posle toga ljudi dodaju samo količine, odobrenja i datume.

Šta se dešava sa pozicijama posle predmera?

Program za izradu predmera štedi kalkulanta od prepisivanja u ponudu. Ako pozicije ne nastave dalje u ugovor, zapisnik i fakturu, šef gradilišta i knjigovođa ih i dalje svakog meseca kucaju ručno, i greške od prepisivanja ostaju kod njih.

Kako izgleda sam predmer i kako se iz njega pravi ponuda možete da vidite na stranici našeg programa za predmer i predračun u građevinarstvu. Odatle se možete i registrovati preko dugmeta.