Softuer për menaxhimin e kompanisë ndërtimore - përfitimet e një sistemi të vetëm të lidhur

Shumica e kompanive ndërtimore nuk fillojnë me një sistem të vetëm. Fillojnë me Excel për sasitë, Word për kontratat, softuer kontabiliteti për faturat, Viber për kantierin dhe një dosje në re për vizatimet. Secili nga këta programe e bën punën e vet. Problemi është mes tyre.

Ky artikull flet për atë që ndryshon kur softueri për menaxhimin e kompanisë ndërtimore mbulon të gjitha proceset, nga oferta deri te magazina, kur ia vlen vërtet dhe çfarë të kërkoni kur zgjidhni programin me të cilin do të punoni vitet e ardhshme.

Ku humbasin paratë dhe nervat

Imagjinoni një muaj të zakonshëm. Oferta është në një skedar, dhe kur e fitoni, dikush e ritipizon në një kontratë. Certifikatat e pagesës bëhen nga kontrata, faturat nga certifikatat, dhe faturat shkojnë te kontabilisti. Në çdo hap të dhënat futen sërish, dhe çdo futje është rast për gabim.

Gabimet rrallë duken menjëherë. Çmimi i një pozicioni ndryshon mes ofertës dhe certifikatës. Sasia në certifikatë ka një zero më shumë. Fatura është lëshuar për një version të vjetër të shumës. E zbuloni në fund të muajit kur duhet të bëni përputhjen, ose më keq, kur e vëren i pari klienti.

Humbet edhe koha e punës. Kush përgatit raportin mujor harxhon dy ditë duke mbledhur shifra nga skedarë të ndryshëm dhe duke i ngjitur në një tabelë. Nuk mbetet asnjë orë për analizë.

Çfarë duhet të mbulojë softueri i një kompanie ndërtimore

Sa më e plotë mbulesa, aq më pak të dhëna ritipizohen. Për një kompani ndërtimore kjo zakonisht do të thotë:

• oferta dhe tendera, së bashku me listat sasiore të bashkëngjitura;
• kontrata me klientë dhe nënkontraktorë, përfshirë paradhëniet dhe garancinë e mbajtur;
• certifikata pagese të lidhura me kontratën;
• fatura, shpenzime, pagesa dhe llogari bankare;
• magazina, materiale dhe transferime mes kantiereve;
• punë në kantier: ditarë, grafikë, defekte, vizatime;
• raporte dhe analiza sipas projektit, kontratës dhe kompanisë.

Nuk është e nevojshme të filloni me gjithçka. E rëndësishme është që programi të mund t'i lidhë kur të vijë radha e tyre.

Përfitimet e softuerit ndërtimor gjithëpërfshirës

Përfitimet nuk qëndrojnë te numri i moduleve, por te mënyra si janë të lidhura. Ja çfarë ndryshon në praktikë.

Të dhënat futen një herë. Një pozicion nga oferta bëhet pozicion në kontratë, pastaj në certifikatë dhe në faturë. Askush nuk e ritipizon, ndaj nuk ka ku të shfaqet dallimi.

Pastaj vjen diçka që është pothuajse e pamundur në sistemet e shpërndara: mund t'i përgjigjeni pyetjes "sa ka mbetur në këtë kontratë" brenda një minute. E dini vlerën e kontratës, çfarë është certifikuar, çfarë është faturuar dhe çfarë është paguar. Nuk keni nevojë të telefononi askënd.

Kontrolli i kostove bëhet real. Kur shpenzimet e kantierit regjistrohen në çastin që ndodhin, e shihni tejkalimin ndërsa ende mund të bëni diçka. Në tabela të ndara e shihni kur është vonë, shihni edhe si të kontrolloni kostot e një kantieri.

Edhe të drejtat e qasjes janë në rregull. Në Excel kushdo që ka qasje te skedari mund të ndryshojë gjithçka. Në një sistem të vetëm kontabilisti i sheh faturat, përgjegjësi i kantierit e sheh kantierin e vet, dhe nënkontraktori sheh vetëm atë që e prek. Çdo ndryshim lë gjurmë: kush ndryshoi çfarë dhe kur.

Së fundi, puna nuk varet nga një person. Nëse çmimet dhe sasitë jetojnë vetëm në tabelën personale të një kolegu dhe ai është me leje ose i sëmurë, certifikatat e tij presin. Kur janë në sistem, dikush tjetër me lejet e duhura i përfundon.

Çfarë nuk merrni

Është e drejtë të thuhet edhe e kundërta. Një sistem i vetëm nuk e rregullon një proces që është i paqartë. Nëse askush në kompani nuk e di kush i miraton certifikatat, programi vetëm do ta bëjë atë pyetje më të dukshme. Prandaj futja e tij është çast i mirë për të vendosur rregullat, jo vetëm për të ndërruar mjetin.

Një sistem i vetëm, pra ERP për ndërtim ose platformë e specializuar ndërtimore, nuk i duhet as të gjithëve. Një kompani me një kantier, dy persona dhe ofertë të thjeshtë mund të ia dalë me një tabelë, siç tregon krahasimi Construction Team dhe Excel. Problemet fillojnë me kantierin e dytë dhe të tretë njëkohësisht, me më shumë njerëz në ekip dhe me klientë që duan raporte të sakta.

Kur vjen çasti

Disa shenja që mjetet e shpërndara tashmë ju kushtojnë më shumë nga ç'mendoni:

• një raport për një projekt do të thotë të hapni më shumë se tre skedarë;
• shumat në certifikatë dhe në faturë ndryshojnë dhe askush nuk e di cila është e saktë;
• nuk mund të thoni shpejt sa i keni paguar një nënkontraktori;
• një koleg i ri harxhon javë për t'u përshtatur sepse gjithçka është "në kokën e dikujt";
• në fund të muajit dikush mbetet vonë për ta përgatitur raportin.

Nëse njihni dy a tri prej tyre, ia vlen të shihni një sistem të vetëm. Nëse nuk njihni asnjë, ndoshta ende nuk ju duhet.

Si të zgjidhni softuer për menaxhimin e projekteve ndërtimore

Këtu është më e lehtë të gabohet, sepse çdo demo duket bindëse. Ja çfarë ia vlen të krahasoni.

E para, lidhja mes dokumenteve (oferta, kontrata, listat sasiore, certifikatat, faturat). Pyesni si shkoni nga oferta te certifikata dhe fatura. Nëse përgjigjja është "eksportoni dhe importoni", lidhja nuk është e ndërtuar brenda. Dëshironi ta shihni gjithë zinxhirin të kryer për një kontratë reale.

E dyta, logjika ndërtimore. Një program i përgjithshëm faturimi nuk e di çfarë është certifikata e ndërmjetme e pagesës, lista sasiore apo garancia e mbajtur. Nëse duhet t'i simuloni me dokumente të zakonshme, do të luftoni me programin çdo ditë. Kontrolloni që dokumentet të jenë ato që përdorni realisht.

E treta, rolet dhe të drejtat. Kush çfarë sheh e ndryshon, dhe nëse ka regjistër ndryshimesh. Kjo ka rëndësi sidomos nëse punoni me nënkontraktorë.

E katërta, puna nga kantieri. Nëse përgjegjësi i kantierit nuk mund t'i hapë të dhënat nga telefoni, do të vazhdojë t'i shkruajë në Viber, dhe sistemi do të mbetet pas realitetit.

E pesta, si largoheni prej tij. A mund t'i eksportoni të dhënat në një format të përshtatshëm? Një kompani që nuk mund të largohet është peng i çmimit dhe i kushteve.

E gjashta, sa shpejt nisni. Sistemet që kërkojnë muaj implementimi dhe konsulentë shpesh kushtojnë më shumë për t'u ngritur se një vit përdorimi. Kërkoni kohën reale deri te dokumenti i parë, jo deri te "implementimi i plotë". Më shumë për llojet e sistemeve dhe kompromiset e tyre ka te përmbledhja e softuerit ndërtimor.

Si të filloni pa ndërprerë punën

Gabimi më i zakonshëm është përpjekja për të ndërruar gjithçka menjëherë. Ekipi mbingarkohet, dhe vështirësitë e para ia vrasin dëshirën ndryshimit.

Më mirë është të zgjidhni një proces dhe një kantier të ri. Filloni aty ku dhemb më shumë, zakonisht listat sasiore dhe ofertat, ose certifikatat dhe faturat. Lëreni ekipin të punojë kështu një a dy muaj, derisa të mësohet dhe ta shihni qartë përfitimin. Pastaj shtoni magazinën, punën në kantier dhe raportet financiare. Një pamje më e gjerë e këtij udhëtimi jepet në udhëzuesin për digjitalizimin e një kompanie ndërtimore.

Projektet e vjetra nuk ka nevojë të transferohen. Ato mbarojnë në mënyrën e vjetër, ndërsa të rejat ecin në sistem.

Si të zgjidhni softuer për menaxhimin e ndërtimit: shkurt

Softueri i lidhur për menaxhimin e projekteve ndërtimore nuk e bën kompaninë më të madhe. E bën më të organizuar: të gjithë e dinë ku është informacioni, shumat janë të njëjta kudo, dhe pronari e sheh gjendjen e biznesit pa pyetur. Zgjidhni sipas faktit nëse dokumentet janë të lidhura mes tyre, nëse programi e kupton ndërtimin dhe nëse ekipi juaj do ta përdorë vërtet, jo sipas gjatësisë së listës së funksioneve.

Nëse doni të shihni si duket kjo në një kompani ndërtimore, Construction Team i mbulon proceset nga oferta deri te magazina dhe kantieri në një vend. Mund të filloni me një llogari falas dhe të provoni një projekt real.