Evidencija rada na gradilištu: od liste prisutnosti do cijene koštanja

Na kraju mjeseca lista prisutnosti kaže da je Georgi radio 22 dana po 8 sati. To je dovoljno za obračun plaće. Ne kaže na kojem je od tri gradilišta bio, niti je li zidao ili istovarivao kamione. A ta dva odgovora odlučuju zarađuje li gradilište na radu ili gubi.

U nastavku je što bilježiti, tko to treba raditi i kako zapisi postaju broj koji se može usporediti s ponudom.

Zašto su sati po projektu više od platne liste

Rad je jedini veliki trošak gradilišta koji dolazi bez računa. Materijal stiže s dokumentom, a tako i unajmljena mehanizacija. Vlastiti radnici plaćaju se jednom platnom listom za cijelu tvrtku, i ako nitko nije zabilježio tko je gdje bio, trošak ostaje neraspoređen.

Zapis po projektu i vrsti radova radi tri stvari.

Prva je cijena koštanja. Kad znate da je u projekt otišlo 640 sati zidanja, a ne „nekoliko ljudi dva tjedna“, sate možete pomnožiti troškom jednog sata i dobiti trošak rada za taj posao. Što ulazi u puni trošak rada i ostatak kalkulacije opisano je u članku o cijeni koštanja u građevinarstvu.

Druga je usporedba s ponudom. U svakoj jediničnoj cijeni predviđen je neki rad. Uzmimo primjer: za 400 m2 zidanja predvidjeli ste 1,2 sata po kvadratnom metru, ukupno 480 sati. Ako je u gradilište otišlo 640, razlika je 160 sati. Uz 12 € po satu to je 1.920 € samo na toj stavci. Bez zapisa po vrsti radova vidjeli biste samo da su plaće za mjesec „malo veće od očekivanog“.

Treća je izvješćivanje klijentu. Kad radite po satnici ili klijent osporava dodatne radove, zapis tko je što radio i kada vaš je dokaz. Ljudi i sati zabilježeni po danima podupiru i kontrolu troškova te razgovor kad se cijeni sljedeća ponuda.

Što bilježiti

Četiri stvari. Više od toga ljudi neće popunjavati.

• Tko. Konkretna osoba, a ne „Ivanova ekipa“. Ako bilježite po ekipi, barem neka broj ljudi za dan bude točan.
• Gdje. Projekt. Kad je osoba ujutro bila na jednom gradilištu, a poslijepodne na drugom, to su dva zapisa.
• Koliko. Sati za dan, s prekovremenim odvojenim od redovnih. Spojeni u jedan broj, kriju i višu cijenu rada i razlog za nju.
• Kakav posao. To je dio koji najčešće nedostaje. Ne treba silaziti do stavke troškovnika. Dovoljna je razrada koja odgovara načinu na koji cijenite: oplata, armatura, zidanje, žbuka, opći radovi.

Za posljednje treba malo pripreme na početku gradilišta: unaprijed se dogovorite o kratkom popisu vrsta radova. Ponudite ljudima četrdeset mogućnosti i izabrat će prvu.

Tko popunjava i kada

Postoje dva načina. U prvom svatko upisuje svoje sate. Zapis je točniji jer osoba pamti svoj dan, ali svi trebaju pristup sustavu i naviku da ga otvaraju. U drugom upisuje poslovođa ili voditelj gradilišta za sve. Postoji jedan zapis i uredan je, ali ovisi o pamćenju i vremenu jedne osobe koja već ima puno posla.

Dva uvjeta vrijede za oba: popunjava se svaki dan, a ne u petak poslijepodne za cijeli tjedan, i odobrava ga netko drugi tko poznaje gradilište i može reći „u srijedu je padala kiša i niste radili oplatu“.

Što je loše s papirom

Papirnati obrazac sam po sebi nije loš. Problemi dolaze od njegova puta do ureda.

Stiže kasno. List leži u kontejneru na gradilištu do kraja tjedna ili mjeseca i u ured stiže kad se ništa više ne može ispraviti. Ako zidanje ide trećinu iznad predviđenog, to želite znati u drugom tjednu, a ne nakon zadnje platne liste.

Ne može se pročitati. Netko u uredu prepisuje u Excel rukopis pisan na koljenu, a svako prepisivanje dodaje pogreške.

Popunjava se od oka. Kad se obrazac piše naknadno, u svakom polju piše 8. Sati ispadnu jednaki, prekovremeni nestanu, a vrsta posla je što god je došlo zadnje.

I na kraju, ne zbraja se. Čak i točni listovi su ipak odvojeni listovi. Da bi se vidjeli sati po projektu za mjesec, netko ih mora ručno zbrojiti.

Što zakon traži, a što ne

Zapis po projektu upravljački je alat. Ne zamjenjuje dokumente koje poslodavac vodi prema radnom pravu i najbolje ih je ne miješati. Evo što u Bugarskoj kažu Zakonik o radu (ZR) i Pravilnik o radnom vremenu, odmorima i dopustima (Pravilnik).

• Prema čl. 142(1) ZR radno se vrijeme računa u radnim danima, dan po dan. Stavak 2 dopušta poslodavcu da uvede sumirani obračun na način koji propisuje uredba Vijeća ministara, a prema stavku 3 razdoblje za njega je od 1 do 4 mjeseca.
• Gdje se primjenjuje sumirani obračun, poslodavac odobrava imenske rasporede rada za cijelo razdoblje i čuva ih najmanje 3 godine nakon njegova završetka (čl. 9a(1) Pravilnika).
• Za prekovremeni rad vodi se poseban registar, a prekovremeni rad odrađen tijekom godine prijavljuje se inspekciji rada do 31. siječnja sljedeće godine (čl. 149 ZR).
• Na gradilištu i radnom mjestu poslodavac drži na raspolaganju nadzornim tijelima presliku internih pravila o radu i dokumente o raspodjeli radnog vremena, uključujući naloge za prekovremeni rad i, kod sumiranog obračuna, imenske rasporede (čl. 403a(1) ZR).

Ovaj članak nije pravni savjet. Kako točno organizirati radno vrijeme u vašoj tvrtki, dogovorite s računovođom ili odvjetnikom za radno pravo.

Od sati do troška na projektu

Prvo se sati zbroje po projektu i vrsti radova za razdoblje. Drugo, množe se troškom po satu. To nije bruto plaća podijeljena satima: uključuje i poslodavčeve doprinose za socijalno osiguranje, godišnji odmor i vrijeme u kojem je osoba na platnoj listi, a nije na gradilištu. Treće, dobiveni broj stavlja se uz rad predviđen u ponudi za isti posao.

Usporedba ima smisla samo ako su obje strane raščlanjene jednako. Zato vrste radova u zapisu moraju slijediti strukturu ponude, a ne obrnuto.

Kako to izgleda u Construction Teamu

Modul Evidencija rada je u odjeljku Teren i ima dva dijela: sate i izvješća o radu.

Sati se unose u tjednu tablicu, od ponedjeljka do nedjelje, na stranici Moja evidencija. Svaki redak je projekt i, po želji, zadatak unutar njega, s poljem za opis. Stupci su dani. Prekovremeni rad ide u zasebnu ćeliju ispod redovnih sati i zbraja se odvojeno. Svaki korisnik popunjava svoj tjedan. Gumbom Predaj na odobrenje tjedan se za njega zaključava, a osobe s pravom odobravanja dobiju obavijest. Odobravatelj vidi tjedne po zaposleniku i može odobriti ili odbiti, uz obavezan razlog odbijanja. Odbijeni tjedan otključava se za ispravak.

Stranica Sati po projektu okuplja zabilježeno: za odabrano razdoblje pokazuje redovne i prekovremene sate za svaki projekt, s filtrom samo za odobrene sate i izvozom u Excel. Izvješće je u satima, ne u novcu. Množenje troškom po satu i usporedba s ponudom za sada se radi samostalno, s vašom vlastitom cijenom.

Izvješća o radu stigla su s verzijom 1.15 i namijenjena su radu koji se plaća po učinku. Voditelj gradilišta priprema predložak s popisom aktivnosti. Svaka aktivnost ima mjernu jedinicu, cijenu za radnika i prodajnu cijenu za klijenta. Radnik odabire predložak, projekt i datum i unosi količine, na primjer 18 m2 oplate. Poslovođa može predati izvješće za rad cijele ekipe.

Pri odobravanju vidi se koliko je već odobreno za istu aktivnost na projektu, a količine i cijene mogu se ispraviti redak po redak. Prodajne cijene vide samo korisnici s pravom upravljanja izvješćima o radu.

Iz odobrenih izvješća proizlaze dvije stvari. Izvješće o plaći po učinku računa količinu puta cijenu za svakog radnika i upozorava kad za iste dane postoje i odobreni sati, da se isti rad ne plati dvaput. A iz odobrenih izvješća za jedan projekt nastaje nacrt građevinske situacije za klijenta (bugarski izvještaj o izvršenim radovima): gdje se aktivnost nedvosmisleno podudara sa stavkom ugovora, koristi se ugovorna cijena, a aktivnosti bez prodajne cijene ostaju interne i ne ulaze u situaciju.

Dva dijela odgovaraju na različita pitanja. Sati govore koliko je vremena utrošeno, izvješća o radu govore što je napravljeno. Tvrtka koja plaća po danu koristi prvo, a za rad po učinku radi drugo. Više o modulu je na stranici o evidenciji rada.

Odakle početi

Ne počinjite sa svim gradilištima odjednom. Odaberite jedno koje tek uvodite. Dogovorite pet ili šest vrsta radova koje odgovaraju ponudi. Odlučite tko popunjava, a tko odobrava. Nakon četiri tjedna stavite sate po vrsti radova uz predviđene i vidite gdje se razilaze. Ta prva usporedba obično pokaže i što treba ispraviti u sljedećoj ponudi.

Povezani članci

• Dnevnik gradilišta - ljudi i mehanizacija na gradilištu, dan po dan
• Cijena koštanja u građevinarstvu - što ulazi u puni trošak rada i cijenu koštanja gradilišta
• Kontrola troškova u građevinarstvu - kako pratiti troškove gradilišta prema proračunu
• Nedostatak radne snage u građevinarstvu - zašto vrijeme ljudi koje imate vrijedi sve više
• Construction Team v1.15 - izvješća o radu i ostale novosti u izdanju