Od troškovnika do građevinske situacije i računa, bez ponovnog upisivanja stavki

Jedna stavka iz troškovnika, recimo beton za ploču, prođe kroz pet dokumenata prije nego što je klijent plati. Ako su ti dokumenti u Excelu i Wordu, stavka se prepisuje četiri puta, a svako prepisivanje prilika je da se izgubi redak ili ostane stara cijena.

Kad su dokumenti povezani u jednom programu za troškovnike u građevinarstvu, stavka se upisuje jednom i putuje od troškovnika do računa bez ponovnog upisivanja. U Construction Teamu svatko upisuje samo ono za što je odgovoran: kalkulant određuje cijenu, voditelj gradilišta upisuje izvedenu količinu, nadzornik odobrava građevinsku situaciju, a knjigovođa izdaje račun. Ako tek pripremate svoj prvi troškovnik, o tome što je troškovnik i kako se izrađuje postoji zaseban članak.

Kalkulant, voditelj gradilišta i knjigovođa upisuju isto

Kad je troškovnik u Excelu, a ugovor i situacije u Wordu, kalkulant prepisuje opis, jedinicu mjere i količinu iz troškovnika u ponudu i dodaje cijenu. Kad klijent prihvati, isti redovi idu u prilog ugovoru. Svaki mjesec voditelj gradilišta priprema građevinsku situaciju i opet prenosi opis, jedinicu mjere i jediničnu cijenu, ovaj put iz ugovora. Na kraju knjigovođa prenosi iznose iz situacije u račun.

Greške nastaju upravo zbog prepisivanja. Cijena je promijenjena u ponudi, a u ugovoru je ostala stara. Stavka dodana naknadno nedostaje u situaciji. Račun nosi iznos od prošlog mjeseca. Isti broj stoji na četiri mjesta i svaka promjena mora stići do svih njih.

Kalkulant izrađuje ponudu iz gotovog troškovnika

Kalkulant izrađuje ponudu iz gotovog troškovnika bez prepisivanja redaka. Opisi, jedinice mjere i količine dolaze sa stavkama, a jedinična cijena svake od njih preuzima se iz nomenklature tvrtke. U ponudi kalkulant može promijeniti cijenu pojedine stavke ili maržu, a da ne dira nomenklaturu.

S nomenklaturom program obavlja posao programa za kalkulaciju cijena u građevinarstvu: tvrtka u njoj drži svoje cijene i svaka nova ponuda kreće od njih.

Kad klijent prihvati ponudu, iz nje nastaje ugovor

Klijent dobiva poveznicu e-poštom, otvara ponudu u pregledniku i prihvaća je. Ugovor nastaje iz prihvaćene ponude i u njega prelaze stavke s količinama, cijenama i podobjektima. Prenose se i uvjeti iz ponude: rok plaćanja i jamstvo.

U ugovoru se određuje i postotak zadržavanja. Taj postotak zatim vrijedi za svaku građevinsku situaciju i svaki račun po ugovoru, a da ga nitko ne upisuje ponovno.

Voditelj gradilišta upisuje samo izvedene radove

Voditelj gradilišta izrađuje građevinsku situaciju iz stavki ugovora. Opisi, jedinične cijene i iznosi već su tu, a voditelj upisuje količinu izvedenu u razdoblju. Program zna koliko je ugovoreno i koliko je dosad ovjereno, ali koliko je betona ugrađeno ovaj mjesec mora mu reći čovjek s gradilišta. Po ugovoru s klijentom situacija je prihodovna, a po ugovoru s podizvođačem troškovna. Opisali smo i što sadrži situacija po obrascu 19.

Za svaku stavku ugovora vodi se preostala količina, odnosno koliko se još može ovjeriti. Ako voditelj upiše više od toga, program odbija količinu i pokazuje koliko je preostalo. Od situacije do situacije izvršenje po stavci se zbraja, a kako se računa kumulativno izvršenje objašnjeno je u članku o građevinskim situacijama.

Prije potpisa nadzornik odobrava građevinsku situaciju

Građevinska situacija ima još dva koraka: odobrenje i potpis. Nadzornik, obično tehnički rukovoditelj, pregledava je i odobrava. Potpisati se može tek nakon odobrenja. Svaki korak bilježi se s datumom, vremenom i korisnikom. Ako nadzornik pronađe grešku, odbija situaciju s komentarom i ona se vraća u nacrt na ispravak.

Knjigovođa izrađuje račun iz potpisane građevinske situacije

Kad je prihodovna situacija potpisana, knjigovođa može izdati račun iz potpisane situacije. Stavke, iznosi i PDV preuzimaju se iz situacije, datum dospijeća upisuje se sam, a ručno ostaje upisati samo datum i način plaćanja. Dva dokumenta ostaju povezana i iz jednog se može prijeći u drugi.

U računu za izvedene radove predujam se odbija, a zadržani iznos po ugovoru zadržava se zasebno. Predujam se može odbijati odmah nakon izdavanja predujmnog računa, bez čekanja da bude plaćen. Za svaki račun po ugovoru s predujmom program predlaže iznos, a ako knjigovođa predujam ne dira, upisuje razlog. Pojedinosti su u zasebnom članku o tome kako se odbija predujam i u našem vodiču o zadržanim iznosima.

Kad klijent plati, račun mijenja status iz "neplaćen" preko "djelomično plaćen" u "plaćen". Računi kojima je prošao datum dospijeća označavaju se kao dospjeli.

Je li situacija od prošlog mjeseca fakturirana?

Odgovor je u samoj situaciji. Ona prikazuje dijagram lanca dokumenata: ugovor, prethodne situacije po njemu i račune. Ako neka karika nedostaje, označena je i vidi se gdje je postupak stao, bez pretraživanja mapa.

U primjeru se beton za ploču ovjerava u dvije situacije

Primjer je izmišljen i njegovi brojevi nisu s pravog gradilišta. Recimo da troškovnik ima stavku "Beton C25/30 za ploču" sa 120 m³. Ponuda je prihvaćena, ugovor ima predujam od 1.800 € i zadržavanje od 5 %, a svaka situacija odbija 10 % svoje vrijednosti dok se predujam ne iskoristi. PDV je izostavljen kako bi se stavka lakše pratila.

Dokument	Što stavka prikazuje (u primjeru)	Tko što upisuje
Troškovnik	Beton C25/30 za ploču, 120 m³	izrađivač troškovnika: opis, jedinicu mjere i količinu
Ponuda	120 m³ po 150 € = 18.000 €	kalkulant: jediničnu cijenu, koja dolazi iz nomenklature
Ugovor	120 m³ po 150 € = 18.000 €, podobjekt "Zgrada A"	nitko je ne prepisuje: stavka se preuzima iz prihvaćene ponude
Situacija 1	izvedeno 70 m³ = 10.500 €, preostalo 50 m³	voditelj gradilišta: 70 m³
Račun za situaciju 1	10.500 €, odbijeni predujam 1.050 €, zadržano zasebno 525 €	knjigovođa: datum i način plaćanja
Situacija 2	izvedeno 50 m³ = 7.500 €, preostalo 0	voditelj gradilišta: 50 m³
Račun za situaciju 2	7.500 €, odbijeni predujam 750 €, zadržano zasebno 375 €	knjigovođa: datum i način plaćanja

U drugoj situaciji voditelj gradilišta greškom upiše 55 m³. Program odbija količinu i javlja da je preostalo 50 m³. Voditelj ispravlja broj, nadzornik odobrava situaciju, slijedi potpis i knjigovođa izrađuje drugi račun. Nakon njega odbijen je cijeli predujam od 1.800 €.

Opis i jedinica mjere stavke upisani su jednom, u troškovniku, a cijena jednom, u ponudi. Nakon toga ljudi dodaju samo količine, odobrenja i datume.

Što se sa stavkama događa nakon troškovnika?

Program za izradu troškovnika štedi kalkulantu prepisivanje u ponudu. Ako stavke ne idu dalje u ugovor, građevinsku situaciju i račun, voditelj gradilišta i knjigovođa i dalje ih svaki mjesec upisuju ručno, a greške od prepisivanja ostaju kod njih.

Kako izgleda sam troškovnik i kako se iz njega izrađuje ponuda, možete vidjeti na stranici našeg programa za troškovnike u građevinarstvu. Ondje se možete i registrirati preko gumba.