İnşaat yazılımı neler yapmalı?

Tüm işi yönetmelidir: ihaleler ve metrajlar, sözleşmeler, ödeme sertifikaları ve ödemeler, faturalar ve giderler, planlama, stok ve analizler. Önemli olan bunların birbirine bağlı olmasıdır; her adımda yeniden girilmemelidir.

Metraj programı ile inşaat yönetim yazılımı arasındaki fark nedir?

Metraj programı yalnızca metraj cetvelleri üretir. İnşaat yönetim yazılımı ise sözleşmeleri, sertifikaları, faturaları, stoku ve planlamayı da kapsar. Şirketinizin birden fazla şantiyesi varsa genellikle ikincisine ihtiyacınız olur.

Excel, inşaat yazılımının yerini tutabilir mi?

Bir iki şantiye ve bir iki kişi varsa tutabilir. Ekip büyüdüğünde, şantiyeler çoğaldığında ve verinin tek bir güncel sürümü kalmadığında Excel, kazandırdığından fazla zaman ve hata maliyeti getirmeye başlar.

İnşaat yazılımının devreye alınması ne kadar sürer?

Türüne bağlıdır. Bulut tabanlı inşaat yazılımları günler içinde kullanıma geçer, büyük ERP sistemlerinin kurulumu ise aylar ve danışmanlar gerektirir. Satıcıya devreye almanın tam olarak neleri kapsadığını ve ekibinizden kaç kişinin katılması gerektiğini sorun.

İnşaat yazılımını satın almadan önce nasıl denerim?

Deneme süresi isteyin ve demo örneği değil, gerçek bir şantiyeyi girin. Böylece sertifikalarınızın, kalemlerinizin ve şirketinizin gerçekte çalışma biçiminin yazılıma uyup uymadığını görürsünüz.

İnşaat Yazılımı - Nelere Bakmalı ve Doğru Ürün Nasıl Seçilir

Çoğu şirket inşaat yazılımını ancak bir şeyler ters gittikten sonra seçer: hatalı bir metraj, faturayla uyuşmayan bir sertifika ya da kimsenin kasada ne kadar para kaldığını bilmediği bir şantiye. Seçim o zaman aceleyle yapılır ve yanlış seçimin bedeli aylarca ödenir.

Bu yazı, bunlar yaşanmadan önce sorulmaya değer soruları anlatıyor. Hangi ürünün en iyi olduğunu söylemeyeceğim. Kendiniz karar verebilmeniz için nelere bakmanız gerektiğini göstereceğim.

Önce: aslında ne tür bir yazılıma ihtiyacınız var

"İnşaat yazılımı" herkes için aynı anlama gelmez. İki şirket aynı şeyi arayıp tamamen farklı şeylere ihtiyaç duyabilir.

Metraj yazılımı. Yalnızca metraj cetvelleri üretir. Tek sorununuz ihale hazırlığıysa ve başka bir şeye ihtiyacınız yoksa size uygundur.

İnşaat yönetim yazılımı. Şantiyeyi ihaleden son faturaya kadar yönetir: sözleşmeler, sertifikalar, ödemeler, planlama, stok. Birden fazla şantiyesi olan inşaat şirketlerinin çoğu sonunda bu kategoriye gelir.

İnşaat modüllü bir ERP sistemi. Büyük ve genel amaçlıdır. Devreye alma birimi olan büyük şirketler için işe yarar, ancak orta ölçekli bir yüklenici için çoğu zaman fazla ağırdır.

Tasarım veya statik yazılımı. Taşıma kapasitesi hesaplar, çizim yapar, model kurar. Bu başka bir iştir ve başka türde bir yazılımdır. Onu şantiyede inşa edenler değil, tasarımcılar arar.

Ürünleri karşılaştırmadan önce dört gruptan hangisinde olduğunuza karar verin. Bu tek başına tekliflerin yarısını eler.

İyi bir yazılım neler yapmalı

İnşaat işinin kendine ait bir düzeni vardır ve yazılım onu izlemelidir. Kısaca şöyle:

İhaleler ve metrajlar. Kalemler, miktarlar, birim fiyatlar, fiyat listeleri.
Sözleşmeler. İşverenlerle ve taşeronlarla, ek protokoller ve teminatlarla birlikte.
Sertifikalar ve ödemeler. Yapılan işler için tutanaklar, ödeme sertifikaları, avanslar, teminat kesintisi.
Faturalar ve giderler. Bir şantiyeye ve bir sözleşmeye bağlı gelirler ve maliyetler.
Planlama ve görevler. Yalnızca bir tarih tablosu değil, süreler ve ilerleme. Her görevin bir sorumlusu ve bir bitiş tarihi vardır, aralarındaki bağımlılıklar da şantiyeyi neyin geciktirdiğini gösterir. Programın sıfırdan girilmek yerine metrajınızdaki kalemlerden oluşturulması işinizi kolaylaştırır.
Stok ve teslimatlar. Malzemeler, hareketler, tedarikçiler, ekipman.
Saha çalışması. Günlük raporlar, kusurlar, fotoğraflar.
Raporlar ve göstergeler. Şantiye başına ne kadar kazandığınız, nerede bütçeyi aştığınız ve gerçekleşmenin plana göre durumu. İyi bir yazılım, bütçe ile gerçekleşen ilerleme, süre ve maliyet sapması gibi temel inşaat göstergelerini siz elle hesaplamadan gösterir.
İhaleler ve teklif toplama. Taşeronlardan ve tedarikçilerden teklif topluyorsanız, davetlerin, tekliflerin ve soruların e-postalarda değil tek yerde durması işe yarar.
Denetim kaydı. Kim neyi ne zaman değiştirdi. Biri bir sözleşmedeki fiyatı değiştirip kimse ne zaman olduğunu bilmeyene kadar ayrıntı gibi görünür.

Her şirket her şeyi kullanmaz. Teminat kesintisiyle çalışmayan bir şirketin o modüle ihtiyacı yoktur. Önemli olan, yazılım kapsamadığı için işin bir kısmını yeniden Excel'e almak zorunda kalmamanızdır.

Nelere dikkat etmeli

Veriler birbirine bağlı mı

Bu en önemli ve en sık gözden kaçan sorudur. Doğrudan sorun: bir sertifika oluşturduğumda sözleşmeyle bağlantısı korunuyor mu? Fatura kestiğimde yazılım onun hangi sertifikaya ait olduğunu biliyor mu? Cevap "her şey ayrı ayrı girilir" ise, Excel'i yalnızca yeni bir pencereye taşımışsınız demektir.

Şantiyeden çalışıyor mu

Ustabaşılar ve şantiye şefleri ofis bilgisayarının başında oturmaz. Yazılım yalnızca tek bir ofis makinesinden erişilebiliyorsa ya da kurulum gerektiriyorsa, ekibin yarısı onu kullanmaz. Telefonda nasıl göründüğüne bakın.

Dil ve yönlendirme

Bir ekipte herkes nadiren aynı dili konuşur. Ustabaşı, şantiye şefi ve muhasebeci farklı dilleri tercih edebilir; yabancı taşeronlar ve işverenlerle fark daha da büyür. Arayüzün hangi dilleri desteklediğine ve yalnızca menülerin değil, tamamının çevrilip çevrilmediğine bakın. Yarım çeviri hiç çeviri olmamasından kötüdür, çünkü insanlar tam da İngilizce metnin aniden çıktığı yerde kaybolur.

Yönlendirme de aynı derecede önemlidir. İyi bir yazılım sizi boş bir ekranın karşısında yalnız bırakmaz: her sayfada ne işe yaradığını anlatan bir yardım vardır, daha karmaşık alanlarda da ne girileceğine dair kısa bir ipucu bulunur. Böylece yeni gelen kişi her küçük şey için satıcıyı aramaz ve veriyi tahminle girmez. En çok kullanacağınız ekranda yardımın nasıl göründüğünü göstermelerini isteyin.

Gerçek maliyeti nedir

Aylık abonelik faturanın yalnızca bir kısmıdır. Devreye alma, eğitim, ek modüller, kullanıcı başına fiyat ve destek ücretini sorun. İlk yıl maliyetini ilan edilen fiyat listesinden değil, gerçek ekibiniz üzerinden hesaplayın.

Planlama ve görevler nasıl

Tarih tablosu bir program değildir. Görevlerin belirli bir kişiye ya da taşerona atanıp atanamadığına, kimin geride kaldığını görüp göremediğinize ve faaliyetler arasındaki bağımlılıkların bitiş tarihini etkileyip etkilemediğine bakın. Ayrıca programın elinizdeki metrajdan oluşturulup oluşturulamayacağını sorun; çünkü yüzlerce kalemi elle yeniden yazmak, birçok şirketin ikinci haftadan sonra vazgeçmesinin nedenidir.

Kimin ne yaptığı izleniyor mu

Yazılımda birden fazla kişi çalıştığında, er ya da geç bir fiyatı kimin değiştirdiğini, bir belgeyi kimin sildiğini ya da bir sertifikayı kimin onayladığını öğrenmeniz gerekir. Bir değişiklik kaydı olup olmadığını, hangi filtrelerle arama yapılabildiğini ve silinenlerin geri getirilip getirilemediğini sorun. Cevap "hayır" ise, ilk anlaşmazlıkta insanların hafızasına güvenmek zorunda kalırsınız.

Bir şantiyenin gerçek rakamlarını gösteriyor mu

"Ne kadar fatura kestik" raporu yetmez. Planı gerçekle karşılaştıran göstergeler arayın: bütçenin ne kadarı harcandı, işin ne kadarı yapıldı ve süre ya da maliyette nerede sapma var. Bunun bir şantiye için nasıl çalıştığını ve rakamların nereden geldiğini göstermelerini isteyin. Her rapor için veriyi elle Excel'e çekmeniz gerekiyorsa, yazılım işini yapmıyor demektir.

Verilerinize ne olur

Bir gün yazılımı değiştirmeye karar verirseniz verilerinizi dışa aktarabilecek misiniz? Hangi formatta? Bazı sistemler bunu zorlaştırır ve sizi içeride tutar. Satın almadan önce sorun, sonra değil.

Kim kullanacak

En pahalı yazılım, insanların etrafından dolaştığı yazılımdır. Muhasebeci, şantiye şefi ve ustabaşı onu anlamazsa tablolarda çalışmaya devam eder ve yazılım boş kalır. İnsanları eğitmenin ne kadar zor olduğunu ve devreye almaya ekipten kaç kişinin katılması gerektiğini sorun.

İnşaat yazılımında yapay zeka

Artık hemen her ürün "yapay zekaya" sahip olduğunu söylüyor. Çoğu zaman bu, genel sorulara cevap veren ve şantiyeniz hakkında hiçbir şey bilmeyen bir sohbet penceresinden ibarettir. Gerçek fayda başkadır: yapay zeka, aksi halde elle yapılan sıkıcı işi üstlenmelidir.

Gerçekten anlamlı olduğu yerler şunlar:

Belge okuma. Bir faturayı PDF ya da fotoğraf olarak yüklersiniz, yazılım tedarikçiyi, tarihi, KDV'yi ve tek tek kalemleri kendisi çıkarır. Siz yalnızca onaylarsınız.
Çizimlerden ve modellerden metraj. BIM ile çalışıyorsanız, yazılım miktarları biri çizimden hesaplayacağına modelden alabilir.
Anlamına göre arama. "Cephe ısı yalıtımı" diye aratırsınız, yazılım "dış duvarlara EPS uygulaması" olarak girilmiş kalemi de bulur. "Temel kazısı" diye aratırsınız, "hendek açılması" da karşınıza çıkar. Sıradan anahtar kelime araması bunu yapmaz, çünkü kelimelerin ortak yanı yoktur.
Verilerinizi bilen bir asistan. Örneğin belirli bir sözleşmeye ne kadar harcandığını sorarsınız ve genel bir rapor değil, kendi rakamlarınızdan bir cevap alırsınız.
Taslak program. Yazılım metrajdan bir faaliyet sırası önerir, siz de düzeltirsiniz.

En yaygın hata, "yapay zeka" vaadi yüzünden yazılım satın almaktır. Kendi belgelerinizden üçünde deneyin ve gerçekten ne kadar zaman kazandırdığına bakın.

Seçerken en sık yapılan hatalar

Demoya bakarak satın almak. Demo en iyi durumu gösterir. Deneme sürecinde kendi kalemlerinizle ve sertifikalarınızla gerçek bir şantiye girin ve nerede bozulduğuna bakın.

Yalnızca fiyata göre karşılaştırmak. Entegrasyonlar, eğitim ya da ek modüller için ödeme yapmanız gerektiğinde ucuz ürün çoğu zaman daha pahalıya çıkar.

"Hepsi bir arada" aramak ve derinliği sormamak. Beşi yüzeysel yirmi modüllü bir yazılım, daha az ama iyi yapılmış modülü olan bir yazılımdan kötüdür.

Ekibe sormamak. Kararı yönetici verir, ama yazılımla başka insanlar çalışır. Önce onların denemesine izin verin.

Acele etmek. Üç haftalık test, yanlış yazılımla geçen üç aydan ucuzdur.

Excel mi yazılım mı

Bir iki şantiye olduğu ve her şey tek kişinin elinde olduğu sürece Excel işi görür. Sorunlar yavaş yavaş gelir: aynı dosyanın birkaç sürümü ortaya çıkar, hangi sertifikanın en son imzalandığını kimse bilmez ve metrajdaki yanlış bir hücre pahalıya patlar.

Bunları tanıyorsanız, Excel ile inşaat yazılımının karşılaştırmasını daha ayrıntılı okuyun. İlk seçiminizi şimdi yapıyorsanız, inşaat yazılımı seçme rehberi üç çözüm türüne daha ayrıntılı bakıyor.

Karar vermeden önce kısa bir kontrol listesi

Bir ürünü hızlıca değerlendirmek istiyorsanız şu soruları sorun:

Sözleşme, sertifika ve fatura birbirine bağlı mı?
Şantiyede telefonumdan açabilir miyim?
Kullandığım belgelerle ve birim fiyatlarla çalışıyor mu?
Fiyata tam olarak ne dahil, neye ayrıca ödeme yapılıyor?
Görevler kişilere atanabiliyor mu ve program metrajdan oluşturulabiliyor mu?
Arayüz ve yardım bizim dilimizde ve tamamen mi?
Yapay zeka belgelerimle gerçek bir iş yapıyor mu?
Kimin neyi değiştirdiğine dair bir kayıt var mı?
Şantiye başına bütçeyi gerçekleşen ilerlemeyle karşılaştırıyor mu?
Verilerimi dışa aktarabilir miyim?
Devreye almaya ekibimden kaç kişi katılmalı?
Gerçek bir şantiyeyle deneyebilir miyim?

İkiden fazla sorunun net bir cevabı yoksa aramaya devam edin.

Bunu nasıl çözdüğümüzü görmek isterseniz

Construction Team, 40'tan fazla modüle sahip bulut tabanlı bir inşaat yazılımıdır: ihaleden ve metrajdan sözleşmelere, sertifikalara ve faturalara, oradan stoka ve raporlara kadar. Veriler zincir boyunca yeniden girilmeden akar ve deneme süresi gerçek bir şantiye girip her şeyi kendiniz kontrol etmenizi sağlar. Daha fazla bilgi için bize ulaşın.